حسابداری شرکت‌های بازرگانی
هدف هر سازمان تجاری و بازرگانی کسب سود و درآمد است. حسابداری شرکت‌های بازرگانی که سود و زیان بنگاه‌های اقتصادی کوچک و بزرگ را محاسبه می‌کند شامل فعالیت هایی از قبیل بررسی، طبقه‌بندی، پردازش و ثبت اسناد مالی در معاملات تجاری است.
فعالیت های بازرگانی بسیار گسترده‌اند و حسابداری بازرگانی نیاز به وجود حسابداره خبره و آشنا با امور بازرگانی و مالی و همچنین استفاده از سیستم های نرم‌افزاری مالی و حسابداری دارد.
در این مقاله به تعریف فرآیند بازرگانی، حسابداری شرکت‌های بازرگانی، وظایف حسابدار شرکت بازگانی، انواع حساب‌ها و صورت‌های مالی بازرگانی می‌پردازیم.
فرآیند بازرگانی چیست؟
مجموعه فعالیت‌های مبادله کالا و خدمات از مرحله تولید تا رسیدن به دست مشتری یا مصرف کننده نهایی را بازرگانی می‌گویند. فرآیند بازرگانی که یک فرآیند پیچیده و چند مرحله ای است شامل مراحل زیر می‌شود:
- تامین (شناسایی نیاز بازار، انتخاب منابع، مذاکره و انعقاد قرارداد)
- لجستیک (حمل و نقل ، انبارداری، بیمه)
- بازاریابی و فروش (تبلیغات، فروش)
- خدمات پس از فروش (گارانتی)
- امور مالی (دریافت و پرداخت وجوه، حسابداری و گزارش‌گیری)
شرکت بازرگانی چیست؟
شرکت بازرگانی در واقع واسطه بین تولیدکننده و مصرف کننده نهایی هستند که با هدف کسب سود، کالا و خدماتی را بدون اینکه در تولید آن نقش داشته باشد خریده یا وارد کرده و بدون هیچ تغییری روانه بازار می‌کند. با این تعریف حتی خرده‌فروشان بازار هم زیرمجموعه شرکت‌های بازرگانی قرار می‌گیرند.
انواع شرکت های بازرگانی:
- شرکت سهامی
- شرکت تضامنی
- شرکت با مسئولیت محدود
- شرکت مختلط سهامی
- شرکت مختلط غیر سهامی
- شرکت نسبی
- شرکت تعاونی تولید و مصرف
در شرکت‌های بازرگانی تمام فعالیت‌های تجاری و مبادله کالا مانند صادرات، واردات، توزیع و فروش کالا و خدمات نوعی فعالیت بازرگانی محسوب می‌شوند و در این شرکت‌ها روش‌های متفاوتی برای خریدوفروش کالا وجود دارد و همیشه این عملیات به‌صورت تماماً نقد انجام نمی‌شود. برخی شرکت‌ها خرید و فروش نقد و نسیه و یا اعتباری را در دستور کار خود دارند. به همین دلیل حسابداری شرکت‌های بازرگانی فرایندی نسبتاً پیچیده و بسیار مهم است.
حسابداری بازرگانی چیست؟
حسابداری بازرگانی یک سیستم رسیدگی به امور مالی است که سود و زیان شرکت را ثبت می‌کند. شرکت‌های بازرگانی فعالیت‌های خرید و فروش کالای وارداتی یا داخلی را با هدف کسب سود انجام می‌دهند و واحد حسابداری شرکت‌های بازرگانی با ثبت صورت‌های مالی در طول سال مثل حساب خرید، حساب برگشت از خرید، حساب فروش و حساب برگشت از فروش ، صورت سود وزیان، ترازنامه، گردش وجوه نقد، سود و زیان جامع و غیره به بررسی میزان دارایی، بدهی و سود شرکت بازرگانی می‌پردازد. در سیستم حسابداری بازرگانی قیمت تمام شده کالای خریداری شده، قیمت تمام شده کالای فروش رفته، میزان موجودی و فروش باید به‌صورت شفاف در دسترس و قابل‌بررسی باشد.
آموزش حسابداری بازرگانی
یک حسابدار در یک واحد تجاری و بازرگانی مسئولیت تمام امور مالی (خرید، فروش، سود و زیان، درآمد و هزینه‌ها) را برعهده دارد.
شخص حسابدار در حسابداری شرکت‌های بازرگانی با اصول ثبت و گزارش رویدادهای مالی و نحوه تجزیه وتحیل گزارشات باید آشنا باشد و حسابداری چرخه عملیاتی واحدهای بازرگانی را به خوبی انجامی دهد.
مسئول مالی در حسابداری بازرگانی ضمن اشراف بر اصول بازرگانی باید با مفاهیم حسابداری شرکت‌ها و کاربرد نرم افزارهای حسابداری شرکتی مسلط باشد. با نحوه کار شرکت‌های بازرگانی آشنا باشد و بتواند پیگیر هزینه‌ها و محاسبه سود و زیان شرکت بازرگانی باشد و با به روز رسانی مداوم حساب‌ها، از حسابرسی‌های خود نسخه پشتیبان داشته باشد.
مواردی که حسابداری بازرگانی آنها را ثبت می‌کند:
- اسناد خریدوفروش
- صورتحساب سود و زیان
- انواع صورتحساب‌های مالی
- ترازنامه
- صورت گردش نقدینگی
- ثبت تمام امور مالی شرکت
در سیستم‌های حسابداری بازرگانی دو نوع ثبت وجود دارد:
- سیستم ثبت ادواری: در این سیستم موجودی انبار و بهای کالا روزانه، ماهانه و…ثبت نمی‌گردد. در پایان سال مالی بر اساس روش گردش بهای تمام شده، کالا شمارش و بهای آن به‌عنوان موجودی پایان دوره و ابتدای دوره سال جدید ثبت می‌شود.
- سیستم ثبت دائمی: در هر فرایند خریدوفروش کالا، حساب به شکل بدهکار و بستانکار ثبت و بهای آن محاسبه می‌شود. با این روش هر تغییری در انبار از جمله خرید، فروش و یا برگشت مجدد کالا دقیقاً ثبت شده و قابل رسیدگی است.
ثبت خرید و فروش در حسابداری بازرگانی
در مقوله حسابداری شرکت‌های بازرگانی علاوه بر انوع ثبت‌ها ادورای و دائمی که رد بالا به اختصار توضیح داده‌ایم، ثبت خرید و ثبت فروش کالا هم در حسابداری بازرگاین داریم که در این بخش به این دو مفهوم می‌پردازیم.
ثبت خرید کالا در حسابداری بازرگانی
در ثبت خرید کالا ما به روش ثبت ادواری فاکتورهای خرید را در سیستم ثبت می‌کنیم. در این روش رقم خرید در حساب بدهکاری ثبت خرید کالا آورده می‌شود. واگر خرید بصورت نسیه باشد رقم در قسمت بستانکار ثبت خواهد شد.
فرآیند ثبت خرید کالا به روش ادواری در حسابداری بازرگانی
بر اساس ثبت ادواری در حسابداری شرکت‌های بازرگانی، پس از خرید کالا حساب خریدار بدهکار می‌شود. حال اگر خرید نقدی باشد، حساب صندوق بستانکار می‌شود و چنانچه خرید بصورت نسیه باشد حساب پرداختنی بستانکار خواهد شد.
در حسابداری بازرگانی انواع تخفیفات وجود دارد بصورت یکسان ثبت نمی‌شوند و اگر به هنگام خرید کالا فروشنده به خریدار تخفیف دهد باید در سیستم حسابداری به درستی ثبت شود که در زیر به انواع تخفیفات و روش ثبت آنها می‌پردازیم:
انواع تخفیفات در حسابداری بازرگانی
- ثبت به روش تخفیف توافقی
روش تخفیف توافقی به این صورت است که خریدار پیش از خرید و انجام معامله با فروشنده صحبت می‌کند و از او تخفیف می‌گیرد. تخفیف توافقی چون پیش از قطعی شدن خرید تعیین شده است در دفاتر حسابداری ثبت نمی‌شود و صرفا در فاکتور خرید درج خواهد شد.
- ثبت تخفیف به علت عیب و نقص
کالاهایی که با نمونه اولیه مطابقت نداشته و دارای عیب و نقص باشد ممکن است شامل تخفیف شوند و یا مشتری از خرید منصرف شود. چنانچه خریدار کالایی با عیب ونقص را با تخفیف خریداری کرد، رقم تخفیف در بخش برگشت از خرید و یا تخفیف ثبت خواهد شد.
- ثبت تخفیف تجاری
تخفیفات تجاری شامل مواردی است که مشتری خرید عمده کرده است و از فروشنده تخفیف دریافت می‌کند و یا در جریان فروش ویژه به مشتری تخفیف داده شده است. در حالت تخفیفات تجاری، مبلغ خالص در حسابداری ثبت خواهد شد.
- ثبت تخفیف نقدی
گاها فروشنده طی یه آفر به خریدار این فرصت را می‌دهد که چنانچه در یک تاریخ معین مبلغ خرید را پرداخت کند مشمول تخفیف نقدی خواهد شد و مقداری به مشتری تخفیف می‌دهد.این نوع تخفیف را تخفیف نقدی می‌گویند که به هنگام خرید مشخص نمی شود بنابراین مبلغ خرید بدون تخفیف در ستون بدهکار درج خواهد شد و مبلغ پرداختنی در ستون بستانکار درج می‌شود.
ثبت فروش کالا در حسابداری بازرگانی
سازوکار ثبت فروش کالا در حسابداری بازرگانی بدین شکل است که ابتدا پیش فاکتور در سیستم ثبت می‌شود و پس از انجام فرآیند فروش، فاکتور فروش ثبت خواهد شد. در ثبت فروش کالا، چنانچه فروش نقدی باشد حساب صندوق بدهکار می‌شود و حساب فروش بستانکار خواهد شد. و اگر فروش بصورت نسیه باشد حساب بدهکار می‌شود.
در فروش نسیه اگر مشتری مبلغ را زودتر از زمان تعیین شده پرداخت کند و شامل تخفیف شود، رقم تخفیفی در ستون بدهکار و مبلغ دریافتی در ستون بستانکار ثبت خواهد شد.
انواع حساب در حسابداری شرکت های بازرگانی
حسابداری شرکت های بازرگانی، حساب خریدوفروش هرکدام دو نوع است.
حساب‌های خرید در حسابداری بازرگانی:
- حساب خرید: این حساب مبلغ کالاهای خریداری شده در طول سال مالی را ثبت می‌کند و با هر خرید ثبت بدهکار انجام می‌دهد. پس در دسته بدهکاران قرار می‌گیرد.
- حساب برگشت از خرید: برخی اوقات مشتری کالا را باز می‌گرداند (به دلایلی مثل انصراف از خرید یا معیوب بودن کالا)، یا برای کسب رضایت از مشتری به او تخفیف می‌دهند؛ در این شرایط حساب در گروه برگشت از خرید ثبت شده و به‌صورت بستانکار محاسبه می‌شود.
حساب‌های فروش در حسابداری بازرگانی:
- حساب فروش: درآمدهایی که از محل فروش کالاها به دست می آید در دسته بستانکار ثبت می شود.
- حساب برگشت از فروش: وقتی کالای فروخته شده به هر دلیلی بازگشت داده می شود، فروش کالا در قسمت بدهکار و حساب های دریافتی تجاری در قسمت بستانکار ثبت می شوند.
چرخه حسابداری شرکت‌های بازرگانی
حسابداری شرکت‌های بازرگانی برای ثبت اطلاعات مالی و حسابداری خود، یک چرخه 5 مرحله ای به شرح زیر طی می‌کنند:
- تهیه و آماده‌سازی صورتحساب سود و زیان
- آماده‌سازی ترازنامه
- ایجاد صورت گردش وجه نقد
- آماده سازی صورت سود و زیان جامع
- بررسی و کنترل یادداشت‌های پیوست
کدینگ حسابداری بازرگانی چیست؟
فرایندی است که طبق آن حساب‌ها از اصلی به فرعی طبقه‌بندی می‌شوند تا عملیات حسابداری مکانیزه شود. در کدینگ، باتوجه‌به استاندارد حسابداری، حساب‌ها باتوجه‌به نوع و حجم عملیات در سطوح متفاوتی طبقه‌بندی می‌شوند.
در نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً کدینگ از پیش تعریف شده‌ای وجود دارد که حسابداران بنا به نیاز شرکت آن را تغییر می‌دهند.
به طور معمول کدینگ شمال موارد زیر است:
- گروه ۱: دارایی‌های جاری
- گروه ۲: دارایی‌های غیرجاری
- گروه ۳: بدهی‌های جاری
- گروه ۴:بدهی‌های بلندمدت
- گروه ۵: حقوق صاحبان سهام
- گروه ۶: درآمدها
- گروه ۷:بهای تمام‌شده‌ی کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده
- گروه ۸: هزینه‌ها
- گروه ۹: سایر
پیشنهاد می کنیم مقاله انبارگردانی چیست را نیز حتما مطالعه کنید.
پرکاربردترین صورت‌های مالی در حسابداری‌های شرکت‌های بازرگانی
- صورت سود و زیان
در صورت سود و زیان شرکت ، مجموعه‌ای از گزارشات و اطلاعات فروش خالص، مقدار سود و زیان خالص، مقدار سود و زیان ناخالص، هزینه عملیاتی، بهای تمام شده کالاهای فروش رفته درج می‌شود.
گزارش صورت سود و زیان شرکت‌های بازرگانی تمام هزینه‌ها و درآمدهای شرکت را نشان می‌دهد.
- صورت مالی ترازنامه
ترازنامه، صورت وضعیت مالی درباره سرمایه‌‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت را ارائه می‌دهد. در صورت مالی ترازنامه به ترتیب دارایی‌های جاری، دارایی‌های غیرجاری، بدهی‌های جاری و بدهی‌های بلندمدت ثبت می‌شود.
- گردش وجوه نقد
گردش نقدینگی در شرکت‌های بازرگانی به این صورت است که مثلا یک دوره سه ماهه را درنظر می‌گیرند که چهار بار در سال گزارش وجوه نقد باید تهیه شود. در بازه زمانی مشخص شده تمام نقدینگی که در حساب‌های شرکت جریان داشته است محاسبه می‌شود
گزارش وجوه نقدینگی در حسابداری شرکت‌های بازرگانی اهمیت بالایی دارد و نشان می‌دهد بیشترین گردش مالی شرکت در کدام بخش تجارت بوده و میزان بدهی‌ها چه میزان است؟ چه فرصت‌های سرمایه‌گذاری برای ورود به جریان گردش نقدینگی وجود دارد؟
حسابدار بازرگانی کیست؟
در شرکت‌های بازرگانی افرادی شاغل هستند که به آنها حسابدار شرکت بازرگانی می‌گویند. حسابداران وظیفه دارند تا امور حسابداری شرکت را انجام دهند. انجام امور حسابداری به دلیل حجم زیاد و نیاز به‌دقت در محاسبات، به‌وسیله نرم‌افزار حسابداری بازرگانی صورت می‌گیرد.
حسابدار شرکت بازرگانی چه وظایفی دارد؟
هر حسابدار شرکت بازرگانی مجموعه فعالیت‌ها و وظایفی را انجام می‌دهد تا بتواند میزان سود وزیان فعالیت بازرگانی مورد نظر را بسنجد و در اختیار مدیران جهت تصمصم‌گیری‌های کلان شرکت قرار دهد.
بخشی از وظایف و فعالیت حسابداران شرکت‌های بازرگانی عمومی است و همه حسابداران بازرگانی موظف به انجام آن هستند و بخشی از وظایف حسابداران بازرگانی تخصصی است و به نوع فعالیت و حرفه شرکت بازرگانی بستگی دارد
وظایف عمومی حسابدار شرکت‌های بازرگانی
- ثبت و ضبط اسناد حسابداری
- تهیه صورت‌های مالی بصورت دو.ره‌ای (ماهانه، فصلی، سالانه)
- محاسبه مالیات
- ارائه گزارشات مالی
- انجام امور بانکی
- انجام مکاتبات مربوط به امور مالی شرکت
- آشنایی با قوانین بیمه، مالیات و کار
وظایف تخصصی حسابدار شرکت‌های بازرگانی
- محاسبه بهای تمام شده کالای فروخته شده
- تنظیم و تهیه صورت‌های مالی از جمله (صورت اطلاعات مالی، دارایی، بدهی‌ها و غیره)
- تهیه صورت سود و زیان شرکت بازرگانی
- آماده سازی صورت وضعیت مالی شامل (دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام)
- صورت گردش وجوه نقد
- محاسبه سود و زیان واردات و صادرات شرکت
- محاسبه ارزش افزاوده
- انجام امور ارز و اعتبارات اسنادی
مهارت های لازم برای حسابداری شرکت‌های بازرگانی
- شناخت و تسلط به اصول حسابداری
- آشنایی با قوانین و مقررات مالی
- داشتن مهارت و دانش کافی در استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و مالی
- دقت ونظم
- توانایی تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی
استانداردهای حسابداری بازرگانی
استاندارهای حسابداری بازرگانی شامل قوانینی می‌شود که به‌موجب آن نحوه ارائه صورت‌های مالی، ترازنامه، سود و زیان، جریان وجوه نقد و … در چارچوب خاصی باید ارائه شود.
در مجموع ۳۳ استاندارد حسابداری وجود دارد که حسابداری بازرگانی نیز شامل آن است. این اصول و قوانین توسط کمیته تدوین استانداردهای حسابداری تدوین شده است و همه حسابداران ملزم به رعایت آن هستند.
نرم افزار حسابداری بازرگانی چیست؟
حسابداران با استفاده از نرم‌افزار حسابداری بازرگانی امور مالی شرکت‌های بازرگانی را انجام می‌دهند. انجام این امور به‌صورت دستی کاری سخت، طاقت‌فرسا، زمان‌بر و با احتمال خطای زیاد است. اما یک نرم‌افزار حسابداری به‌راحتی می‌تواند این کار را انجام دهد و هیچ خطایی در آن صورت نگیرد.
ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری بازرگانی:
- تهیه گزارش‌های مالی در قالب دلخواه
- صدور اسناد ورودی و خروجی کالاها از انبار
- دریافت و ثبت اطلاعات برنامه‌های کاری شرکت
- سازمان‌دهی اطلاعات
- قابلیت صدور چک برای چند حساب
- کدینگ کالاها بر اساس طبقه‌بندی از پیش صورت‌گرفته
- ارائه گزارش‌های ماهانه، فصلی و سالانه در قالب ریالی و ارزی
- قابلیت ارائه موجودی انبار، حساب‌ها و صندوق به‌صورت هم‌زمان