سازمان هوشمند، شیوع کرونا و در ادامه تصویب آئین نامه‌های پیشگیری از آن باعث ضربه خوردن بسیاری از کسب و کارها شد،خصوصا آن دسته از کسب و کارها که به شکل سنتی اداره می‌شدند و نیازمند حضور فیزیکی در محل کار بودند. قرنطینه‌ی جمعی و قوانین منع رفت‌وآمد موجب پیدایش مفهوم تازه به نام«دورکاری» شد. در این وقفه بسیاری از ادارات و سازمان‌ها تلاش کردند با بهره گیری از فناوری اطلاعات و پیاده سازی روش های نوین مدیریتی خود را با شرایط جدید سازگار کنند و به اصطلاح خود را به سازمانی هوشمند تبدیل کنند، سازمانی که توانایی درک و سازگاری با شرایط متغیر کسب و کار را داشته باشد.
هوشمند سازی سازمان چیست؟
یک سازمان هوشمند سازمانی انعطاف پذیر است که توانایی پیش بینی و تطبیق با شرایط کاری متغیر را داشته باشد. در دنیای تجارت شرایط می‌تواند تحت تاثیر عوامل مختلف از جمله تحولات اقتصادی، انتظارات مشتری، ظرفیت‌بازار و… رنگ عوض کند.
مهمترین ویژگی یک سازمان هوشمند اتکا به فناوری و روش‌های نوین مدیریتی است. این فرآیند شامل یادگیری دانش روز، بهره گیری از خلاقیت و پرورش کارکنان مطابق اهداف سازمان است.
پیشنهاد می کنیم مقاله اتوماسیون اداری چیست را حتما مطالعه نمایید.
یک سازمان هوشمند چه ویژگی هایی دارد؟
بزرگترین مزیت سازمان‌های هوشمند نسبت به سازمان های سنتی در شیوه‌ی مدیریت آن‌هاست.
سازمان‌های هوشمند با بهره‌گیری از تکنولوژی و استفاده از به روز ترین ابزارهای مدیریتی، شبکه‌ای پویا و منسجم از اطلاعات ایجاد کنند که توانایی تحلیل، برنامه‌ریزی، ارزیابی و تصمیم‌گیری را در ابعاد گسترده و مدت زمان کوتاه برای مدیران فراهم می‌کند.
در ادامه سه ویژگی اصلی سازمان‌های هوشمند را بررسی می‌کنیم:
- نقش کلیدی اطلاعات: این سازمان‌ها با تاکید بر نقش کلیدی اطلاعات و مقایسه‌ی آن با شاخص های عملکرد(KPI) تلاش در بهینه سازی فرآیندهای اداری دارند.
شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) چیست؟
به زبان ساده معیارهایی عینی و ملموس هستند که از معادل سازی کیفیت عملکرد سازمان به صورت داده‌های کمی به‌دست می‌آیند. شاخص‌های عملکرد کلیدی باید مشخص،دست یافتنی، قابل اندازه‌گیری، واقع بینانه و زمان مند باشند.
- تصمیم گیری سریع: استفاده از شبکه‌ی اطلاعات وسیع و یکپارچه توانایی مدیران را در ساده سازی فرآیندها(مدلسازی) و به تبع آن تصمیم گیری سریع افزایش می‌دهد و همین امر ضامن سودآوری بیشتر در قیاس یا سایر رقبا ست.
- ارتباطات: شرکت های هوشمند با طیف وسیعی از رقبا و شرکای تجاری خود همکاری و مشارکت دارند و همین ویژگی از یک سو باعث بهبود کیفیت محصول وخدمات آن‌ها شده و از سوی دیگر کشف فرصت‌های جدید تجاری را در پی دارد؛
برای مثال در شرایط بحرانی شیوع کرونا بسیاری از کسب و کارها با همکاری و ارائه خدمات مشترک به مشتریان خود توانستند بازار کار خود را گسترش دهند و به درستی با شرایط جدید سازگار شوند.
اقدامات لازم برای تبدیل شدن به یک سازمان هوشمند
برای تبدیل شدن به تشکیلاتی هوشمند لازم است برخی از ویژگی هارا در سازمان خود تقویت کنیم:
- خودکارسازی فرآیندها
- افزایش چابکی و انعطاف پذیری
- بازنگری در روش های قدیمی مشارکت
چه موانعی بر سر راه هوشمند سازی سازمان قرار دارند؟
- پراکندگی داده‌ها: اکثر سازمان‌ها فاقد یک زیرساخت منسجم برای اطلاعات هستند و منابع اطلاعاتی متعدد و پراکنده اند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری با جمع آوری و تمرکز داده ها این مشکل را برطرف می‌کنند.
- کیفیت پایین اطلاعات: اطلاعات بدست آمده در سازمان های غیر هوشمند فاقد استانداردهای لازم برای تبدیل به داده های کمی مفید هستند.
- فقدان یک زبان مشترک: سازمان های هوشمند با استفاده از نرم افزارهای مدیریت با استانداردهای مشترک امکان ارتباط بین دستگاه های مختلف(اجرایی، مدیریتی، نظارتی و…) را فراهم می‌کند.
- مدیریت ریسک: نرم افزارهای مدیریت کسب و کار به سازمان‌های هوشمند کمک می‌کنند تا با پیش‌بینی و شناسایی به‌هنگام عوامل خطر‌ساز از خسارت های احتمالی جلوگیری کنند و امکان تنظیم استراتژی مدیریتی جایگزین را برای مدیران فراهم می‌کند.
هوشمند سازی سازمان ها منوط به تغییر شیوه‌ها و فرآیند های ناکارآمد و قدیمی است. یکی از مهمترین تغییرات اتوماسیون (خودکارسازی) فرآیندهاست.
نرم افزارهای مدیریتی پارسان با ارائه محیطی ساده و کاربر پسند و پشتیبانی کامل از زبان و تقویم فارسی شما را در خودکارسازی هرچه بیشتر فرآیندهای کاری و رسیدن به یک سازمان هوشمند همراهی می‌کند.
سوالات متداول:
1- هوشمند سازی سازمان چیست؟
یک سازمان هوشمند سازمانی انعطاف پذیر است که توانایی پیش بینی و تطبیق با شرایط کاری متغیر را داشته باشد. در دنیای تجارت شرایط می‌تواند تحت تاثیر عوامل مختلف از جمله تحولات اقتصادی، انتظارات مشتری، ظرفیت‌بازار و… رنگ عوض کند.
2- یک سازمان هوشمند چه ویژگی هایی دارد؟
نقش کلیدی اطلاعات، تصمیم گیری سریع، ارتباطات
