سفارش خرید (انواع، مزایا، کاربرد)

اکثر مردم سفارش خرید را به عنوان سندی برای پرداخت هزینه‌های کالا تعریف می‌کنند، اما در واقع POها به روش‌های مختلفی برای دریافت پرداختی‌ها به تامین‌کنندگان استفاده می‌شود.
سند PO اولین قدم خریدار در معاملات تجاری است و از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. و بسته به هدف تعریف شده، انواع مختلف سفارش خرید وجود دارد.
اگر شما خریدار یا فروشنده کالا باشید نیاز دارید که بدانید سفارش خرید چیست؟ چه کاربردی دارد و چگونه ایجاد می‌شود؟
در این صفحه از مقالات پارسان قصد داریم جزییات سند سفارش خرید (PO) را بررسی کنیم.

سند سفارش خرید (Purchase order) چیست؟

سفارش خرید یک سند رسمی از طرف خریدار است که به فروشنده اجازه می‌دهد کالا و خدمات را با قیمت مشخص شده ارائه دهد.(Purchase order) یک نمونه از اسناد رسمی تجاری است که توسط خریدار صادر می‌شود و حاوی اطلاعاتی مانند نوع کالا، مقدار و قیمت کالا است. سندPO اولین پیشنهاد رسمی برای تامین کالا از طرف خریدار است و به فروشنده اجازه می‌دهد کالا و خدمات را با قیمت مشخص شده ارائه دهد. اگرچه Purchase order به زبان یک قرارداد رسمی نوشته نمی‌شود ولی پذیرش PO از طرف فروشنده به معنای عقد قرارداد بین خریدار و فروشنده است. و برمبنای آن، سند PI یا پروفرما در معاملات تجاری صادر می‌شود

در سند (Purchase order) چه اطلاعاتی ثبت می‌شود؟

• شماره سفارش
• تاریخ سفارش
• نام خریدار و فروشنده
• آدرس خریدار و فروشنده
• نوع کالا یا خدمات
• مقدار کالا
• قیمت هر واحد کالا
• مبلغ کل سفارش
• تاریخ تحویل
• محل تحویل

انواع سفارش خرید (Purchase order)

• سفارش خرید استاندارد  SPO (Standard purchase order)

زمانی که شما به تازگی کسب و کار خود را شروع کرده‌اید و تجربه زیادی در اقدام به خرید ندارید، سفارش خرید استاندارد گزینه مناسبی برای شما است.
PO استاندارد، سندی است که معمولا خریدارن در یک دوره زمانی خاص از آن استفاده کرده‌اند و تمام جزییات مورد نیاز برای تکمیل معامله را دارد. SPO معمولا برای خریدهای یکبار مصرف استفاده می‌شود و شامل جزئیات زیر است:

• شرایط و ظوابط سفارش
• لیست محصولاتی که باید خریداری شود
• هزینه هر کالا
• تاریخ و محل تحویل هر کالا

• سفارش خرید برنامه‌ریزی شده PPO (Planned purchase order)

Planned purchase order نسبت بهBlanket purchase order جزئیات بیشتری دارد و ضمن اینکه حاوی اطلاعات po عمومی است، شامل جزییاتی مثل آدرس تحویل مورد انتظار، تاریخ‌ها و روش پرداخت، شرح کاملی از خدمات و کالاها‌، هزینه‌ها و شرایط پرداخت می‌شود.
PPO معمولا برای خریدهایی که قبلا انجام شده و بصورت نیمه منظم تکرار می‌شوند به‌کار می‌رود. مثل خرید لوازم اداری.

• سفارش خرید عمومی BPO (Blanket purchase order)

نوعی از سفارش خرید که دید کاملی از جریان کالاها و خدمات به ما می‌دهد و باعث روان شدن فرآیند خرید می‌شود، سفارش خرید عمومی نام دارد. این نوع PO مشخص می‌کند چند واحد از یک نوع محصول در یک تراکنش خریداری شود.
خریداران با BPO مشخص می‌کنند در هر زمان به چه تعداد کالا نیاز دارند و در نتیجه کارایی خود را به حداکثر می‌رسانند و در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کنند.
purchase order شامل اطلاعات زیر می‌شود:

• شرایط و ظوابط سفارش
• لیستی از محصولات که باید خریداری شوند.
• تخفیف‌ها براساس تعداد کالاهای خریداری شده
• اطلاعات تایید شده در مورد قیمت هر مورد کالا

• سفارش خرید قراردادی CPO (Contract purchase order)

COP توافقی بین خریدار و فروشنده است. در PO قراردادی فروشنده موافقت می‌کند که محصولات خاصی را با مشخصات معین و قیمت توافق شده به خریدار تحویل دهد. CPO شامل شرایط پرداخت و تحویل کالا است. سفارش خرید قراردادی نسبت به دیگر انواع انعطاف بیشتری دارد و شامل جزئیات زیر می‌شود:

• مجموعه‌ای از شرایط و ظوابط که مبنایی برای سفارشات خرید استفاده می‌شود.
• در این نوع PO هیچ فهرستی از اقلام، مقدار، قیمت، تاریخ و محل تحویل ذکر نمی‌شود.

با درک انواع سفارشات خرید، می‌توانید فرآیند سفارش خود را بهبود بخشید. راهکار نرم‌افزاری پارسان با ارائه سامانه بازرگانی خارجی و بازرگانی داخلی، جایی است که به شما در بهبود روند سفارشات خرید خارجی و داخلی کمک می‌کند.

فرآیند صدور سفارش خرید

• خریدار نیازهای خود را شناسایی می‌کند و یک سفارش خرید ایجاد می‌کند و آنچه که از تامین کننده می‌خواهد را مشخص می‌کند.
• تامین کننده یا فروشنده بررسی می‌کند که موجودی کامل برای تکمیل سفارش خریدار داشته باشد.
• سپس در صورت موجودی، تامین کننده سند PO را تایید می‌کند.
• فروشنده لیست کالاهای درخواستی را آماده و ارسال می‌کند.
• کالاهای سفارش شده به مقدار معین و در تاریخ توافق شده تحویل خریدار می‌شود.
• فروشنده یک سیاهه تجاری یا فاکتور برای خریدار ارسال می‌کند.
• خریدار طبق شرایط پرداختی که توافق شده است فاکتور را پرداخت می‌کند.

برای خریدهای بزرگ و تکراری خریدار معمولا یک سفارش خرید با شماره PO ثابت ایجاد می‌کند و بارها برای فروشنده ارسال می‌کند.

مزایای سفارش خرید

• خریداران می‌توانند کالای سفارش داده شده را پیگیری کنند.
• به کمک سند PO ، خریداران می‌توانند از سفارش‌های تکراری اجتناب کنند و در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود.
• با تطبیق فاکتورها با POها، می توان هزینه تدارکات را سریع پرداخت کرد.
• سفارش‌خریدها وقتی امضا شوند به یک قرارداد الزام‌آور قانونی تبدیل می‌شود.
• تامین کننده با لیست سفارش خرید می‌توانند موجودی خود را مدیریت کنند.

کلام آخر
در تمام معاملات بازرگانی خارجی و داخلی انواع اسناد و فرم‌ها برای مدیریت و پیگیری درست فرآیند تجارت استفاده می‌شود. سند سفارش خرید یکی از اسناد مهم است که در مراحل اولیه شروع خرید کالا از تامین کننده خارجی صادر می‌شود. این سند اولین پیشنهاد رسمی خریدار به فروشنده است و در واقع شروعی برای معامله و خرید و فروش کالاهای وارداتی است.