هر مدیر علاقه دارد تا بتواند، کارهای جاری خود را با بالاترین سرعت و بدون خطا انجام دهد، اما واقعیت امر این است که انجام کارهای جاری نیازمند صرف زمان زیاد است و معمولاً همراه با خطاهای انسانی است و برای تحقق این اهداف باید به سراغ اتوماسیون اداری بروید؛ اما اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری فرایندی است که در آن داده‌های سازمانی بدون کوچک‌ترین خطا و دخالت انسانی پردازش می‌شوند. در حقیقت می‌توان گفت که اتوماسیون اداری یک فرایند است که در آن ابزار به‌صورت خودکار داده‌های اداری را ذخیره و مورد بررسی قرار می‌دهند. این سیستم برای پیشبرد امور روزانه سازمان‌ها و شرکت‌ها بسیار مهم است. باتوجه‌به اهمیت و کاربرد اتوماسیون اداری در این مقاله قصد داریم تا به طور کامل در خصوص اینکه اتوماسیون اداری چیست صحبت کنیم و شما را با این مفهوم آشنا کنیم.

تاریخچه اتوماسیون اداری

تاریخچه اتوماسیون اداری باعرضه اولین دستگاه‌های کپی و دیجیتال عجین شده است و می‌توان گفت که شروع اتوماسیون اداری را از دهه 1950 و استفاده از ابزارهای مکانیکی مانند ماشین‌های تایپ و ماشین‌های حسابداری برای تسهیل کارهای اداری دانست. در دهه 1960 و با ظهور و گسترش کامپیوترها، انجمن‌های متخصص و شرکت‌ها آغاز به توسعه نرم‌افزارهایی کردند که به مدیران در مدیریت اطلاعات و فرایندهای اداری کمک می‌کرد.

در دهه 1970 سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی (ERP) که تمامی بخش‌های یک سازمان را به یکپارچه می‌کردند، معرفی شدند. در دهه 1980 استفاده از کامپیوتر و شبکه‌های کامپیوتری رونق گرفت و همین موضوع سبب شد تا نرم‌افزارهای مدیریت اسناد اداری و ارتباط مشتری بیش‌ازپیش در اداره‌ها و سازمان‌ها مورداستفاده قرار گیرد. این پیشرفت‌ها با وجود اینترنت تکمیل شد و در حال حاضر اطلاعات و فرایندهای اداری به‌صورت آنلاین در دسترس هستند و به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا کارهای روزمره خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.

اتوماسیون اداری چیست؟

به سخت افزار، نرم افزار و فرآیندهای جمعی اطلاق می شود که امکان اتوماسیون پردازش اطلاعات و وظایف ارتباطی در یک سازمان را فراهم می کند. این شامل استفاده از رایانه و نرم افزار برای دیجیتالی کردن، ذخیره، پردازش و برقراری ارتباط بیشتر وظایف و فرآیندهای معمول در یک دفتر استاندارد است.

اتوماسیون اداری (OA) را توضیح می دهد

به طور معمول، اتوماسیون اداری نیازمند داشتن تمام سخت افزار، نرم افزار و منابع شبکه برای خودکارسازی وظایف سطح پایه تا پیشرفته در محیط اداری است. یک راه حل جامع اتوماسیون اداری معمولاً شامل موارد زیر است:

• رایانه برای همه کارمندان و/یا پرسنل پردازش داده
• نرم افزاری که پردازش کلمه، ایجاد صفحات گسترده، مدیریت حساب ها و موارد دیگر را امکان پذیر می کند
• اتصال به اینترنت و برنامه های ایمیل برای ارسال و دریافت پیام های ایمیل
• خدمات فکس و چاپ
• ارتباطات فوری مانند VoIP و موارد دیگر

پیشنهاد می کنیم از صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری حتما دیدن فرمایید.

 کاربرد اتوماسیون اداری چیست و چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کرد؟

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، در ادامه به برخی دلایل استفاده از اتوماسیون اشاره کرده‌ایم:

1. اتوماسیون اداری فرایندهای اداری را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد. انجام کارها به‌صورت خودکار به معنای افزایش سرعت و دقت در اجرای وظایف است.
2. با استفاده از اتوماسیون، وظایف تکراری به‌صورت خودکار انجام می‌شوند که به‌تنهایی زمان و هزینه را صرفه‌جویی می‌کند.
3. اطلاعات سازمانی در سیستم اتوماسیون به‌راحتی در دسترس هستند و شما می‌توانید هر اطلاعاتی را که نیاز داشته باشید در کسری از ثانیه پیدا کنید.
4. سیستم‌های اتوماسیون اداری قابلیت تولید گزارش‌های دقیق و مفهومی از عملکرد سازمان را به مدیران می‌دهد. این اطلاعات برای تصمیم‌گیری مدیران بسیار ارزشمند هستند.
5. سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRM) به مدیران کمک می‌کند تا کارکنان، پرونده‌های پرسنلی، پرداخت حقوق و مزایا و سایر وظایف مرتبط با منابع انسانی را بهتر مدیریت کنند.
6. سیستم‌های اتوماسیون می‌توانند امنیت داده‌ها را تقویت کرده و دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کنند.
7. این سیستم‌ها قابلیت شخصی‌سازی با نیازهای خاص سازمان را دارا هستند و می‌توانند به‌راحتی سفارشی‌سازی شوند.
8. سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به بهبود ارتباط با مشتریان و بهره‌وری در خدمات به آن‌ها کمک می‌کنند.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم  اتوماسیون اداری ابزاری است که داده ها را قادر می سازد به تنهایی و بدون دخالت انسان و عدم دقت، از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمان ها کمک می کند تا به طور ایمن جمع آوری، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند تا وظایف و فرآیندهای روزمره را انجام دهند. این فرآیندها  و رویه های تجاری موجود را بهینه و خودکار  می کند.

چرا از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟

در عصر دیجیتال امروزی، سیستم‌های اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از مزایای را برای سازمان‌ها در هر اندازه ارائه می‌دهند. سیستم‌های اتوماسیون اداری قدرتمند تلاش دستی را کاهش می‌دهند و حجم زیادی از داده‌ها را در فضای کم ذخیره می‌کنند. آنها نه تنها کارهای روزمره را ساده می کنند بلکه بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می بخشند. علاوه بر این، این ابزارها  دید فرآیند را بهبود می‌بخشند  و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا به راحتی گلوگاه‌ها را تشخیص دهند.

از سوی دیگر، شما می‌توانید جریان داده‌ها را به تنهایی تماشا کنید – این همان اتوماسیون است.

پیشنهاد می کنیم مقاله اتوماسیون چیست را حتما مطالعه نمایید.

مزایای اتوماسیون اداری

برخی از بزرگترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری عبارتند از

• کاهش تلاش دستی برای تکمیل کارهای روزمره
• کاهش خطاهای دستی
• کاهش زمان پردازش اقلام
• دریافت بینش در مورد معیارهای عملکرد فرآیند
• به دست آوردن دید بیشتر فرآیند و شناسایی تنگناهای بالقوه
• اتخاذ تصمیمات تجاری صحیح بر اساس داده ها

اتوماسیون اداری کارایی را به گردش کار شما می‌افزاید  ، اما باید به فراتر از ایمیل‌ها و فرم‌های دیجیتال نگاه کنید تا واقعاً آن را بپذیرید.

اگر به دنبال یک راه حل اتوماسیون اداری هستید که بتواند  گردش کار شرکت شما را  به سطح بالاتری برساند، به چیزی که این پنج مورد ضروری را ندارد بسنده نکنید.

پیشنهاد می کنیم از صفحه نرم افزار حسابداری حتما دیدن فرمایید.

معایب اتوماسیون اداری

استفاده از اتوماسیون اداری معایب خود را نیز دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره شده است:

• پیاده‌ سازی سیستم‌ های اتوماسیون اداری نیازمند سرمایه‌گذاری اولیه بالا است. همین موضوع سبب شده است تا برای برخی سازمان‌ها به‌ خصوص سازمان‌ها و شرکت‌ های کوچک امکان پیاده‌کردن سیستم اتوماسیون اداری وجود ندارد.
• پیاده‌سازی و مدیریت سیستم‌های اتوماسیون اداری ممکن است پیچیده باشد و نیاز به مهارت‌های تخصصی داشته باشد.
• سازمان‌ها ممکن است با مشکل تطابق نرم‌افزارهای مختلف در محیط‌های مختلف روبرو شوند که این موضوع به مشکلات اداری منجر شود.
• پیاده‌سازی اتوماسیون ممکن است نیاز به تغییر در فرهنگ‌سازمانی داشته باشد و مقاومت کارکنان ممکن است مانع پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز باشد.
• خرابی‌ها و مشکلات فنی ممکن است به مشکلات در عملکرد سیستم‌های اتوماسیون و توقف فرایندها منجر شود.
• کارکنان نیازمند آموزش‌های مداوم برای استفاده از سیستم‌های اتوماسیون هستند.

انواع اتوماسیون اداری:

از جمله مهم‌ ترین انواع اتوماسیون اداری می‌ توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. اتوماسیون مدیریت اسناد (Document Management Automation): این نوع اتوماسیون به مدیریت و ذخیره‌سازی اسناد سازمانی کمک می‌کند. این شامل اسکن و تشخیص متن اسناد، مدیریت پرونده‌ها، و ایجاد پایگاه‌داده اسناد می‌شود.
2. اتوماسیون حسابداری (Accounting Automation): اتوماسیون حسابداری به مدیریت مالی، پرداخت‌ها، حسابداری عمومی، و گزارش‌دهی مالی کمک می‌کند. نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً از این نوع اتوماسیون بهره می‌برند.
3. اتوماسیون منابع انسانی (Human Resources Automation): این نوع اتوماسیون به مدیریت منابع انسانی، ایجاد و نگهداری پرونده‌های پرسنلی، مدیریت حقوق و مزایا، و مصاحبه‌های کاری کمک می‌کند.
4. اتوماسیون مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management Automation – CRM): این نوع اتوماسیون به مدیریت ارتباط با مشتریان، ثبت اطلاعات مشتری، تاریخچه تعاملات، و بهبود خدمات به مشتریان می‌پردازد.
5. اتوماسیون مدیریت اسناد رسمی (Records Management Automation): این نوع اتوماسیون به مدیریت اسناد رسمی و حفاظت از اطلاعات حساس و مهم می‌پردازد.
6. اتوماسیون مدیریت پروژه (Project Management Automation): این شامل برنامه‌ریزی پروژه‌ها، مدیریت وظایف، و مانیتورینگ پیشرفت پروژه‌ها می‌شود.

5 مورد ضروری از ابزارهای اتوماسیون اداری

1. طراح گردش کار آسان

ایجاد گردش کار  در گذشته حوزه کدنویس های سیستم سخت افزاری بود. بنابراین، همانطور که  نرم افزار گردش کار  تکامل یافت، فرض کرد افرادی که از آن استفاده می کنند نیز برنامه نویس هستند.

با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری مدرن باید با در نظر گرفتن کاربر تجاری شروع شود، نه کدگذار.

وقتی می نشینید یک ابزار اتوماسیون اداری را آزمایش کنید، با ایجاد گردش کار خود شروع کنید. چقدر آسان است؟ آیا می توانید به طور مستقیم دنباله ای از وظایف مورد نیاز برای اتمام یک فرآیند را ایجاد کنید؟ اگر در پنج دقیقه اول نمی توانید آن را بفهمید، باید به گزینه بعدی بروید.

یک نرم افزار نباید تعیین کند که کسب و کار شما چگونه باید عملیات خود را تنظیم کند. در عوض باید به تیم های شما کمک کند تا فرآیندهای موجود را تقویت کنند.

2. سازگاری با موبایل

دفتر شما متحرک است و تمام ابزار شما نیز باید باشد. چه کارمندان از راه دور داشته باشید یا فقط بخواهید در حین انتظار پرواز چک کنید، ابزار اتوماسیون اداری که انتخاب می‌کنید باید در هنگام سفر به چین به همان راحتی که روی رایانه شخصی در دفتر اصلی کار می‌کند، روی تلفن یک شخص کار کند. کمپین بازاریابی شما را نمی توان یک روز به تعویق انداخت فقط به این دلیل که باید منتظر باشید تا گرگ از تعطیلات خود در ماچوپیچو برگردد.

اگر از ابزار اتوماسیون اداری مانند  Kissflow Workflow استفاده می‌کنید ، گرگ می‌تواند از لابی هتل خود در پرو برنامه بازاریابی را با تلفن همراه خود مرور کند و قبل از اینکه با لاماها سلفی بگیرد، سرش را تکان دهد.

پیشنهاد می کنیم از صفحه نرم‌ افزار مدیریت تسهیلات پارسان حتما دیدن فرمایید.

3. یکپارچه سازی با نرم افزارهای دیگر

نرم افزار اتوماسیون اداری تنها چیزی نیست که شما اجرا می کنید.وقتی به سیستم های زیادی متکی هستید، به ابزاری نیاز دارید که فقط خودش را نگه ندارد. از بین همه نرم افزارهای موجود، اتوماسیون اداری باید ساده ترین باشد تا با سایر ابزارهای شما ادغام شود.

هنگام انجام ارزیابی، ببینید نرم افزار اتوماسیون اداری چه نوع پیش ادغام هایی را ارائه می دهد یا اینکه از اتصال به  ابزاری مانند Zapier  برای باز کردن دسترسی به هزاران ابزار ابری دیگر استفاده می کند.

4. گزارش و تجزیه و تحلیل

چگونه متوجه می شوید که اتوماسیون اداری شما نتیجه می دهد؟ شما نمی توانید عملکرد فرآیند را فقط بر اساس میزان خوشحالی تیم خود ارزیابی کنید. بهترین محصولات اتوماسیون اداری اکنون به عنوان بخشی از پیشنهادات اساسی خود به این ویژگی مجهز هستند.

5. گزینه های کنترل دسترسی

درست مانند محدود کردن ورود به محل کار خود، باید امتیازات دسترسی را نیز برای تمام گردش‌های کاری خود تنظیم کنید. یک سیستم اتوماسیون گردش کار خوب   این نیاز حساس را درک می کند و کنترل دسترسی را به عنوان بخشی از ویژگی های یکپارچه آن خواهد داشت.

پیشنهاد می کنیم از صفحه نرم افزار مزایده حتما دیدن فرمایید.

نرم افزار اتوماسیون اداری چه وظایفی دارد؟

• به فضای کمتری برای ذخیره داده ها نیاز دارد
• ذخیره سازی و بازیابی داده ها را ساده می کند
• اطلاعات را فوراً بازیابی می کند
• نیاز به حفظ اسناد را از بین می برد
• احتمال خطا را کاهش می دهد

کلام آخر

یک برنامه جبران خدمات زمانی موفق است که عادلانه باشد و جوابگوی نیاز تمام کارکنان باشد.شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.

.شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.