مدیریت قراردادها
مدیریت قراردادها پس از اجرا و اجرایی شدن قرارداد اتفاق می افتد. بنابراین، این مستلزم تلاش برای اطمینان از رعایت شرایط و ضوابط مندرج در قرارداد و اجرای رضایت‌بخش کلیه تعهدات قراردادی طرفین است.
- در طول مرحله مدیریت چارت امور قراردادها ، همیشه این امکان وجود دارد که شرایط تغییر کند و نیاز به تغییراتی در قرارداد باشد. البته، تیم مدیریت قرارداد تمایل به همکاری نزدیک با طرف دیگر توافق دارد، بنابراین آنها در موقعیت خوبی هستند تا بدانند که آیا این رابطه کار می کند یا اینکه لازم است فرصت‌ها را در جای دیگری دنبال کنند.
در نتیجه، منطقی است که مدیران قرارداد، در صورتی که در تیم‌های جداگانه‌ای در یک شرکت باشند، در ارتباط نزدیک باقی بمانند.
- مدیریت قرارداد یا مدیریت چرخه عمر قرارداد، فرآیند مدیریت قراردادها از زمان ایجاد تا اجرا و در نهایت خاتمه یا تمدید قرارداد است.
چرا مدیریت قراردادها مهم است؟
راه‌های مختلفی برای رویکرد مدیریت قرارداد وجود دارد و راه‌حل‌ها و روش‌های زیادی برای دستیابی به اهداف قرارداد شما وجود دارد.
قراردادها پایه و اساس روابط تجاری هستند. آنها همه جنبه‌های یک معامله تجاری یا رابطه با تامین کننده را از ابتدا تا انتها بیان می کنند. همه قراردادها باید برای کل چرخه عمرشان مدیریت شوند، از هر بند مذاکره استفاده شود، از نظر انطباق نظارت شود، و سپس مجدداً برای تمدید یا اصلاحات بررسی شود.
- یک قرارداد واحد، افراد را از امور مالی، حقوقی و تدارکاتی جذب می‌کند و همه باید به صورت دستی کارها را انجام دهند.
- این فقط برای یک قرارداد است.
- بدون مدیریت قراردادها، خطرات بی شماری، از جمله جریمه‌های مالی را متقبل می‌شوید.
- یک اشتباه فنی کوچک یا مشکل نوشتاری ممکن است در دراز مدت هزینه‌های مالی زیادی داشته باشد.
مراحل مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) چیست؟
چرخه عمر قراردادها را می توان به دو بخش مجزا تقسیم کرد، قبل از امضا و پس از امضا، که هر کدام چالش ها و مسئولیت‌های خاص خود را دارند.
پیش امضا
شامل نگارش اولیه یک قرارداد، مذاکرات، ویرایش و تاییدیه‌ها این تا حد زیادی یک تعهد بین بخشی است که بیشتر بر وظایف دستی و مذاکرات تکیه دارد.
- شروع قرارداد: اینجا جایی است که نیاز به قرارداد شناسایی می شود و چرخه عمر قرارداد آغاز می شود. شاید شما در حال شروع به کار با یک فروشنده یا تامین کننده جدید هستید، باید قراردادی برای تنظیم روابط تجاری خود داشته باشد.
- نگارش: قرارداد باید نوشته شود. این را بیشتر یک پیش‌نویس در نظر بگیرید تا یک محصول نهایی. انجام دستی این کار می تواند فرآیندی خسته کننده، زمان‌بر و همراه با اشکلاتی باشد. در اینجا نقش و تاثیر استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها به وضوح دیده می‌شود.
- مذاکره: هر دو طرف باید به پیش‌نویس پیشنهادی نگاه کنند و هرگونه تغییری را که باید انجام شود را بیان کنند. برای اطمینان از اینکه هر طرف حداکثر ارزش را دریافت می کند، باید در مورد بندهای خاصی مذاکره شود.
- ویرایش: پس از اتمام تمام مذاکرات، زمان نهایی کردن آن ویرایش‌ها فرا رسیده است.نرم افزار مدیریت قراردادها در اینجا با ردیابی همه تغییرات و امکان مقایسه آسان بین نسخه‌ها گزینه مفید است.
- تأیید: اینجا شما به یک فرآیند روشن و مجموعه ای از گردش کار نیاز دارید تا روند تاییدیه‌ها به خوبی اجرا شود. این را می توان با تنظیم چارت امور قراردادها و نرم افزار اتوماسیون گردش کار به خوبی انجام داد.
پس از امضا
این بخش به اجرا و مدیریت امور قراردادها، همراه با فرآیند تجدید و اصلاح می پردازد.
- اجرا : اکنون که قرارداد امضا شده است، زمان اجرای توافق است. با این حال، اگر به صورت دستی انجام شود، می‌تواند منجر به ریسک و فرصت های از دست رفته شود. قراردادها می توانند بسیار طولانی باشند و برخی از بندها می توانند پنهان شوند. استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها می تواند به راحتی به شما این امکان را بدهد که بندهای مخاطره آمیز یا فرصت هایی را برای ارزش بیشتر شناسایی کنید.
- ردیابی: ردیابی عملکرد در کل چرخه عمر قرارداد بسیار مهم است، نه تنها برای اطمینان از انطباق و دریافت بیشترین ارزش ممکن، بلکه برای اطلاع شما از اینکه آیا این قرارداد ارزش تمدید یا فسخ دارد یا خیر.
- حسابرسی: گاهی اوقات، شما باید یک ممیزی کامل از تمام قراردادهای باز یا اخیرا بسته شده انجام دهید. این به شما نگاهی عمیق به عملکرد قرارداد، بندهای باز و مراحل بعدی شما می‌دهد.
- گزارش: ردیابی داده ها یک چیز است، اما بدون داشبورد یا مخزن مرکزی و شهودی خواندن و تجزیه و تحلیل داده ها دشوار خواهد بود.
- تمدید: شما قرارداد را در طول چرخه عمر آن مشاهده کرده اید. زمان تصمیم گیری است، آیا تمدید می کنید، دوباره مذاکره می کنید یا فسخ می کنید؟ متأسفانه، هنگامی که به صورت دستی انجام می شود، اکثر شرکت ها فرصت‌های تجدید را از دست می دهند و هزینه های مالی زیادی از ارزش بالقوه خود را از دست می دهند. به یاد داشته باشید، بسیاری از شرکت‌ها همزمان بیش از 400 قرارداد باز دارند، این امر ردیابی دستی را بسیار دشوار می‌کند، اما با گردش‌های کاری خودکار، همیشه می‌توانید یک چشم به انقضای آتی داشته باشید.
3 گام در چرخه حیات مدیریت قراردادها
- ثبت عملکرد و شاخص‌های کلیدی
- بررسی مشکلات و خطاهای احتمالی
- بایگانی اطلاعات ضروری برای استفاده در آینده
روش‌های مدیریت قراردادها
- استقرار یک فرآیند مدیریت قرارداد استاندارد
استفاده از یک فرآیند استاندارد در سازمان به اطمینان از کارایی و ثبات مدیریت قراردادها کمک می‌کند.
- استقاده از فناوری و نرم افزار مناسب
نرم افزار مدیریت قراردادها و ابزارهای مختلف به خودکارسازی وظایف مربوط به چارت امور قراردادها و بهبود کاریی فرایند مدیریت قراردادها کمک می‌کند.
- آموزش کارکنان
آموزش کارکنان درمورد اصول مدیریت قراردادها یکی از روش‌های تاثیرگذار در فرایند مدیریت چارت امور قراردادها است.
- استقرار سیستم نظارتی و گزارش‌دهی
یک سیستم نظارت و کنترل قوی که گزارش‌دهی صحیح دارد به شناسایی و حل زود هنگام مشکلات کمک می‌کند.
مراحل مدیریت قراردادها
نیازسنجی
در چرخه حیات یک سازمان بارها اتفاق می‌افتد که سازمان به یک محصول یا خدمت جدید نیاز دارد. در مرحله نیازسنجی پیدا کردن یک روش کارا و شفاف که مبتنی بر قوانین و چهارچوب باشد ضروری است.
مذاکره
پس از نیازسنجی و پیدا کردن تامین کننده مناسب باید روند مذاکره به درستی پیش رود. در مرحله مذاکره، دو طرف باید به شرایطی به توافق برسند که در نهایت به سود هردو طرف باشد و رضایت طرفین حاصل شود.
چرخه حیات یک قرارداد در مرحله مذاکره شامل موارد زیر می‌شود:
- انتخاب تامین کننده مناسب
- تدوین پیش نویس قرارداد
- بازنگری متن قرارداد از نظر قانونی
امضا 
پس از اتمام مذاکره و توافق طرفین درمورد مندرجات و چارت امور قراردادها، نوبت به امضای قرارداد است که در این مرحله حضور طرفین و امضای هردو طرف قرارداد ضروری ولازم است.
در مرحله امضای قرارداد تمام اسناد نهایی آماده می‌شود و به امضای طرفین می‌رسد و هریک از طرفین یک نسخه امضا شده از قرارداد را نزد خود نگه می‌دارد.
شروع
گاهی سازمان با محدودیت زمانی روبرو می‌باشد و تمایل به شروع قرارداد در کوتاه‌ترین زمان ممکن را دارد. در مرحله شروع قرارداد، داده‌های اصلی و مهم استخراج و مستندسازی می‌شود، سهامداران نسبت به قرارداد دانش و آگاهی بیشتری کسب می‌کنند و هریک از نقش‌ها و وظایف طرفین قرارداد مشخص می‌شود.
عملیاتی شدن
پس از مشخص شدن وظایف طرفین در مرحله شروع قرارداد، هر طرف وظایفی که عهده‌دار شده است را عملیاتی می‌کند. نظارت مستمر در این مرحله و اطمینان از رعایت قوانین تعیین شده در قراداد لازم و ضرروی است و باید مطمئن شد که تمام قوانین و مقررات به درستی رعایت شده است.
چرخه حیات مدیریت قراردادها در مرحله عملیاتی شدن:
- ردگیری ملزومات اجرایی
- تهیه چک لیست برای ارزیابی عملکرد طرفین
- بازنگری‌های دوره‌ای تجاری و مالی
- مدیریت ناسازگاری‌های احتمالی در قرارداد
تجدیدنظر
برای مدیریت بهتر قراردادها و دستیابی به نتایج بهتر لازم است هردو طرف معامله بصورت دوره‌ای درمورد برخی نکات مندرج در چارت امور قراردادها مذاکره و تجدید نظر کنند.
پایان
پس از پایان یافتن قرارداد لازم است عملکرد و شاخص‌های کلیدی ثبت شود و مشکلات احتمالی بررسی شود و سپس اطلاعات ضروری بایگانی شوند.
مزایای مدیریت قراردادها در سازمان
زمانی که تمام فرایند مدیریت قرارداد به درستی در سازمان انجام شود مزایا و تاثیرات مثبت مدیریت قراردادها در سازمان دیده می‌شود که افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها را در پی دارد.
در زیر به به مواردی از مزیت‌های مدیریت قراردادها و امور پیمان اشاره می‌کنیم:
- پشتیبانی از عملیات‌های تجاری سازمان
- کارایی عملیات
- افزایش درآمد
- ایجاد شفافیت در سازمان
- کاهش هزینه‌ها
- صرفه‌جویی در زمان
- افزایش پیروی از مقررات و کاهش رسیک‌ها
تاثیر و کاربرد نرم افزار مدیریت قراردادها در سازمان‌ها
نرم افزار مدیریت قراردادها (CMS) (Contract Management Software) با خودکارسازی اموری مثل ذخیره سازی اسناد، ردیابی تاریخچه قرارداد و مدیریت وظایف به بهبود و اثربخشی مدیریت قراردادها در سازمان کمک می‌کند. در زیر به مواردی از تاثیر و کاربرد نرم افزار مدیریت قراردادها در سازمان اشاره می‌کنیم
- جلوگیری از اتلاف وقت و صرفه‌جویی در زمان
- کاهش ریسک قرارداد
- کمک به تصمیم‌گیری‌های بهتر
- ساده سازی روند ایجاد قرارداد
- کمک کردن به حل اختلافات طرفین قرارداد
- کاهش هزینه‌ها
- دفاع از منافع سازمان
- نظارت و کنترل قراردادها
- اجازه دسترسی به متخصصان امور قراردادها
- ایجاد تصویر حرفه‌ای از سازمان در نظر طرف دیگر قرارداد
