با رشد هر روزه سازمان‌ها سازوکارهای درونی آنها پیچیده می‌شود و همواره کنترل و مدیریت فرآیندهای درون سازمان نیاز به مدیریت کارآمد دارد. در دنیای پیشرفته و الکترونیکی امروز، به کارگیری نرم افزار سازمانی راهی مطمئن برای حذف کاغذبازی و مدیریت موثر زمان در ایجاد یک سازمان اثربخش و کارا است.
نرم افزار سازمانی یک ابزار و برنامه کامپیوتری برای مدیریت و کنترل فرآینده‌های پیچیده درون سازمان‌ها است که نیاز به تخصص، مهارت برای طراحی، برنامه ریزی و اجرا دارند.
با توجه به اهمیت نرم افزار سازمانی در مدیریت موثر سازمان‌ها و نیاز کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ به این برنامه‌های کامپیوتری در این مقاله از مجموعه مقالات راهکار نرم افزاری پارسان نگاهی به موضوع نرم افزار سازمانی و اهمیت و هدف این نرم افزارها در سازمان‌ها می‌کنیم. همچنین 9 بهترین نرم افزار سازمانی را معرفی می‌کنیم که در مدیریت بهتر سازمان و کسب و کار شما را یاری می‌کنند.
نرم افزار سازمانی چیست؟
در یک کلام ساده نرم افزار سازمانی یک برنامه کامپیوتری درون شرکت‌های خصوصی و سازمان‌های دولتی است که برای دستیابی به اهداف تجاری و خودکارسازی فعالیت‌های مالی و روزانه کسب وکارها به‌کار می‌رود.
سازمان‌ها معمولا دارای نقش‌ها و فعالیت‌های مختلفی مثل واحد فروش، واحد مالی، واحد فناوری و اطلاعات، واحد حقوقی، واحد روابط عمومی و غیره هستند که درون یک مجموعه بزرگ فعالیت می‌کنند. ERP به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی یک سیستم و پایگاه اطلاعاتی یکدست و مشترک است که تمام فعالیت‌ها و منابع واحدهای مختلف درون سازمان از جمله تولید، تدارکات، انبار، مالی، فروش و منابع انسانی را بصورت یکپارچه مدیریت می‌کند و امکان اشتراک گذاری و دسترسی به داده‌ها در میان تمام واحدها از طریق سامانه ERP وجود دارد.
انواع نرم افزارهای سازمانی
سازمان‌ها دارای بخش‌های مختلف با فعالیت‌های متفاوت و مختص به حوزه خودشان هستند و به تناسب هر حوزه انواع مختلف نرم افزارهای سازمانی وجود دارد که دربخش مربوطه پیاده‌سازی و اجرا می‌شوند. انواع نرم افزارهای سازمانی شامل موارد زیر می‌شوند:
- نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
- نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRM)
- نرم افزار مالی (Financial)
- نرم افزار مدیریت زنجیره تامین (SCM)
- نرم افزار هوش تجاری (BI)
- نرم افزار مدیریت مستندات یا اتوماسیون اداری (DMS)
- نرم افزار مدیریت کسب و کار و فرآیندها (BPM)
هشت مورد بالا مهمترین نرم افزارهای سازمانی هستند که در شرکت‌های خصوصی، ادارات و سازمان‌های دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نرم افزارهای سازمانی بر حسب برند به دسته‌های دیگری تقسیم‌بندی می‌شوند. در ادامه این مقاله 9 بهترین نرم افزارهای سازمانی معرفی می‌شوند.
کاربرد سامانه جامع ERP
- بهینه کردن فرآیندهای سازمان
- ایجاد یکپارچگی بین تمام منابع سازمان
- گردش کاری تکرار شونده
- بررسی و ارزیابی بخش‌های مختلف سازمان
- تسریع در تصمیم‌گیری برای حل مشکل سازمان
مزایای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
- کاهش هزینه‌های سازمان
- افزایش کارایی
- کاهش ریسک‌های کسب و کار
- بهبود مدیریت زنجیره تامین
- ساده‌سازی فرآیندهای درون سازمان
- گزارش‌گیری از بخش‌های مختلف سازمان و برنامه‌ریزی بهتر
- دسترسی به یک پایگاه داده مشترک در سازمان
- مدیریت زمان
افزایش سودآوری
انواع (ERP) براساس عملکرد
- ERP پیش فرض (On-premise ERP)
- ERP منبع باز (Open Source ERP)
- ERP ابری (Cloud-based ERP)
- ERP ترکیبی (Hybrid ERP)
یکپارچگی و ارتباط موثر بین واحدهای مختلف سازمان در گرو استفاده از نرم افزارهای سازمانی مختلفی است که با ویژگی‌های نوآوری، انعطاف‌پذیری، دقت دراجرای سریع و خودکار انواع عملیات‌های تجاری درون سازمانی، باعث افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شوند.
کاربرد نرم افزار سازمانی
هر نرم افزار سازمانی با توجه به ماهیت و ساختارش کاربرد متفاوتی درون سازمان دارد. انواع نرم افزارهای سازمانی مانند، نرم افزار مدیریت موجودی انبار و انبارداری، نرم افزار حسابداری واردات و صادرات، نرم افزار ثبت سفارش خرید، نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد، نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات طراحی و در دسترس سازمان‌ها قرار گرفته است تا بتوانند پروژه‌ها، منابع و هزینه‌ها را مدیریت و کنترل کنند.
شاخص‌ترین ویژگی‌های نرم افزار سازمانی
- کارایی
- نوآوری
- دقت
- مقیاس‌پذیری و توسعه پذیری
- انعطاف‌پذیری
- سرعت
- تحت وب
- یکپارچگی
- امنیت بالا
- شخصی سازی و متعلق به شرکت
معرفی 9 بهترین نرم افزار سازمانی
نرم افزار سازمانی حسابداری
علم حسابداری شاخه‌ای از علم اقتصاد است که نتایج فعالیت‌های اقتصادی یک بنگاه یا سازمان را اندازه‌گیری می‌کند و بصورت اطلاعات و داده‌های ریاضی در دسترس سرمایه‌گذاران، بستانکاران و مدیران قرار می‌دهد.
نرم افزار حسابداری یک برنامه کاربردی است که با تحلیل بودجه و سرمایه سازمان، هزینه و درآمدهای هر بخش، امور مالی و حسابداری سازمان را نظم می‌بخشد و داده‌های حسابداری را در قالب ماژول‌هایی مثل حساب‌های دریافتنی، حساب قابل پرداخت، تراز حساب، سند حسابداری، اسناد عمومی ذخیره و پردازش می‌کند.
نرم افزار جامع حسابداری یک راهکار نرم افزاری مالی است که ممکن از در سازمان استفاده شود یا توسط شخص ثالث خریداری شود و خارج از سازمان به‌کار برده شود. همچنین از نرم افزار حسابداری می‌توان بصورت یک بسته نرم‌افزاری شخص ثالث با تغییرات محلی استفاده شود.
کاربرد نرم افزار حسابداری
- تعیین بودجه و سرمایه‌های هر بخش
- بررسی و تعیین هزینه‌های هر بخش سازمان
- برآورد درآمدها و سود سازمان
- ثبت سود و زیان شرکت
- طبقه‌بندی اطلاعات و تسهیل نظارت و کنترل داخلی
- ثبت سیستمی داده‌ها و امنیت داده‌ها
- تهیه و ارائه گزارش‌های مالی
نرم افزار سازمانی اموال و دارایی ثابت
دارایی ثابت، اموال و دارایی است که با دید سرمایه‌گذاری بلندمدت خریداری می‌شود و سازمان قصد فروش آن را ندارد. این اموال شامل ساختمان، ماشین‌آلات و تجهیزات است که بصورت مستقیم به مشتری فروخته نمی‌شوند.
ابزار مدیریت، شمارش و حفظ اموال، نرم افزار اموال و دارایی ثابت است که با هدف مدیریت و ثبت اموال و دارای ثابت شرکت طراحی شده است.
هر سازمانی برای ثبت و نگهداری، حفظ و کنترل اموال، بررسی استهلاک و ارزش جاری اموال، نیاز به نرم افزر اموال و دارایی ثابت دارد. این نرم افزار با عملیات اموال‌گردانی، وضعیت اموال دولتی و دارایی‌های ثابت شرکتی را بصورت گزارش‌های دوره‌ای حسابداری در اختیار صاحبان سرمایه قرار می‌دهد.
کاربرد نرم افزار اموال و دارایی ثابت
- تفکیک دارایی‌ها منقول، غیر منقول، مشهود، نامشهود و مواد در دفاتر اموال
- تعریف جمع‌دار
- مشخص کردن قوانین و هزینه استهلاک
- استقرار و جابجایی دارایی
- ثبت ورود دارایی و اموال
- ثبت خروج دارایی و اموال
- کنترل اموال و دارایی ثابت
- ارائه گزارش تحلیلی از اموال
نرم افزار سازمانی مدیریت تردد
ساعات حضور و غیاب و تردد پرسنل در سازمان مهمترین عامل در محاسبه حقوق و دستمزد است. نرم افزار مدیریت تردد یا همان سیستم مدیریت حضور و غیاب، اطلاعات ورود و خروج کارکنان را که در سخت افزار (دستگاه حضور و غیاب) ثبت شده است دریافت و تحلیل می‌کند و براساس شیف‌بندی‌های منظم، غیرمنظم، ثابت یا چرخشی گزارش گیری می‌کند که مبنایی برای محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل است.
کاربرد نرم افزار حضور و غیاب
- گزارش‌گیری و کنترل ورود و خروج کارکنان
- مدیریت مرخصی
- ثبت ماموریت
- کنترل ترددهای سازمانی
- محاسبه و ارسال کارکرد به سیستم حقوق و دستمزد
- تعریف و مدیریت شیفت‌های چرخشی و ثابت
- محاسبه اضافه‌کاری، تاخیر، تعجیل و شناوری
نرم افزار سازمانی حقوق و دستمزد
منابع انسانی یکی از مهمترین منابع و ثروت‌های یک سازمان است و توجه به حقوق و دستمزد و مزایای نیروی کار مهمترین اقدام در جهت جذب و حفظ منابع انسانی در سازمان است.
نرم افزار حقوق و دستمزد از زیرمجموعه نرم افزار منابع انسانی است و یک سامانه اطلاعاتی از کارکنان شامل اطلاعات فردی، شغلی، اطلاعات احکام پرسنلی، کارکرد کارکنان و غیره است که مدیران سازمان را در محاسبه حقوق و دستمزد، مزایا، پاداش، عیدی، محاسبه مالیات و عوارض، صدور فیش حقوقی کمک می‌کند.
کاربرد نرم افزار جامع فیش حقوقی (نرم افزار حقوق و دستمزد)
- محاسبه حقوق و مزایای پرسنل
- تولید و صدور اسناد پرداخت‌ها مثل فیش حقوقی
- تخصیص و مدیریت وام و پس‌انداز
- مدیریت حقوق و پیش‌بینی هزینه‌های مربوط به حقوق
- واریز حقوق به حساب کارکنان
- ثبت اطلاهات هویتی کارکنان
- محاسبه حقوق بازنشستگی تامین اجتماعی
- محاسبه سریع و آسان
- مدیریت مالیات حقوق
- خودکارسازی واتوماسیون فرآیند
- حریم خصوصی
نرم افزار سازمانی انبارداری
انبارها مکانی برای نگهداری مواد خام یا کالای نهایی تولید شده است و به عنوان هسته مرکزی در زنجیره تامین شناخته می‌شوند. در بحث لجستیک صنایع تولیدی و خرده‌فروشی نرم افزار انبارداری وظیفه مدیریت، کنترل موجودی انبار، حفظ و نگهداری، ردیابی تمام کالاهای ورودی و خروجی کالا به انبار را دارد. سیستم مدیریت انبار امکان بهینه‌سازی و مدیریت موجودی انبار را در هر زمان و مکانی فراهم می‌کند.
به زبانی ساده نرم افزار مدیریت موجودی انبار و اصول انبارداری به سازمان‌ها کمک می‌کند روند ورود یک کالا به انبار تا زمانی که از آن خارج می‌شود را ثبت و پیگیری کنند.
کاربرد نرم افزار انبار
- دریافت، ذخیره‌سازی و حمل و نقل کالا
- انبارگردانی
- ثبت فاکتور خرید
- صدور فاکتور انبار
- ثبت اطلاعات فرآیند ورود و خروج کالا
- کدینگ انبار
- ثبت برگشت رسید انبار
- ثبت فاکتور خرید
- گزارش کاردکس
- ایجاد فرصت رشد برای کسب و کارها
- ردیابی میزان موجودی
- مدیریت موجودی مواد
- انبارداری هوشمند و صدور هوشمند حواله انبار
- کنترل و پیگیری متمرکز موجودی، سفارش‌ها و تحویل‌ها
- بهبود کارایی و بهروری کسب و کار
نرم افزار سازمانی بازرگانی خارجی
بطور کلی بازرگانی جریان داد و ستد کالاو خدمات چه به صورت اولیه یا خام و یا کالای نهایی و محصول را شامل می‌شود. پروسه بازرگانی خارجی شامل امور بیمه، حمل ونقل، انواع پرداختهای ریالی و ارزی، گشایش اعتبار اسنادی، بازاریابی، مذاکره در سطح بین‌المللی را در برمی‌گیرد. شخص بازرگان یا شرکت‌های بازرگانی برای مدیریت بازرگانی و فروش خارجی خود نیاز به برنامه‌ای جامع دارند که تمام امور را کنترل و هدایت کند. نرم افزار سفارشات خارجی، مدیریت امور حسابداری واردات و صادرات، اعم از پیگیری سفارشات خارجی، گردش کار، هزینه‌های ریالی و ارزی، کنترل موجودی و ثبت سفارشات، بررسی وضعیتهای خرید خارجی، نیازهای حوزه تدارکات و تعیین وسیله حمل و نقل بین‌المللی را انجام می‌دهد.
کاربرد نرم افزار ثبت سفارش خارجی
- تعریف و گروه‌بندی کالاها
- مدیریت ثبت سفارشات خارجی
- مدیریت سهمیه تخصیص ارز
- پشتیبانی از انواع فرایندهای صادرات و واردات
- مدیریت اسناد بازرگانی
- حسابداری یکپارچه صادرات و واردات
- پیگیری و پوشش انواع قراردادهای بین‌المللی
- استفاده از قابلیت چند ارزی
- مدیریت حمل ونقل کالا
نرم افزار سازمانی بازرگانی داخلی
مقوله بازرگانی داخلی مجموعه عملیات خرید و فروش داخلی، استعلام تامین‌کنندگان، حمل ونقل، بودجه‌بندی، حسابداری هزینه‌ها و تمام امور مربوط به ورود و خروج کالا از انبار را شامل می‌شود. نرم افزار بازرگانی داخلی سیستمی یکپارچه برای مدیریت بازرگانی خرید داخلی و حسابداری بازرگانی درون سازمان‌ها است.
کاربرد نرم افزار بازرگانی داخلی
- مدیریت خرید و تدارکات داخلی
- مدیریت فرآیند خرید و فروش داخلی
- توجه به نیاز مشتری و برگشت از خرید
- گروه‌بندی و تعیین تامین‌کنندگان داخلی
- کنترل موجودی انبار
- گزارشات و تحلیل معاملات بازرگانی
- دسته‌بندی و مدیریت حساب‌ها
نرم افزار سازمانی امور مجامع
مجامع در واقع جلساتی است که بصورت دوره‌ای در طول سال یا بطور سالیانه در سطوح مختلف سازمان تشکیل می‌شوند. مجمع عمومی عادی سالیانه، مجمع عمومی فوق‌العاده، مجمع موسس مثال‌هایی از جلسات مجامع است که خروجی این جلسات اهداف و مصوبات متفاوتی دارند که تاثیر مستقیم بر رشد و پیشرفت سازمان دارد. سیستم جامع مدیریت جلسات و مصوبات یک نرم افزار مدیریت جلسات حرفه‌ای در سازمان‌ها است و وظیفه استقرار حاکمیت شرکتی ، ثبت آگهی تغییرات شرکت، صورتجلسه تغییرات، پیگیری مصوبات، اداره جلسات مجمع عمومی و دیگر امور مجامع را دارد.
کاربرد نرم افزار امور مجامع
- تعریف و ثبت اطلاعات هیئت مدیره، حسابرس و بازرسین شرکت
- ثبت اطلاعات سهامداران حقیقی و حقوقی شرکت
- تنظیم مراحل برگزاری مجمع
- دریافت و تنظیم صورت‌های مالی شرکت مثل صورت سود و زیان، تراز آزمایش
- ثبت اطلاعات بودجه
- دعوت به مجمع
- احرازهویت سهامداران و نمایندگان شرکت
- ثبت مصوبات مجمع
- پیگیری مصوبات
- گزارش عملکرد شرکت
- صورتجلسه تغییرات شرکت
- گزارش از وضعیت مجامع
نرم افزار سازمانی مدیریت قراردادها
نرم افزار مدیریت قراردادها یا مدیریت پیمان یک ابزار در دست امور کنترل قراردادها در واحد حسابداری سازمان‌ها است تا تمام فرآیند تهیه، تنظیم، پیش‌نویس اولیه قراردادها تا تسویه‌حساب کامل را مدیریت کنند. به کمک نرم افزار مدیریت پیمان می‌توان تمام مدارک و مستندات قراردادها و همچنین همه مراحل انجام کار در مناقصات و قراردادها از ابتدا تا تحویل کالا و خدمات مندرج در قرارداد را کنترل کرد.
ارتباط فرآیند کنترل قراردادها با نرم افزار انبار، نرم افزار بازرگانی، نرم افزار خرید و تدارکات و امور مالی باعث پیچیدگی در امر مدیریت و کنترل قراردادها شده است و همین امر بر اهمیت وجود نرم افزار مدیریت قراردادها که بتواند پیمان و قرادادهای سازمان را پشتیانی کند و در عین حال ارتباط موثری با دیگر نرم افزارهای سازمان داشته باشد تاکید می‌کند.
کاربرد نرم افزار مدیریت قراردادها
- ثبت و پیگیری سوابق قراردادها
- ایجاد و پایش انواع قراردادهای پیمانکاری و مناقصات
- مدیریت متمرکز و بهینه قراردادهای سازمان
- نظارت بر روند اجرای مندرجات قرارداد
- کنترل مالی قراردادها
- کاهش ریسک و خطاهای کنترلی
- تحت وب بودن و دسترسی سریع به دیتاهای قراردادها
- امکان اتصال به نرم افزار مالی و هم‌پوشانی دادهای مالی و داده‌های نرم افزار ثبت قرارداد
- کنترل قراردادها
مراحل و فرآیند خرید نرم افزار سازمانی
- شناسایی مشکل سازمان
- تعیین نقطه مطلوب
- شناسایی ذینفعان
- ایجاد پرونده تغییر
- مشخص کردن سقف بودجه
- ایجاد پرونده کسب و کار
- جستجو و شناسایی فروشنده نرم افزار
- ارزیابی فروشندگان
- نهایی سازی فهرست فروشندگان
- هماهنگی جلسه دموی نرم افزار
- تشکیل میزگرد و تبادل نظر
- تصمیم نهایی خرید
- امضای قرارداد
- بازتاب تصمیم در سازمان
چرا نرم افزار سازمانی مهم است؟
در بسیاری از سازمان‌ها نرم افزارهای سازمانی برای مدیریت و کنترل عملکردهای روزمره و عملیات حیاتی سازمان به کار می‌روند. در زیر به چند نمونه استفاده سازمان‌ها از نرم افزارهای سازمانی اشاره می‌کنیم
- منبعی برای سنجش عملکرد سازمان
نرم افزار سازمانی به عنوان ابزاری برای کنترل و هدایت عملیات حیاتی سازمان عمل می‌کند و با کاهش هزینه‌ها میتواند بودجه و منابع سازمانی را کنترل کند.
- بهبود کارایی سازمان
برخی از نرم افزارهای سازمانی مثل مجموعه نرم افزار منابع انسانی و اتوماسیون اداری شامل (نرم افزار حقوق و دستمزد، منابع انسانی) با حفظ حقوق کارکنان و ارائه راه حل‌هایی برای گردش کار، کارکنان را در ایجاد ارزش برای سازمان تشویق می‌کند و به بهبود کارایی سازمان می‌انجامد.
- افزایش بهره وری کارکنان
استفاده از نرم افزارهای مختلف اتوماسیون اداری، مدیریت پروژه، نرم افزارهای تحلیل داده و غیره باعث ارتباط موثر کارکنان و همانگی بین تیم‌ها می‌شود که نهایتا به بهره‌وری بالای کارکنان در سازمان می‌انجامد.
- افزایش رضایت مشتری
سازمان‌ها به کمک نرم افزارهایی مثل نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، اتوماسیون بازاریابی، نرم افزار مرکز تماس و غیره می‌توانند راهی برای ارتباط موثر با مشتریان ایجاد کرده و درک دقیقی از نیازها آنها داشته باشند و با گردآوری داده های مشتریان خدمات شخصی شده بر اساس خواسته های مشتریان ارائه دهند.
چالش‌های مرتبط با نرم افزارهای سازمانی
- هزینه : پیاده‌سازی و اجرای نرم افزارهای سازمانی میتواند گران باشد هزینه‌های زیادی به خصوص برای سازمان‌های بزرگ داشته باشند
- پیچیدگی : یادگیری واستفاده از نرم افزارهای سازمانی میتواند پیچیده و دشوار باشد.
- ادغام : ادغام نرم افزار سازمانی با سیستم‌های موجود در سازمان میتواند دشوار و یک چالش باشد.
- تغییر : پیاده‌سازی و اجرای نرم افزارهای سازمانی ممکن است مستلزم ایجاد تغییراتی در فرآیندهای سازمان باشد که همانگی با تغییرات برای کارکنان میتواند دشوار باشد.
با وجود چالش‌های انکارناپذیری که پیش روی پیاده‌سازی نرم افزارهای سازمانی وجود دارد اما همچنان انتخاب دقیق و راه اندازی نرم افزارهای سازمانی میتواند باعث افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان شود.
کلام آخر
نرم افزار سازمانی راهکاری سیستمی برای خودکارسازی فعالیت‌های کسب و کار و مدیریت و کنترل فرآینده‌های پیچیده درون سازمان‌ها است. به کمک انواع نرم افزارهای سازمانی در یک سیستم ERP قوی، فعالیت‌های واحدهای مختلف مالی، فروش، انفورماتیک، حقوقی و روابط عمومی بصورت یکپارچه سازماندهی و مدیریت می‌شوند.
راهکار نرم افزاری پارسان با ارائه انواع نرم افزار سازمانی به شما در ساختن سازمانی بهتر و بهره‌وری بیشتر کمک می‌کند.
2 نظر در “9 بهترین نرم افزار سازمانی + در مدیریت سازمان برنده شوید”
سلام وقت بخیر
برای امور صادارت و واردات کالا به جز نرم افزار بازرگانی خارجی چه نرم افزاری کمک می کند؟