ثبت مصوبات و صورتجلسه، یکی از مهمترین فعالیت‌های هر شرکتی است. صورتجلسه مجمع عمومی به سندی رسمی و معتبر گفته می‌شود که کلیه تصمیمات اتخاذ شده در جلسه را ثبت می‌کند و به عنوان مدرکی برای اثبات مصوبات جلسه، به‌کار گرفته می‌شود. این سند که از اهمیت ویژه ای برخوردار است بصورت کامل و جامع تنظیم می‌شود و از مشکلات و اختلافات احتمالی در آینده جلوگیری می‌کند.
صورتجلسه در انواع مختلف جلسات رسمی، خانوادگی، کاری، آموزشی و غیره تنظیم می‌شود. در ادامه نحوه نوشتن صورتجلسه و مصوبات در مجامع را بررسی می‌کنیم.
صورتجلسه مجمع عمومی چه سندی است؟
صورتجلسه مجمع عمومی سندی معتبر است که کلیه تصمیمات اتخاذ شده در مجمع را ثبت می‌کند. این سند که تمامی مصوبات جلسه مجمع را دربر می‌گیرد شامل اجزاء زیر است:
اجزا و مراحل ثبت صورتجلسه (نوشتن مصوبات مجمع عمومی)
- عنوان یا انتخاب نوع مجمع :
اولین جزء هر صورتجلسه عنوان است. عنوان صورتجلسه باید بطور واضح بیانگر نوع مجمع و تاریخ برگزاری باشد.
- نام شرکت
در این قسمت نام کامل شرکت، نوع حقوقی آن و شماره ثبت شرکت ذکر می‌شود.
- سرمایه ثبت شده شرکت
مقدار سرمایه ثبت شده شرکت نوشته می‌شود.
- محل، تاریخ و ساعت برگزاری مجمع
در این بخش محل، تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و همچنین تعداد اعضای شرکت کننده در مجمع مشخص می‌شود.
- تعیین اعضاء هیئت رئیسه
یکی از بخش‌های مهم صورتجلسه مجمع، تعیین اعضای هیئت رئیسه است که حداقل از سه نفر که سهامدار شرکت باشند تشکیل می‌شود.
- رئیس ( حتما سهامدار شرکت باشد)
- دو نفر ناظر ( صاحبان سهام شرکت باشند)
- یک منشی ( میتواند شخصی خارج از سهامداران باشد)
- نگارش تصمیمات اتخاذ شده
نگارش دقیق و واضح تصمیمات اتخاذ شده در مجمع عمومی بسیار حائز اهمیت است. همچنین در این سند آراء موافق، مخالف و ممتنع در خصوص هر یک از تصمیمات ذکر می‌شود.
- ارسال صورتجلسه به اداره ثبت شرکت‌ها
- بعد از امضاء تصمیمات اتخاذ شده در مجمع، صورتجلسه باید به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.
- آگهی صورتجلسه در روزنامه رسمی
پس از بررسی و تایید صورتجلسه در اداره ثبت شرکت‌ها، صورتجلسه مصوبات باید در روزنامه رسمی کثیرالانتشار آگهی شود و به اطلاع عموم برسد.
کلیدی‌ترین نکات در تنظیم و ثبت صورتجلسه مصوبات مجمع
- هر صورتجلسه و مصوبات باید دقیق، واضح و خوانا نوشته شود و از ابهام و اجمال پرهیز کرد.
- مصوبات صورتجلسه باید به امضاء اعضای هیات رئیسه برسد.
- صورتجلسه مجمع یک سند رسمی است و باید بصورت رسمی بدون هرگونه غلط املایی و نگارشی تنظیم شود.
- تمام تصمیمات مجمع باید در صورتجلسه درج شود.
- اسامی اعضای حاضر در مجمع باید در صورتجلسه ذکر شود.
- تمام اعضای حاضر در جلسه باید صورتجلسه مجمع را امضاء کنند.
- امضاء اعضا باید بصورت واضح و خوانا باشد
- مدارک همراه صورتجلسه باید کامل و صحیح به اداره ثبت شرکت‌ها ارائه شود.
مصوبات مهم در مجمع عمومی موسس
مجمع عمومی موسس یکی از سه نوع مجمع عمومی است که برای تشکیل شرکت برگزار می شود. مجمع موسس که با اجتماع سهامدارن و شرکاء تشکیل می‌شود اختیارات ویژه‌ای دارد.
مهمترین مصوبات :
- تعیین نوع شرکت (سهامی عام یا سهامی خاص)
- انتخاب نام شرکت
- موضوع فعالیت شرکت
- مشخص کردن مقدار سرمایه اولیه شرکت
- انتخاب اعضاء هیئت مدیره و بازرس یا بازرسان شرکت
- تصویب اساسنامه شرکت
سایر مصوبات احتمالی در مجمع عمومی موسس:
- مشخص کردن مدت فعالیت شرکت
- انتخاب روزنامه کثیرالانتشار
مصوبات مهم در مجمع عمومی عادی
مجمع عمومی عادی یا سالیانه حداقل سالی یک‌بار تشکیل می‌شود و اختیارات گستره‌ای دارد
مهمترین مصوبات:
- تصویب صورتجلسه مجمع عمومی عادی قبلی
- تایید و تصویب گزارش هیئت مدیره
- تصویب ترازنامه
- تقسیم سود بین سهامداران
- انتخاب مدیران و بازرسان شرکت
سایر مصوبات احتمالی در مجمع عمومی عادی:
- تعیین روزنامه کثیرالانتشار
- انتخاب حسابرس و بازرس قانونی شرکت
- افزایش یا کاهش احتمالی سرمایه شرکت
- انحلال شرکت
مصوبات مهم در مجمع عمومی فوق‌العاده
مجمع عمومی فوق‌العاده به وقت اضطرار تشکیل می‌شود و تصمیماتی که در حوزه اختیار مجمع عمومی عادی نیست را اتخاذ می‌کند.
مهمترین مصوبات:
- تغییر اساسنامه شرکت
- افزایش یا کاهش سرمایه شرکت
- تصمیم درباره انحلال شرکت
نمونه صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده برای انتخاب بازرسین
سایر مصوبات احتمالی در مجمع عمومی فوق‌العاده
- تغییر موضوع فعالیت شرکت
- تغییر نام شرکت
- تغییر مدت فعالیت شرکت
مصوبات کدام مجمع در اداره ثبت شرکت‌ها باید ثبت شود؟
مطابق با ماده 200 قانون تجارت کلیه تصمیمات اتخاذ شده در مجامع عمومی موسس و عمومی فوق‌العاده باید در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شود و در روزنامه کثرالانتشار شرکت آگهی شود. بر طبق این ماده، نیازی به ثبت موصوبات مجمع عمومی عادی در اداره ثبت شرکت‌ها نیست و برخی از موصوبات این مجمع در روزنامه کثیرالانتشار آگهی می‌شود.
مدارک لازم ثبت مصوبات در اداره ثبت شرکت‌ها
- صورتجلسه تنظیم شده
- رونوشت صورتجلسه شرکت
- روزنامه رسمی حاوی آگهی تاسیس شرکت
- مدارک شناسایی اعضای مجمع
- مدارک مربوط به تغییرات شرکت و تصمیمات اتخاذ شده مانند صورتجلسه تغییر محل شرکت، تغییر مدیرعامل، تغییر اعضای هیئت مدیره …
- اصل و کپی روزنامه کثیرالانتشار شرکت که آگهی مصوبات مجمع در آن منتشر شده است.
پیامدهای عدم ثبت مصوبات در اداره ثبت شرکت‌ها
- عدم اعتبار مصوبات در برابر اشخاص ثالث
بر اساس ماده 197 قانون تجارت، اگر مصوبات مجامع به موقع در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت نشود، در برابر اشخاص ثالث مانند مشتریان، تامین کنندگان، بانک‌ها و سایر نهادهای مالی معتبر نخواهد بود. - مجازات‌های کیفری
- محروم شدن شرکت از مزایایی مانند دریافت وام از بانک‌ها
جمع بندی
مصوبات یک سند رسمی و قانونی برای اثبات تصمیمات اتخاذ شده در جلسات است. حاکمیت شرکتی در هر سازمان ایجاب می‌کند، جلسات مجامع و دیگر جلسات رسمی دارای دستور جلسه و صورتجلسه باشند.
نرم افزار مدیریت امور مجامع پارسان ایده‌ای نوین برای اجرای حاکمیت شرکتی هوشمند است و با قابلیت کنترل، مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات در انواع شرکت های هلدینگی و زیرمجموعه‌ها، راهکاری تازه برای مدیریت فرایندهای مجمع است.
2 نظر در “چگونه مصوبات مجمع عمومی شرکت را بنویسیم؟”
سلام وقت بخیر
آیا مدارک برگزاری مجمع حضوری و مجمع آنلاین با هم تفاوت دارند؟
سلام وقتتون بخیر
مدارک حضور در مجمع بصورت حضوری یا آنلاین هیچ تفاوتی ندارد. تنها تفاوت این است که در برگزاری مجمع بصورت آنلاین سهامدارن از طریق نصب پلتفرم مربوطه و وارد شدن به آن در جلسه مجمع حاضر می شوند. پیشنهاد می کنم برای اطلاعات بیشتر از نحوه برگزاری مجمع آنلاین و حضوری این مقاله را مطالعه کنید