حسابداری روشی برای برقراری ارتباط و ثبت تمام اطلاعات مالی است. و این را می توان برای حسابرسی داخلی و خارجی، ثبت اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل برای برآوردن الزامات قانونی خاص انجام داد.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری نوعی نرم افزار رایانه ای است که توسط متخصصان حسابداری برای انجام و مدیریت عملیات حسابداری استفاده می شود.اگر به دنبال یک نرم افزار حسابداری خوب برای کسب و کار خود هستید، گزینه های زیادی برای انتخاب دارید.
یک نرم‌افزار حسابداری می‌تواند از برنامه‌های حسابداری کسب‌وکارهای کوچک تک ورودی (نگهداری سوابق) تا برنامه‌های حسابداری تجاری بزرگ و پیچیده تر (ویژگی‌هایی از جمله حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، حقوق و دستمزد و موجودی) تشکیل شده باشد .
ویژگی های نرم افزار حسابداری تجاری که انتخاب می کنید باید با الزامات شرکت شما مطابقت داشته باشد.اگر می خواهید حساب های تجاری خود را به تنهایی مدیریت کنید، نرم افزار حسابداری بهترین انتخاب برای شما است.
مزیت نرم افزار حسابداری
چندین مزیت از جمله قابلیت های ساده و سریع ورود داده ها، اجرای گزارش ها برای تجزیه و تحلیل کسب و کار شما، کاهش هزینه های عملیاتی، حسابداری، مدیریت فاکتورهای مصرف کننده، انطباق مالیاتی ساده و بهبود بهره وری با کاهش فرآیندهای تایید بخشی از ویژگی های منحصر به فرد این نرم افزار می باشد.
ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب
بسیاری از ویژگی های کلیدی نرم افزار حسابداری وجود دارد که آن را به یک ابزار کاربردی برای کسب و کار شما تبدیل می کند.در برخی از این ویژگی ها را شرح میدهیم :
1- حسابداری
حسابداری جزء کلیدی همه نرم افزارهای حسابداری کسب و کار آنلاین در بازار است.
ابزارهای نرم افزاری حسابداری باعث می شود که کارکردهای اساسی حسابداری مانند دفتر کل، دارایی های ثابت، حساب های پرداختنی و دریافتنی کارآمدتر و بدون تاخیر بررسی و بایگانی شوند و این امکان را به کاربران میدهد تا در لحظه به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.
2- صورتحساب و فاکتور آنلاین
اگر کسب و کار شما از نوع تولید و ارسال فاکتورهای آنلاین است، نرم افزار حسابداری گزینه مناسبی برای شماست.
این نرم افزار نه تنها فاکتورهای آنلاین را صادر می کند، بلکه یک تجربه پرداخت یکپارچه را برای مشتریان شما فراهم می کند.
یکی از ویژگی های نرم افزار حسابداری ، توانایی یادآوری پرداخت‌ها و ارسال ایمیل به آنها جهت دریافت سریع‌تر فاکتور ها یا صورتحساب هاست.
3- مدیریت حقوق و دستمزد
اگر کسب و کار شما متشکل از کارمندان یا مشارکت کنندگان زیادی است، به نرم افزار حسابداری کسب و کار آنلاین نیاز دارید.
این نرم افزار نه تنها به شما کمک می کند تا حساب مجموعه ای از پرداخت های کارکنان را نگه دارید، بلکه به شما امکان می دهد چک های آنها را در کمترین زمان آماده، چاپ و پردازش کنید.
4- مدیریت موجودی
مدیریت موجودی به طور گسترده برای دارایی های بدون سرمایه یا آنچه ما کنترل سهام می نامیم استفاده می شود، که برای ماندگاری و پیشرفت بیشتر کسب و کار شما لازم است .اگر صاحب یک کسب و کار خرده فروشی یا توزیع هستید، یک نرم افزار تجاری حسابداری که موجودی کالا را ردیابی می کند و به شما در سفارش خرید کمک می کند، انتخاب مناسبی برای شماست.
این ویژگی موجود در نرم افزار حسابداری به نوبه خود به شما کمک می کند تا انجام امور را بهینه کنید، هزینه ها را کاهش دهید هکچنین به شما کمک میکند تا اطلاعات و مدارک مهم را در اثر سرقت یا هر گونه خرابی از دست ندهید و خدمات بهتری را به مشتری ارائه دهید.
5- یادآوری پرداخت ها به صورت خودکار
اکثر کسب و کارها تمایل به استفاده از نرم افزارهای حسابداری دارند که بتواند اکثراً امور را به صورت خودکار انجام دهند ، اما هر از چند گاهی نیاز به به روز رسانی دارند.
ویژگی خودکارسازی امور به شما کمک می کند تا به مشتریان خود در مورد پرداخت های گذشته و آینده آنها یادآوری کنید.
اغلب، هر بار که قرار‌است فرآیند پرداخت به مشتری یادآوری‌شود، یک الگوی متنی ارسال می‌شود که به شما کمک‌می‌کند سریع‌تر امور مربوط به پرداخت را انجام دهید. برخی از ابزارها همچنین امکان ارسال ایمیل های سپاسگزاری را برای مشتریان پس از دریافت پرداخت ها فراهم می‌کنند که می‌تواند با استفاده از یک الگوی متنی ساده نیز انجام شود.
حتماً بخوانید: تاثیر نرم افزار CRM در صنعت بیمه
6- سفارشی سازی
همه نرم افزارهای کسب و کار آنلاین موجود در بازار با الزامات و شرایط دقیق کسب و کار شما مطابقت ندارند
با این حال، این نرم افزارها بسیار قابل تنظیم هستند. فرم ها، گزارش ها و بیانیه ها را می توان با توجه به نیازهای فوری شما سفارشی سازی کرد. این ویژگی کار با نرم افزار را آسان تر می کند .
7- یکپارچگی بالا
به طور کلی نیاز به ترکیب برنامه های اصلی حسابداری مالی در یک شرکت جهت بازدهی بالاتر بسیار زیاد است.
این امر می تواند نیاز به انتقال دستی مجموعه ای از اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر را برطرف کند. هدف از این کار نگهداری دفترهای جداگانه برای سفارشات، هزینه ها و مدیریت است که در نهایت باعث صرفه جویی در زمان می شود و به کاهش زمان آموزش برای کارکنانی که نیاز به یادگیری عملیات همان نرم افزار حسابداری دارند کمک می کند.
8- استفاده همزمان از نسخه موبایل
اکثر نرم افزارهای حسابداری آنلاین امکان اجرا در سیستم عامل های اندروید و iOS را دارند.برخی از آنها ممکن است فقط در ردیابی هزینه ها به شما کمک کنند، در حالی که برخی دیگر ممکن است عملکردهایی مانند ایجاد و ارسال فاکتورها را نیز انجام دهند. عملکرد این نسخه از نرم افزارها دقیقاً مانند نسخه‌های دسکتاپ مشابه‌است و کارهای دست و پا گیر شما را به راحتی حل و فصل می‌کنند.
9- مقیاس پذیری
یک نرم‌افزار حسابداری ایده آل می بایست از نظر اندازه و دامنه رشد قابل برنامه ریزی و اصلاح باشد.
در صورتی که تصمیم دارید کسب و کار خود را ارتقا دهید، نرم افزار حسابداری که در اختیار دارید یا باید به تنهایی قابل استفاده باشد یا باید به راحتی ارتقا یابد. به بیان دیگر باید این قابلیت را داشته باشد که پایگاه کاربر بزرگتر، تراکنش های بیشتر و داده های مالی در حال رشد را در خود جای دهد.اینها سوالاتی است که باید در هنگام خرید نرم افزار مورد توجه قرار گیرد .
نتیجه گیری :
یک مطالعه نشان می دهد در حالی که 89٪ از حسابداران از ادغام فناوری های جدید و تمرکز بر وظایف استراتژیک راضی هستند، 67٪ از این افراد مدیریت حسابداری مبتنی بر فضای ابری را برگزیدند.
این داده ها بینش هایی را در مورد این واقعیت به ما میدهد که یادگیری و انتخاب نرم افزارحسابداری امری ضروری و مهم است. به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید تمام ویژگی های عنوان شده در فوق را در نظر گرفت و در صورت نداشتن نرم افزار حسابداری آنلاین، اقدام به خرید یک نرم افزار حسابداری آنلاین کرد.
