در راهاندازی هر شرکت، یکی از مراحل حیاتی و مهم که نیاز به توجه دقیق دارد، ثبت هزینههای تأسیس شرکت در حسابداری است. این هزینهها از لحظه شروع فعالیت شرکت تا راهاندازی کامل آن باید بهطور صحیح در سیستم حسابداری ثبت شوند. این مقاله به شما کمک میکند تا با اصول و گامهای ثبت هزینههای تأسیس شرکت در حسابداری آشنا شوید و از مشکلات احتمالی در ثبتهای حسابداری جلوگیری کنید.
برای شروع کار، لازم است که آشنایی اولیه با مفهوم هزینههای تأسیس شرکت داشته باشید. این هزینهها شامل تمام مخارجی میشوند که برای شروع فعالیتهای شرکت ضروری هستند. ثبت این هزینهها در حسابداری باید بهدرستی انجام گیرد تا در آینده مشکلات مالیاتی و قانونی ایجاد نشود.
هدف این راهنما، آشنا کردن شما با نحوه صحیح ثبت هزینههای تأسیس شرکت در حسابداری است. برای استفاده مؤثر از این راهنما، باید با اصول اولیه حسابداری شرکتی و نرم افزارهای مالی آشنا باشید.
هزینههای راهاندازی (تأسیس) شرکت چیست؟
هزینههای تأسیس شرکت شامل هزینههایی هستند که در مراحل ابتدایی راهاندازی شرکت صرف میشوند. این هزینهها ممکن است شامل هزینههای ثبت شرکت، مشاوره حقوقی، افتتاح حساب بانکی، و سایر هزینههای ضروری باشد.
ثبت هزینههای تأسیس شرکت در حسابداری شامل ثبت اولیه در داراییها و سپس انتقال به هزینه در صورت سود و زیان است: ابتدا در سند افتتاحیه بهصورت بدهکار: داراییهای در جریان تحصیل (هزینههای تأسیس) و بستانکار: بانک/صندوق/حسابهای پرداختنی ثبت میشود، سپس در پایان سال مالی، طبق استانداردهای حسابداری (شماره ۱۷) این مبلغ از حساب «داراییهای در جریان تحصیل» خارج و به «هزینههای تأسیس» (در حساب سود و زیان) منتقل میگردد تا در همان سال اول به هزینه شناسایی شود (با رعایت قوانین مالیاتی مبنی بر استهلاک ۱۰ ساله در صورت لزوم).
مرزبندی هزینههای قبل از شروع فعالیت با هزینههای جاری
در حسابداری، مهم است که هزینههای مربوط به تأسیس شرکت از هزینههای جاری آن تمایز داده شود. هزینههای تأسیس شامل هزینههایی هستند که فقط در ابتدای کار شرکت ایجاد میشوند و پس از شروع فعالیت شرکت، دیگر وجود ندارند.
دستهبندی هزینههای تأسیس شرکت
هزینههای تأسیس شرکت به چند دسته تقسیم میشوند که باید هر یک بهطور مجزا ثبت شوند:
-
هزینههای ثبتی و اداری
این هزینهها شامل هزینههای مرتبط با ثبت شرکت و سایر امور اداری نظیر اخذ مجوزها و مدارک قانونی است.
-
هزینههای حقوقی و مشاوره
هزینههای حقوقی شامل پرداخت به مشاوران حقوقی برای تنظیم قراردادها و قراردادهای قانونی هستند.
-
هزینههای افتتاح حساب، پلمب و امور قانونی
این هزینهها شامل افتتاح حساب بانکی، پلمب دفاتر قانونی و سایر اقدامات اداری ضروری است.
-
سایر مخارج ضروری پیش از بهرهبرداری
این دسته شامل هزینههای پیشنیاز برای راهاندازی شرکت نظیر خرید تجهیزات اولیه و هزینههای جاری دیگر میشود.
نکات مهم:
- استاندارد ۱۷ حسابداری: کل هزینههای تأسیس باید در همان سال مالی که شرکت به بهرهبرداری میرسد، به حساب سود و زیان منظور شود.
- قانون مالیاتهای مستقیم: با وجود استاندارد، هزینههای تأسیس طبق ماده ۱۴۹ قانون مالیاتهای مستقیم (در سازمان امور مالیاتی کشور تعریف شده است) تا ۱۰ سال به صورت خط مستقیم قابل استهلاک (تخفیف مالیاتی) هستند که باید در اظهارنامه مالیاتی لحاظ شود.
فرآیند شناسایی و ثبت هزینههای تأسیس شرکت در حسابداری
در این بخش، به گامهای اصلی برای شناسایی و ثبت هزینههای تأسیس در حسابداری پرداخته میشود.
-
جمعآوری و کنترل مدارک و مستندات
برای هر هزینهای که در مرحله تأسیس شرکت ایجاد میشود، باید مدارک و مستندات آن جمعآوری و نگهداری شوند. این مستندات پایهای برای ثبت صحیح هزینهها هستند.
-
تعیین سرفصلها و کدینگ مرتبط
در حسابداری، برای هر نوع هزینه، سرفصلهای خاصی تعیین میشود. برای ثبت صحیح هزینهها، باید سرفصلهای مرتبط با هزینههای تأسیس مشخص شوند.
-
ثبت سند بهصورت مرحلهبهمرحله
برای هر هزینهای که ثبت میشود، باید سند حسابداری مرتبط ایجاد گردد. این ثبتها معمولاً شامل حسابهای بدهکار و بستانکار هستند که نشاندهنده وضعیت مالی شرکت در مراحل مختلف تأسیس است.
مثال :
فرض کنید که هزینههای تأسیس یک شرکت شامل ۵ میلیون تومان برای مشاوره حقوقی و ۳ میلیون تومان برای ثبت شرکت باشد. برای ثبت این هزینهها در حسابداری، باید سندهای مربوط به این هزینهها بهطور دقیق ثبت شود.
اولین سند حسابداری در شرکت تازهتأسیس
اولین سند حسابداری یک شرکت شامل ثبت سرمایه اولیه، حساب بانکی و بدهیهای شرکت است. این سند باید دقیقاً نشان دهد که منابع مالی از کجا وارد شرکت شده است و چه هزینههایی برای تأسیس آن صرف شده است.
-
اجزای رایج سند افتتاحیه (سرمایه، بانک/صندوق، بدهیها و…)
در سند افتتاحیه، معمولاً حسابهای زیر مورد استفاده قرار میگیرند:
- حساب سرمایه: نشاندهنده سرمایه اولیه شرکت است.
- حساب بانک/صندوق: نشاندهنده وجوه نقد و مبالغ واریزی به حساب شرکت است.
- حساب بدهیها: شامل بدهیهای مربوط به تأسیس شرکت است.
اشتباهات متداول در ثبتهای ابتدایی
بسیاری از شرکتها در مراحل اولیه ثبت سند حسابداری، دچار اشتباهاتی میشوند که میتواند در آینده مشکلاتی ایجاد کند. از جمله این اشتباهات میتوان به اشتباهات در کدینگ حسابها، عدم ثبت صحیح هزینهها و عدم دقت در تعیین سرفصلها اشاره کرد.
نقش حسابداری شرکتی در تدوین سندهای اولیه
حسابداری شرکتی نقش مهمی در تدوین سندهای اولیه و ثبتهای حسابداری شرکت دارد. یک حسابدار حرفهای باید اطمینان حاصل کند که تمام هزینههای تأسیس بهدرستی شناسایی و ثبت شوند.
-
کنترلهای داخلی و جلوگیری از خطای ثبت
برای جلوگیری از خطا در ثبت هزینهها و سایر اسناد حسابداری، باید از کنترلهای داخلی استفاده شود. این کنترلها میتوانند شامل بررسیهای دورهای، آموزش کارکنان و استفاده از نرم افزارهای حسابداری مناسب باشند.
-
ایجاد نظم مالی از روز اول
ثبت صحیح هزینههای تأسیس و استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب باعث میشود که شرکت از روز اول دارای نظم مالی باشد و بتواند عملکرد مالی خود را بهطور دقیق پیگیری کند.
ارتباط ثبت هزینههای تأسیس با قوانین مالیاتی
ثبت هزینههای تأسیس شرکت در حسابداری نه تنها برای ثبت در گزارشهای مالی شرکت ضروری است بلکه تأثیر زیادی در محاسبه مالیاتهای شرکت دارد. هزینههای تأسیس ممکن است بهعنوان هزینههای قابل قبول مالیاتی شناسایی شوند و به کاهش بار مالیاتی شرکت کمک کنند.
-
شرایط پذیرش هزینهها و اهمیت مستندات
برای اینکه هزینههای تأسیس بهعنوان هزینههای قابل قبول مالیاتی شناخته شوند، باید مستندات کافی و معتبر برای هر هزینه وجود داشته باشد. این مستندات باید بهطور دقیق نگهداری و ذخیره شوند.
-
زمان شناسایی هزینه و اثر آن در مالیات
زمان شناسایی هزینههای تأسیس شرکت مهم است. هزینههایی که قبل از شروع فعالیت اصلی شرکت صرف میشوند باید بهدرستی در زمان مناسب شناسایی شوند تا تأثیر مناسبی در محاسبه مالیات داشته باشند.
نحوه ثبت هزینههای نرم افزار حسابداری
هزینههای نرم افزار حسابداری باید بهطور دقیق ثبت شوند. این هزینهها معمولاً شامل خرید لایسنس، اشتراک سالانه و هزینههای پشتیبانی است. این هزینهها میتوانند بهعنوان هزینه دوره یا دارایی شناسایی شوند، بستگی به شرایط خاص هر شرکت دارد.
-
خرید لایسنس/اشتراک و هزینههای پشتیبانی
خرید لایسنس یا اشتراک برای نرم افزار حسابداری باید بهطور دقیق در حسابداری ثبت شود. در برخی موارد، این هزینهها بهعنوان هزینههای دورهای و در برخی موارد بهعنوان داراییهای بلندمدت شناسایی میشوند.
-
ثبت بهعنوان هزینه دوره یا دارایی (در صورت احراز شرایط)
برای ثبت هزینههای نرم افزار حسابداری، باید شرایط خاص آن بررسی شود. اگر نرم افزار در طولانیمدت استفاده میشود، ممکن است بهعنوان دارایی ثبت شود و در غیر این صورت بهعنوان هزینه دوره ثبت میشود.
دموی رایگان نرم افزار حسابداری پارسان رو همین الان ببین!
در کمتر از ۲ دقیقه ثبتنام کن و یک جلسه مشاوره + دمو اختصاصی نرم افزار حسابداری بگیر.
نتیجه
با رعایت اصول ثبت صحیح هزینههای تأسیس شرکت در حسابداری و استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب، میتوانید نظم مالی و مالیاتی شرکت خود را از همان ابتدا برقرار کنید و از مشکلات قانونی و مالیاتی جلوگیری نمایید.
سوالات متداول
-
هزینههای تأسیس شرکت شامل چه مواردی است؟
هزینههای تأسیس شامل هزینههای ثبت شرکت، مشاوره حقوقی، افتتاح حساب بانکی، پلمب دفاتر، و سایر هزینههای ضروری اولیه میشود.
-
چگونه هزینههای تأسیس در حسابداری ثبت میشود؟
ابتدا در سند افتتاحیه بهصورت بدهکار «داراییهای در جریان تحصیل» و بستانکار «بانک/صندوق» ثبت میشود. سپس در پایان سال مالی، این مبلغ به هزینههای تأسیس در صورت سود و زیان منتقل میشود.
-
چه تفاوتی بین هزینههای تأسیس و هزینههای جاری وجود دارد؟
هزینههای تأسیس تنها در ابتدای فعالیت شرکت ایجاد میشوند و پس از شروع فعالیت دیگر وجود ندارند، اما هزینههای جاری به طور مداوم در طول فعالیت شرکت ادامه دارند.
-
چه دستهبندیهایی برای هزینههای تأسیس وجود دارد؟
هزینههای تأسیس به چهار دسته اصلی تقسیم میشوند: هزینههای ثبتی و اداری، هزینههای حقوقی و مشاوره، هزینههای افتتاح حساب و امور قانونی، و سایر مخارج ضروری پیش از بهرهبرداری.
-
چگونه هزینههای تأسیس میتواند به کاهش مالیات کمک کند؟
هزینههای تأسیس ممکن است به عنوان هزینههای قابل قبول مالیاتی شناسایی شوند و میتوانند در کاهش بار مالیاتی شرکت تأثیرگذار باشند، بهشرطی که مستندات کافی برای هر هزینه وجود داشته باشد.
