مدیریت قراردادها
مدیریت قراردادها پس از اجرا و اجرایی شدن قرارداد اتفاق می افتد. بنابراین، این مستلزم تلاش برای اطمینان از رعایت شرایط و ضوابط مندرج در قرارداد و اجرای رضایت‌بخش کلیه تعهدات قراردادی طرفین است.
- در طول مرحله مدیریت قرارداد ، همیشه این امکان وجود دارد که شرایط تغییر کند و نیاز به تغییراتی در قرارداد باشد. البته، تیم مدیریت قرارداد تمایل به همکاری نزدیک با طرف دیگر توافق دارد، بنابراین آنها در موقعیت خوبی هستند تا بدانند که آیا این رابطه کار می کند یا اینکه لازم است فرصت ها را در جای دیگری دنبال کنند.
در نتیجه، منطقی است که مدیران قرارداد، در صورتی که در تیم‌های جداگانه‌ای در یک شرکت باشند، در ارتباط نزدیک باقی بمانند.
- مدیریت قرارداد یا مدیریت چرخه عمر قرارداد فرآیند مدیریت قراردادها از زمان ایجاد تا اجرا و در نهایت خاتمه یا تمدید قرارداد است.
چرا مدیریت قرارداد مهم است؟
راه‌های مختلفی برای رویکرد مدیریت قرارداد وجود دارد و راه‌حل‌ها و روش‌های زیادی برای دستیابی به اهداف قرارداد شما وجود دارد.
قراردادها پایه و اساس روابط تجاری هستند. آنها همه جنبه های یک معامله تجاری یا رابطه با تامین کننده را از ابتدا تا انتها بیان می کنند. همه قراردادها باید برای کل چرخه عمرشان مدیریت شوند، از هر بند مذاکره استفاده شود، از نظر انطباق نظارت شود، و سپس مجدداً برای تمدید یا اصلاحات بررسی شود.
- یک قرارداد واحد، افراد را از امور مالی، حقوقی و تدارکاتی جذب می‌کند و همه باید به صورت دستی کارها را انجام دهند.
- این فقط برای یک قرارداد است.
- بدون مدیریت صحیح قرارداد، خطرات بی شماری، جریمه های مالی و مسائل مربوط به انطباق با قرارداد تدارکات را باز می کنید.
- یک اشتباه فنی کوچک یا مشکل عبارتی ممکن است در دراز مدت هزینه های مالی زیادی داشته باشد.
مراحل مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) چیست؟
چرخه عمر قرارداد متوسط را می توان به دو بخش مجزا تقسیم کرد، قبل از امضا و پس از امضا، که هر کدام چالش ها و مسئولیت های خاص خود را دارند.
پیش امضا
شامل نگارش اولیه یک قرارداد،مذاکرات، ویرایش و تاییدیه ها این تا حد زیادی یک تعهد بین بخشی است که بیشتر بر وظایف دستی و مذاکرات تکیه دارد.
- شروع قرارداد : اینجا جایی است که نیاز به قرارداد شناسایی می شود و چرخه عمر قرارداد آغاز می شود. شاید شما در حال شروع به کار با یک فروشنده تامین کننده جدید هستید، باید قراردادی برای تنظیم نرده های محافظ برای روابط تجاری وجود داشته باشد.
- نگارش : قرارداد باید نوشته شود. این را بیشتر یک پیش نویس خشن در نظر بگیرید تا یک محصول نهایی. انجام این کار با دست می تواند یک فرآیند خسته کننده و زمان بر باشد.
- مذاکره : هر دو طرف باید به پیش نویس پیشنهادی نگاه کنند و هرگونه تغییری را که باید انجام شود را بیان کنند. برای اطمینان از اینکه هر طرف حداکثر ارزش را دریافت می کند، باید در مورد بندهای خاصی مذاکره شود.
- ویرایش : پس از اتمام تمام مذاکرات، زمان نهایی کردن آن ویرایش ها فرا رسیده است.نرم افزار مدیریت قرارداد در اینجا با ردیابی همه تغییرات و امکان مقایسه آسان بین نسخه ها واقعاً مفید است.
- تأیید : معمولاً در اینجا بیشترین گلوگاه ها رخ می دهد. شما به یک فرآیند روشن و مجموعه ای از گردش کار نیاز دارید تا روند تاییدیه ها به خوبی اجرا شود. این را می توان با قرارداد و نرم افزار اتوماسیون گردش کار کمک کرد.
پس از امضا
به مدیریت و اجرای قرارداد، همراه با فرآیند تجدید و اصلاح می پردازد.
- اجرا : اکنون که قرارداد امضا شده است، زمان اجرای توافق است. با این حال، اگر به صورت دستی انجام شود، می‌تواند منجر به ریسک و فرصت های از دست رفته شود. قراردادها می توانند بسیار طولانی باشند و برخی از بندها می توانند پنهان شوند. استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند به راحتی به شما این امکان را بدهد که بندهای مخاطره آمیز یا فرصت هایی را برای ارزش بیشتر شناسایی کنید.
- ردیابی: ردیابی عملکرد در کل چرخه عمر قرارداد بسیار مهم است، نه تنها برای اطمینان از انطباق و دریافت بیشترین ارزش ممکن، بلکه برای اطلاع شما از اینکه آیا این قرارداد ارزش تمدید یا فسخ دارد یا خیر.
- حسابرسی: گاهی اوقات، شما باید یک ممیزی کامل از تمام قراردادهای باز یا اخیرا بسته شده انجام دهید. این به شما نگاهی عمیق به عملکرد قرارداد، بندهای باز و مراحل بعدی شما می‌دهد.
- گزارش: ردیابی داده ها یک چیز است، اما بدون داشبورد یا مخزن مرکزی و شهودی خواندن و تجزیه و تحلیل داده ها دشوار خواهد بود.
- تمدید: شما قرارداد را در طول چرخه عمر آن مشاهده کرده اید. زمان تصمیم گیری است، آیا تمدید می کنید، دوباره مذاکره می کنید یا فسخ می کنید؟ متأسفانه، هنگامی که به صورت دستی انجام می شود، اکثر شرکت ها فرصت های تجدید را از دست می دهند و هزینه های مالی زیادی از ارزش بالقوه خود را از دست می دهند. به یاد داشته باشید، بسیاری از شرکت‌ها همزمان بیش از 400 قرارداد باز دارند، این امر ردیابی دستی را بسیار دشوار می‌کند، اما با گردش‌های کاری خودکار، همیشه می‌توانید یک چشم به انقضای آتی داشته باشید.
3 گام در چرخه حیات مدیریت قراردادها
- ثبت عملکرد و شاخص‌های کلیدی
- بررسی مشکلات و خطاهای احتمالی
- بایگانی اطلاعات ضروری برای استفاده در آینده
روش‌های مدیریت قراردادها
- استقرار یک فرآیند مدیریت قرارداد استاندارد
استفاده از یک فرآیند استاندارد در سازمان به اطمینان از کارایی و ثبات مدیریت قراردادها کمک می‌کند.
- استقاده از فناوری و نرم افزار مناسب
نرم افزار مدیریت قراردادها و ابزارهای مختلف به خودکارسازی وظایف مربوط به قراردادها و بهبود کاریی فرایند مدیریت قراردادها کمک می‌کند.
- آموزش کارکنان
آموزش کارکنان درمورد اصول مدیریت قراردادها یکی از روش‌های تاثیرگذار در فرایند مدیریت امور قرارداده ها است.
- استقرار سیستم نظارتی و گزارش‌دهی
یک سیستم نظارت و کنترل قوی که گزارش‌دهی صحیح دارد به شناسایی و حل زودهنگام مشکلات کمک می‌کند.
مراحل مدیریت قرارداد
نیازسنجی
در چرخه حیابت یک سازمان بارها اتفاق می‌افتد که سازمان به یک محصول یا خدمت جدید نیاز دارد. در مرحله نیازسنجی پیدا کردن یک روش کارا و شفاف که مبتنی بر قوانین و چهارچوب باشد ضروری است.
مذاکره
پس از نیازسنجی و پیدا کردن تامین کننده مناسب باید روند مذاکره به درستی پیش رود. در مرحله مذاکره، دو طرف باید به شرایطی به توافق برسند که در نهایت به سود هردو طرف باشد و رضایت طرفین حاصل شود.
چرخه حیات یک قرارداد در مرحله مذاکره شامل موارد زیر می‌شود:
- انتخاب تامین کننده مناسب
- تدوین پیش نویس قرارداد
- بازنگری متن قرارداد از نظر قانونی
امضا 
پس از اتمام مذاکره و توافق طرفین درمورد مندرجات قرارداد، نوبت به امضای قرارداد است که در این مرحله حضور طرفین و امضای هردو طرف قراداد ضروری ولازم است.
در مرحله امضای قرارداد تمام اسناد نهایی آماده می‌شود و به امضای طرفین می‌رسد و هریک از طرفین یک نسخه امضا شده قرارداد را نزد خود نگه می‌دارد.
شروع
گاهی سازمان با محدودیت زمانی روبرو می‌باشد و تمایل به شروع قرارداد در کوتاه‌ترین زمان ممکن را دارد. در مرحله شروع قرارد داد، داده‌های اصلی و مهم قرارداد استخراج و مستندسازی می‌شود، سهامداران نسبت به قرارداد دانش و آگاهی بیشتری کسب می‌کنند و هریک از نقضش‌ها و وظایف طرفین قراداد مشخص می‌شود.
عملیاتی شدن
پس از مشخص شدن وظایف طرفین د رمرحله شرو.ع قرارداد، هر طرف قرارداد وظایفی که عهدده‌دار شده است را عملیاتی می‌کند. نظارت مستمر در این مرحله و اطمینان از رعایت قواینن تعیین شده در قراداد لازم و ضرروی است و باید مطمئن شد که تمام قوانینو مقررات به درستی راعایت شده است.
چرخه حیات مدیریت قراداد در مرحله عملیاتی شدن:
- ردگیری ملزومات اجرایی
- تهیه چک لیست برای ارزیابی عملکرد طرفین
- بازنگیری‌های دوره‌ای تجاری و مالی
- مدیریت ناسازگاری‌های احتمالی در قراداد
تجدیدنظر
برای مدیریت بهتر قراداد و دستیابی به نتایج بهتر لازم است هردو طرف معامله بصورت دوره‌ای درمورد برخی نکات مندرج در قراداد مذاکره و تجدید نظر کنند.
پایان
پس از پایان یافتن قراداد لازم است عملکرد و شاخص‌های کلیدی ثبت شود و مشکلات احتمالی در قراداد بررسی شود و سپس اطلاعات ضروری بایگانی شوند.
مزایای مدیریت قرادادها در سازمان
زمانی که تمام فرایند قراداد و به درستی در سازمان انجام شود مزایا و تاثیرات مثبت مدیریت قراداد در سازمان دیده می‌شود که افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها را در پی دارد.
در زیر به به مواردی از مزیت‌های مدیریت قراداد و امور پیمان اشاره می‌کنیم:
- پشتیبانی از عملیات‌های تجاری سازمان
- کارایی عملیات
- افزایش درآمد
- ایجاد شفافیت در سازمان
- کاهش هزینه‌ها
- صرفه‌جویی در زمان
- افزایش پیروی از مقررات و کاهش رسیک‌ها
تاثیر و کاربرد نرم افزار مدیریت قراردادها در سازمان‌ها
نرم افزار مدیریت قراردادها (CMS) (Contract Management Software) با خودکارسازی اموری مثل ذخیره سازی اسناد، ردیابی تاریخچه قراداد و مدیریت وظایف به بهبود و اثربخشی مدیریت قراردادها در سازمان کمک می‌کند. در زیر به مواردی از تاثیر و کاربرد نرم افزار قراردادها در سازمان اشاره می‌کنیم
- جلوگیری از اتلاف وقت و صرفه‌جویی در زمان
- کاهش ریسک قرارداد
- کمک به تصمیم‌گیری‌های بهتر
- ساده سازی روند ایجاد قرارداد
- کمک کردن به حل اختلافات طرفین قرارداد
- کاهش هزینه‌ها
- دفاع از منافع سازمان
- نظارت و کنترل قرادادها
- اجازه دسترسی به متخصصان امور قرادادها
- ایجاد تصویر حرفه‌ای از سازمان در نظر طرف دیگر قرارداد
کلام آخر
یک برنامه جبران خدمات زمانی موفق است که عادلانه باشد و جوابگوی نیاز تمام کارکنان باشد.شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد
.شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.