بالاخره از هیئت مدیره بله رو گرفتم
پروژه‌ی یه مدیرIT بخاطر اطلاعات خیلی تخصصی‌ای که به هیئت مدیره داده بود، رد شد. یه مدیرIT دیگه پروژه‌ش بخاطر اطلاعات اشتباهی که به هیئت مدیره داده بود رد شد. مدیر IT سوم که هیئت مدیره پروژه‌ش رو قبول کرده بود، اونقدر بحث رو ادامه داد که هیئت مدیره اعصابش خورد شد و پروژه رو کنسل کرد. شما توی کدوم دسته جا دارید؟
پذیرفته شدن یه طرح توی هیئت مدیران، به جز ویژگی های خود طرح، خیلی به نحوه ی ارائه و رفتار با اعضای هیئت مدیره بستگی داره. ارائه دادن طرح ها جلوی هیئت مدیره، تقریبا سخت ترین قسمت هر پروژه‌س؛ درست مثل راه رفتن روی لبهی تیغ؛ هر لحظه ممکنه حتی اخراح بشی، آره درسته اخراج! البته که اون طرف قضیه هیچ پاداشی هم انتظارت رو نمی‌کشه.
قوانینی که باید رعایت بشه!
در اینجا قصد داریم راه های موثر در موفقیت در برابر هیئت مدیره را شرح دهیم. گرچه که معمولا اعضای هیئت مدیر هیچ علاقه ای به شنیدن و صحبت درباره‌ی طرح های توسعه تکنولوژی رو ندارن، ولی دست بر قضا مدیر IT معمولا اکثر مواقع توی جلسات هیئت مدیران درحال ارائه ی یه طرح جدید تکنولوژیه.
هیئت مدیره
این دنیا همه چیزش حساب و کتاب و قانون داره، و خب چرا صحبت کردن با هیئت مدیره قانون نداشته باشه؟
این پنج مورد قوانینی هستن که موقع حرف زدن با هیئت مدیره باید رعایت کنید تا اعصاب اعضا رو بهم نریزید!
قوانین
- خلاصه حرف بزنید. مطمئن باشید توی جلسه هیئت مدیر، هیچکس دوست نداره حاشیه رفتن های شما رو درباره‌ی یه موضع ناجذاب مثل IT بشنوه؛ پس سعی کنید اصل مطلب رو توی نهایتا یه ربع توضیح بدید و کلی‌گویی و توصیفای الکی رو کنار بذارید.
- شفافیت. هدف اصلی برگزاری جلسه هیئت مدیران اینه که اعضا بدونن توی شرکت چه خبره و همه چیز براشون شفاف بشه. پس شما هم سعی کنید طرحتون رو خیلی صریح و روشن ارائه بدید و ابهامی براشون باقی نذارید.
- دقیق باشید. سعی کنید اینقدر همه چیز رو با دقت مطالعه کنید که هیچ وقت مجبور نشید به سوال هیئت میده، جوابی مثل ” نمی‌دونم” بدید. این کلمه یعنی مرگ پروژه ای که دارید ارائه می‌کنید.
- بحث های غیرمرتبط ممنوع! شما مدیر IT هستید و کارتون کاملا تخصصیه ولی هیئت مدیره شاید چیزی ازIT ندونن. پس هنر شما اینه که اون بخشی از فناوری اطلاعات رو برای مدیران هیئت توضیح بدید که بهشون مربوط میشه.
- مثل یه دیپلمات باشید. خیلی از مشکلات بخش IT بخاطر تصمیم گیری های بخش های مختلف سازمان بوجود میاد. توانایی شما برای برقراری ارتباط هوشمندانه و دیپلماتیک با اعضای هیئت مدیره، خیلی حیاتیه!
پیشنهاد می کنیم مقاله حریم خصوصی در محیط کار را نیز حتما مطالعه کنید.
جلساتی که هیئت مدیره برگزار میکنه معمولا به سه حوزه ربط داره. یا درخواست تایید یه طرحه یا تعیین وضعیت و یا یه تصمیم گیری استراتژیک.
وقتی که مدیر IT به دنبال گرفتن تایید یه طرحه، یعنی دنبال گرفتن بودجه یا دستورالعمل اجرایی برای انجام اون طرح مدنظرشه، و خب وقتی که پای بودجه وسط میاد، همه چیز خیلی جدی میشه!
پیشنهاد می کنیم مقاله مدیریت زمان از دیدگاه برایان تریسی را نیز حتما مطالعه کنید.
دریافت تاییدیه طرح
وقتی که میخواید تاییدیه یه طرح رو بگیرید، خیلی مهمه که بدونید چه موقع از جلسه خارج بشید و برید. باید مشخص کنید که طرحتون رو قراره به صورت اسلاید ارائه بدید یا دور میز بشینید و با اعضا صحبت کنید. بهتره درخواستتون رو همون اوایل ارائه انجام بدید و نذاریدش برای آخر ارائه. بیشتر روی خود طرح تمرکز کنید و بحث فروش رو اونقدرا جدی مطرح نکنید. فقط اطلاعات مربوط به طرح رو با زبون ساده ای توضیح بدید. طرح های پیچیده و بزرگ، احتمال جواب منفی شنیدن رو بالا می‌بره؛ بالاخره، سنگ بزرگ، علامت نزدنه. اگه اعضای هیئت مدیره سوالی پرسیدن، نگید که جواب این سوال توی ارائه بود؛ با حوصله به سوال جواب بدین. در نهایت، اگه جواب مثبت رو گرفتید، همونجا تشکر کنید و جلسه رو ترک کنید؛ صحبت اضافه ممنوع!
ارائه طرح کامل
اما یه نکته مهم دیگه اینه که توی ارائه‌ی طرح، جذابیت طرح مهم‌تر از کامل بودن اونه. قبل ارائه با خودتون فکر کنید که میخواید اعضای هیئت راجع‌به نتیجه این طرح چه حسی داشته باشند؟ سعی کنید احساسات اعضا رو برانگیزید. نکته بعدی این که یه جمله‌ی خاص و جذاب توی ارائه‌تون قرار بدید که هیئت مدیره اون جمله رو هیچ‌وقت فراموش نکنه و همیشه شما رو یادش بمونه. در آخر هم به خودتون اطمینان داشته باشید و با اطمینان طرح رو ارائه کنید و از جلسه بیرون برید. اگه شما به خودتون اطمینان نداشته باشید، چرا اعضای هیئت مدیره باید به شما اطمینان کنن؟