بودجه در زبان فارسی از ریشه فرانسوی واژه بوژت (budget) گرفته شده است که خود این واژه در زبان فرانسه از واژه انگلیسی باجت به معنای کیف چرمی که صورت مخارج پادشاه در آن ثبت میشده است و به پارلمان ارائه میشده اقتباس شده است.
بودجه چیست؟ سوالی است که شیرازه و اصل یک اقتصاد را تشکیل میدهد. بودجه یک مفهوم و اصطلاح در اقتصاد خرد است که در مقیاس کوچک مثل شخص و خانواده تا مقایس بزرگ مثل کسب و کارها و دولت که درآمد کسب میکنند و مخارج و هزینه دارند بکار میرود. با این تعریف کلی میتوان متوجه شد که واژه بودجه با تمام جنبههای مالی (هزینه، درآمد، پرداختیها، دریافتیها، کسری، انتقال وجه) یک کسب و کار یا اقتصاد خانواده سروکار دارد.
با توجه به اهمیت بودجه و بودجه ریزی در این بخش از آموزشهای پارسان به مباحث بودجه چیست؟ بودجهبندی، اهمیت بودجهریزی و تفریغ بودجه میپردازیم.
بودجه چیست؟
از آغاز پیدایش واژه بودجه تاکنون این مفهوم تغییرات زیادی کرده است و دستیابی به یک تعریف واحد که تمام جنبهها را دربرگیرد و تعریف واحدی از بودجه چیست ارائه دهد تقریبا کاری دشوار است اما در یک تعریف کلی:
بودجه تخمینی از هزینهها و درآمدهای یک کسب وکار است که تمام اهداف و برنامههای کوتاهمدت و بلندمدت یک واحد تجاری را در یک دوره زمانی مشخص تعیین میکند.
سیاستهای بودجه ریزی در قالب برنامهریزی عملیاتی واحد اقتصادی، مخارج، سرمایه و گردش وجوه نقد مطرح میشود و به مدیران سازمانها کمک میکند جنبههای مالی واحد خود را شناسایی کنند و با کنترل تغییرات محیطی مشکلات را قبل از وقوع شناسایی و حل کنند.
انواع بودجه
- بودجه جامع
بودجه جامع یا (Master Plan) تمام موضوعات مال یو غیرمایل یک سازمان رد یک دوره مالی مشخص را شامل میشود. میزان بودجه جامع به عواملی مثل ماهیت و اهداف واحد تجاری بستگی دارد. این نوع بودجه به سه نوع زیر تقسیم میشود:
- بودجه مالی و عملیاتی : بودجه عملیاتی و مالی شامل داراییهای ثابت مورد نیاز، بدهیها و حقوق صاحبان سهام میشود. این نوع بودجه به هزینه خرید کالا و خدمات یا اجرای پروژههای خاص اختصاص داده میشود.
- بودجه نقدی : بودجه ریزی نقدی یا بودجه نقدی نشان دهنده میزان ورودی و خروجی (درآمدها و هزینهها) را در یک بازه زمانی است. به کمک بودجه نقدی وجوه نقد برنامه ریزی و کنترل خواهد شد.
- بودجه سرمایهای : بودجه بندی برای پروژههای بلندمدت و تخصیص داراییهای ثابت برای به سرانجام رساندن این پروژهها مربوط به بودجه هزینههای سرمایهای است.
- بودجه ثابت
بودجه ثابت برمینای ظرفیت سازمان در یک دوره زمانی مشخص تنظیم میشود و همانطور که از نام این بودجه پیداست، قابل تغییر نیست. مهمترین ایراد بودجه ثابت این است که در صورت تغییر در وضع و شرایط موجود امکان ایجاد تغییر در بودجه نیست و در نهایت سازمان دچار کسری بودجه خواهد شد.
- بودجه متغیر
از نام این نوع بودجه مشخص است که منعطف است و قابلیت تغییر را دارد. بودجه متغییر بیشترین کاربرد را در سازمانها دارد و به تناسب موقعیت وشرایط سازمان این بودجه تغییر خواهد کرد.
بودجهبندی چیست و چرا مهم است؟
بودجه و بودجهبندی تخصیص منابع سازمان به بخشها و واحدهای مختلف است و از آنجهت که از هدر رفت منابع و هرج و مرج سازمان جلوگیری میکند از اهمیت ویژهای برخوردار است.
در پروسه بودجه بندی مخارج و درآمدهای احتمالی یک کسب و کار برای آینده تخمین زده میشود و فرایند بودجه بندی نه تنها برای کسب و کارها بلکه در یک سطح خرد برای اهداف مالی فرد و در یک سطح کلان برای اهداف و برنامههای سرمایهگذاری و مخارج دولت مهم است.
جدول بودجه چیست؟
یکی از مهمترین اهداف بودجهبندی در هر موسسه مالی، غیرمالی و دولتها، تعیین و تخمین هزینههاست.به همین منظور موسسات، دولتها و شرکتها از جدول بودجه برای یادداشت هزینه و درآمدهای خود استفاده میکنند.
جدول بودجه یک ماژول یا ابزار در حوزه مالی است و معمولا دادههای مالیاتی، هزینهها، درآمدها و مخارج را در یک فرمت جدول نشان میدهد و ابزاری در دست مدیران و کارشناسان مالی برای پیشبینیها و برآوردهای مالیاتی برای دورههای آینده است.
جدول بودجه اطلاعاتی مثل انواع درآمدها(فروش، سرمایهگذاری، وامهای دریافتی)، هزینهها و مخارج(هزینههای عملیاتی، سرمایهگذاری و پرداختهای مختلف) و اعتبارات را بصورت دستهبندیهای مختلف برای یک دوره زمانی خاص نشان میدهد.
تصمصیمگیرندگان در سازمان به کمک جدول بودجه میتوانند وضعیت مالی کنونی شرکت را بررسی کنند و هزینهها، توزیع مالیاتی و درآمدهای آینده را پیشبینی کنند.
بودجه تفصیلی چیست
نوعی بودجه که اطلاعات و جزدیات دقیقتری از درآمدها و هزینه نسبت به بودجه کلی ارائه میدهد. بودجه تفصیلی اطلاعات کاملی از ردیفهای مختلف هزینه و درآمد سازمان یا یک پروژه را نشان میدهد. جزئیات ارائه شده در بودجه تفصیلی به بررسی و مدیریت هزینهها، منابع، نیروی انسانی، تجهیزات و دیگر مواد مصرفی کمک میکند.
ویژگی و مزایای بودجه تفصیلی
- کنترل دقیقتر
بودجه تفصیلی امکان نظارت دقیق بر هزینهها را فراهم کرده و از انحرافات جلوگیری میکند.
- شفافیت مالی
در بودجه تفصلی منابع و هزینهها کاملا از هم تفکیک شده و شفافیت بیشتری در مورد مصرف منابع مالی بهوجود میآید.
- تصمیمگیری بهتر
ارائه اطلاعات دقیق و شفاف مالی به مدیران در تصمیمگیریهای آگاهانهتر کمک خواهد کرد.
- پیشگیری از کسری بودجه
پیگیری دقیق هزینهها از وقوع کسری بودجه سازمان پیشگیری میکند.
بودجه تفصیلی معمولا در قالب جداول بودجه تهیه میشود و در برنامهریزی مالی و حسابداری مورد استفاده قرار میگیرد.
اهمیت بودجه
به یک بیان ساده بودجه و بودجهریزی دخل و خرج ما را مشخص میکند و میزان درآمد و هزینههای ما را در یک دوره زمانی مشخص تخمین میزند. در واقع بودجهریزی یک برنامهریزی مالی برای سازمان است. بنابراین اینکه ما بدانیم بودجه چیست؟ چگونه بودجه بندی کنیم، باید با جدول بودجه و بودجهریزی آشنا باشیم تا بتوانیم منابع دردسترس را تخصیص دهیم و مخارج خود را کنترل کنیم مهم است.
در اینجا ما 7به دلیل از اهمیت و فواید استفاده از بودجه و بودجه بندی در سازمان اشاره خواهیم کرد
- سهولت در تخصیص منابع : به کمک بودجه و بودجهریزی منابع سازمان بطور موثرتری به بخشها و واحدهای مختلف تخصیص داده میشود
- کنترل هزینهها : در مبحث تخصیص منابع به کمک بودجه بندی، منابع مشخصی به هر بخش تخصیص داده میشود و مدیران هر واحد موظفاند با کنترل هزینهها، از سقف بودجه خود عبور نکنند و سازمان میتواند هزینههای کلی خود را کنترل کند.
- شفافیت مالی : تخصیص منابع سازمان به هر بخش مطابق با جدول بودجه و برنامه بودجه بندی باعث شفافیت مالی در سازمان شده و برای سهامداران، مدیران و ذینفعان نسبت به سازمان اعتماد بیشتری ایجاد خواهد شد.
- چهارچوبی برای تصمیمگیری : بر مبنای بودجه بندی مشخصی که سازمان میکند، هر بخش اولویتهای مالی و اهداف خود را بر اساس میزان بودجه دریافتی طرحریزی میکند و درباره مسائل مالی تصمیمگیری میکند.
- بهبود مدیریت ریسک : یک سازمان با انواع پروژههای کوچک و بزرگ سروکار دارد که برای هر کدام بودجه مشخصی را تعیین میکند. در طول اجرای پروژه ممکن است هزینهها از بودجه مشخص شده سرریز کند و ریسکهایی را در پروژه ایجاد کند. به کمک بودجه بندی دقیق، سازمان ریسکهای احتمالی را شناسایی و مدیریت خواهد کرد. رسیکهای یک پروژه ممکن است ناشی از عوامل زیر باشد: ( افزایش قیمت مواد اولیه
عدم تحویل مواد و تجهیزات در موعد مقرر
تغییرات در طراحی پروژه) - مبنایی برای برنامهریزیهای بلندمدت : بودجه و بودجه ریزی درست پایه ای برای برنامهریزیهای بلند مدت سازمان خواهد بود تا بتواند هزینهها و درآمدهای آتی را برنامهریزی و کنترل کند.
- تجزیه و تحلیل عملکرد : سودده یا زیانده بودن بخشهای هر سازمان به نسبت میزان بودجه تخصیص شده به آن واحد سنجیده میشود. بودجه بندی، عملکرد بخشهای مختلف سازمان را بر مبنای بودجه تخصیصی تجزیه و تحلیل میکند و سوده یا زیانده بودن سازمان را مشخص خواهد کرد.
مراحل بودجهریزی
بودجهریزی یک فرآیند نسبتا پیچیده و سازمانیافته برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت سازمان است و به مشارکت و همکاری تمام بخشها و واحدهای سازمان نیاز دارد. فرآیند بودجه ریزی در سازمان شامل مراحلی که در زیر به آنها اشاره کردهایم:
- برنامهریزی
در مرحله برنامهریزی، سازمان اهداف و سیاستهای مالی یک سال آینده را مشخص میکند.
- جمعآوری و کنترل اطلاعات
سازمان در دومین مرحله بودجه ریزی، اطلاعات مالی هر بخش شامل میزان فروش در گذشت، هزینهها و فرصتهای سرمایهگذاری را جمع آوری میکند.
- پیشبینیهای مالی
عوامل مالی مرتبط با بودجه مثل میزان فروش، هزینهها، درآمدها، فرصتهای سرمایهگذاری و غیره پیشبینی میشود.
- برنامهریزی عملیاتی
طی یک برنامهریزی عملیاتی، سازمان بوجه مناسب با هر بخش و واحد را تخصیص میدهد.
- تصویب بودجه
طی این مرحله جدول بودجه تهیه شده و بودجه ریزی انجام شده توسط مدیران ارشد سازمان تصویب میشود.
- اجرا
مرحله نهایی بودجه ریزی، تخصیص بودجه به هر بخش است و مطابق با آن عملکرد واحدها بررسی و ارزیابی میشود.
تفریغ بودجه چیست؟
تفریغ بودجه یک اصطلاح مالی مهم در رابطه با نتیجه بودجه است. در یک تعریف معین و مشخص تفریغ بودجه در واقع تسویه حساب بودجه نامیده میشود.
طی فرآیند تفریغ بودجه که مربوط به دستگاههای دولتی است، اطلاعات صورتحساب عملکرد که توسط وزارت امور اقتصاد و دارایی تهیه شده است با اطلاعات تهیه شده توسط دیوان محاسبات کشور تطبیق داده شده و تجزیه و تحلیل نهایی ارائه میشود.
دیوان محاسبات کشور با بررسی حسابها و اسناد دستگاههای دولتی بصورت سالانه گزارش تفریغ بودجه را ارائه میدهد و همین نهاد تعاریف زیر را از تفریغ بودجه ارائه داده است:
تفریغ بودجه یعنی :
- نتیجه نهایی نظارت بعد از خرج
- حسابرسی کلی عملیات مالی دولت
- میزان و درجه تطبیق یا عدم تطبیق عملیات انجام شده توسط دولت بر مبنای محاسبات پیشبینی شده
- نظارت قوه مقننه بر دخل و خرج کشور
- محاسبه و بررسی هر ریال درآمد کشور در مجرایی که برای خرج و هزینه آن پیشبینی شده است.
مزایای استفاده از بودجهبندی
بودجه بندی و استفاده از جدول بودجه در سازمانها مزایا و معایبی دراد که در جدول زیر آورده شده است
مزایای بودجه بندی | معایب و محدودیتهای بودجه بندی |
تعیین اولویتهای سازمان | قطعی نبودن بودجه اختصاص یافته |
برنامهریزی مالی بهتر | دشواری در تخصیص منابع به واحدهای مختلف |
کنترل هزینهها | زمانبر بودن |
تصمیمگیریهای مالی بهتر و به موقع | دقیق نبودن به علت تغییرات اقتصادی و رقابتی |
ارائه گزارشهای مالی شفاف | عدم انعطافپذیری |
اهمیت استفاده از نرم افزار بودجه و اعتبارات پارسان
نرم افزار بودجه و اعتبارات به مثابه یک پایگاه داده مرکزی در سازمان عمل میکند و بر ذخیرهسازی اطلاعات مربوط به بودجه و استفاده از این اطلاعات توسط کلیه کاربران سازمان تمرکز دارد. در نتیجه استفاده از یک نرم افزار بودجه و اعتبار قوی که تمام ماژولهای مرتبط با مدیریت فرایند بودجه را در اختیار سازمان قرار دهد اهمیت ویژهای دارد.
نرم افزار بودجه و اعتبارات پارسان یک نرم افزار جامع، کاربردی و مناسب بودجه بندی در سازمان است که با ارائه قابلیتها و امکانات زیر واحد مالی سازمان را در تهیه جدول بودجه و گزارشات بودجه بندی کمک خواهد کرد
قابلیتها و امکانات نرم افزار بودجه و اعتبارات پارسان
- کدینگ بودجه به دلخواه
- تنظیم انواع اسناد بودجه: پیشنهادی/ مصوب/ تخصیص/ تامین
- تنظیم ارتباطات کدینگ بودجه و حسابداری
- مدیریت برنامههای کلان و عملیاتی
- مدیریت فرآیند اسناد بودجه
- تحلیل بودجه
- گزارش عملکرد و تطبیق بودجه
مراحل استقرار و راه اندازی نرم افزار بودجه و اعتبارات :
- شناخت ، عارضه یابی و آنالیز سیستم بودجه و اعتبارات فعلی
- کانورت و انتقال اطلاعات از سیستم های قبلی به نرم افزار بودجه و اعتبارات پارسان
- آموزش
- تنظیمات و پیکربندی
- استفاده آزمایشی از زیرسیستم بودجه و اعتبارات
- تحلیل فرآیند و ارتباط زیرسیستم ها با بودجه و اعتبارات
- توسعه منطقی و یکپارچه سازی
- تحویل دائم
پیشنهاد می کنیم مقاله مدیریت دارایی چیست را حتما مطالعه نمایید.
شناخت ، عارضه یابی و آنالیز سیستم بودجه و اعتبارات فعلی:
کارشناسان پارسان پس از بررسی پرسش نامه (استقرار) مربوط به شرایط فعلی سیستم بودجه و اعتبارات خریدار اقدام به آنالیزو عارضه یابی کرده تا در صورت نیاز نسبت به ارائه یک راهکار استاندارد نرم افزاری اقدام نمایند.
کانورت و انتقال اطلاعات از سیستم قبلی به نرم افزار بودجه و اعتبارات پارسان :
واحد استقرار ، فرمت کانورت و فایل راهنمای ” نحوه تکمیل فرمت کانورت ” را در اختیار واحد مالی خریدار قرار میدهد و سپس در صورت درخواست و نیاز، به صورت آنلاین یا حضوری نحوه تکمیل فایل کانورت را تشریح نمایند.
آموزش :
کارشناسان تیم آموزش شرکت پارسان به ازای سرفصل های آموزشی در بازه های مختلف و مشخص زمانی محتوای آموزشی را از مسیر رسمی و مشخص در اختیار شرکت خریدار قرار میدهد.
3-1- آموزش اطلاعات پایه:
شامل آموزش مباحث پایه ( تعریف پارامتر ، تنظیم سرفصل بودجه،تعریف برنامه و ………….) می باشد.
3-2- آموزش مباحث عملیاتی:
شامل آموزش مباحث عملیاتی ( برنامه کلان ، ثبت اطلاعات بودجه ، کارتابل بودجه و ……) می باشد.
3-3- آموزش مربوط به گزارشات:
آموزش نحوه دریافت گزارشات تخصصی ( تحلیلی بودجه ،گزارش تفصیلی ، صورت سود و زیان ، صورت جلسه مجمع و ……..) می باشد.
تنظیمات و پیکربندی عمومی و تخصصی:
کارشناسان استقرار و پشتیبانی شرکت پارسان ریز دسترسی های موجود در نرم افزار پارسان را به تفکیک هرزیرسیستم به واحد مربوطه در شرکت خریدار ارائه میدهد و همچنین فرمت کانورت خاص تعریف نقش، تعریف جزئیات دسترسی هر نقش و همچنین نحوه انتساب نقش به کاربران را ارائه می دهد.
پیشنهاد می کنیم مقاله بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب را حتما مطالعه نمایید.
استفاده آزمایشی از زیرسیستم اموال و دارایی ثابت :
واحد استقرار و پشتیبانی شرکت پارسان طبق جدول زمانبندی، شرایطی را فراهم می آورند تا تمامی قابلیت های موجود در زیرسیستم بودجه واعتبارات نرم افزار پارسان در اختیار کاربران قرار گیرد . کارشناسان نیاز های اولیه کابران در جهت استفاده آزمایشی اعم از کانورت اطلاعات و وجود اطلاعات واقعی و آشنا به ذهن کاربران، آموزش با کیفیت و خروجی قابل قبول، تعاریف درست نقش ها و دسترسی های مختلف، ارائه مشخصات کاربری هر نفر و همچنین پشتیبانی به موقع را فراهم می سازند.
تحلیل فرآیند و ارتباط زیرسیستم ها با اموال و دارایی ثابت:
کارشناسان واحد استقرار و پشتیبانی شرکت نرم افزاری پارسان همواره می کوشند شرایطی را فراهم آوردند تا استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی زیرسیستم بودجه و اعتبارات ، همواره در رابطه با گزارش گیری مشکلی نداشته و در ارائه به موقع گزارشات دچار چالش های غیرمعمول نشوند.
توسعه منطقی و یکپارچه سازی:
هدف از این کار تحلیل و امکان سنجی درخواسته های کارفرما مبنی بر توسعه نرم افزار از طریق تهیه مستندات فنی و پیاده سازی و ارائه خواسته ها براساس جدول زمانبندی می باشد.
تحویل دائم:
پیاده سازی نهایی قابلیت های زیرسیستم بودجه و اعتبارات نرم افزار پارسان از جمله تحویل موقت، تحلیل و پیاده سازی فر آیندهای خاص و همچنین تحویل قابلیت های مرتبط در بازه زمانی مشخص یا کیفیت مطلوب ارائه شود.
بر بودجه خود نظارت داشته باشید:
شما باید بودجه خود را به صورت دوره ای کنترل کنید و در صورت لزوم تغییراتی ایجاد کنید. اما به خاطر داشته باشید که لازم نیست هر پنی را که خرج میکنید پیگیری کنید. در واقع، هر چه کمتر سوابق خود را حفظ کنید، راحت تر به بودجه خود پایبند خواهید بود. مهمتر از همه، انعطاف پذیر باشید. هر بودجه ای که خیلی سفت و سخت باشد به احتمال زیاد شکست خواهد خورد. بنابراین برای موارد غیرمنتظره آماده باشید.
اگر بیش از حد هزینه می کنید چگونه هزینه ها را کاهش می دهید؟
اگر بیش از حد هزینه می کنید، راه های مختلفی برای کاهش هزینه وجود دارد. یک رویکرد این است که روی تغییر عادات خرج کردن خود کار کنید. فرض کنید پول زیادی را برای اقلام خاصی (مانند لباس) خرج می کنید یا در زمان های خاصی از ماه (نزدیک به روز پرداخت) پول بیشتری خرج می کنید. با آگاهی از آن عادات، می توانید تغییرات مناسبی ایجاد کنید. همچنین میتوانید هوشمندانهتر خرید کنید و هزینههای رستوران و/یا سرگرمی را کاهش دهید. گزینه دیگر این است که برای کاهش هزینه ها، یک ماشین یا خانه ارزان قیمت تر تهیه کنید.
همچنین می توانید با کاهش هزینه بدهی خود، هزینه ها را کاهش دهید. یکی از راه ها تجمیع یا تامین مالی وام های با بهره بالا است. همان گونه که گفته شد. نباید خیلی به خودتان سخت بگیرید، اما چند تغییر ایجاد کنید. با گذشت زمان، ممکن است بتوانید مخارج خود را تحت کنترل درآورید.
چگونه درآمد خود را افزایش می دهید؟
برای حفظ بودجه، همیشه باید پول کافی در اختیار داشته باشید. در صورت نیاز، راههای زیادی برای افزایش درآمد وجود دارد. ممکن است درخواست افزایش حقوق بدهید، شغلی با درآمد بالاتر انتخاب کنید، شغل دوم را انتخاب کنید یا یک سرگرمی را به یک تجارت تبدیل کنید. همچنین میتوانید ببینید که آیا لوازم خانگی یا داراییای دارید که میخواهید بفروشید.
2 نظر در “بودجه چیست؟ + انواع و اهمیت بودجه در اقتصاد”
سلام
بودجه ثابت با بودجه جامع چه تفاوتی دارد؟
سلام
بودجه جامع همه مسائل و موارد مالی و غیر مالی یک سازمان در یک دوره مالی مشخص را دربرمیگیرد و به عواملی مثل ماهیت و اهداف سازمان در آن دوره بستگی دارد و می تواند با توجه به این عوامل متغیر باشد
بودجه ثابت برحسب ظرفیت سازمان در یک دوره زمانی مشخص تعیین میشود و غیر قابل تغییر است