مایکل گربر که نویسنده چندین کتاب پرفروش در زمینه کارآفرینی است در جایی به این موضوع اشاره دارد که بسیاری از مدیران کسب و کار ندارند و فقط یک شغل خوب دارند. از دیدگاه مایکل گربر زمانی ما یک کسب و کار داریم که بدون حضور ما کارها خوب پیش برود و سود ایجاد شود و تنها راه داشتن این کسب و کار، ایجاد فرآیند سیستم سازی کسب و کار است. در سیستم‌سازی کارهای تخصصی مثل برنامه‌نویسی، طراحی، گرافیک، حسابداری و غیره به متخصصین واگذار می‌شود و مدیر به یک سیستم‌ساز قدرتمند تبدیل می‌شود.
سیستم سازی کسب و کار راهی برای مدیریت بهتر، افزایش بهره‌وری و رشد پایدار در سازمان است.
سیستم سازی کسب و کار چیست و چرا اهمیت دارد؟
در یک تعریف ساده سیستم سازی کسب و کار فرآیند مدلسازی و خودکارسازی رویه‌های عملیاتی در سازمان است. این سیستم سازی ساختاری کارآمد ایجاد می‌کند تا امور بطور منظم و سیستماتیک انجام شوند.
سیستم سازی از آن جهت اهمیت دارد که به کسب و کارها کمک می‌کند تا کارها با کمترین نظارت و دخالت مدیر و بدون وابستگی به افراد خاص به‌خوبی پیش رود. در نتیجه بهره‌وری در سازمان افزایش یافته و دستیابی به اهداف بلندمت سریع‌تر انجام می‌شود.
مزایای سیستم‌سازی در کسب و کار چیست؟
- کاهش وابستگی به افراد خاص : بجای سپردن کارها به افراد بصورت مجزا، تمام کارها و فرایندها بصورت سیستماتیک انجام می‌شود.
- افزایش بهره‌وری : کارهای تکراری و زائد حذف می‌شود و با صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه‌ها، بهره‌وری در کسب و کار و افزایش سودآوری با سیستم سازی ایجاد می‌شود.
- بهبود کنترل و نظارت: با طرح‌ریزی فرآیندهای استاندارد و تعیین شاخص‌های کلیدی، نظارت و مدیریت بر عملکرد کسب و کارها ساده‌تر می‌شود.
- امکان مقیاس‌پذیری : سیستماتیک کردن فرایندها، امکان مقیاس‌پذیری، رشد و توسعه کسب و کارها را ایجاد می‌کند.
- رضایت بیشتر مشتری : سیستماتیک کردن کارها، فرصت ارائه خدمات بهتر به مشتریان ارا یجاد می‌کند و در نتیجه رضایت مشتریان افزایش می‌یابد.
اجزاء و عناصر سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی در کسب و کار سه عنصر یا اجزاء اصلی دارد:
افراد
مجموع تمام افرادی که در پیشبرد کسب و کار ما اثرگذار هستند شامل خودمان، کارکنان، تامین کنندگان و غیره
اسناد
این بخش شامل ماموریت، چشم‌انداز، مزیت رقابتی و همه دستورالعمل‌هایی می‌شوند که در پیشبرد فرآیندهای کسب و کار توضیح داده شده‌اند.
ابزار
کلیه تجهیزات و ابزاری که در پیشروی کسب و کار موثر هستند، بخش مهمی از سیستم کسب و کار را تشکیل می‌دهند. این ابزار شامل کامپیوتر، سیستم تلفن، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم افزارها و غیره می‌شوند.
مراحل سیستم سازی در کسب و کار
- شناسایی فرآیندهای کلیدی
اولین گام در سیستم سازی کسب و کار شناسایی فرآیندهای اصلی کسب و کار است. فرآیندهای اصلی شامل ( تولید، رفوش، بازاریابی، خدمات پس از فروش، منابع انسانی …) می‌شود و شناسایی آنها به ما کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف آنها را بهتر بشناسیم.
- تحلیل فرآیندها
در یک کسب و کار فرآیندهای مختلفی تعریف می‌شود که هر فرآیند ممکن است نقاط ضعف و ناکارآمد داشته باشد. این نقاط باید شناسایی و بررسی شوند و با حذف مراحل زائد، بهبود تکنولوژی یا تغییر ساختار، این فرآیندهای کلیدی را بهینه کرد.
- مستندسازی فرآیندها
پس از شناسایی فرآیندها، نیاز است که آنها را مستندسازی کنیم تا سیستم سازی به راحتی انجام شود. در مستندسازی فرآیندها، تمام مراحل، استانداردها و ابزارهای مورد نیاز هر فرآیند بصورت مستند جمع‌آوری و مدون می‌شود و به راحتی قابل دسترس خواهد بود.
- بکارگیری ابزارهای اتوماسیون
اتوماسیون‌سازی فرآیندها در سیستم سازی کسب و کار به کمک ابزارها و فناوری‌های جدید انجام می‌شود. این ابزارها که شامل نرم افزارهای مدیریت پروژه، سیستم‌های CRM و یا ابزارهای اتوماتیک حسابداری می‌شوند به ما کمک می‌کند تا کارها بصورت خودکار با کمترین اشتباه انجام شوند.
- تعیین شاخص‌های کلیدی (KPI)
شاخص‌های کلیدی مشخص می‌کند که فرآیندهای تعریف شده به درستی عمل می‌کنند یا نیاز به اصلاح دارند بنابراین برای سنجش موفقیت فرآیندها نیاز است KPIها مشخص شوند.
- توانمندسازی تیم
سیستم سازی زمانی موثر است و باعث رشد بهره‌وری در کسب و کار می‌شود که تیم بتواند با سیستم‌ها و فرآیندهای تعریف شده به خوبی کار کند. در اینجا آموزش مستمر و توانمندسازی کارکنان که بتوانند با سیستم تعریف شده کار کنند از اهمیت بالایی برخوردار است.
- ایجاد فرهنگ سیستم محور
برای موثر بودن سیسیتم سازی در سازمان و افزایش سودآوری با سیستم سازی نیاز است که کارکنان سیستم‌های تعریف شده را بپذیرند و با فرهنگ کار درون سیستم آشنا باشند. کارکنان بجای تکیه بر روش‌های شخصی با رویه سیستماتیک در سازمان کار کنند.
- بهبود مستمر
سیستم سازی کسب و کار یک فرآیند دائمی و مستمر است و همواره نیاز به اقتضای تغییرات محیطی، تکنولوژی و نیازهای مشتریان به‌روزرسانی شود.
بهبود مستمر سیستم از طریق بازخورد کارکنان و مشتریان امکانپذیر خواهد بود.
ابزارها و نرم افزارهای موثر برای سیستم سازی چیست
سیستم سازی کسب و کار نیازمند استفاده از ابزارها و نرم افزارهای مناسب است. استفاده از نرم افزارهای نامناسب، فرآیند سیستم سازی را با شکست مواجه می‌کند و تنها را پیشگیری از شکست در سیستم سازی کسب و کار، شناخت دقیق و درست فرایندهای سازمانی و نرم افزارهای مورد نیاز سیستم سازی است. در این میان برخی نرم افزارها و ابزارها هستند که سیستم سازی را تسهیل کرده و افزایش بهره‌وری در کسب و کار و در نتیجه افزایش سودآوری با سیستم سازی را در پی دارند.
مهم‌ترین نرم افزارهای سیستم سازی در کسب و کار عبارتند از:
- نر افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- نرم افزار مدلسازی فرآیندهای کسب و کار
- نر افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار ( BPMS)
- ربات خودکارسازی فرآیندها (RPA)
- اتوماسیون اداری
- نرم افزارهای هوش مصنوعی
ابزارهای مفید برای سیستم سازی
- Trello و Asanaدر زمینه مدیریت پروژه
- ارتباطات داخلی با Slack
- مدیریت ارتباط با مشتری با ابزارهای HubSpot و Salesforce
- Zoho و QuickBooks برای مدیریت مالی و حسابداری
چالش‌های سیستم سازی و راهکارهای غلبه بر آنها
سیستم سازی کسب و کار همانند هر فرآیندی در سازمان همواره با چالش‌های متعدد روبرو است که نیاز به شناخت و مدیریت صحیح است. دراینجا به هشت چالش مهم در پیاده‌سازی فرایندهای سیستم سازی به همراه راهکارهای مقابله با این چالش‌ها می‌پردازیم.
- مقاومت در برابر تغییر
چالش :
مقاومت کارکنان در برابر تغییر همیشه یک چالش جدی در سازمان‌ها بوده است و این مقاومت ممکن است به دلیل نگرانی از تغییر شرایط کاری، یادگیری ابزارهای جدید یا ازدست دادن کنترل بر روی کارها باشد.
راهکار:
آموزش و اطلاع‌رسانی از اهمیت سیستم سازی در سازمان
مشارکت کارکنان در پیاده‌سارزی فرایند سیستم سازی
پیاده سازی مرحله‌ای و تدریجی سیستم سازی کسب و کار
- مستندسازی ناقص و عدم شفافیت
چالش:
عدم شفافیت و مستندسازی ناقص، کارکنان را گمراه کرده و ممکن است نتوانند به درستی از سیستم جدید پیروی کنند.
راهکار:
در مستند سازی فرآیندها بهتر است از نمودارها و چک لیست‌ها استفاده شود تا برای کارکنان قابل فهم‌تر باشد.
پایه‌ریزی و ایجاد یک پایگاه دانش که تمام اطلاعات و مستندات در یک بستر دیجیتال متمرکز باشند.
- عدم وجود فرهنگ سیستم‌محور
چالش:
انبود فرهنگ سیستم‌محور در سازمان و کاهش همسویی و هماهنگی در عملکرد تیمی.
راهکار:
تشویق و پاداش‌دهی به کارکنان با ایجاد شاخص‌ها یعملکرد سیستماتیک و همسویی با فرهنگ سیستم‌محوری در سازمان.
الزام به رعایت قوانین و مقررات مربوط به فرایندها و فرهنگ سیستم در سازمان.
- محدودیت مالی
چالش:
هزینه بالا و محدودیت مالی سازمان به خصوص در مراحل ابتدایی سیستم سازی در سازمان یک چالش جدی در این فرآیند است.
راهکار:
اجرای سیستم سازی در بخش‌های کلیدی و با الویت بالاتر
استفاده از نسخه‌های رایگان نرم افزارها و اتوماسیون‌های موجود
- شناسایی و انتخاب ابزارهای مناسب
چالش:
هر ابزار سیستم سازی ممکن است با نیارهای خاصی از کسب و ک ار همخوانی داشته باشد و شناسایی و انتخاب اتوماسین وابزار مناسب یک چالش جدی است.
راهکار:
قبل از اتنخاب ابزار و نرم افزار، نیازها و اهداف سازمان به درستی و دقت تعیین شود.
استفاده از نسخه آزمایشی نرم افزار و حصول اطمینان از میزان تطابق نرم ازفار با نیازهای کسب و کار.
- نیاز به توسعه و آموزش
چالش:
محدودیت دانش و مهارت کارکنان در استفاده و کار با ابزارهای جدید یک چالش جدی بر سر راه سیستم سازی است.
راهکار:
برگزاری دوره‌های آموزشی متناسب با نیازهای کارکنان و تسهیل یادگیری آنها.
انتخاب و تعیین نمودن فرد یا تیمی که در صورت ایجاد مشکل، پاسخگوی نیاز کارکنان باشد.
- به روزرسانی مستمر
چالش:
یک سیستم سازی قوی در سازمان نیازمند به‌روزرسانی و بهبود مستمر است که بدون پایش مداوم ممکن است به مرور زمان با مشکلات جدی روبرو شود
راهکار:
مشخص نمودن بازه‌های زمانی مشخص برای بازبینی و ارزیابی عملکرد سیستم‌ها
دریافت بازخوردهای منظم از کارکنان و مشتریان و شناسایی نقاط قوت و ضعف سیستم.
- محدودیت زمانی
چالش:
فشار کاری بالا در بسیاری از کسب و کارها ممکن است زمان کافی برای اجرای سیستم سازی در سازمان را با چالش روبرو کند.
راهکار:
برنامه‌ریزی و اختصاص دادن زمان ویژه برای اجرا و بهبود هر از مراحل سیستم سازی
در صورت نبودن منابع کافی و لازم در سازمان برای سیستم سازی، بهتر است از مشاوران و کارشناسان خارج از سازمان استفاده کرد.
نمونه‌هایی از سیستم سازی موفق در کسب و کارها
یک نمونه معروف و موفق در زمینه سیستم سازی کسب و کار می توان شرکت بزرگ گوگل را نام برد. در این شرکت هزاران رایانه بصورت خودکار عمل می‌کنند تا وقتی یک جتسجو در موتور گوگل می‌شود نتایج را به شما نشان دهند.
هرساله مهندسین گوگل آپدیت و بهبودهایی در الگوریتم این موتور جستجو انجام می‌دهند تا کاربر را به آنچه که نیاز دارد هدایت کند. قطعا انرژی صرف شده در تعریف و سیستم سازی فرآیند، شرکت گوگل را به این قدرت رسانده است.
نرم افزارهای پارسان چطور به سیستم سازی کسب و کار کمک می‌کنند؟
نرم افزارهای سیستم ساز فرآیندهای سازمانی را بصورت استاندارد نظم می‌دهد و با خودکارسازی فرآیندها، تا حد امکان دخالت نیروی انسانی را کم خواهند کرد. این نرم افزارها مانند نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار، نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، اتوماسیون اداری که در مجموعه نرم افزارهای شرکت پارسان ارائه شده اند ابزارهایی کارآمد در سیستم سازی کسب و کار هستند. البته اینجا لازم است بدانید که نرم افزارهای سیستم ساز با نرم افزارهای اتوماسیون اداری یک تفاوت فاحش دارند.
نرم افزار اتوماسیون اداری تمام فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان را علاوه بر سیستم سازی، خودکارسازی هم می‌کند ولی نرم افزارهای سیستم ساز مثل نرم افزارهای مدیریت کارها و تیم‌ها لزوما فعالیت‌ها را خودکار نمی‌کنند و تنها به کارهای سازمان نظم می‌دهند.
جمع‌بندی:
با توضیحاتی که در خلال این مقاله گفته شد اکنون زمان سیستم سازی کسب و کار شما است. زیرا فرایند سیستم سازی در سازمان به بهره‌وری در کسب و کار، افزایش سودآوری با سیستم سازی و رشد پایدار منجر می‌شود.
در مجموع چندین دلیل اصلی برای اینکه چرا کسب و کار شما به سیستم سازی نیاز دارد وجود دارد که اینجا به آنها اشاره می‌شود.
- آزادسازی زمان وم نابع
- کاهش خطا وا فزایش کیفیت
- استفاده بهینه از داده‌ها و تحلیل‌ها
- توانایی مقیاس‌پذیری
- کاهش وابستگی به نیروی انسانی
- ایجاد ارزش پایدار
نهایتا سیستم سازی کسب و کار کمک می‌کند تا شما از یک تقش اجرایی به نقش استراتژیک وبرنامه‌ریز منتقل شوید و رشد سریع‌تر و پایدارتری داشته باشید.
