نرم‌ افزار بودجه و اعتبارات

چرا استفاده از نرم‌ افزار بودجه و اعتبارات برای سازمان‌ ها و شرکت‌ ها امری مهم و ضروری است؟

معمولاً سازمان‌ هایی که برای انجام کار‌های مختلف سازمانی برنامه‌ ریزی دارند و با برنامه و تصمیمات دقیق روبرو هستند، اغلب برای کنترل و برنامه‌ ریزی بودجه‌ ای را در نظر می‌ گیرند. علاوه بر این، گستردگی سیستم‌ های سازمانی باعث شده که استفاده از یک نرم‌افزار هوشمند با قابلیت طبقه‌بندی، جمع‌ آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات به منظور مدیریت سازمان‌ها در عملیات بودجه‌ بندی، لازم و کاربردی باشد. در صورتی که نرم‌ افزار بودجه‌ بندی به صورت متناسب با نیاز‌های سازمان تعریف شده باشد، می‌تواند به مدیران کمک کند تا به راحتی امور محاسباتی، تخصیص و کنترل اعتبارات در سازمان را انجام دهند و همچنین می‌ تواند مدیریتی منسجم و یکپارچه را برای منابع سازمانی به ارمغان بیاورد. به عبارت دیگر، یک نرم‌ افزار بودجه‌ بندی در حوزه صدور اسناد مالی مربوط به اموری همچون دریافت و پرداخت، خرید کالا، تنخواه، پیمان و قرارداد‌ها می‌شود و می‌تواند کنترل اعتبارات در کلیه امور را به دست گیرد.

در نرم‌ افزار بودجه‌ بندی مالی؛

• می‌ توان برآورد هزینه‌ های عمرانی را ثبت نمود و به پروژه‌ ها منابع اختصاص داد.
• تعبیه دوره‌ های زمانی مختلف در بودجه را از طریق مشخص کردن تاریخ شروع و تاریخ پایان انجام داد.
• می‌ توان چند پروژه را با تعیین منابع تأمین اعتبار تعریف کرد و همچنین امکان چاپ مراحل پروژه در آن وجود دارد.
• می‌ تواند به صورت مستقیم پیش‌بینی بودجه‌ های درآمدی را ثبت نمود و همچنین امکان فراخوانی از بودجه‌های درآمدی سال‌ های قبل وجود دارد.
• امکان ثبت پیش‌ بینی هزینه‌ های جاری به صورت مستقیم یا فراخوانی از بودجه‌های جاری سال‌ های قبل وجود دارد.
• امکان ثبت پیش‌ بینی هزینه‌ های عمرانی به صورت مستقیم یا فراخوانی از بودجه‌ های عمرانی سال‌ های قبل وجود دارد.

یکی دیگر از ویژگی‌ های نرم‌ افزار بودجه و اعتبارات این است که می‌ تواند تخصیص اعتبار لازم به سرفصل‌ های هزینه‌ ای و درآمدی را در سازمان به راحتی انجام دهد و کنترل‌ های لازم در طی دوره نسبت به بودجه مصوب را فراهم می‌ کند. این نرم‌ افزار با ساختار انعطاف‌ پذیری که دارد، ابزار‌ها و امکانات لازم را برای انجام امور مربوط به بودجه‌ ریزی عملیاتی در اختیار مدیران قرار می‌ دهد و باعث می‌ شود تا سازمان به طرف ارزیابی بهای تمام شده کالا و خدمات پیش برود. علاوه بر این، با استفاده از این نرم‌ افزار کاربردی مدیران می‌توانند با توجه به منابع، مصارف بودجه و صدور سند‌های حسابداری به صورت اتوماتیک و به تفکیک فعالیت‌ های مالی و بودجه‌ ای سازمان، گزارش‌ گیری اعتبارات را به راحتی انجام دهند.

از طرف دیگر، یکی از مهم‌ ترین و اصلی‌ ترین فرایند‌های درون سازمانی مربوط به پیش‌ بینی اعتبار لازم در هر سال مالی می‌ شود تا بتوانند از این طریق زمینه تأمین این بودجه را فراهم کنند که این امر مهم تنها به وسیله بررسی و ارزیابی کارشناسی دقیق سوابق مالی سنوات قبلی سازمان امکان‌ پذیر خواهد بود. از آنجایی که گردآوری اطلاعات سازمانی، تجزیه و تحلیل دقیق و همچنین طبقه‌ بندی اطلاعات به راحتی توسط نرم‌ افزار بودجه‌ بندی مالی امکان‌ پذیر خواهد بود، این امر باعث می‌شود تا شما بتوانید پیش‌بینی بودجه را از راه ارتباط با سیستم حسابداری مالی انجام دهید. به دلیل عملکرد یکپارچه سیستم بودجه‌ بندی و انعکاس اطلاعات مالی نرم‌ افزار حسابداری، می‌توان به اطلاعات مورد نیاز برای پیش‌ بینی بودجه سال‌ های آینده و بازه‌ های زمانی گوناگون دست پیدا کنید.

با استفاده از این نرم‌ افزار می‌ توان کنترل درستی از سرفصل‌ های بودجه در سازمان داشت و از انحرافات جلوگیری کرد. همچنین می‌توان به صورت اتوماتیک در زمان ثبت اسناد مالی، مانع از ثبت سند‌های خارج از طیف تعریف شده برای بودجه و اعتبارات سازمانی شد. یک نرم‌افزار بودجه و اعتبارات کارآمد و مناسب به مدیران سازمان این امکان را می‌دهد که عملیات بودجه و اعتبارات مربوط به سازمان را ثبت کنند و کنترل انحرافات احتمالی از سقف‌های بودجه‌ای سازمان را انجام دهند، البته بهتر است بدانید که این نرم‌افزار طبق نیاز‌ها و برنامه‌ریزی‌های مدیران در سازمان‌های مختلف منعطف می‌باشد.

با توجه به اینکه فناوری اطلاعات روز به روز در حال رشد و پیشرفت می‌شود، این امر باعث شده تا امور حسابداری و کنترل اعتبارات مربوط به سازمان‌ها به راحتی و به کمک نرم‌افزار‌های تخصصی نظیر نرم‌افزار بودجه‌بندی و اعتبارات قابل انجام شدن و نظارت باشد. همچنین، با وجود این پیشرفت‌ها و موفقیت‌ها، برای انجام امور دشوار محاسباتی دیگر نیازی نیست مثل گذشته کارشناسان مالی و مدیران سازمان وقت زیادی را صرف کنند. در واقع، شما می‌توانید با استفاده از این نرم‌افزار برای تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و نظارت بر روی منابع سازمان، وقت بیشتری را در نظر بگیرید.

در سازمان‌های بزرگ برای طی شدن مراحلی از جمله کنترل بودجه تخصیص داده شده و ثبت دقیق اطلاعات نیاز است تا مدیران به طور دائم بر روی کارکرد مالی سازمان مدیریت و نظارت کامل و دقیق داشته باشند تا منابع موجود به اهداف سازمانی تخصیص داده شده و در این مسیر مصرف شود. بودجه‌ریزی در واقع از مهم‌ترین و رایج‌ترین روال‌ها در مدیریت مالی به شمار می‌آید که مواردی نظیر نظارت و کنترل دقیق و مستمر بر فرایند‌های مربوط به بودجه‌بندی و در نظر گرفتن محدودیت‌های اعمال شده را شامل شود و از مرحله تصویب بودجه تا مرحله پرداخت اعتبارات لازم در سازمان می‌باشد. به همین دلیل و با توجه به آنکه انجام تمامی این امور یا نظارت و کنترل بر آن‌ها کاری دشوار و زمان‌بر است، لذا پیشنهاد می‌شود در چنین شرایطی از یک نرم‌افزار یکپارچه همچون نرم‌افزار بودجه‌بندی مالی تحت وب پارسان برای سازمان استفاده شود.

بنابراین؛ به کار‌گیری نرم‌افزار بودجه و اعتبارات در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌تواند نتایج زیر را برای آن‌ها به همراه داشته باشد:

• کنترل بودجه؛ اجرا و کنترل بودجه توسط این نرم‌افزار، می‌تواند سازمان را به اهدافی نظیر مدیریت منابع و مصارف سازمانی، شفاف‌سازی و سالم‌سازی اقتصاد و همچنین صرفه‌جویی در هزینه‌های عمومی برساند.
• دقت در پیش‌بینی بودجه؛ بر اساس پیش‌بینی بودجه مطابق با سوابق موجود در سازمان، این نوع بودجه‌بندی به واقعیت نزدیک‌تر خواهد بود و مدیریت دقیق، اصلاح و تقویت نظام مالی را برای سازمان به ارمغان می‌آورد.
• افزایش بازخورد‌های مدیریتی؛ می‌توان با استفاده از روش‌های مختلفی نظیر داشبورد مدیریتی و گزارش اطلاعات موجود در این نرم‌افزار، بودجه و اعتبارات سازمان را به راحتی پیش‌بینی و کنترل کرد که این امر باعث افزایش بازخورد‌های مدیریتی در سازمان می‌شود.
• در بر گرفتن کلیه سطوح مدیریتی؛ پیش‌بینی بودجه تحت گردش که توسط نرم‌افزار بودجه‌بندی مالی انجام می‌شود، یک فرایند پیش رونده است که در یک سازمان تمام مدیران از بالاترین سطح تا مدیران برنامه و بخش را در بر می‌گیرد. این فرایند یک حلقه بازخورد دارد و می‌تواند اطلاعات مناسبی را در اختیار مدیران ارشد سازمان قرار دهد تا آن‌ها بتوانند مدیریت فعالیت‌ها را بهتر و راحت‌تر انجام دهند.

و در پایان؛ خرید نرم‌افزار بودجه و اعتبارات یکپارچه در مقابل نرم‌افزار‌های جزیره‌ای، برای کسب و کار‌های مزیت‌های فراوانی همچون گزارش‌های تحلیلی و ترکیبی در لحظه، مدیریت صحیح برنامه‌ریزی بودجه، جمع‌آوری، طبقه‌بندی و تجربه و تحلیل دقیق اطلاعات را به همراه دارد. همچنین، این امکان را برای آن‌ها فراهم می‌کند تا بتوانند با ایجاد بودجه و اعتباری مصوب در دوره‌های متفاوت ماهانه، سالانه، فصلی و سفارشی یا تعیین حساب‌های بودجه و اعتبار‌پذیر به دو صورت تخصیص یافته “کل به جز” و “جز به کل”، نیاز‌های سازمان را در زمینه بودجه و اعتبارات به صورت کامل مرتفع سازند.

با توجه به اینکه نرم‌افزار بودجه و اعتبارات طراحی شده توسط شرکت پارسان، تحت وب است، می‌تواند به صورت کاملاً یکپارچه با سیستم‌های مدیریت فروش، مدیریت شعب و حتی نرم‌افزار‌های حسابداری مالی در ارتباط باشد و بر فرایند‌های مرتبط با بودجه‌بندی و پرداخت اعتبار نظارت هوشمندانه دارد. در صورتی که شما هم برای شرکت یا مجموعه خود به دنبال بهترین نرم‌ افزار بودجه‌ بندی مالی می‌گردید که از امکانات و قابلیت‌ های مختلفی برخوردار باشد، می‌توانید از شرکت پارسان نرم‌ افزار تحت وب بودجه و اعتبارات را خریداری نمایید.