نرم افزار مدیریت قرارداد، در واقع یک نرم افزار کاملاً منحصر به فرد است که توانایی مدیریت تمامی قراردادهای منعقد شده (در حقیقت یکی از اصلی ترین، حساس ترین و در عین حال مهم ترین چالش های هر سازمان، ارگان و مجموعه ای به شمار می رود) را دارد. به بیانی ساده می توان گفت که این نرم افزار مدیریت، قراردادها را به طرز چشمگیری راحت تر کرده است.
به وسیله نرم افزار مدیریت قراردادها شما به راحتی قادر خواهید بود به تمامی اطلاعات پیمانکاران از جمله امضاء، تلفن، آدرس، اطلاعات ثبتی، روزنامه های ثبت و تغییر و غیره دسترسی پیدا کرد.
مدیریت قراردادها چیست؟
مدیریت قراردادها به روندی گفته می شود که مهم ترین وظیفه آن ایجاد، تجزیه، تحلیل و اجرای قراردادها و مدیریت آن است. در واقع از جمله مزیت های استفاده از مدیریت قراردادها، به حداقل رساندن ضریب ریسک در عملکردهای مالی و عملیاتی است. به بیانی کاملاً ساده، مدیریت قراردادها به مدیریت قراردادهایی اطلاق می شود که بین فروشندگان، شرکاء، کارمندان و یا مشتریان به وجود می آید.
سامانه مدیریت قراردادها
شامل موارد زیادی از جمله رسیدگی‌کردن به مشکلات مربوط به قراردادهای بین افراد، ایجاد تغییرات لازم و همچنین نظارت در صورت نیاز، تعامل فعالانه با طرف های درگیر برای رسیدن به اهداف مورد نظر و اطمینان از این مورد که هر دو طرف این توانایی را دارند که از انتظارات یکدیگر فراتر روند، می‌باشد.
موردی که از اهمیت زیادی برخوردار است این است که یک مدیر قرارداد بایستی از علم، دانش و آموزش لازم برای روند مدیریت قرارداد، برخوردار باشد تا بتواند قرارداد منعقد شده را به صورت صحیح و درست به سرانجام برساند.
نرم افزار مدیریت قراردادها چیست؟
همان طوری که در بالا هم به این موضوع اذعان کردیم، نرم افزار مدیریت قراردادها، به سازمان ها، ارگان ها و مجموعه هایی که بیشتر پروژه محور هستند، امکان مدیریت قراردادها، کنترل هزینه و بهای تمام شده، مدیریت صورت وضعیت ها، دریافت و پرداخت ها و همچنین کنترل ضمانت نامه ها را می دهد.
شناخت، عارضه یابی و آنالیز سیستم قرارداد فعلی:
کارشناسان پارسان پس از بررسی پرسش نامه (استقرار) مربوط به شرایط فعلی سیستم قرارداد خریدار اقدام به آنالیزو عارضه یابی کرده تا در صورت نیاز نسبت به ارائه یک راهکار استاندارد نرم افزاری اقدام نمایند.
پیشنهاد می کنیم مقاله مدیریت انبارداری را حتما مطالعه نمایید.
کانورت و انتقال اطلاعات از سیستم قبلی به نرم افزار قرارداد پارسان :
واحد استقرار ، فرمت کانورت و فایل راهنمای ” نحوه تکمیل فرمت کانورت ” را در اختیار واحد قرارداد خریدار قرار میدهد. سپس در صورت درخواست و نیاز، به صورت آنلاین یا حضوری نحوه تکمیل فایل کانورت را تشریح نمایند.
- آموزش :
کارشناسان تیم آموزش شرکت پارسان به ازای سرفصل های آموزشی در بازه های مختلف و مشخص زمانی محتوای آموزشی را از مسیر رسمی و مشخص در اختیار شرکت خریدار قرار میدهد.
3-1- آموزش اطلاعات پایه:
شامل آموزش مباحث پایه ( تنظیمات عوامل متغیر قرارداد ، تنظیمات حسابداری و عوامل قراردادی و…) می باشد.
3-2- آموزش مباحث عملیاتی:
شامل آموزش مباحث عملیاتی ( تنظیم انواع قرارداد ، ضمانت نامه و…) می باشد.
پیشنهاد می کنیم از صفحه نرم افزار مدیریت پرونده های حقوقی حتما دیدن فرمایید.
3-3- آموزش مربوط به گزارشات:
آموزش نحوه دریافت گزارشات تخصصی ( قراردادها، تفاهم نامه ها ، ضمانت نامه ها و ……..) می باشد.
- تنظیمات و پیکربندی عمومی و تخصصی:
کارشناسان استقرار و پشتیبانی شرکت پارسان ریز دسترسی های موجود در نرم افزار پارسان را به تفکیک هر زیرسیستم به واحد مربوطه در شرکت خریدار ارائه میدهد. همچنین فرمت کانورت خاص تعریف نقش، تعریف جزئیات دسترسی هر نقش و همچنین نحوه انتساب نقش به کاربران را ارائه میدهد.
- استفاده آزمایشی از زیرسیستم اموال و دارایی ثابت :
واحد استقرار و پشتیبانی شرکت پارسان طبق جدول زمانبندی، شرایطی را فراهم می آورند تا تمامی قابلیت های موجود در زیرسیستم امور قراردادهای نرم افزار پارسان در اختیار کاربران قرار گیرد . کارشناسان نیاز های اولیه کابران در جهت استفاده آزمایشی اعم از کانورت اطلاعات و وجود اطلاعات واقعی و آشنا به ذهن کاربران، آموزش با کیفیت و خروجی قابل قبول، تعاریف درست نقش ها و دسترسی های مختلف، ارائه مشخصات کاربری هر نفر و همچنین پشتیبانی به موقع را فراهم می سازند.
- تحلیل فرآیند و ارتباط زیرسیستم ها با اموال و دارایی ثابت:
کارشناسان واحد استقرار و پشتیبانی شرکت نرم افزاری پارسان همواره می کوشند شرایطی را فراهم آوردند تا استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی زیرسیستم امور قراردادها ، همواره در رابطه با گزارش گیری مشکلی نداشته و در ارائه به موقع گزارشات دچار چالش های غیرمعمول نشوند.
- توسعه منطقی و یکپارچه سازی:
هدف از این کار تحلیل و امکان سنجی درخواسته های کارفرما مبنی بر توسعه نرم افزار از طریق تهیه مستندات فنی و پیاده سازی و ارائه خواسته ها براساس جدول زمانبندی می باشد.
- تحویل دائم:
پیاده سازی نهایی قابلیت های زیرسیستم قراردادهای نرم افزار پارسان از جمله تحویل موقت، تحلیل و پیاده سازی فر آیندهای خاص و همچنین تحویل قابلیت های مرتبط در بازه زمانی مشخص یا کیفیت مطلوب ارائه شود.
سامانه مدیریت قراردادها
این توانایی را دارد که گزارشاتی مبتنی بر تمامی فعالیت های انجام‌شده را به صورت کاملاً یکپارچه به مخاطبین خود عرضه کند. همچنین این نرم افزار قابلیت این را دارد که هزینه های ناشی از پروژه ها را به صورت بهتر، مدیریت کند.
قابلیت نرم افزار
از مهم ترین و در عین حال اصلی ترین قابلیت نرم افزار مدیریت قراردادها این است که قراردادها، هزینه ها و همچنین درآمدهای سطوح متنوع پروژه های عظیم را مدیریت نماید. اما یکی از عمده مشکلاتی که می توان برای اینگونه پروژه ها بیان کرد، سردرگمی در سطوح قراردادی با اشخاص متفاوت است که به نوعی مدیریت آنها را سخت تر می کند.
دلیل این امر این‌است که به مرور زمان تعداد قراردادها با دیگر پیمانکاران و با شروع پروژه، افزایش پیدا‌می‌کند و بعضاً مشاهده می شود که کنترل ریالی قراردادها، هزینه ها و بودجه پیش بینی شده و همچنین پرداخت های آن غیرممکن می شود. همین مورد موجب زیان ده شدن پروژه در ادامه مسیر می شود.
اما همین مورد در نرم افزار مدیریت قراردادها به راحتی قابل مدیریت است. این یعنی قابلیت ثبت پارامترها و بندهای قرارداد، پیگیری مالی و کنترل بازه های زمانی تعیین‌شده برای هر قرارداد، کنترل تمامی پرداخت ها و دریافت ها در هر قرارداد به صورت جزء به جزء و با توجه به دریافتِ کسورات قانونی، آن هم با کامل‌ترین اطلاعات در نرم افزار مدیریت قراردادها انجام‌پذیر است.
همچنین انجام محاسبات پرداختی، کسورات و صورت وضعیت ها یا به اصطلاح صورتحساب ها به صورت اتوماتیک به روزرسانی می شود.
پیشنهاد می کنیم از صفحه نرم افزار بودجه حتما دیدن فرمایید.
مهم ترین اهداف و امکانات سیستم نرم افزار مدیریت قراردادها
از اهداف نرم افزار مدیریت قراردادها می توان به هدایت سازمان در جهت یکسان سازی قراردادها، مدیریت متمرکز و بهینه قراردادها و همچنین کاهش ریسک خطاهای کنترلی اشاره کرد. از مهم ترین و بارزترین امکانات این سیستم هم می توان به موارد زیر اشاره کرد:
ثبت، پیگیری و نگهداری سابقه قرارداد و همچنین تغییرات قرارداد آن هم از زمان تهیه پیش نویس تا زمان به اتمام رساندن آن، نظارت بر پیشرفت اجرای مفاد قرارداد و از همه مهم تر کنترل مالی قراردادهای منعقد شده.
نرم افزار مدیریت قراردادها چه کمکی به مدیریت بهتر سازمان می کند؟
بدون شک این روزها خیلی از شرکت ها، مجموعه ها و سازمان ها از سیستم های مالی قدرتمند استفاده می کنند. اما در این بین شرکت هایی که بیشتر به صورت پروژه محور فعالیت می کنند. استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها یکی از الزامات ضروری آنها به شمار می رود. یکی از توانایی ها و قابلیت هایی که می توان برای این نرم افزار بیان کرد.
مراحل استقرار و راه اندازی نرم افزار امور قراردادها
- شناخت ، عارضه یابی و آنالیز سیستم قرارداد فعلی
- کانورت و انتقال اطلاعات از سیستم های قبلی به نرم افزار امور قراردادهای پارسان
- آموزش
- تنظیمات و پیکربندی
- استفاده آزمایشی از زیرسیستم قراردادها
- تحلیل فرآیند و ارتباط زیرسیستم ها با قراردادها
- توسعه منطقی و یکپارچه سازی
ویژگی بهترین نرم افزار مدیریت قراردادها
بدون شک امور مربوط به قراردادها برای هر سازمان، شرکت و ارگانی به منظور مدیریت و کنترل بهتر قراردادها یک مقدار دشوار و پر هزینه است و به طبع استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها می تواند به کاهش هزینه و بهینه کردن فعالیت ها کمک شایانی کند. این نرم افزارها دارای یک سری ویژگی های خاص هستند. که در ادامه به مهم ترین آنها اشاره ای کوتاه خواهیم کرد:
قابلیت آرشیو کردن تمامی قراردادها به صورت الکترونیکی
از قابلیت های مهم نرم افزار مدیریت قراردادها، قابلیت آرشیو کردن تمامی قراردادها به صورت الکترونیکی است. در واقع این آرشیو الکترونیکی امکان دسترسی سریع افراد به قراردادها آن هم بر اساس تاریخ، نوع قرارداد، پیمانکار و غیره را می دهد. همچنین به وسیله این آرشیو به راحتی می توان به تمامی متمم ها، وضعیت ها و الحاقیه های یک قرارداد دسترسی پیدا کرد.
- یکی از قابلیت های جالب در نرم افزار کنترل قراردادها، چند کاربر بودن آن است. در واقع افراد متفاوتی که به نوعی درگیر قرارداد هستند. از جمله مسئولین کمیسیون، مسئول قراردادها، مسئول مناقصه ها، مدیر امور قراردادها و غیره قادر خواهند بود به نرم افزار مدیریت قراردادها وارد شوند.
- قابلیت حرفه ای جستجو، ارائه گزارشات و ثبت نمودارها نرم افزاری که انتخاب می کنید. می بایستی توانایی ارائه گزارشات متفاوتی را داشته باشد.
کلام آخر
یک برنامه جبران خدمات زمانی موفق است که عادلانه باشد و جوابگوی نیاز تمام کارکنان باشد.شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد
.شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.
