آموزش جامع محاسبه حقوق و دستمزد

محاسبه حقوق و دستمزد یک فرآیند جدا نشدنی از هر کسب و کار بزرگ یا کوچک است که حقوق و مزایای پرداختی به کارکنان را بطور منظم و دقیق تعیین می‌کند. ارزشمندترین دارایی هر بنگاه اقتصادی، نیروی انسانی و  افرادی است که در آن واحد تجاری مشغول به کار هستند و توجه به نیازهای مالی و مزایای نیروی کار یکی از مهمترین مشوق‌ها در هر کسب و کار است. از اینرو مبحث میزان حقوق و دستمزد و محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان از اولویت‌های واحد مالی حسابداری و منابع انسانی قرار می‌گیرد.

در این مطلب از راهکار نرم افزاری پارسان قصد داریم به آموزش جامع محاسبه حقوق و دستمزد براساس قانون کار، ویژگی نرم افزار حقوق و دستمزد و  نحوه ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری بپردازیم.

حسابداری حقوق و دستمزد

در یک تعریف ساده حسابداری حقوق و دستمزد، کارکرد پرسنل را بطور منظم و دقیق محاسبه، ثبت و گزارش دهی می‌کند و برمبنای آن حقوق و مزایای کارکنان را پرداخت می‌کند.

فرآیند محاسبه حقوق ودستمزد شامل رویه‌های مختلفی مانند محاسبه حقوق پایه، مزایای رفاهی، کسورات قانونی و مالیاتی، بیمه، اضافه‌کاری و تعطیل کاری است که براساس قانون کار و تامین اجتماعی انجام می‌شود.

سه هدف اصلی حسابداری حقوق و دستمزد

1. پرداخت حقوق و مزایای درست و به‌ موقع به کارکنان که به ایجاد رضایت و حفظ انگیزه نیروی انسانی کمک می‌کند.
2. اطمینان از انجام فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد مطابق با قوانین و مقررات تعیین شده که از جریمه و مجازات سازمان جلوگیری می‌کند.
3. ارائه اطلاعات دقیق و قابل اعتماد به مدیران که به آنها در تجزیه و تحلیل هزینه‌های نیروی کار، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی منابع انسانی کمک می‌کند.

نحوه محاسبه حقوق و دستمزد

قبل از شروع آموزش محاسبه حقوق و دستمزد باید بدانیم که حقوق کارمندان شامل سه بخش اصلی می‌شود:

1. حقوق پایه: به عنوان پایه حقوق کارکنان پرداخت می‌شود.
2. کسورات: مجموع مبالغی مثل بیمه و مالیات که از حقوق کسر می‌شوند.
3. مزایا: مزایای قانونی شامل حق مسکن، عیدی، حق اولاد، پاداش و حق ماموریت

در محاسبه حقوق و دستمزد تمام این سه بخش باید لحاظ شود و جداگانه محاسبه شوند.

5 گام در محاسبه حقوق و دستمزد

• محاسبه حقوق پایه در حسابداری حقوق و دستمزد

شورای عالی کار متشکل از نماینده دولت، نماینده کارفرما و نماینده کارگران هر ساله مبلغ حقوق پایه را تعیین می‌کنند و به واحدهای اقتصادی اطلاع داده می‌شود.

تعیین حقوق پایه که اولین گام در محاسبه حقوق و دستمزد است یا بر مبنای حقوق پیشنهادی شورای عالی کار مشخص می‌شود و یا با توافق بین کارفرمایان و کارکنان تعیین می‌شود و با تنظیم قرارداد بصورت هفتگی، ماهانه یا پروژه‌ای پرداخت خواهد شد.

• محاسبه مقدار اضافه کاری

در حسابداری حقوق و دستمزد محاسبه اضافه کاری یکی از موضوعات مهم در بین حسابداران است. طبق قانون کار باید به فعالیت نیروی انسانی مازاد بر ساعات تعیین شده 40 درصد بیشتر از نرخ عادی پرداخت شود و ساعات اضافه کاری حداکثر 4 ساعت در روز و 135 ساعت در ماه تعیین شده است.

• محاسبه مزایا بر اساس توافق با کارفرما

تمام افرادی که در یک سازمان مشغول به کار هستند از مزایای برابری برخوردار نیستند و مطابق با میزان کارکرد، سوابق کاری، تخصص و توافق با کارفرما مقدار مزایای پرداختی تعیین می‌شود.

مزایا به دو صورت هستند:

مزایای مستمر در قالب افزایش حقوق نقدی و غیر نقدی مثل مسکن سازمانی، اتومبیل، بن تهیه مواد غذایی و غیره تعین می‌شوند که به تشخیص کارفرما، جز حقوق پایه به کارمند پرداخت می‌شود.

مزایای غیر مستمر عموما به کارگر تعلق می‌گیرد که بصورت پاداش، عیدی آخر سال، هزینه تهیه پوشاک، هزینه درمان، حق ماموریت یا مبالغ مرخصی‌های استفاده نشده تعیین می‌شوند.

• محاسبه مقدار مالیات حقوق

برخلاف مراحل قبلی که به عنوان پرداختی به کارمندان محاسبه می‌شوند، مالیات بر حقوق به عنوان کسورات حقوق و دستمزد محاسبه می‌شود.

میزان مالیات بر حقوق بصورت سالانه توسط سازمان‌های مربوطه تعیین می‌شود و با مقدار دریافتی کارکنان ارتباط دارد.

• محاسبه حق بیمه تامین اجتماعی

حق بیمه تامین اجتماعی یکی دیگر از کسورت حقوق و دستمزد کارکنان است. حق بیمه در ازای خدمات بیمه تامین اجتماعی در مجموع 30درصد حقوق کارکنان است که 7% توسط شخص پرداخت می‌شود و 23% توسط کارفرما.

کاربرد نرم افزار حقوق و دستمزد

محاسبه و ثبت سند حقوق و دستمزد در یک سازمان می‌تواند بصورت دستی یا به کمک نرم افزارهای تخصصی حوزه حسابداری و مالی انجام شود. به کارگیری نرم افزارهای تخصصی در حسابداری حقوق و دستمزد به خودکارسازی و مدیریت دقیق‌تر فرآیندهای مربوط به محاسبه حقوق و دستمزد می‌انجامد.

5 مورد از کاربرد نرم افزار حقوق و دستمزد در سازمان‌ها

• افزایش دقت و کارایی

نرم افزار حقوق و دستمزد با خودکارسازی انجام محاسبات از بروز خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند و با به روز رسانی اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، باعث افزایش دقت و کارایی در فرآیند صدور فیش حقوقی و پرداختی به کارکنان می‌شود.

• صرفه‌جویی در هزینه‌ها

با کارآمد کردن فرایندهای حقوق و دستمزد و کاهش نیاز به نیروی کار در انجام امور مربوطه به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند.

• انطباق با قوانین

نرم افزار حقوق دستمزد اطلاعات مربوط به لیست حقوق و دستمزد را مطابق با قوانین و مقررات کار به روز نگه می‌دارد و محاسبات کسورات، مالیات و گزارش‌دهی‌ها را بصورت خودکار انجام می‌دهد.

• بهبود تجزیه و تحلیل‌ها و گزارش‌دهی

به کارگیری نرم افزار در ارائه گزارش‌های دقیق و جامع و تجزیه وتحلیل‌ فرصت‌ها به تصمیم‌گیری‌های بهتر درمورد منابع انسانی سازمان می‌انجامد

• رضایت کارکنان

استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد در پرداخت حقوق و مزایای دقیق و به موقع، دسترسی آنلاین کارکنان به فیش حقوقی و اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد به افزایش رضایت کارکنان در سازمان کمک می‌کند.

نحوه ثبت حقوق و دستمزد در نرم افزار حقوق و دستمزد پارسان

محاسبه حقوق

با توجه به یکپارچه بودن سامانه و مرتبط بودن زیرسیستم ها به یکدیگر، ورودی سیستم حقوق دستمزد، سیستم کارگزینی و تردد می باشد. در سیستم حقوق دستمزد، پرسنلی مشاهده می شوند که حکم تائید نهایی شده در زیرسیستم کارگزینی دارند و تاریخ صدور آن از تاریخ دوره حقوقی که انتخاب شده عقب تر باشد.

در صورت عدم وارد کردن داده به فیلتر ها، سیستم تمامی افرادی را که در آن ماه دارای حکم تایید شده هستند را نمایش میدهد.

با وارد کردن اطلاعات یا فیلتر واحد میتوان تعداد محدودی را  محاسبه حقوق مشاهده کرد.

حال با انتخاب پرسنل و محاسبه حقوق و معوقه (روش جدید) میتوان حقوق فرد یا افراد مورد نظر را با در نظر گرفتن آخرین تغیرات فرمول ها ، محاسبه کرد.

برای نمونه برای کد پرسنلی 00016 محاسبه حقوق انجام شده است.

 

با انتخاب آیکون زیر جزییات شامل مزایا و کسورات قابل مشاهده است:

 

                      شکل نمونه-جزییات حقوق پرداختی شهریور 1402

اگر همه را انتخاب کرده باشیم تمامی موارد اعم از مزایا و کسورات نشان داده می شود .

اگر مزایا را انتخاب کنیم فیلتر کرده و فقط آیتم های مربوط به مزایا نشان داده می شود

اگر کسورات انتخاب شود فبلتر کرده و آیتم های مربوط به کسورات نمایش داده می شود.

با انتخاب تیک “عدم نمایش اقلام صفر”  مزایا و کسوراتی که صفر هستند را در لیست جزییات نمایش نمی دهد.

فیش حقوقی را می‌توان به چهار حالت “سر جمع”، “ماه جاری”، “معوقه”، “معوقه تفکیک شده” انتخاب کرد.

سر جمع:جمع حقوق معوقه و حقوق ماه جاری را در فیش حقوقی محاسبه و نمایش میدهد.

معوقه تفکیک شده: حقوق معوقه از ماه های گذشته به تفکیک هر ماه

———————————————————–

با انتخاب (حذف ) میتوانید محاسبه حقوق آن فرد را حذف کنید.

با انتخاب این آیکون خلاصه وضعیت پرسنلی فرد را میتوان مشاهده کرد.

با انتخاب این آیکون مقایسه حقوق این ماه پرسنل با ماه قبل را به تفکیک می‌توان انجام داد

 

نکته: محاسبه حقوق فرد بر اساس شماره حکمی که در قسمت شماره حکم نوشته شده است .که با کلیک بر روی این شماره میتوانید حکم این فرد را مشاهده کنید.(احکام در سیستم کارگزینی –>اطلاعات پایه–> تعریف حکم کارگزینی ، تعریف میشوند)

با انتخاب این آیکون فهرست وقایع مربوط به آن پرسنل نمایش داده می شود .

ویژگی‌های نرم افزار حقوق و دستمزد

متناسب با نیازهای مختلف سازمان‌ها، نرم افزارهای حقوق و دستمزد ویژگی‌های گسترده و مختلفی را ارائه می‌دهند که در زیر به رایج‌ترین آنها اشاره خواهیم کرد.:

• ثبت دقیق اطلاعات شرکت
• گزارش‌دهی‌های سریع، دقیق و یکپارچه
• دسترسی آنلاین و سریع کارکنان به اطلاعات مالی و پیگیری روند کارهای جاری
• افزایش تعاملات با سازمان‎‌هایی مثل بیمه، دارایی و غیره
• مدیریت اطلاعات حقوق و دستمزد و سوابق کاری کارکنان
• انجام محاسبات مربوط به حقوق پایه، مزایای رفاهی، اضافه کاری، تعطیل کاری و کسورات
• صدور فیش حقوقی
• تجزیه و تحلیل هزینه‌های نیروی انسانی
• کاهش خطای حسابداری
• بهبود پردازش و امنیت بالای اطلاعات

انتخاب درست نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد به عواملی مختلفی مانند اندازه سازمان، پیچیدگی‌های فرایند محاسبه حقوق و دستمزد و بودجه بستگی دارد.

فرمول‌های مهم در محاسبه حقوق و دستمزد سال 1403

فرمول محاسبه حقوق پایه

هرساله از طرف شورای عالی کار حقوق پایه بصورت روزانه و ماهانه برای 30 روز کاری تعیین می‌شود.

برای ماه‌های 31 روزه = حقوق پایه روزانه تقسیم بر 30 و پاسخ ضرب در 31

برای ماه‌های 29 روزه = حقوق پایه روزانه تقسیم بر 30 و پاسخ ضرب در 29

فرمول محاسبه حق مسکن و حق خواروبار

مبلغ حق مسکن و حق خواروبار هرساله توسط شورای عالی کار تعیین می‌شود و هر ماه بصورت مزایای مستمر در حقوق هستند.

برای سال 1403 حق مسکن ماهیانه مبلغ 9/000/000 ریال و حق خواروبار ماهیانه 14/000/000 ریال تعین شده است.

فرمول محاسبه اضافه کاری

اضافه کاری =  حقوق پایه / 192 ساعت (تعداد ساعات کار در ماه) * 140% ساعات اضافه کاری

بر اساس ماده 59 قانون کار محاسبه ساعات اضافه کاری منوط به دو شرط است:

1. نیروی کار علاقه به انجام اضافه کاری داشته باشد.
2. دستمزد هر ساعت اضافه کاری 40 درصد بیشتر از سایر ساعات کاری محاسبه شود

فرمول محاسبه سنوات

طبق قانون کار سنوات به تمامی کارگرانی که یک سال یا بیشتر در یک بنگاه اقتصادی فعالیت کرده اند تعلق می‌گیرد و صاحبان بنگاه موظف به پرداخت سنوات طبق فرمول زیر هستند

سنوات = حقوق پایه تقسیم بر 365 روز* تعداد روزهای کارکرد

فرمول محاسبه عیدی

براساس قانون کار عیدی کارکنان مبلغی معادل دو برابر حقوق پایه است که کارفرما موظف است پس از تمام سال کاری به کارکنان بپردازد.

مبلغ عیدی نباید بیش از سه برابر حداقل حقوق دریافتی در سال گذشته باشد.

اگر بیشتر از سه برابر حقوق نبود = دو برابر حقوق

اگر بیشتر بود = روزهای کارکرد * ۳۶۵ تقسیم بر ۳ * ﺣﺪﺍﻗﻞ پایه ﺣﻘﻮﻕ

فرمول محاسبه شب کاری

شب کاری = حقوق پایه / 192 ساعت (تعداد ساعات کار در ماه) * 135% * ساعات شب کاری

مطابق با قانون کار محاسبه شب کاری برای کارکنانی که غیر نوبتی هستند 35 درصد بیش از ساعات کار عادی می‌باشد.

فرمول محاسبه نوبت کاری 

در قانون کار نوبت کاری به عنوان شیفت کاری شناخته می‌شود و به سه دسته مختلف محاسبه می‌شود:

دستمزد شیفت کاری در بازه 6 صبح الی 2 بعد از ظهر = حقوق پایه / 192 ساعت (تعداد ساعات کار در ماه) * 10% * ساعات شیفت (نوبت کاری)

حقوق شیفت کاری در بازه 2 بعد از ظهر الی 10 شب = حقوق پایه / 192 ساعت (تعداد ساعات کار در ماه) * 15% * ساعات شیفت (نوبت کاری)

دستمزد شیفت کاری در بازه 10 شب الی 6 صبح = حقوق پایه / 192 ساعت (تعداد ساعات کار در ماه) *22.5% * ساعات شیفت (نوبت کاری)

فرمول محاسبه تعطیل کاری

در قانون کار محاسبه حقوق و دستمزد کارگر بر مبنای 30 روز کاری تعیین شده است از طرفی دیگر روزهای جمعه تعطیل رسمی هستند که مثل سایر روزها دارای حقوق و دستمزد است. بنابراین اگر کارکنان به هر دلیلی مجبور به کار در روز جمعه باشند می‌بایست 40% بیشتر از روزهای عادی دریافت کنند.

تعطیل کاری = حقوق پایه / 192 ساعت (تعداد ساعات کار در ماه) * 180% * ساعات تعطیل کاری