تمام کسانی که در حوزه بازرگانی بین‌المللی و صادارت و واردات کالا فعالیت می‌کنند با اصطلاح پرفرما و پیش‌فاکتور سروکار دارند. ممکن است برای شما سوال باشد که پروفرما اینویس چگونه سندی است؟ پیش فاکتور چه تفاوتی با فاکتور یا سیاهه تجاری دارد؟ پروفرما چه زمانی صادر می‌شود و چه اجزایی دارد؟
اگر شما هم به دنبال پاسخ این سوالات هستید با مجموعه مقالات آموزشی پارسان همراه باشید
پروفرما اینویس (proforma invoice) یا پیش‌فاکتور چگونه سندی است؟
پیش‌فاکتور یا پروفرما اینویس سندی است که در مراحل اولیه فرآیند واردات کالا از طرف فروشنده صادر می‌شود و اطلاعاتی مثل نام و نشانی فروشنده و خریدار، تعداد کالاها، نوع و جنس، قیمت واحد، قیمت کل، شرایط حمل، زمان تحویل و غیره را در اختیار خریدار یا واردکننده قرار می‌دهد.
پیش فاکتور چه زمانی صادر می شود؟
زمانی که فروشنده در مورد فروش کالا و خدمات با خریدار صحبت کرده باشد اما جزییات نهایی معامله توسط خریدار تایید نشده است، پیش فاکتور (proforma invoice) صادر می‌شود. یک پیش‌فاکتور صادر می‌شود تا خریدار بداند دقیقا چه انتظاری از فروشنده دارد.
چه اطلاعاتی در پروفرما اینویس ثبت می‌شود؟
یک سند تجاری پروفرما شامل اطلاعات زیر می‌باشد:
- شماره پروفرما
- تاریخ
- نام خریدار
- نام فروشنده
- آدرس خریدار و فروشنده
- شناسه کالا(HS code)
- نوع کالا
- تعداد کالاها یا خدمات
- قیمت هر واحد
- مبلغ یا قیمت کل
- تاریخ تحویل
- محل تحویل
- شرایط پرداخت
- روش حمل ونقل
- تضمین‌های ارائه شده
8 مورد کاربرد Proforma invoice در معاملات تجاری
پروفرما سندی است که خریدار می‌تواند به عنوان مدرکی برای شروع فرآیند معامله تجاری خود به دولت ارائه دهد. در زیر به چند مورد استفاده از پرفرما اینویس یا پیش‌فاکتور اشاره می‌کنیم
- اطلاع خریدار از قیمت، مقدار، و شرایط تحویل کالا یا خدمات
- ارزیابی شرایط فروشنده
- دریافت مجوزهای لازم از گمرک برای واردات کالا
- ابزاری برای دریافت تسهیلات ارزی و انتقال وجه
- سندی برای اثبات پرداخت‌های خریدار به فروشنده
- فرمی برای ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی
- استفاده در مناقصات و مزایدات بین‌المللی
- ابزاری کاربردی در فرآیند بیمه کالا
8 نکته ضروری در تنظیم و صدور پروفرما اینویس (proforma invoice)
- مدت اعتبار پروفرما
تاریخ و مدت اعتبار پروفرما یکی از موارد ضروری مهم در تنظیم پیش فاکتور است. در پروفرما فروشنده باید مشخص کند که تا چه مدت و زمان، خریدار می‌تواند تحت شرایط اعلامی در خرید کند و ممکن است بعد از آن تاریخ پیش‌فاکتور اعتبار نداشته باشد. همچنین تاریخ و مدت اعتبار پروفرما به هنگام گشایش اعتبار اسنادی مهم است.
- کد تعرفه و نام کالا
پیش فاکتور یک سند رسمی برای ترخیص کالا است و کد تعرفه و مشخصات کالا لازمه فرآیند ترخیص است. بنابراین در یک سند پروفرما، نام کالا، جنس مقدار آن به همراه کد تعرفه HS Code دقیق ذکر می‌شود.
- مقدار کالا
قیمت کالا متاثر از مقدار کالای تحت مبادله است. در سند پروفرما مقدار، وزن و حجم کالا نوشته می‌شود تا قیمت هر واحد و مبلغ کل بر مبنای واحد شمارش کالا تعیین شود.
- قیمت
قیمت اصلی‌ترین موضوع در پیش‌فاکتور است و در تصمیم نهایی خرید تاثیر مستقیم دارد. قیمت در پروفرما بر مبنای شرایط معامله و مقدار و نوع کالا تعیین می‌شود.
- کرایه حمل
در یک معامله تجاری کرایه حمل یا به عهده خریدار است یا فروشنده. چنانچه کرایه حمل به عهده فروشنده باشد و حمل مثل اینکوترمز cif انجام شود که فروشنده عهده‌دار انجام اقدامات حمل ونقل و هزینه حمل شود، قیمت حمل به مبلغ پیش فاکتور اضافه و به خریدار اعلام می‌شود.
- نوع ارز
در معاملات تجاری بین‌المللی، چون تجارت مابین کشورها انجام می‌شود باید نوع ارز قابل مبادله در پیش‌فاکتور مشخص شود. معمولا نوع ارز پرداختی را فروشنده تعیین می‌کند ولی چون باید از طرف خریدار تایید شود، تعیین نوع ارز برای فروش و واردات کالا با توافق طرفین و با در نظر گرفتن محدودیت‌های بانکی و تجاری هرکدام تعیین می‌شود.
- مشخصات حمل
مشخصات حمل کالا در پروفرما شامل نوع ، تعیین مبدا و مقصد و وسیله حمل می‌شود. نوع حمل در واقع مشخص کردن راه‌های حمل بصورت حمل دریایی ، حمل زمینی یا حمل هوایی است که بسته به انتخاب هر کدام وسیه حمل می‌تواند کامیون، قطار، کشتی یا هواپیما از وسایل حمل ونقل بین‌المللی باشد.
- شرایط پرداخت
تعیین شرایط پرداخت از موارد مهم در یک پیش فاکتور به عنوان سند تجاری بین‌المللی است. شرایط پرداخت قیمت توافق شده معمولا با چهار روش مشخص می‌شود.
- پرداخت به روش حساب باز یا خرید نسیه
- خرید با پیش‌پرداخت
- برات بدون تعهد یا برات اسنادی
- گشایش اعتبار اسنادی LC
اهمیت شماره پروفرما اینویس
شماره پروفرما یک عدد و شماره منحصربفرد برای هر پیش‌فاکتور است که برای شناسایی و پیگیری پیش‌فاکتور مورد استفاده قرار می‌گیرد.
شماره پروفرما معمولا شامل سال، ماه، روز و شماره سریال است و توسط فروشنده در بالای پیش‌فاکتور نوشته می‌شود. این شماره به خریدار در شناسایی و پیگیری پیش‌فاکتور در طول فرآیند خرید و فروش کمک می‌کند. همچنین به سازمان‌ها در مدیریت پروفرما در سیستم‌های حسابداری و مدیریتی خود کمک می‌کند.
پروفرما در روش پرداخت حواله تلگرافی (TT) و اعتبار اسنادی (LC)
یکی از بخش‌های مهم در تنظیم یک سند پروفرما اینویس، تعیین نوع پرداخت مبلغ به فروشنده است.
پرداخت حواله تلگرافی یا TT یک روش سریع در پرداخت‌های بین‌المللی است که در آن خریدار مستقیما مبلغ را به حساب فروشنده واریز می‌کند.
پرداخت به روش اعتبار اسنادی، روشی است که بانک خریدار متعهد می‌شود چنانچه اسناد مربوطه بطور کامل و صحیح توسط فروشنده ارائه شود، مبلغ توافق شده به حساب فروشنده واریز می‌شود.
تفاوت پروفرما در روش پرداخت TT با پرداخت LC
| ویژگی | پرداخت به روش حواله تلگرافی TT | پرداخت به روش اعتبار اسنادی LC |
| الزام | اختیاری | الزامی |
| ضرورت | ضروری برای ارائه اطلاعات مربوط به کالا و شرایط خرید به خریدار | ضروری برای ارائه اطلاعات مورد نیاز صدور و گشایش اعتبار اسنادی |
| اسناد لازم | یکی از مدارک ضمیمه قرارداد خرید و فروش | یکی از اسناد لازم و مهم باری دریافت وجه اعتبار |
بطورکلی پروفرما در روش پرداخت TT یک سند اختیاری است که برای ارائه اطلاعات مورد نیاز خریدار به قرارداد ضمیمه می‌شود و در پرداخت به روش اعتبار اسنادی، (proforma invoice) یک مدرک الزامی و ضروری است که اطلاعات مورد نیاز برای صدور و گشایش اعتبار را ارائه می‌دهد.
کلام آخر
پروفرما اینویس یک سند تجاری الزامی برای واردات کالا و شروع فرآیند خرید توسط خریدار است. این سند رسمی تجاری توسط فروشنده صادر می‌شود و از مراحل اولیه واردات تا ترخیص کالا از گمرک مورد استفاده قرار می‌گیرد.
