در نرم افزار تحت وب بازرگانی خارجی پارسان تمامی عملیات مرتبط با بازرگانی خارجی اعم از عملیات مرتبط با واردات از لحظه اعلام نیاز و مشخص شدن مقدار خرید براساس بودجه بندی و همچنین ثبت سفارش تا زمان ورود کالا به انبار از طریق فرم های استاندارد و بین المللی و همچنین 5 کارتابل داینامیک رصد و مانیتورینگ میشود.

 تاریخ انقضای بیمه، انقضا پروفرما، مجوز ثبت سفارش، اعتبار روش پرداخت،سررسید دوره حمل، تاریخ اعتبار ضمانت نامه همگی جز مواردی هستند که کاربران محترم بازرگانی خارجی نیاز دارند تا یادآوری های لازم براساس زمان بندی از پیش تعیین شده صورت پذیرد.

 کاربران محترم میتوانند پس از ثبت هزینه های عمومی و اختصاصی مانند : بیمه، ثبت سفارش، حمل، دموراژ، عوارض گمرکی، انبارداری، کارمزد بانکی، آزمایشگاه، مشاوره و حق العملکار، عوارض سازمان های هلال احمر و غذا دارو، STRIP و STUFFING ، موارد نام برده شده را به گروه تراکنش مالی منتسب کند تا علاوه بر مشخص کردن تسهیم پذیر بودن یا نبودن هزینه ها، بهای تمام شده سفارشات خارجی به درستی محاسبه شود.

 گزارش آخرین وضعیت سفارشات خارجی، گزارش میزان رفع تعهد ارزی، گزارش صورتحساب ریالی و ارزی، گزارش آخرین وضعیت حمل و گزارش بهای تمام شده کالا از جمله گزارشاتی است که علاوه برتسهیل نظارت بر چرخه واردات صادرات، در تصمیم گیری های لحظه ای و کلان نیز موثرخواهند بوند.

تعریف پروفرما استاندارد براساس آیتم های جهانی شامل حداقل 30 مورد از جمله نوع بسته بندی، حمل به دفعات، بانک و کشور ذینفع، وزن خالص و ناخالص برحسب یک کالا و مجموع کالا در یک پروفرما، اطلاعات سازنده، اطلاعات خریدار و فروشنده و غیره میباشد که در نرم افزار واردات و صادرات پارسان به طور کامل در نظر گرفته شده است.

 ارایه یک پروفرما با دوخروجی متفاوت برای شرکت وارد کننده و مشتریان شرکت واردکننده با قابلیت ویرایش اطلاعات پروفرم ، ثبت کمیسیون واردات، پشتیبانی همزمان از چند روش حمل، موقعیت جغرافیایی چندمبدا و چند مقصد و همچنین چندکالا برای هر پروفرما باعث شده است تا شرکت های بازرگان خارجی بیشماری به خصوص شرکت های خصوصی از نرم افزار بازرگانی خارجی پارسان استقبال کنند.

معمولا در شرکت ها و سازمان ها تعیین نوع و میزان خرید و فروش خارجی بر مبنای دریافت استعلام از واحدهای تدارکات خارجی، مهندسی فروش، انبارداری و یا مشاورین شرکت انجام میگیرد که با توجه به سیاست موجود در هر شرکت میتواند متفاوت باشد.به طور کلی میتوان جریان کار و فلوچارت مرتبط با تصمیم گیری واردات را بر اساس قوانین موجود در شرکت ها را طراحی و پیاده سازی کرد. ابتدا مدل سازی فرآیند و سپس طراحی جریان کار و کارتابل گردش اطلاعات به طور اختصاصی برای هرشرکت درنظر گرفته میشود.

در زیرسیستم تحت وب بازرگانی خارجی پارسان، اطلاعات دریافت و پرداخت ریالی و ارزی در زیرسیستم تحت وب خزانه داری پارسان، اطلاعات ورود به انبار و گردش کالا در زیرسیستم تحت وب بازرگانی داخلی پارسان و اطلاعات مرتبط با بهای تمام شده در زیرسیستم تحت وب حسابداری ثبت میشود.

در نرم افزار واردات و صادرات تحت وب پارسان تعریف و گروه بندی نامحدود انواع اشخاص و شرکت های مربوطه بر حسب مشخصه های متنوع و قابل تنظیم انجام میشود.در ابتدا گروه بندی های مشخصی برای انواع شرکت هایی مثل شرکت های حمل، تامین کننده، شرکت بیمه و بازرسی در نظر گرفته و برای هر گروه حقیقی و حقوقی پارامترهای قابل تنظیمی تعریف میشود.

در تعریف کالا، علاوه برآنکه میتوان به صورت تک سطحی و چندسطحی کالاها را تعریف کرد، تعریف انواع واحد های اندازه گیری اصلی و فرعی ، پارامترهای کیفی و غیر کیفی، سریال نامبر، گروه بندی کیفی و تنظیم تاریخ انقضا در نظر گرفته شده است تا از بابت پوشش انواع کالا با هر مشخصه و ویژگی که هستند نگرانی وجود نداشته باشد.