معیار انتخاب نرم افزار ERP برای شرکت های کوچک و متوسط چیست؟

فرآیند انتخاب نرم افزار ERP برای یک کسب و کار کوچک و متوسط، از برخی جهات با شرکت های بزرگ متفاوت می باشد. هر کسب و کاری دارای نیازمندیهای منحصر به فرد خود در حوزه ERP می باشد که این نیازمندیها بر معیارهای انتخاب نرم افزار تاثیرگذار خواهد بود. این مطلب را در بلاگ پارسان بخوانید تا برخی از شرایط خاص و الزامات کسب و کارهای کوچک و متوسط را در مسیر انتخاب ERP برای شما بازگو کنیم.

مالک کسب و کار

بسیاری از کسب و کارهای کوچک دارای یک بنیانگذار یا صاحب کسب و کار هستند که به صورت تمام وقت انرژی خود را صرف مدیریت کسب و کار می کند. این یک نفر می بایست نسبت به در اختیار گرفتن ERP احساس نیاز پیدا کند، صرفنظر از اینکه معیار های او برای این انتخاب چیست و چه باید باشد؛ مالک کسب و کار ممکن است سازمان خود را از طریق یک منبع ساده خانوادگی توسعه دهد. حتی ممکن است امیدوار باشد که یک پیشرفت علمی را به یک نوع جدید از کسب و کار تبدیل کند. بعضاً ممکن است به نظر مدیر، مدیریت سنتی (دستی) کارها و وظایف راحتر و ساده تر باشد. تا زمانی که مالک کسب و کار نسبت به وجود راهکار ERP احساس نیاز پیدا نکند همواره چیز های مهم تری برای توجه به آن خواهد داشت!

امور مالی

در برخی از کسب و کارهای کوچک، ممکن است درآمد از راه یک ارتباط ساده و یا محدود در بازار شکل بگیرد و یا ممکن است به یک منبع خارجی برای تامین مالی از جمله یک سرمایه گذار وابسته باشد در اینجا نیز، اگر آنها بخواهند برای توسعه یک محصول یا فرایند پول صرف کنند، مجالی برای فکر کردن به راهکارهای افزایش بهره وری و مدیریت بهینه منابع (ERP) فراهم نخواهد بود.

در این گونه کسب و کار های نیاز است تا یک مدیر مالی که امور مالی کسب و کار را مدیریت می کند در هیئت مدیره حضور داشته باشد تا بتواند از مزایای ERP به نفع کسب و کار بهره برداری نماید.

پیشنهاد می کنیم صفحه مربوط به نرم افزار ای آر پی پارسان را حتما مطالعه کنید.

آینده نگری

معیار بعدی ما این است که آینده کسب و کار را بررسی کنید. سیستم های ERP عمر مفیدی برابر یا یک دهه یا بیشتر دارند. از خودتان بپرسید کسب و کار شما در ۱۰ سال آینده کجا خواهد بود؟ شاید کسب و کار شما در حال حاضر بیست کارمند دارد و یا به عنوان یک شرکت خصوصی عمل می کنید، اگر بر این باورید که می خواهید شرکت خود را به یک کسب و کار با صدها نفر پرسنل تبدیل کنید انتخاب ERP به عنوان ابزاری برای شتاب دهی به رشد و توسعه کسب و کار و انطباق حداکثری با نیازها و الزمات کسب و کار در آینده، انتخابی ناگریز و کاملاً هوشمندانه است.

منابع و امکانات

 اگر شما با دقت به منابع و داشته های کسب و کارتان برای اجرای یک سیستم ERP نگاه کنید. ممکن است مواردی از این قبیل در ذهن تان شکل بگیرد: “سیستم ERP ایده‌آل من که نیازها و الزامات کسب‌وکار من را برآورده می‌کند ممکن است به منابعی نیاز داشته باشد که در دسترس نیستند و یا دسترسی به آنها هزینه بر و یا دشوار خواهد بود.”

با این حال شما می‌توانید بیشتر این الزامات و منابع را از طریق انتخاب یک سیستم ERP  ساده تر که با منابع موجود سازگاری داشته باشد اجرا کنید.

پیشنهاد می کنیم صفحه مربوط به نرم‌ افزار بودجه و اعتبارات را حتما مشاهده نمایید.

الزامات انتخاب ERP در شرکت های کوچک و متوسط

ERP

از این جای مطلب به بعد با شما در خصوص معیار انتخاب نرم افزار ERP در یک کسب و کار کوچک یا متوسط سخن می گوییم. همین حالا شروع کنید تا الزامات عملکردی و قابلیت های مورد نیاز خود را تعریف و لیست کنید:

مالی: شما نیاز به تهیه صورتهای مالی دقیقی دارید که نیازهای داخلی شما را برآورده کرده و پاسخگوی الزامات قانونی و گزارشات مرتبط با آن باشد. این مهم از طریق فرآیند ثبت و ضبط اطلاعات و تراکنش های مالی در نرم افزار ERP پارسان به آسانی در اختیار شما خواهد بود.

مدیریت انبار

اگر کسب و کار شما موجودی کالا و اقلام مصرفی را برای تولید، توزیع و یا مقاصد خرده فروشی نگهداری می کند، باید یک سیستم نرم افزاری داشته باشید که مقدار هر یک از این اقلام را همراه با هزینه های مرتبط با آن جداگانه یا تجمیعی شناسایی و ثبت نماید. نرم افزار ERP شما همچنین باید تراکنش های مرتبط با خرید، نگهداری و فروش را نیز مدیریت نموده تا کسب و کار شما فارغ از دغدغه های مدیریت این شرایط در مسیر سودآوری بیشتر حرکت کند.

سفارشات فروش

درآمد شما چه ناشی از فروش محصول باشد چه با ارایه خدمات کسب درآمدکنید، شما می‌خواهید تعداد سفارشات فروش فعلی و تاریخچه سفارشات قبلی را همانطور که رزرو و تحویل شده اند بدانید. اهمیت این موضوع چندین برابر خواهد بود چنانچه شما فروش هایی از طریق وب، شبکه های اجتماعی و یا فروش در شبکه ای از فروشگاه ها داشته باشید. به هر صورت باید یادتان باشد که “هیچ موردی نباید از قلم بیافتد”.

پیشنهاد می کنیم مقاله نقش ERP در فرآیند زنجیره تامین را حتما مطالعه کنید.

تجزیه و تحلیل

نرم افزار ERP شما اصلی ترین منبع داده‌های مورد نیاز برای تحلیل و آنالیز شرایط فعلی و اهداف توسعه طلبانه شما برای آینده خواهد بود. همچنین می‌توانید از این راهکار برای کمک به تصمیم‌گیری در تمام سطوح کسب و کار استفاده کنید و در عین حال اطمینان حاصل کنید که کسب‌وکار شما تحت کنترل است.

خیلی خب از این جا به بعد برای تهیه فهرست نیازمندی‌ها و الزامات انتخاب ERP، شما باید با تمام اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید و اطمینان حاصل کنید که صدای آن‌ها را در ایجاد و تکمیل این فهرست شنیده اید. فراموش نکنید در زمان پیاده سازی و یا استقرار ERP در کسب و کارتان این افراد بازوهای اجرایی شما خواهند بود.

با خواندن این راهنما شما می توانید الزامات مورد نیاز خود را مشخص و موارد مهم تر و یا اجباری را تعیین کنید. جدولی ترسیم کنید و در آن وزن و اهمیت تک تک موارد را شاخص گذاری کنید. زمانی که سیستم‌های ERP بالقوه را ارزیابی می‌کنید، این چک لیست معیار سنجش خوبی برای شما خواهد بود.

مجدداً به چک لیست خود بازگردید! آیا این چک لیست برای انتخاب ERP  نیازهای شما را تا چند سال آینده برآورده می‌کند یا خیر؟

نویسنده: سجاد بیات؛ دپارتمان توسعه بازار