صفر تا صد فرآیند برگزاری مجمع
گردهمایی سهامداران و مدیران یک شرکت سهامی جهت تصمیم‌گیری‌های حیاتی و تعیین وضعیت فعالیت‌های مهم شرکت را مجمع می گویند. برگزاری مجمع تحت حاکمیت شرکتی تاثیر مستقیم در آینده شرکت‌ها دارد.
مجمع عمومی چیست؟
مجمع عمومی هسته قدرت و بالاترین نهاد تصمصیم‌گیری در شرکت‌ها است. این نهاد از اجتماع مالکان(سهامداران) و شرکاء تشکیل می شود و شخصیت حقوقی شرکت را به وجود می‌آورد.
تصمیمات مهمی مانند افزایش سرمایه، میزان سود تقسیمی، انتخاب اعضای هیئت مدیره… که ارتباط مستقیمی با وضعیت شرکت و آینده آن دارد در جلسه مجمع گرفته می شود.
دراین نوشتار مروری خواهیم داشت بر فرآیند برگزاری حضوری مجمع، انواع مجمع عمومی، نحوه برگزاری و فرآیند برگزاری آنلاین مجمع
مجمع عمومی به چه اموری رسیدگی می‌کند؟
مجامع عمومی سالی یکبار یا آنطور که در اساسنامه شرکت پیش‌بینی شده است برگزار می شود. موضوعات مهمی که مقدرات شرکت را تعیین می کند در این مجمع تصمیم‌گیری می‌شود.
مهم‌ترین اموری که در مجمع رسیدگی می‌شود:
- بررسی سود و زیان سال مالی قبل
- ترازنامه
- صورت دارایی
- صورتحساب عملکرد دوره‌ای شرکت
- مطالبات شرکت
- رسیدگی به گزارشات اعضای هیئت مدیره، مدیران و بازرسان
- رسیدگی به دیگر امور مربوط به حساب‌های مالی
نرم افزار مدیریت امور مجامع پارسان با پیاده سازی حاکمیت شرکتی امکان مدیریت هرچه بهتر امور مجامع را به شما می دهد.
انواع مجمع – تفاوت‌ها و شباهت‌ها
مجمع عمومی که عالی‌ترین رکن قدرت در سازمان می باشد بنا بر ماده 73 قانون تجارت به سه دسته کلی تقسیم می‌شود:
((مجمع عمومی موسس))، ((مجمع عمومی عادی))، ((مجمع عمومی فوق‌العاده))
| مجمع | زمان برگزاری | حاضرین در مجمع | اهداف برگزاری |
| مجمع عمومی موسس | یک‌باردر طول عمر شرکت برگزار می‌گردد.(قبل از تشکیل شرکت سهامی عام ) | موسسین و سهامداران اولیه شرکت |
|
| مجمع عمومی عادی | سالی یکبار در زمان پیش‌بینی شده در اساسنامه برگزار می‌گردد | حضور بیش از نیمی از سهامداران، مدیران و بازرسان |
|
| مجمع عمومی فوق‌العاده | به هنگام وقوع موارد فوق‌العاده که نیاز باشد صاحبان سهام استحضار شوند | دارندگان بیش از نصف سهام شرکت |
|
نگاهی کلی به فرآیند برگزاری مجمع بصورت حضوری
فرآیند برگزاری مجمع عمومی در شرکت‌های سهامی شامل مراحل زیر است:
- دعوت به مجمع
- تهیه گزارشات و صورت‌های مالی
- حضور سهامداران
- تشکیل مجمع
- انتخاب رییس مجمع
- قرائت دستورجلسه و گزارشات هیئت مدیره
- بحث و تبادل نظر درباره موضوعات دستورجلسه
- رای‌گیری درمورد موضوعات دستورجلسه مجمع
- تنظیم صورتجلسه مجمع
- انتشار صورتجلسه مجمع
نحوه آگهی دعوت به مجمع عمومی
دعوت به مجمع از وظایف هیئت مدیره است و چنانچه هیات مدیره در موعد مقرر برای تشکیل جلسه مجمع اقدام نکند، بازرس یا بازرسان شرکت مکلف به اقدام هستند.
ویژگی‌های آگهی دعوت به مجمع
- آگهی دعوت برای تشکیل مجامع عمومی شرکت باید در روزنامه کثیرالانتشاری که دیگر آگهی‌ها و اطلاعات شرکت درج می‌شود، انتشار گردد.
- آگهی دعوت به مجمع شامل اطلاعات مربوط به دستورجلسه، تاریخ برگزاری، محل برگزاری و ساعت برگزاری جلسه می‌باشد
- انتشار دعوتنامه جلسه مجدد مجمع نباید از حداقل 10 روز و حداکثر 40 روز با آگهی دعوت قبلی فاصله داشته باشد.
- هر صاحب سهم که قصد شرکت در مجمع را دارد، باید قبل از تشکیل جلسه ورقه ورود به جلسه را دریافت کند.
- چنانچه صاحب سهم نتواند در جلسه مجمع عمومی شرکت کند، وکیل، قائم مقام یا نماینده قانونی سهامدار با ارائه مدارک وکالت می تواند در جلسه حاضر شود.
- برای هر جلسه از مجمع عمومی باید صورتجلسه حاضرین تهیه شود. این صورتجلسه شامل هویت کامل، اقامتگاه، تعداد سهام و آراء هر یک از حضار است که به امضاء آنها رسیده است.
مجمع عمومی چگونه و با حضور چه کسانی برگزار می شود؟
- مجمع عمومی در تاریخ، ساعت و مکان تعیین شده در آگهی دعوت برگزار می شود
- حضور بیش از نیم صاحبان سهام در جلسه مجمع الزامی است.
- درصورتیکه تعداد اعضاء به حد نصاب نرسد جلسه رسمیت نمی یابد و جلسه دوم مجمع با حضور هر تعداد از صاحبان سهام برگزار می گردد.
- جلسه مجمع عمومی با هیاتی متشکل از یک رییس، یک منشی و دو ناظر اداره می شود.
- رییس مجمع از بین سهامداران حاضر انتخاب می شود.
- پس از انتخاب رییس جلسه، دستورجلسه و گزارش هیئت مدیره درباره عملکرد شرکت قرائت می شود.
- پس از قرائت گزارش هیئت مدیره، سهامداران درمورد موضوعات دستورجلسه تبادل نظر و تصمیم‌گیری می‌کنند. این تبادل نظر باید بر اساس چهارچوب‌های قانونی و حاکمیت شرکتی باشد.
- بعد از تبادل نظر و بحث، رای‌گیری انجام می شود. رای‌گیری می‌تواند شفاهی،کتبی یا الکترونیکی باشد.
- در نهایت دستورجلسه مجمع درباره موضوعات مورد بررسی تنظیم می‌شود.
صورتجلسه مجمع شامل چه مواردی است؟
صورتجلسه مجمع که توسط رییس مجمع و دو نفر از سهامداران حاضر امضا می‌شود شامل موارد زیر است:
- تاریخ و ساعت برگزاری مجمع
- محل برگزاری مجمع
- دستورجلسه مجمع
- اعضای حاضر در مجمع
- تصمیماتی که در مجمع اتخاذ شده است
صورتجلسه مجمع عمومی ظرف 15 روز از تاریخ برگزاری مجمع، باید در روزنامه کثیرالانتشاری که شرکت آگهی‌ها و اطلاعیه‌های دیگر را منتشر می‌کند، نشر داده شود.
چه کسانی حق حضور در مجامع عمومی را دارند؟
هر صاحب سهمی حق حضور در مجمع را دارد منوط به این شرط که قبل از جلسه، برگ ورود به مجمع را دریافت کرده باشد. سهامدار، با ارائه ورقه سهم خود به شرکت می تواند برگ ورود به مجمع را دریافت کند.
وکیل یا قائم مقام صاحب سهم با ارائه مدارک قانونی و لازم می تواند بجای سهامدار در جلسه مجمع حاضر شود.
نحوه تقسیم حق رای در مجمع
- هر شریک و مالکی به تعداد سهامی که در شرکت دارد حق رای در مجمع را دارد. مثلا کسی که یک ورقه سهم داشته باشد حق یک رای را دارد و شریکی که 50 ورقه سهم دارد حق پنجاه رای را دارد.
- گاهی دستورجلسه مجمع شرط دادن رای در مجمع را منوط به داشتن تعداد مشخصی سهم می کند مثلا کسی که 15 سهم یا بیشتر داشته باشد حق رای دارد. در این شرایط صاحبان سهم برای جلوگیری از تضییع حق کسانی که سهم کمتری دارند با هم متفق شده و یک نفر را به عنوان نماینده خود برای دادن رای انتخاب می کنند.
- برای انتخاب مدیران، قانون رای به این صورت است که تعداد آراء هر رای‌دهنده به تعداد مدیرانی که قرار است انتخاب شوند ضرب می شود و حق رای هر رای‌دهنده برابر با حاصل ضرب مذکور است.
- سهام ممتاز و سهام عادی نسبت به هم در مجمع عمومی مزیتی ندارند مگر سهام ممتاز حق بیش از یک رای را داشته باشد.
کدام تصمیمات مجمع عمومی ثبت اجباری می شود؟
بنابر ماده 106 قانون تجارت چنانچه تصمیمات مجمع عمومی شامل هر یک از موارد زیر باشد باید یک نسخه از صورتجلسه مجمع در اداره ثبت شرکت ها ثبت شود و در روزنامه رسمی کشور منشر شود.
تصمیمات ثبت اجباری مجمع عمومی:
- انتخاب مدیران، بازرس یا بازرسان
- تصویب ترازنامه
- کاهش یا افزایش سرمایه شرکت
- تغییرات اساسنامه
- انحلال شرکت
نگاهی کلی به فرآیند برگزاری مجمع به صورت آنلاین
فرآیند برگزاری مجمع آنلاین مشابه فرآیند برگزاری مجمع بصورت حضوری است با این تفاوت که در مجمع عمومی بصورت آنلاین سهامداران حضور فیزیکی ندارند و از طریق اینترنت در مجمع حاضر می‌شوند.
مراحل برگزاری مجمع آنلاین
- دعوت به مجمع (اطلاعات دعوتنامه مجمع سهامداران بصورت آنلاین شامل موارد روبه رو است: آدرس اینترنتی پلتفرم برگزاری مجمع- نحوه ورود به پلتفرم- نحوه شرکت در رای‌گیری)
- تهیه گزارشات و صورت‌های مالی
- حضور سهامداران در مجمع ( مراجعه به آدرس اینترنتی پلتفرم و وارد کردن اطلاعات لازم جهت ورود به پلتفرم)
- تشکیل مجمع ( تشکیل جلسه مجمع بصورت آنلاین در پلتفرم معرفی شده مطابق با تاریخ و ساعت تعیین شده)
- انتخاب رییس مجمع
- قرائت دستورجلسه و گزارشات هیئت مدیره
- بحث و تبادل‌نظر درمورد موضوعات دستورجلسه
- رای‌گیری
- تنظیم صورتجلسه مجمع
- انتشار صورتجلسه مجمع
مزایا و معایب برگزاری مجمع عمومی بصورت آنلاین
مزایا:
- کاهش هزینه‌های برگزاری مجمع
- صرفه‌جویی در وقت و زمان
- افزایش مشارکت سهامداران
- تسهیل حضور سهامداران از سراسر کشور
معایب:
- احتمال اختلال در سیستم ارتباطی
- کاهش تعامل بین سهامداران
- احتمال سوء‌استفاده از سیستم الکترونیکی
کلام آخر
مجمع رکن جدایی ناپذیر شرکت و سازمان‌ها است. همزمان با رشد سازمان‌ها، برگزاری مجامع مطابق با قوانین و کنترل‌های حاکمیت شرکتی که بتواند منافع سهامداران و ذینفعان را تضمین کند پیچیده‌تر شده و نیاز به یک نرم افزار جامع که مدیریت امور مجامع را هوشمندانه انجام دهد احساس می‌شود.