تمام کسب و کارهای بزرگ و کوچک از بخش‌های مختلف مالی، منابع انسانی، زنجیره تامین، تدارکات و خدمات تشکیل شده‌اند که به کمک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا همان ERP بصورت یکپارچه در جهت اهداف سازمان عمل می‌کنند. بنابراین در یک نگاه ساده به ERP چیست متوجه خواهیم شد که، نرم افزار ERP، سیستم یکپارچه‌سازی و برنامه ریزی منابع سازمانی است.
تا پایان مطلب با ما همراه باشید تا با مفهوم ERP و کاربردهای نرم افزار ERP آشنا شوید.
ERP مخفف چیست؟
واژه ERP مخفف (Enterprise resource planning) برنامه ریزی منابع سازمانی است، اما ای آر پی چیست و به چه معناست؟ ERP به معنای مدیریت کارآمد تمام فرایندهای تجاری سازمان در یک سیستم یکپارچه است. این فرآیندهای تجاری شامل امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، خدمات و تدارکات و دیگر موارد است.
چرا ERP مهم است؟
نرم افزار ERP در یک سازمان به مثابه یک سیستم عصبی مرکزی عمل می‌کند و با فراهم کردن یک اتوماسیون یکپارچه و هوشمند به اجرای کارآمد تمام عملیات تجاری در سازمان کمک می‌کند.
- فرآیند مالی سازمان برای بستن دفاتر و حساب و کتاب‌های مالی و حسابداری به ERP نیاز دارد.
- واحد فروش برای مدیریت سفارشات مشتریان متکی به ERP است
- فرآیند زنجیره تامین و لجستیک برای ارائه خدمات و محصولات به مشتریان به یک نرم افزار ERP ایرانی خوب متکی است
- مدیریت سازمان برای رصد فوری عملکرد شرکت وابسته به سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی ( ERP ) است
شش مزیت کلیدی ERP
یک سیستم ERP بسته به نحوه استقرار در سازمان مزیت‌های متفاوتی دارد اما بطور کلی شش مزیت عمده برای استقرار ERP در سازمان وجود دارد
- بهره وری بالا: به کمک نرم افزار ERP فرایندهای اصلی کسب و کار خود را ساده کنید تا با منابع کمتری کارهای بیشتری انجام شود.
- بینش عمیق‌تر: با حذف دوباره کاری‌ها و داده‌های اضافی، پاسخ‌های سریعی برای سوالات تجاری سازمان دریافت خواهید کرد
- گزارش‌دهی سریع: در یک سیستم یکپارچه منابع سازمانی گزارش دهی مالی و تجاری به سرعت انجام‌پذیر است
- ریسک کمتر: با استقرار ERP در سازمان، می‌توان فرآیندهای حیاتی کسب و کار را مطابق با الزامات قانونی کنترل کرده و با پیش‌بینی ریسک‌های احتمالی از آنها جلوگیری کرد.
- ساده‌سازی فناوری در سازمان: با استفاده از سیستم ERP که یک پایگاه داده مشترک در سازمان است، می‌توانید فناوری اطلاعات را ساده و آسان کنید.
- بهبود عملکرد: با عملیات کارامد در سازمان و دسترسی به داده‌های واقعی در زمان مناسب، می‌توان فرصت‌های پیش روی سازمان را شناسایی کرده و با واکنش سریع به بهبود عملکرد سازمان کمک کرد.
معایب سیستم ERP
بسیاری از افراد نرم افزار ERP را برای کسب و کارهای بزرگ، به ویژه برای بخش های اصلی کسب و کار مانند امور مالی ضروری می دانند و مطمئناً در مورد مشاغل کوچک نیز همین گونه است. قطعا یک سیستم ERP راه حل اصلی برای چنین مواردی است. اما با همه این موارد، اجرای این سیستم دارای معایبی نیز است، از جمله:
- هزینه بالا
- فرایند استقرار پیچیده
- نیاز به مدیریت تغییرات در حین و پس از اجرا
نرم افزار ERP چیست و چگونه کار می‌کند؟
یک نرم افزار ERP از ماژول‌ها یا برنامه‌های تجاری یکپارچه تشکیل شده است که با هم ارتباط دارند و یک پایگاه داده مشترک را در سازمان به اشتراک می‌گذارند.
هر ماژول در نرم افزار ERP بر یک حوزه تجاری متمرکز است و در عین حال به کمک پایگاه داده مشترک در ERP برای رفع نیازهای سازمان با هم کار می‌کنند.
شرکت‌ها میتوانند هر ماژول امور مالی، حسابداری، منابع انسانی، فروش، لجستیک، خدمات و تدارکات را بصورت جداگانه خریداری کنند و یا بصورت یک مجموعه که نرم افزار ERP نام دارد خریداری شود.
همچنین سازمان‌ها نرم افزار ERP را میتوانند بصورت مدل ابری یا بصورت مدل مجوز در محل خریداری کنند.
نرم افزار erp چگونه کار می‌کند؟
Erp یک سیستم متمرکز جمع‌آوری داده و اطلاعات از بخش‌های مختلف سازمان است و به شما در مدیریت فرایند تجاری کسب و کار خود کمک می‌کند.
کارمندان در یک شرکت به جای استفاده از ماژول‌ها و نرم افزارهای مختلف، همه چیز را در یک سیستم erp بصورت یکپارچه در اختیار دارند و میتوانند گزارش را از یک نرم افزار واحد و متمرکز بدست بیاورند.
تمام داده‌های بخش‌های مختلف مثل منابع انسانی، مالی، فروش، مدیریت ارتباط با مشتری و غیره در یک پایگاه داده مشترک و متمرکز ارسال می‌شود و این اطلاعات با سایر ماژول‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود.
داده‌های نرم افزار erp امکان سازگاری با تغیرات و تصمیم‌گیری آگاهانه را فراهم می‌کند و بهره‌وری و کراایی عملیات سزمان را افزایش می‌دهد.
رایج‌ترین ماژول‌ها در نرم افزار ERP
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی انواع ماژول‌های مختلف را شامل می‌شود و هر ماژول در ERP فرایندهای خاصی از کسب و کار مثل امور مالی، تدارکات، حسابداری، زنجیره تامین، فروش و غیره را پشتیبانی می‌کند و در عین حال با اتصال به نرم افزار ERP یک منبع داده دقیق را به اشتراک می‌گذارند.
پرکاربردترین ماژول‌های نرم افزار ERP
- امور مالی و حسابداری
ماژول مالی و حسابداری به عنوان ستون فقرات سیستم‌های ERP شناخته می‌شوند. نرم افزار حسابداری علاوه بر مدیریت دفتر کل و خودکارسازی وظایف کلیدی مالی، به کسب و کارهای کمک می‌کند حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی خود را پیگیری کنند. همچنین ماژول مالی در یک سیستم ERP گزارشات مالی که با استاندردهای درآمدی مطابقت داشته باشند تولید می‌کند و ریسک مالی را کاهش می‌دهند.
- مدیریت منابع انسانی
نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی یکی از ماژول‌های اصلی در هر سیستم ERP است که قابلیت‌های ثبت حضور و غیاب (تردد) و حقوق و دستمزد را فراهم می‌کند. افزونه‌های سیستم مدیریت سرمایه انسانی می‌تواند به ERP متصل شود و با تجزیه و تحلیل نیروی کار و مدیریت تجربه کارکنان، عملکرد قوی‌تری از مدیریت منابع انسانی ارائه دهد.
- منبع یابی و تدارکات
وظیفه نرم افزار تدارکات در ERP چیست؟ وظیفه سیستم تدارکات در کسب و کارها، شناسایی مواد و خدماتی است که شرکت‌ها برای تولید کالاهایشان نیاز دارند. همچنین سیستم تدارکات فرایند خرید را متمرکز و خودکار می‌کند. مثل درخواست برای مظنه قیمت‌ها، ایجاد قراردادها، بهبود مذاکرات تامین کننده، یکپارچه‌سازی شبکه خریداران.
- فروش
ماژول فروش در سیستم ERP، ارتباطات با مشتریان بالقوه و بالفعل سازمان را پیگیری می‌کند. و با ایجاد بینش‌های مبتنی بر داده به افزایش فروش می‌انجامد. از جمله قابلیت‌های زیرسیستم فروش می‌توان به مدیریت سفارش‌ها، مدیریت قراردادها، پشتیبانی نیروی فروش و عملکرد فروش اشاره کرد.
- ساخت
ماژول ساخت در یک نرم افزار ERP ایرانی و یا خارجی با فرآیندهای تولید در سازمان سروکار دارد و شامل قابلیت‌های برنامه ریزی مواد، برنامه ریزی تولید، اجرا و ساخت، مدیریت کیفیت است
- لجستیک و زنجیره تامین
هدف ماژول زنجیره تامین در سیستم ERP چیست؟ زنجیره تامین و لجستیک یکی از اجزای کلیدی هر سیستم ERP است که فرآیند تامین و جابجایی منابع را در زنجیره تامین سازمان دنبال می‌کند. نرم افزار زنجیره تامین قابلیت مدیریت موجودی، حمل و نقل و تدارکات و عملیات انبارداری را داراست که به انعطاف زنجیره تامین می‌انجامد
- تحقیق و توسعه
ماژول تحقیق و توسعه یکی از زیرسیستم‌های مهم در هر سیستم ERP است. نرم افزار تحقیق و توسعه ابزارهای طراحی و توسعه محصول، مدیریت چرخه حیات محصول، انطباق محصول و غیره را ارائه می‌دهد و به شرکت‌ها در ایجاد نوآوری‌های جدید کمک می‌کند.
- اموال و دارایی سازمان
EAM یا نرم افزار مدیریت دارایی سازمان به کسب و کارها کمک می‌کند تا زمان خرابی تجهیرات و ماشین‌آلات را به حداقل برسانند. نرم افزار اموال و دارایی شامل قابلیت‌هایی برای نگهداری تجهیزات، برنامه ریزی عملیات، برنامه ریزی دارایی، محیط زیست و سلامت و ایمنی در محل کار است.
چرا باید برای سازمان از نرمافزار ERP استفاده کنیم؟
شاید به‌روز بودن، سهولت در انجام کارها و صرفه‌جویی در وقت مهمترین دلایل استفاده از ERP باشد اما سازمان‌ها به دلایل زیر نیز از این نرمافزار استفاده می‌کنند:
- سیستم‌های موجود در سازمان به طور کامل انتظارات را برآورده نمی‌کنند.
- سهولت استفاده از یک سیستم جامع به‌جای چند نرمافزار مختلف.
- با استفاده از ERP کارمندان کمتری درگیر امور سازمانی می‌شوند و از این نیروها می‌توان در قسمت‌های دیگر (مثلاً رسیدگی به امور مشتریان و بازاریابی) استفاده کرد.
روش‌های استقرار نرم افزار ERP
سیستم‌های ERP را به روش‌های مختلفی در سازمان می‌توان راه اندازی و استقرار داد. روش‌هایی مثل استقرار در یک فضای ابری عمومی یا خصوصی، استقرار در محل یا استقرار به شیوه ترکیبی. در زیر سه روش استقرار ERP در سازمان را توضیح خواهیم داد.
- ERP ابری
استقرار ERP ابری به این صورت است که نرم افزار در یک فضای ابری میزبانی می‌شود و به عنوان سرویسی که شما مشترک هستید از طریق اینترنت به شما تحویل داده می‌شود.
ارائه دهنده نرم افزر ERP وظیفه نگهداری، امنیت و به روزرسانی منظم نرم افزار را برعهده دارد. هزینه‌های اولیه پایین، ادغام سریع با دیگر سیستم های سازمانی، مقیاس پذیری از دلایل محبوبیت روش استقرار ابری ERP است.
- ERP در محل
استقرار ERP در محل یک روش سنتی است که ERP در مرکز داده شرکت نصب می‌شود و خریدار مسئولیت نگهداری سخت افزار و نرم افزار را برعهده دارد.
امروزه بسیاری از کسب و کارها در حال ارتقای ERP خود به سیستم ابری هستند
- ERP ترکیبی یا هیبریدی
ERP هیبریدی زمانی است که شرکت برای نیازهای تجاری خود از دو مدل سنتی و ابری با هم استفاده می‌کند و بخشی از برنامه‌ها و اده‌ها را در فضای ابری مشترک می‌شود و بخشی را در محل شرکت نصب می‌کند.
چالش‌های پیاده‌سازی ERP
- پیچیدگی
استقرار و پیاده‌سازی سیستم ERP در یک سازمان یک فرایند پیچیده ست که مستلزم برنامه‌ریزی دقیق و همانگ با بخش‌های مختلف سازمان است. پیچیدگی فرایند پیاده‌سازی سیستم ERP باعث سختی و زمانبر بودن آن شده است.
- هزینه
در فرایند پیاده‌سازی ERP عواملی مثل سفارشی سازی، آموزش، انتقال وادغام داده‌ها، مسائل غیر منتظره موجب افزایش هزینه‌های اولیه می‌شود.
- ادغام داده‌ها
ادغام و یکپارچگی داده‌ها به هنگام انتقال اطلاعات از سیستم‌های قدیمی به پایگاه دادهERP می‌تواند زمانبر و هزینه بر باشد و یک چالش جدی در فرایند پیاده‌سازی ERP ایجاد کند.
- یکپارچه‌سازی سیستم
یکپارچه‌سازی سیستم ERP با دیگر سیستم‌ها و نرم افزارهای کاربردی قدیمی در سازمان یکی از عملیات حیاتی در کسب و کار است واین ادغام و یکپارچه‌سازی می‌تواند پیچیده و زمانبر باشد.
- ارتقاء و سفارشی سازی
یک سیستم ERP سفارشی سازی شده در حالی که برای نیازهای خاص سازمان می‌تواند کارا و کارامد باشد، همچنین این سفارشی‌سازی می‌تواند فرایند ارتقاء و سازگاری نرم افزار ERP را با نسخه‌های جدیدتر پیچیده‌تر کند.
- انتخاب فروشنده مناسب
بررسی، شناسایی و انتخاب سیستم ERP و فروشنده مناسب که با نیازهای سازمان همسو باشد کاری حیاتی است که به تویعه کسب و کار در اینده کمک خواهد کرد.
- مقاومت کارکنان در برابر تغییر
تغییر در هر محیطی همیشه چالش برانگیز بوده است و یکی از چالش‌های مهم پیش روی فرایند پیاده‌سازی ERP، مقاومت کارکنان در برابر تغییر و پذیرش ERP جدید است.
- آموزش و پذیرش کاربر
اموزش صحیح یکی از پایه‌های اصلی در پیاده سازی نرم افزار ERP است زیرا که آموزش و پذیرش کاربر منجر به درک صحیح سیستمERP خواهد شد و آموزش ناکافی در کاهش بهره‌وری تاثیر خواهد گذاشت.
- مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار
فرایند پیاده‌سازی ERP، شرکت‌ها ممکن است مجبور به مهندسی مجدد در فرایندهای کسب و کار خود شوند تا با سیستم جدید هماهنگ شوند که این یک چالش بزرگ و کاری زمانبر و پیچیده است.
کسب و کارها از طریق برنامه‌ریزی، ارتباط و همکار موثر بین ذینفعان، فروشندگان ERP و تیم‌های پیاده‌سازی و استقرار قارد به غلبه بر این چالش خواهند بود.
هزینه استقرار نرم افزار ERP ایرانی
هزینه استقرار یک نرم افزار erp عواملی مثل فروشنده نرم افزار، ماژول‌های انتخابی و روش استقرار بستگی دارد. استقرار erp ابری نسبت استقرار به روش داخلی هزینه کمتری دارد زیرا نیاز به تجهیزات سخت افزاری و استخدام متخصص IT در سازمان نیست.
به هنگام محاسبه بازگشت سرمایه و هزینه کل مالکیت در پیاده سازی erp، محاسبه هزینه‌های نیروی کار همانند هزینه‌های انتخاب و استقرار نرم افزار مهم هستند.
مهمترین ویژگی‌های نرم افزار ERP خوب
- پایگاه داده مشترک : یک سیستم ERP اطلاعات متمرکزی ازداده های حقیقی در شرکت جمع‌آوری می‌کند و بصورت منسجم و مشترک ارائه می‌دهد.
- ابزار تجزیه و تحلیل : در یک نرم افزار ERP ابزارهای تجزیه وتحلیل داخلی، گزارش‌دهی وانطباق، ابزارهیا تحلیل ERP هستند که بینش دقیقی به کسب و کارهای می‌دهند.
- مکان تجسم داده ها : ERP داده‌ها را بصورت بصری همراه با اطلاعات کلیدی مدیریتی و جزییات تجزیه وتحلیل ارائه می‌دهد که به تصمیم گیری‌های سریع و آگاهانه کمک خواهد کرد
- اتوماسیون : کارهای تکراری در سازمان به کمک هوش مصنوعی ERP و یادگیری ماشینی بصورت منسجم‌تری انجام خواهد شد
- ظاهر ثابت : UI/UX ثابت که در واقع ظاهر واحساس یکسان در ماژول‌ها وابزارهای کلیدی ERP ارائه می‌دهد.
- یکپارچه سازی : یکپارچه‌سازی فرایندهای کاری و ادغام اطلاعات با دیگر راهکارهای نرم افزاری از ویژیگ‌های کلیدی نرم افزار ERP است.
- فناوری جدید : پشتیبانی از هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی، اینترنت اشیاء، موبایل و حریم خصوصی
- پلتفرم فناوری : استفاده و پشتیبانی از فناوری‌های پایدار مثل پلت فرم کم کد ، بدون کد، مدیریت داده و غیره
- پشتیبانی قوی و چند ملیتی : قابلیت پشتیبانی از زبان‌های مختلف، ارزها، مقرارت کسب و کار محلی و خدمات ابری
- استقرار : امکان استقرار به شیوه‌های ابری ، داخلی یا محلی و ترکیبی (هیبریدی)
بهترین نرم افزار ERP چه ویژگی‌هایی دارد؟
اشتراک گذاری اطلاعات و استانداردسازی فرایندها در سازمان از کاربردهای اصلی و کلیدی هر سیستم ERP است. نرم افزار ERP با اشتراک گذاری داده در سازمان به بهبود عملکرد روزانه سازمان و در نهایت بهبود مدیریت منابع سازمان کمک می‌کند. انتخاب بهترین نرم افزار ERP به الزامات و قابلیت‌های آن نرم افزار بستگی دارد.
بصورت کلی ویژگی‌های بهترین نرم افزار ERP می‌توان به قابلیت‌های زیر اشاره کرد:
- ادغام و یکپارچه‌سازی
- اتوماسیون
- تجزیه وتحلیل داده‌ها
- گزارش‌دهی
- مدیریت مالی
- فروش و بازاریابی
- مدیریت زنجیره تامین
- بهبود تجربه مشتری
- قابلیت سفارشی‌سازی
- امنیت
- پشتیبانی قوی
- مدیریت پروژه
چهار بهترین نرم افزار ERP ایرانی
- نرم افزار ERP پارسان
- نرم افزار ERP راهکاران سیستم
- نرم افزار ERP ابری تیم یار
- نرم افزار ERP نیلرام
چهار بهترین نرم افزار ERP خارجی (جهانی)
- نرم افزار ERP مایکروسافت داینامیک
- نرم افزار ERP odoo
- نرم افزار ERP اوراکل
- نرم افزار ERP SAP
مزایای استفاده از نرمافزار ERP چیست؟
انتخاب هر نرم‌افزاری در سازمان باید در جهت بهینهسازی عملکرد آن باشد. دلایل بسیاری می‌تواند عامل انتخاب یک نرمافزار باشد. در مورد ERP این دلایل می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- کاهش هزینه‌ها
نرمافزار ERP با اتوماتیک کردن و ساده کردن عملیات‌های مختلف سازمان در وقت صرفه‌جویی می‌کند.
نیاز به استفاده از چندین نرمافزار، آموزش کارمندان و هزینه خرید لایسنس نرم‌افزارها را کاهش می‌دهد.
این سیستم یا مدیریت فرایندهای سازمان بخش‌های زیان‌ده را مشخص کرده و عملیات‌هایی که بازدهی کمی برخوردارند را حفظ می‌کند.
- عامل اثر بخشی کسب و کار
یک اتوماسیون اداری با قابلیت‌های فراوان در ERP طراحی شده که نیاز به انجام فرایندهای دستی و کاغذی را از بین می‌برد. فعالیت‌های کارمندان هر بخش را ساماندهی و یک ارتباط جامع و آسان را میان ایشان برقرار می‌کند. در نتیجه برقراری نظم و ازبین‌رفتن فعالیت‌های زائد راندمان کسب‌وکار را بالا می‌برد.
- افزایش مشتری‌مداری و کسب درآمد از طریق ایجاد فرصت‌های جدید
ERP با بررسی روند فروش و انبارگردانی می‌تواند عامل ارتباط بیشتر با مشتری و برطرف‌کننده مشکلات در روند خریدوفروش باشد.
- پیشرفت سازمان در حوزه فنی، استراتژیک و عملیاتی
شاید باور آن سخت باشد که استفاده از نرمافزار تا چه حد می‌تواند در عملکرد یک سازمان مؤثر باشد. ERP در سه حوزه فنی، استراتژیک و عملیاتی می‌تواند سازمان را دگرگون کند.
فنی
- یکپارچه‌سازی سیستم‌های سازمان
- کاهش نیاز به آموزش نیروها
- دسترسی آسان و سریع به اطلاعات
- حفظ امنیت اطلاعاتی سازمان
- مدیریت گردشکار
- قابلیت طبقه‌بندی اطلاعات
- همگام با استانداردهای جهانی پیشرفت کردن
- کاهش نیاز به عملیات از طریق نیروی انسانی و سخت‌افزار
- استفاده از بستر شبکه وب
استراتژیک
- به‌روز بودن عملیات سازمانی با استفاده از فناوری‌های روز دنیا
- نگرش سیستمی
- انجام فرایندهای کاری به‌صورت نظام‌مند
- یکپارچگی اطلاعاتی در سازمان
- مزیت رقابتی از طریق بهبود فرایندها
- آماده‌سازی و تسهیل زیرساخت‌ها برای تجارت الکترونیک و بازاریابی دیجیتال
عملیاتی
- دریافت گزارش با مبنای یکسان به جهت مشابه بودن جریان اطلاعات در همه واحدها
- قابلیت به‌روزرسانی اطلاعات و فرایندها در هر زمان
- افزایش تعامل بین مشتری و سازمان
- کمک به زنجیره فروش و تأمین محصول
- حذف دوباره‌کاری‌ها
- کاهش هزینه‌های سازمان
- افزایش راندمان
اثرات ERP بر کسب و کارها
- کاهش هزینه‌ها
- افزایش کارایی
- بهبود راندمان تولید
- کاهش هزینه‌های عملیاتی
- هزینه‌یابی دقیق
تفاوت بین نرم‌افزارهای حسابداری و نرمافزار ERP چیست؟
می‌توان گفت که نرم‌افزارهای حسابداری زیرمجموعه نرمافزار ERP است. یک نرمافزار حسابداری فقط امور مالی را ساماندهی کرده و عملیات مربوط به اطلاعات مالی سازمان را بررسی می‌کند. اما نرمافزار ERP علاوه بر امور حسابداری، در روند اطلاعاتی، اتوماسیون اداری، بایگانی، خریدوفروش و انبارگردانی نیز به سازمان کمک می‌کند.
آینده ERP در سازمان‌ها
تحولات دیجیتال که امروزه در حال افزایش است، شرکت‌های دیجیتالی را ملزم به بکارگیری روش‌های نوین در مدیریت کسب و کار خود کرده است. امروزه ERP به عنوان هسته اصلی از تحولات دیجیتال در سازمان‌ها شناخته شده است.
حذف فرایندها و سیستم‌های قدیمی و استقرار سیستم یکپارچه ERP در سازمان از جمله عوامل کلیدی، شتاب دهنده‌های کسب و کارها شناخته شده است
