آموزش نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد
سند حقوق و دستمزد یکی از مهمترین و مفصل‌ترین اسناد در حسابداری است که پایان هر ماه به عنوان آخرین سند حسابداری ثبت می‌شود
مدیران امور مالی و حسابداری وظیفه انجام محاسبات و ثبت سندهای مختلفی را برعهده دارند که در این میان ثبت سند حقوق و دستمزد یکی از پیچیده‌ترین و مهمترین آنها است. برای ثبت حقوق و دستمزد ابتدا باید محاسبات حقوق و دستمزد انجام شود و نتیجه این محاسبات در ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد مورداستفاده قرار می‌گیرد.
از آن جهت که درآمد و حقوق یکی از انگیزه‌های اصلی هر فرد برای ورود به بازار کار است، محاسبه درست و دقیق حقوق و دستمزد و پرداختی‌های به موقع برای کارکنان، کارفرمایان و حسابداران اهمیت ویژه‌ای دارد و در این مقاله به آموزش نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد، مواردی مهم در سند حقوق و دستمزد می‌پردازیم.
سند حقوق و دستمزد چیست؟
سند حقوق و دستمزد که جزو اسناد هزینه‌ای بحساب می‌آید در واقع یک عملیات مالی است که مبلغ پرداختی به پرسنل در ازای عملکرد و کارکرد ماهانه را محاسبه می‌کند.
هر قلم پرداختی به پرسنل مثل مبلغ حقوق پایه، مبلغ پرداختی به سازمان مالیات که به عنوان مالیات آورده می‌شود و مبلغ بیمه در سند حقوق و دستمزد بصورت جداگانه محاسبه می‌شوند و نهایتا مبالغ مشخص شده بصورت جداگانه یا تجمیعی در سرفصل‌های هزینه حسابداری آورده می‌شود.
بطور خلاصه یک سند حقوق و دستمزد، مجموع محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل است که بصورت ماهیانه در سرفصل‌های حسابداری به عنوان هزینه ثبت می‌شود.
مواردی که در سند حقوق و دستمزد ثبت می‌شوند
- مشخصات کارفرما
در یک سند حقوق و دستمزد باید مشخصات کامل کارفرما از جمله نام شرکت، آدرس، شماره تماس و شماره ثبت آورده شود.
- اطلاعات کارمند
مشخصات و اطلاعات کارمند یکی دیگر از مواردی است که در سند حقوق و دستمزد ثبت می‌شود. این مشخصات شامل نام و نام‌خانوادگی، شماره پرسنلی، شغل و سمت سازمانی، شماره ملی و اطلاعات تماس می‌شود.
- دوره حقوق و دستمزد
سند حقوق و دستمزد در دوره‌های مخحتلفی ثبت می‌شود که باید اطلاعات مربوط به دوره مورد نظر مثل تاریخ شروع و پایان دوره مورد نظر در سند حسابداری حقوق و دستمزد ثبت شود.
- مواردی که مشمول حقوق و دستمزد می‌شوند
مواردی مثل حقوق پایه، اضافه کار، پاداش، مزایا، کسورات بیمه و مالیات باید در سند حقوق و دستمزد ثبت شود.
- فرمول‌ها و محاسبات
در ثبت حقوق و دستمزد باید روش‌ها و فرمول‌هایی که بکار برده شده است آورده شود. بطور مثال نحوه محاسبه حقوق پایه، اضافه کاری و فرمول‌های محاسبه کسورات قانونی در سند حسابداری حقوق و دستمزد ثبت می‌شود
- مبالغ
در یک سند حقوق و دستمزد مبالغی که از قبل محاسبه شده‌اند مثل مبلغ حقوق پایه، مبلغ اضافه کاری، کسورات، مزایا و مالیات باید بصورت دقیق ثبت شوند.
- امضا و تایید
در نهایت سند حقوق و دستمزد توسط مسئولین مربوطه شامل کارفرما، کارمند و گاهی اوقات حسابدار امضا می‌شود.
بصورت کلی سرفصل‌های زیر در سند حقوق و دستمزد ثبت می‌شود:
- تفصیلی نفر اول
- تفصیلی نفر دوم
- معین حقوق پرسنل
- تفصیلی هزینه حقوق و دستمزد
- معین هزینه حقوق و دستمزد
- تفصیلی بیمه
- معین حساب‌های پرداختنی
- معین هزینه بیمه
- تفصیلی مالیات
- معین هزینه مالیات
- تفصیلی جریمه
- معین سایر درآمدها
بر اساس مواردی که گفته شد یک سند حسابداری حقوق و دستمزد به شکل زیر آماده می‌شود
| ر | معین | تفصیلی | شرح | بدهکار | بستانکار |
| 1 | معین هزینه حقوق و دستمزد |
تفصیلی هزینه حقوق و دستمزد
|
بابت هزینه حقوق مرداد پرسنل | 54,118,967 | 0 |
| 2 | معین حقوق پرسنل | تفصیلی نفر اول | بابت حقوق مرداد | 0 | 28,014,697 |
| 3 | معین حقوق پرسنل | تفصیلی نفر دوم | بابت حقوق مرداد | 0 | 26,104,270 |
| 4 | معین حقوق پرسنل | تفصیلی نفر اول | حق بیمه 7 درصد / سهم کارمند / حقوق مرداد | 1,827,299 | 0 |
| 5 | معین حقوق پرسنل | تفصیلی نفر دوم | حق بیمه 7 درصد / سهم کارمند / حقوق مرداد | 1,827,299 | 0 |
| 6 | معین هزینه بیمه | تفصیلی هزینه حقوق و دستمزد | حق بیمه 23 درصد / سهم کارفرما / حقوق مرداد | 12,007,964 | |
| 7 | معین حساب‌های پرداختنی | تفصیلی بیمه | حق بیمه 30درصد / سهم کارفرما و کارمندان | 15,662,562 | |
| 8 | معین حقوق پرسنل | تفصیلی نفر اول | جریمه تاخیر نفر اول – حقوق مرداد | 250,000 | |
| 9 | معین سایر درآمدها | تفصیلی جریمه | جریمه تاخیر نفر اول حقوق مرداد | 250,000 |
آموزش نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد
ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری در دو سند مجزا انجام می‌شود
√ ثبت سند شناسایی هزینه حقوق و دستمزد
ثبت حقوق و دستمزد پایان هر ماه توسط حسابداران انجام می‌شود و اطلاعات هزینه‌ای زیر در این سند قابل ثبت است
| بدهکار | بستانکار |
| هزینه حقوق پایه | حقوق و دستمزد پرداختنی |
| حق مسکن | مالیات بر حقوق کارکنان |
| حق بیمه کارفرما 20% | 30% حق بیمه پرداختنی |
| بیمه بیکاری 3% |
برای ثبت سند شناسایی هزینه و حقوق مراحل زیر طی می‌شود:
- ابتدا اطلاعات کارکرد محاسبه می‌شود. اطلاعات کارکرد شامل تعداد روز، مزد روزانه، پایه سنوات، حق مسکن، بن کارگری، حق اولاد، حق ماموریت و اضافه کاری یم‌شود که تمامی این موارد در بخش بدهکار ثبت می‌شوند.
- در قدم بعدی حقوق پایه طبق فرمول زیر محاسبه می‌شود.
دستمزد روزانه + پایه سنوات روزانه ضرب در تعداد روزهای کارکرد.
- بعد از محاسبه حقوق پایه کسورات شامل مالیات و حق بیمه تامین اجتماعی محاسبه خواهد شد.
- در نهایت طبق جدول بالا هزینه‌ها، پرداختنی‌های بدهکار و بستانکار ثبت می‌شود.
√ ثبت سند پرداخت حقوق و دستمزد
در مرحله دوم ثبت سند حقوق و دستمزد باید سند پرداخت حقوق و دستمزد ثبت شود.
وقتی کل یا بخشی از حقوق کارمند پرداخت شد سند پرداخت حقوق ودستمزد طی مراحل زیر ثبت می‌شود:
- حقوق پرداختنی به کارمند که ارائه شود، حساب حقوق ودستمزد پرداختنی فرد مقابل بدهکار می‌شود.
- در ادامه حساب بانکی که پرداختی با آن صورت گرفته است، بستانکار می‌شود.
نمونه فیش حقوقی
نمونه سند حقوق و دستمزد
فرض کنید حقوق و دستمزد یک کارمند به نام لاله عطایی را می‌خواهید محاسبه و پرداخت کنید و اطلاعات کارکرد این پرسنل در آبان ماه طبق جدول زیر است
| کارکرد | 30 روز |
| دستمزد روزانه | 893,008 |
| پایه سنوات روزانه | 17,000 |
| حق مسکن | 400,000 |
| بن کارگری | 1,100,000 |
| حق اولاد (برای دو فرزند) | 2,222,520 |
| ماموریت و اضافه کاری | 0 |
نمونه سند شناسایی حقوق و دستمزد این کارمند به شکل زیر است
| حساب – شرح | بدهکار | بستانکار |
| هزینه حقوق پایه | 27,300,240 | 0 |
| هزینه مسکن و خواروبار | 400,000 | 0 |
| حق اولاد | 2,222,520 | 0 |
| بن کارگری | 1,100,000 | 0 |
| 20% سهم بیمه کارفرما | 5,760,048 | 0 |
| 3% سهم بیمه بیکاری | 864,007 | 0 |
| حقوق پرداختنی/ لاله عطایی | 0 | 28,262,068 |
| مالیات بر حقوق کارکنان پرداختنی | 0 | 744,676 |
| 30% حق بیمه تامین اجتماعی | 0 | 8,640,072 |
نمونه سند پرداختی بعد از پرداخت کل یا بخشی از حقوق به کارمند به شکل زیر است
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| حقوق و دستمزد پرداختنی/ لاله عطایی | 28,262,068 | 0 |
| موجودی نقد و بانک/ حساب بانکی جاری نزد بانک رسالت | 0 | 28,262,068 |
ویژگی‌های برجسته سیستم حقوق و دستمزد پارسان
- مدیریت دوره‌های پرداخت حقوق
- پیکربندی عوامل حقوقی
- مدیریت قوانین محاسبه عوامل حقوقی
- مدیریت وام‌های پرداختی
- محاسبه انفرادی و گروهی حقوق
- حقوق معوقه
- تهیه دیسکت بیمه و مالیات
- پیشخوان اطلاعات حقوق و دستمزد
نکات مهم برای ثبت سند حقوق و دستمزد
- برای ثبت حقوق و دستمزد مدیران مالی و حسابداری و صاحبان مشاغل باید با بخشنامه‌های قانون کار و تغییرات به روز آن آشنا باشند.
- سند حقوق و دستمزد و پیوستهایی مثل لیست الکترونیکی بیمه، لیست حقوق و دستمزد در یک سند مجزا ثبت شود.
- تاریخ سند شناسایی هزینه حقوق و سند پرداخت حقوق الزاما یکسان نیست.
- ثبت سند شناسایی حقوق و دستمزد رد پایان هر ما باید انجام شود اما سند پرداخت می‌تواند در هر زمانی که پرداخت به پرسنل انجام شد ثبت شود.
- مساعده در حساب در “سایر حساب‌های دریافتنی – مساعده کارکنان” ثبت می‌شود.
- 30% حق بیمه در حساب “سایر حساب‌های پرداختنی – اداره تامین اجتماعی” در بخش بستانکار ثبت می‌شود
- محاسبه مالیات در سند حقوق و دستمزد باید طبق معافیت‌های مالیاتی حقوق و دستمزد همان سال انجام شود.
کلام آخر
ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد یکی از مهمترین وظایف واحد مالی و حسابداری شرکت‌ها است و از اهمیت بالایی برخوردار است. برخی از شرکت‌ها از نرم افزارهای حقوق و دستمزد جهت ثبت سند حسابداری استفاده می‌کنند که نیاز به کنترل‌های دوره‌ای نرم افزار و تسلط بر نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد ضروری است.
استفاده از نرم افزارهای حقوق و دستمزد ، اطمینان از کارایی و صحت سند حقوق و دستمزد را درپی دارد که هر سازمان با توجه به اندازه، پیچیدگی فرآیندها و عوامل مالی نرم افزار حسابداری مناسب را انتخاب و خریداری می‌کند.