تعریف حسابداری حقوق و دستمزد
بخش حسابداری و مالی در سازمان یک هسته مرکزی است که با تمام بخش‌های دیگر ارتباط مستقیم دارد. حسابداری حقوق و دستمزد یک بخش مهمی از حسابداری است که به موضوع حقوق و دستمزد کارکنان می‌پردازد.
حسابداری حقوق و دستمزد، ثبت، تجزیه و تحلیل و مدیریت هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان را انجام می‌دهد و نسبت به محاسبه دقیق حقوق و رعایت قوانین مالیاتی کار اطمینان حاصل می‌کند.
اهمیت حسابداری حقوق و دستمزد در سازمان
حسابداری حقوق و دستمزد در هر سازمان بخش مهمی را تشکیل می‌دهد و پرداخت صحیح و منظم حقوق و دستمزد به کارکنان بخش بزرگی از درآمد و هزینه‌ها را دربرمی‌گیرد. حسابداری حقوق و دستمزد بر عملکرد صحیح و قانونی سازمان و روابط کارفرما با کارکنان و یا کارفرما با دیگر نهادهای حقوقی تاثیر مستقیم دارد.
6 دلیل اهمیت حسابداری حقوق و دستمزد در سازمان
- رعایت قوانین و مقررات وزارت کار
- رضایت و روحیه کارکنان
- پرداخت و کنترل هزینه‌ها
- شفافیت مالی
- پرداخت مالیات
- تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی
- جبران خسارت
- افزایش بهره‌وری و کاهش ریسک
حسابداری حقوق و دستمزد چه کاری انجام می‌دهد؟
وظایف حسابداری حقوق و دستمزد در سازمان شامل موارد متعددی است که در زیر به 7 مورد از مهمترین انها اشاره خواهیم کرد:
- محاسبه حقوق ناخالص : پس از محاسبه حقوق پایه، ساعات اضافه‌کاری، پاداش و مزایا و هرگونه پرداخت‌های اضافی، حقوق ناخالص به کارکنان پرداخت می‌شود.
- کسورات : محاسبه کسورات شامل مالیات، بیمه تامین اجتماعی، بیمه درمانی، بازنشستگی و غیره می‌شود.
- محاسبه حقوق خالص : حقوق خالص پس از کسر کسورات قانونی و تواففق شده به کارکنان پرداخت می‌شود
- ثبت حسابداری ثبت تمام پرداخت‌ها و کسورات را در سیستم حسابداری، تا گزارشات مالی دقیق و شفاف ارائه شود.
- پرداخت حقوق : فرایند پرداخت حقوق کارکنان از طریق حساب‌ای بانکی و راه‌های دیگر
- گزارش‌دهی مالیاتی : ارسال گزارشات بر اساس فرم‌های مهم مالیاتی به نهادهای دولتی مانند تامین اجتماعی و سازمان امور مالیاتی از مهمترین وظایف حسابداری حقوق و دستمزد است.
- مدیریت پرداخت مزایا : مدیریت پرداخت‌های اضافی مانند بیمه، مزایای بازنشستگی و مرخصی‌ها
آیتم‌های موجود در حسابداری حقوق و دستمزد
- حقوق پایه
حقوق توافق شده با کارمند بر اساس قانون کار یا توافق‌نامه. حقوق پایه بر مبنای ساعات کاری و میزان تجربه وتخصص فرد تعیین می‌شود.
- اضافه کاری
مبلغی که برای ساعاتی کاری بیشتر از ساعت کار عادی پرداخت می‌شود.نرخ اضافه‌کاری معمولا 1.5 تا 2 برابر حقوق پایه است.
- پاداش و کارانه
عملکرد خوب کارکنان، مشارکت در پروژه‌های خاص یا دستیابی به اهداف مشمول پرداختی پاداش می‌شود.
- مزایای نقدی
پرداخت‌های نقدی اضافه بر حقوق مثل حق مسکن، ایاب و ذهاب، حق اولاد و سایر بن‌ها
- مزایای غیرنقدی
مجموع مزایایی که بجای پرداخت نقدی بصورت خدمات یا کالا به کارکنان داده می‌شود مانند بیمه درمانی، خودرو سازمانی، کوپن غذا
- سنوات خدمت
طبق قانون وزارت کار سنوات مبلغی است که به ازای هر سال خدمت کارکنان پرداخت می‌شود. این مبلغ به عنوان پاداش پایان خدمت بع هنگام ترک کار درنظر گرفته می‌شود. سنوات بر اسا تعداد سال‌های خدمت و اخرین حقوق دریافتی محاسبه می شود.
- مرخصی‌های استفاده نشده
چنانچه کارمند در طول سال از تمام مرخصی‌های سالانه خود استفاده نکند ممکن است معادل ریالی آن به عنوان حقوق اضافه پرداخت شود.
- بیمه تامین اجتماعی
حق بیمه بخشی از حقوق کارمند است که به عنوان بیمه‌های تامین اجتماعی مثل بیمه بازنشستگی، بیکاری یا از کارافتادگی پرداخت می شود. حق بیمه تامین اجتماعی معمولا شامل سهم کارفرما و کارگر می‌شود که طبق قانون وزارت کار بصورت 23% حق کارفرما و 7% حق کارگر تعیین شده است.
- مالیات حقوق
مالیات یکی از منبع درآمدهای دولت است که به روش‌های مختلفی دریافت می‌شود. مالیات بر حقوق که یکی از آیتم‌های موجود درحسابداری حقوق و دستمزد است طبق مقررات مالیاتی هر کشور از حقوق کارکنان کسر می‌شود و بصورت تصاعدی بوده و درصدهای مختلفی دارد.
- سایر کسورات
کسوراتی دیگری طبق شرایط خاص یا توافقات داخلی سازمان مثل وام‌های دریافتی، کمک‌ای مالی، بیمه‌های تکمیلی وجود دارد.
- عیدی و پاداش پایان سال
عیدی به عنوان پاداش و هدیه پایان سال طبق تعداد ماه‌های خدمت و حقوق پایه محاسبه و پرداخت می‌شود.
- حق سنوات
مبلغی که بر حسب مدت خدمت کارکنان و پس از پایان قرارداد یا بازنشستگی به کارمند پرداخت می شود.
- بیمه بیکاری
گاها و در برخی موارد مبلغی به عنوان حق بیمه بیکاری از حقوق کارکنان کسر می‌شود و در مواقع بیکاری به عنوان حمایت مالی به کارمند پرداخت می‌شود.
- سایر مزایا
کمک هزینه تحصیلی، تسهیلات رفاهی، بیمه‌های تکمیلی و سایر خدمات
هدف حسابداری حقوق و دستمزد
حسابداری حقوق و دستمزد در سازمان با دو هدف اصلی انجام می‌شود
- محاسبه حقوق خالص و ناخالص هر فرد به مدت معین
- آماده‌سازی و تهیه اسناد مربوط به هزینه‌های دستمزد و پرداخت به تامین اجتماعی در راستای تسهیل انجام امور حسابداری
آموزش حسابداری حقوق و دستمزد
انجام درست و دقیق محاسبه حقوق و دستمزد از مهمترین اصل‌های حسابداری در سازمان است. این فرایند چند مرحله را شامل می‌شود که در اینجا پنج گام مهم در حسابداری حقوق و دستمزد را آموزش می‌دهیم
- تعیین حقوق پایه
حقوق پایه که اصلی‌ترین آیتم در فیش حقوقی است بصورت سالیانه در جلسه شورای عالی کار و با حضور نماینده کارگران، نماینده دولت و نماینده کارفرمایان تعیین می‌شود. پس از تصویب حقوق پایه، به اطلاع واحدهای اقتصادی اطلاع رسانی می‌شود. محاسبه و ثبت حقوق پایه اولین قدم در حسابداری حقوق و دستمزد است.
- محاسبه اضافه کاری
کارکرد بیش از ساعات کار عادی را اضافه کاری می گویند که نرخی معادل 40 درصد اضافه بر مزد ثابت است. محاسبه اضافه کاری از دیگر مراحل حسابداری دستمزد است. طبق قانون کار فرد بیش از 4 ساعت در روز و 135 ساعت در ماه اجازه اضافه کاری ندارد.
- محاسبه مزایا
در هر سازمان ممکن است بسته به میزان کارکرد، تعداد ساعات کاری و سابقه و تخصص فرد مزایایی به کارمند تعلق گیرد. علاوه بر محاسبه حقوق پایه، محاسبه مزایا از دیگر اقدامات است.
- تعیین حق بیمه تامین اجتماعی
حق بیمه تامین اجتماعی در بخش کسورات محاسبه می‌شود و از مهمترین مباحث در حسابداری حقوق و دستمزد است. بطور کلی 30 درصد از حقوق مشمول بیمه تامین اجتماعی می‌شود که 70% سهم کارمند و 23% سهم کارفرما است.
- محاسبه مالیات حقوق
نرخ مالیات در حسابداری حقوق و دستمزد که بصورت سالانه تعیین می‌شود از دیگر آیتم کسورات است. مالیات حقوق رابطه مستقیمی با میزا دریافتی کارکنان دارد و بصورت تصاعدی محاسبه می‌شود.
فرمول‌های محاسبه حقوق و دستمزد
در اینجا مهمترین فرمول‌های محاسبات در حسابداری حقوق و دستمزد را با توجه به قوانین تصویب شده وزارت کار شرح می‌دهیم:
- فرمول محاسبه دستمزد هر ساعت کار
حقوق و دستمزد هر ساعت کار مطابق با مبلغ تعیین شده وزارت کار ویا مبلغ توافق شده بین کارگر و کارفرما محاسبه می‌شود.
- فرمول محاسبه هر ساعت اضافه‌کاری
دستمزد یک ساعت کار اضافی برابر است با = مزد یک ساعت کار عادی * 1.4
- محاسبه شب‌کاری
یک ساعت شب‌کاری = مزد یک ساعت کار عادی * 1.35
- محاسبه حقوق نوبت‌کاری
نوبت‌کاری یا همان شیف‌کاری = نرخ نوبت‌کاری که بر اسا نوع شیفت تعیین می‌شود * مزدی که به تبع شغل متفاوت است
- فرمول محاسبه سنوات
نرخ سنوات بر حسب مبلغی که هرساله وزارت کار تعیین می‌کند محاسبه می‌شود. مزد سنوات طبق وزارت کار برابر است با جمع دو حقوق پایه
- فرمول محاسبه عیدی و پاداش
عیدی کارگریان کمتر از 12 ماه کارکرد = 12 / حقوق ماهانه * تعدا ماه‌های کاری
عیدی کارگرانی که بیشتر از 12 ماه کرا کرده‌اند = 12 / حقوق ماهانه * تعداد ماه‌های کاری
نحوه محاسبه کسورات در حسابداری حقوق و دستمزد
کسورات در حسابداری به چند دسته تقسیم می‌شوند که مهمترین آیتم‌های کسورات شامل موارد زیر می‌شوند:
- حق بیمه
- مالیات حقوق
- مساعده
- بیمه عمر
- وام صندوق
- صندوق پس‌انداز
نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد
با افزایش نیروی انسانی و پیچیدگی‌هایی مثل محاسبه بیمه، مالیات، مزایا و غیره در حسابداری حقوق و دستمزد، نیاز به سیستم‌های نرم افزاری بیش از پیش احساس می‌شود. محاسبه موارد پیچیدی در حقوق و دستمزد مثل گذشته بصورت دستی و یا اکسل امکان‌پذیر نیست و وجود نرم افزار مناسب از بروز خطاهای انسانی در محاسبات جلوگیری خواهد کرد.
نرم افزار حسابداری بهترین گزینه برای محاسبه دقیق و صحیح دستمزد است. مدیران مالی به کمک نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد به ثبت اطلاعات مالی سازمان، تجزیه وتحلیل دقیق داده‌های مالی و گزارش‌گیری‌های منظم می‌پردازند.
ویژگی‌های مهم نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد
بطور کلی بهترین نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد ویژگی و امکانات زیر را دارند:
- محاسبه دقیق و خودکار حقوق و دستمزد تمام کارکنان (ساعت‌کاری، شیفت‌کاری، اضافه‌کاری)
- مدیریت اطلاعات شخصی مثل مشخصات فردی کارکنان، شماره حساب بانکی و مشخصات مالی
- صدور گواهی حقوق
- مدیریت امور مالی و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان
- تولید و ارائه گزارشات دقیق مالی
- محافظت از اطلاعات شخصی و مالی کارکنان
- تعریف و مدیریت سیستم بیمه ای کارکنان
- مدیریت بودجه هر دپارتمان
- قابلیت اتصال و یکپارچگی با دیگر سیستم‌های سازمانی مانند سیستم حضور وغیاب
- پشتیبانی از فرمت‌های مختلف فایل و گزارش‌ها
قابلیت‌های نرم افزار حقوق و دستمزد پارسان در یک نگاه
- مدیریت دوره‌های پرداخت حقوق
- پیکربندی عوامل حقوقی
- مدیریت قوانین محاسبه عوامل حقوقی
- مدیریت وام‌های پرداختی
- محاسبه انفرادی و گروهی حقوق
- حقوق معوقه
- تهیه دیسکت بیمه و مالیات
- پیشخوان اطلاعات حقوق و دستمزد
