حسابداری اموال و دارایی ثابت چیست و چگونه انجام می شود؟

همانطور که تجارت شما به رشد خود ادامه می دهد، باید رشد موجودی، فروش، خدمات و فرآیند تولید آن را دنبال کنید. استفاده از صفحات گسترده دستی برای نیازهای تیم و حسابداری خود کافی نیست. ممکن است مجبور شوید روش کنترل موجودی خود را به روز کنید که شامل خرید نرم افزار جدیدی است که تیم شما می تواند آموزش دهد و با آن سازگار شود – اینجا جایی است که حسابداری دارایی ثابت وارد می شود.

اموال و دارایی ثابت چیست؟

برای درک فرآیند حسابداری خود، ابتدا باید بدانید که دارایی ثابت چیست و چه تفاوتی با سایر اقلام موجود در انبار شما دارد. دارایی ثابت که به عنوان دارایی سرمایه نیز شناخته می شود، یک قطعه ملموس از دارایی، کارخانه یا تجهیزات (PP&E) است که شما مالک یا مدیریت می کنید با این انتظار که به طور مستمر به ایجاد درآمد کمک کند. یک دارایی زمانی ثابت می شود که کالایی باشد که کسب و کار شما در سال آینده آن را مصرف نمی کند، نمی فروشد یا به پول نقد تبدیل نمی کند. دارایی های ثابت با دارایی های جاری متفاوت است که به صورت نقدی هستند یا قرار است ظرف 12 ماه آینده به وجه نقد تبدیل شوند.

دارایی های ثابت نیز با موجودی شما متفاوت است، زیرا قرار است موجودی در بازه زمانی کوتاهی مصرف شود. موجودی را می توان به دسته های زیر تقسیم کرد:

مواد خام
کالاهای تمام شده برای فروش
کالاها و خدمات در حال انجام است
تجهیزات عملیاتی، تعمیر و نگهداری

از آنجایی که موجودی شما شامل تمام کالاهای نهایی شما و همچنین موادی است که برای ساخت آنها نیاز دارید، دارایی های ثابت همان چیزی است که برای ایجاد، نگهداری و ارسال آن کالاهای نهایی استفاده می کنید.

حسابداری اموال و دارایی ثابت چیست؟

(Fixed Assets Accounting) به معنای حسابداری اموال و دارایی ثابت شاخه‌ای از حسابداری است که به ثبت، کنترل، مدیریت و گزارش‌گیری از دارایی‌های بلندمدت و مشهود سازمان می‌پردازد. درواقع دارایی ثابت، اموالی است که شرکت برای استفاده در عملیات خود (نه برای فروش مجدد) خریداری می‌کند و عمر مفید آن‌ها بیش از یک دوره مالی است؛ مثل: ساختمان، ماشین‌آلات، تجهیزات، زمین، وسایل نقلیه و اثاثیه اداری.

اهمیت حسابداری دارایی‌های ثابت چیست؟

کمک به ارزیابی دقیق ارزش شرکت.
اطمینان از کنترل داخلی و جلوگیری از سوءاستفاده از اموال.
رعایت استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی.
کمک به مدیریت در تصمیم‌گیری درباره سرمایه‌گذاری و جایگزینی تجهیزات.

سه مفهوم کلیدی در حسابداری اموال و دارایی ثابت

دارایی ثابت (Fixed Asset):

این نوع دارایی اموال ملموس و قابل لمس است که سازمان برای کسب سود از آن‌ها استفاده می‌کند و عمر مفید آن‌ها بیش از یک سال است.
عمر مفید (Useful Life):

مدت زمانی مورد انتظار که یک دارایی ثابت در عملیات کسب‌وکار مورد استفاده قرار گیرد.
استهلاک (Depreciation):

فرآیند تخصیص تدریجی هزینه یک دارایی ثابت به دوره‌هایی که از آن استفاده می‌شود.

انواع دارایی های ثابت

کسب و کارها در چند نوع دارایی ثابت سرمایه گذاری می کنند. چند نمونه عبارتند از:

ساختمان ها و تأسیسات
تجهیزات و نرم افزارهای کامپیوتری
مبلمان و وسایل
دستگاه
وسایل نقلیه

معمولاً هنگام خرید دارایی های ثابت هزینه های اضافی درگیر می شود. شرکت های فرعی یا شرکت های شخص ثالث، به عنوان افزایش قابل توجهی در دارایی های شما عمل می کنند. برای مثال، هزینه‌های سرمایه‌گذاری شده برای خرید یا توسعه نرم‌افزار، و همچنین تبدیل داده‌های قدیمی، آموزش و نگهداری باید در هزینه‌های کلی شما لحاظ شود.

وظایف اصلی حسابداری دارایی‌های ثابت چیست؟

شناسایی و ثبت اولیه دارایی
ثبت بهای تمام‌شده دارایی هنگام خرید شامل قیمت خرید، هزینه حمل‌ونقل، بیمه و هزینه‌های نصب و آماده‌سازی.
استهلاک‌گیری (Depreciation)
محاسبه و ثبت کاهش ارزش دارایی در طول زمان بر اساس روش‌های مختلف (خط مستقیم، نزولی، واحد تولید و …).
کنترل و نگهداری
ثبت جابه‌جایی‌ها، تعمیرات اساسی و تغییرات ارزش دارایی‌ها در طول دوره استفاده.
خروج دارایی‌ها
ثبت فروش، اسقاط، اهدا یا از بین رفتن دارایی و محاسبه سود یا زیان ناشی از آن.
گزارش‌گیری و افشا
ارائه اطلاعات شفاف در صورت‌های مالی (ترازنامه و یادداشت‌های توضیحی) در مورد ارزش دفتری دارایی‌ها، روش‌های استهلاک و تغییرات آن‌ها.

آشنایی با حسابداری اموال و دارایی ثابت

حسابداری دارایی های ثابت ثبت دقیق سوابق مالی کسب و کار شما در مورد دارایی های سرمایه ای شما است. این چرخه عمر دارایی را در پنج مرحله مختلف شرح می دهد. پس از خرید اولیه، چرخه عمر هر دارایی ثابت حداقل شامل سه مرحله از پنج مرحله زیر است:

تملک: دارایی ثابت جدید در دفاتر ثبت می شود.
استهلاک: ارزش دارایی شما به صورت دوره ای کاهش می یابد که در یک روش خاص محاسبه می شود.
تجدید ارزیابی: ارزیابی برای ثبت ارزش فعلی بازار منصفانه.
نقص: همچنین به عنوان نوشتن یادداشت شناخته می شود، این به عنوان کاهش ثبت شده در ارزش به دلیل رویدادها یا شرایط عمل می کند.
دفع: فروش، اسقاط یا شکل دیگری از دفع یک دارایی در پایان عمر مفید آن.

ممیزی ها نیز در بررسی های دقیق سوابق حسابداری شرکت شما پس از بسته شدن دفاتر سال مالی گنجانده شده است. چه داخلی و چه خارجی، اینجاست که ممکن است متوجه ناسازگاری یا تفاوت بین یادداشت های خود و وضعیت واقعی دارایی های خود شوید. این همچنین شفافیت دارایی‌ها و دفاتر حسابداری شما را افزایش می‌دهد، اگر بیشتر از حد انتظار ضرر می‌کنید.

دموی رایگان نرم افزار اموال و دارایی ثابت پارسان رو همین الان ببین!

در کمتر از ۲ دقیقه ثبت‌نام کن و یک جلسه مشاوره + دمو اختصاصی نرم افزار اموال ثابت بگیر.

درخواست دمو رایگان نرم افزار اموال و دارایی ثابت پارسان

مثالی از حسابداری اموال و دارایی ثابت

فرض کنید شرکت پارسان یک دستگاه چاپ خریداری می‌کند با شرایط زیر:

بهای خرید دستگاه: 500,000,000 ریال
هزینه حمل و نصب: 20,000,000 ریال
عمر مفید: 5 سال
ارزش اسقاط (ارزش باقی‌مانده در پایان عمر): 30,000,000 ریال
روش استهلاک: خط مستقیم

ثبت اولیه خرید دارایی ثابت:

دارایی ثابت (ماشین‌آلات) 520,000,000

بانک / حساب‌های پرداختنی 520,000,000

بهای تمام‌شده = 500,000,000 + 20,000,000 = 520,000,000 ریال

محاسبه استهلاک سالانه:

استهلاک سالانه = بهای تمام شده – ارزش اسقاط عمر مفید

{استهلاک سالانه} = {بهای تمام شده – ارزش اسقاط} {عمر مفید}

استهلاک سالانه = عمر مفید بهای تمام شده – ارش اسقاط

520,000,000−30,000,0005=98,000,000\frac{520,000,000 – 30,000,000}{5} = 98,000,0005520,000,000−30,000,000=98,000,000

هزینه استهلاک سالانه = 98,000,000 ریال

ثبت هزینه استهلاک در پایان هر سال:

هزینه استهلاک – ماشین‌آلات 98,000,000

استهلاک انباشته – ماشین‌آلات 98,000,000

ارزش دفتری دارایی در هر سال:

پایان سال اول: 520,000,000 – 98,000,000 = 422,000,000
پایان سال دوم: 324,000,000
پایان سال سوم: 226,000,000
پایان سال چهارم: 128,000,000
پایان سال پنجم: 30,000,000 (همان ارزش اسقاط)

این یعنی در ترازنامه سال به سال، ارزش دفتری دستگاه کم می‌شه و هزینه استهلاک هم در صورت سود و زیان شناسایی می‌شه.

روش های استهلاک

استهلاک بخشی جدایی ناپذیر از حسابداری شماست و نشان می دهد که ارزش دارایی های ثابت شما با افزایش سن چگونه کاهش می یابد. روش های مختلفی برای محاسبه استهلاک استفاده می شود. چهار روش رایج عبارتند از:

تراز مضاعف کاهشی:

استهلاک شتابان که در آن هزینه در چند سال اول بیشتر و سپس کمتر می شود و شما را قادر می سازد از تجهیزاتی استفاده کنید که ممکن است با افزایش سن از رده خارج شوند.

خط مستقیم:

مقدار مساوی استهلاک هر سال اعمال می شود.

واحدهای تولید:

یک هزینه استهلاک متغیر سالانه بر اساس بازده تولید شده، که به کسب و کار اجازه می دهد با خروجی واقعی هزینه استهلاکی که متحمل می شود مطابقت داشته باشد.

بسته به نوع دارایی و طول عمر آن، روش های مختلفی برای به دست آوردن بهترین نتایج وجود دارد. انتخاب روش استهلاک مناسب تنها چیزی نیست که تعیین کننده میزان موفقیت شما در پایان سال مالی است.

نکاتی در مورد بهبود حسابداری اموال و دارایی ثابت

با درک اصول حسابداری دارایی های ثابت، چند چیز وجود دارد که می توانید در استراتژی خود پیاده سازی کنید تا مطمئن شوید که درآمد خود را به حداکثر می رسانید.

یک آستانه برای سرمایه گذاری تعیین کنید

هنگامی که برای اولین بار یک کالا را خریداری می کنید و تصمیم گیرندگان شما به طور دقیق مقدار ثابتی را برای سرمایه گذاری تعیین می کنند، اطمینان حاصل می کنید که دفاتر حسابداری شما به طور یکنواخت سازگار است و به شما و تیم شما کمک می کند.

ارزیابی مجدد عمر تجهیزات

تخمین صحیح مدت زمانی که می توانید از دارایی های ثابت خود برای هدف اصلی خود استفاده کنید، در دراز مدت به کسب و کار شما کمک زیادی می کند. از آنجایی که دفاتر حسابداری و استهلاک شما به برآوردهای دقیق عمر متکی است، مهم است که در صورت لزوم مجدداً ارزیابی کنید زیرا ممکن است در طول زمان تغییر کند.

دارایی های خود را تگ کنید

ردیابی و برچسب گذاری دارایی های خود در طول زندگی ضروری است زیرا عوامل مختلف می تواند بر ارزش آنها تأثیر بگذارد. برچسب گذاری به ردیابی اقلام شما در طول مراحل چرخه عمر آنها و همچنین جلوگیری از سرقت، حذف جابجایی نادرست و بررسی آمارهای مالی کمک می کند.

بینش خودکار با نرم افزار حسابداری دارایی ثابت

با خودکار کردن فعالیت‌های دستی‌تان برای کمک به ردیابی داده‌ هایتان با نرم‌ افزار حسابداری دارایی ثابت، به فرآیندهای شما سهولت می‌ بخشد. حفاظت از رمز عبور همچنین به ارائه دسترسی فقط به کسانی که نیاز دارند و برای آن آموزش دیده اند کمک می کند.

برای داشتن بهترین شانس برای حفظ شفافیت در طول چرخه عمر، به روز رسانی ذینفعان لازم در مورد مسائل بالقوه تعمیر و نگهداری، و توجه به وضعیت دارایی های خود در هر زمان معین، بسیار مهم است که تیم شما نرم افزار حسابداری دارایی ثابت مناسب را در اختیار داشته باشد.