نکات مهمی در زمان عقد قرارداد برای استقرار نرم افزارهای ERP ایرانی و خارجی وجود دارد که در بسیاری از مواقع رعایت نمیشود و بعضا باعث مشکلاتی بین کارگزار و کارفرما میشود.
در این مقاله قصد داریم نکات مهم در قرارداد پیاده سازی ERP و نوع بستن قرارداد در این زمینه را بصورت رایگان به شما آموزش دهیم.
قرارداد ERP چیست؟ تعریف و اهمیت آن
قرارداد ERP، یک توافقنامه رسمی است که برای پیاده سازی سیستمهای ERP تنظیم میشود و تمام شرایط و ضوابط مرتبط با این پیاده سازی را بهطور دقیق مشخص میکند. این قرارداد شامل جنبههای مختلفی همچون محدوده کار، روشهای پیاده سازی، مراحل مختلف پروژه، تحویلها، زمانبندیها، ترکیب تیمها از هر دو طرف، نقشها و مسئولیتها و موارد مشابه است. در ادامه، جزئیات بیشتری از این جنبهها را بررسی خواهیم کرد.
نکات مهم در قرارداد استقرار ERP
در قرارداد استقرار ERP (Enterprise Resource Planning)، چند نکته مهم وجود دارد که باید به آنها توجه ویژهای داشت. این نکات به نوعی به شفافسازی، تضمین عملکرد درست، و جلوگیری از مشکلات احتمالی در آینده کمک میکنند. در اینجا نکات مهمی که باید در قرارداد استقرار ERP ذکر شوند، آورده شده است:
۱-تعیین دقیق مدیر پروژه سمت شرکت استقرار دهنده واعضاء کلیدی و نحوه تغییر افراد در صورت نیاز.
۲-مبلغ دقیق و نت قرارداد بگونه ای که قابل تفسیر نباشد.
۳-مدت زمان دقیق قرارداد پیاده سازی ERP بگونه ای که تقویم دقیق پایان پروژه مشخص باشد.
۴-انواع تحویل دادنی های پروژه اعم از مستندات ، لیسانس و …. در خصوص هر تحویل دادنی فرمت ، محتویات و چهارچوب و نحوه تایید و پذیرش آن مشخص گردد.
۵-در محصولات خارجی حتما فارسی سازی و تقویم جلالی باید دقیقا چه در محصول مورد استقرار و چه مستندات تحویلی میباید تعیین تکلیف گردد.
۶-محدوده و میزان انتقال اطلاعات از سیستم های موجود به سامانه ERP و نقش و وظایف هر طرف دقیقا در قرارداد مشخص گردد.
۷-مدت و شرایط مدت تضمین بعد از Go Live و همینطور دوره پشتیبانی بعد از دوره تضمین مشخص گردد.
۸-حتما نگارش و نام دقیق محصول مورد خریداری و مشخصات آن محصول از لحاظ ماژول ها ، پلتفرم ها ، محدوده ، تعداد کاربران ، انواع کاربران و … به درستی مشخص گردد.
۹-شرح دقیق نیازمندی ها از هر ماژول بطور غیر قابل تفسیر تا جزئی ترین سطح.
۱۰-متد ، میزان آموزش ، تعداد آموزش گیرندگان ، آموزش دهنده ، پیش نیازهای آموزشی ، سیلابس آموزشی مورد ارائه.
۱۱-میزان سطح سرویس در قبل و هنگام و بعد از GO LIVE
۱۲ -نوع راهنمای برخط و سایر مستندات چند رسانه ای و یا دیگر انواع مستندات راهنما برای کاربران نهایی و کاربران فنی و پشتیبانی .
۱۳-مستندات پیکره بندی و پیاده سازی ERP
۱۴-مستندات پشتیبان گیری و بارگذاری پشتیبان.
۱۵-مستندات و متد توزیع بار و صف بندی مورد نظر.
۱۶-مستندات معماری مورد نیاز در شبکه .
۱۷-مستندات DRP/BC مواجهه با حوادث غیر مترقبه و تداوم کسب و کار
۱۸-انواع آزمون های مورد نیاز ( Performance Test , Cpacity Test , Cocurency Test , Security Test , Function Test و … )
۱۹-وزن فیزیکی هر گام از جدول گانت بر اساس تعداد نیرو، انواع نیرو، طول مدت، اهمیت فرآورده های گام
۲۰-نحوه تضمین کیفیت و گزارشات دوره ای پروژه استقرار ERP
۲۱-نحوه پرداخت
۲۲-کسورات قانونی
۲۳-نحوه فسخ و یا اختتام قرارداد
۲۴-مرجع حل اختلاف
چرا قرارداد ERP اهمیت دارد؟
پیاده سازی ERP، یک پروژه مقطعی نیست بلکه یک سرمایهگذاری بلندمدت است که میتواند در موفقیتهای آتی سازمان تأثیرگذار باشد. به همین دلیل، میتوان گفت که اجرای صحیح ERP تنها نقطه شروع برای دستیابی به اهداف تجاری سازمان شماست.
قراردادهای ERP نقش کلیدی در همراستایی تمامی افراد و تیمهای درگیر در پروژه دارند و باعث توافق در مورد محدوده پروژه، اهداف، وظایف، معیارهای پذیرش، پشتیبانی پس از استقرار و سایر موارد میشوند. این قرارداد بهعنوان چارچوبی برای ایجاد درک مشترک، تسهیل ارتباطات و هماهنگی میان تیمهای مختلف پیاده سازی ERP از طرفین مختلف عمل میکند.
با توجه به اینکه پروژههای ERP اغلب بلندمدت و پیچیده هستند و تیمهای مختلفی را درگیر میکنند، وجود یک قرارداد شفاف از بروز سوءتفاهمها، تفسیرهای اشتباه و مشکلات احتمالی جلوگیری میکند. این قرارداد میتواند به شما کمک کند تا تمامی توافقات و جزئیات پروژه را در صورت لزوم بازبینی کرده و به راهحلهای منطقی و عملی دست یابید.
علاوه بر این، نیاز به پشتیبانی مستمر پس از استقرار از طرف تأمینکننده ERP، بهویژه زمانی که تغییرات یا بهبودهایی در فرآیندهای کسبوکار شما ایجاد شود، بهویژه در مواجهه با تغییرات بازار یا مقررات جدید، ضروری است. این قرارداد باید تمامی خدمات پشتیبانی، هزینهها و شرایط مربوطه را مستند کرده و زمینهای برای ایجاد رابطهای مستحکم و برد-برد با تأمینکننده فراهم آورد.
چهار اقدام ضروری در استقرار ERP
برای استقرار موفقیتآمیز ERP در یک سازمان، چهار اقدام اساسی وجود دارد که باید به دقت انجام شوند:
-
برنامهریزی گامهای اجرای ERP
در ابتدا باید مراحل مختلف اجرای ERP را برنامهریزی و زمانبندی کنید. این شامل آمادهسازی برای انتقال دادهها، آموزش کاربران، طراحی برنامه تست و آمادهسازی برای فاز اجرا میشود. همچنین نیاز است که ذینفعان پروژه را شفافاً در جریان برنامهها و مزایای سیستم قرار دهید تا از هرگونه مقاومت یا واکنش منفی جلوگیری شود.
-
انتقال داده و ادغام سیستمها
انتقال دادهها از سیستمهای قدیمی به ERP جدید یک مرحله حساس است. این فرآیند باید بهطور دقیق و با برنامهریزی صحیح انجام شود تا دادهها صحیح و بهروز باشند و با ساختار سیستم جدید تطابق داشته باشند. اگر نیاز به ادغام ERP با سیستمهای دیگر مانند CRM یا SCM دارید، باید این کار قبل از راهاندازی کامل انجام شود تا تأثیرات منفی بر عملیات تجاری کاهش یابد.
-
آموزش کاربران ERP
آموزش کاربران برای استفاده مؤثر از ERP امری ضروری است. باید یک برنامه آموزشی جامع تعریف کنید که شامل آموزشهای مربوط به مزایای ERP و نحوه استفاده از آن باشد. این آموزشها باید برای هر نوع کاربر و نقش خاص طراحی شوند و شامل ویدئوها، ورکشاپها و پشتیبانی اختصاصی برای سوپرکاربران باشد.
-
برنامه تست و اجرای ERP
قبل از راهاندازی سیستم، باید برنامه تست کاملی طراحی کنید. تست سیستم باید شامل تمام کاربران و فرآیندهای کسبوکار باشد و در زمانهایی انجام شود که کمترین تأثیر را بر کارکرد سازمان داشته باشد. پس از اطمینان از عملکرد صحیح سیستم، میتوان آن را بهطور کامل راهاندازی کرد.
این چهار اقدام، اگر بهطور مؤثر و با دقت انجام شوند، میتوانند موفقیت اجرای ERP را تضمین کنند.
تضمین موفقیت پیاده سازی با قرارداد ERP
تدوین و امضای قرارداد ERP نهتنها راهحلهایی برای جلوگیری از مشکلات احتمالی فراهم میآورد، بلکه بهعنوان ابزاری حیاتی در ایجاد یک رابطهی مثبت و مولد با تأمینکننده عمل میکند. این چارچوب به هر دو طرف اطمینان میدهد که تمامی مسئولیتها و الزامات بهطور دقیق مشخص شده و منافع هر دو طرف در طول فرآیند پیاده سازی و پس از آن حفاظت میشود.
دموی رایگان ERP رو همین الان ببین!
در کمتر از ۲ دقیقه ثبتنام کن و یک جلسه مشاوره + دمو اختصاصی ERP بگیر.
