سیستم اطلاعات حسابداری به ابزارها و سیستم هایی اطلاق میشود که برای جمع‌آوری و نمایش اطلاعات حسابداری طراحی شده‌اند تا حسابداران و مدیران اجرایی بتوانند آگاهانه تصمیم گیری کنند. در حقیقت این سیستم یکی از اجزای اصلی دفاتر مالی در نظر گرفته‌می‌شود. این سیستم ها عمدتاً مبتنی بر نرم افزار هستند و میتوانند به عنوان بخشی از راه حل های فناوری اطلاعات یک شرکتدر نظر گرفته‌شوند.
سیستم های اطلاعات حسابداری به جریان اطلاعات در مورد تمام جنبه های مالی یک شرکت، از جمله مالیات، گزارش، یا در صورت نیاز، حسابرسی کمک‌می‌کند. راه‌حل‌های مبتنی بر نرم‌افزار به کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک اجازه کنترل بیشتری بر امور مالی خود می‌دهند و روشی رقابتی برای حسابداری داخلی برای کسب‌وکارهای کوچک ارائه می‌کنند.
چه موقع باید از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده کرد؟
انواع سیستم‌های اطلاعاتی با توجه به استفاده از نرم‌افزار به عنوان ابزاری برای ساده‌سازی عملیات و رقابتی ماندن، موانع ورود بسیاری از کسب‌وکارها را کاهش می‌دهند. سیستم های اطلاعات حسابداری تفاوتی ندارند.
برای مثال، اگر فردی‌هستید که در حال راه‌اندازی یک کسب و کار کوچک یا توسعه یک کسب و کار موجود هستید، یک راه حل مبتنی بر نرم افزار که داده‌های حسابداری شما را نمایش می‌دهد تا به شما در تصمیم گیری در سطح مدیریت کمک‌کند، ابزار فوق العاده مفیدی برای جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و نمایش اطلاعات است.
در دستان کاربر آگاه، سیستم اطلاعات حسابداری می‌تواند به ارائه بینشی در مورد کمبودهای تجاری یا زمینه های بهبود کمک‌کند. برای شرکت‌های بزرگ‌تر، می‌تواند به افزایش اعتماد سرمایه‌گذاران کمک کند و اجرای مقررات نظارتی را آسان‌تر کند.
وظایف یک سیستم اطلاعات حسابداری
سیستم های اطلاعات حسابداری سه وظیفه اساسی دارند:
اولین عملکرد یک سیستم اطلاعات حسابداری جمع‌آوری و ذخیره‌سازی کارآمد و موثر داده‌های مربوط به فعالیت‌های مالی یک سازمان، از جمله دریافت داده‌های تراکنش از اسناد منبع، ثبت تراکنش‌ها در مجلات و ارسال داده‌ها از مجلات به دفتر کل است.
دومین عملکرد یک سیستم اطلاعات حسابداری ارائه اطلاعات مفید برای تصمیم گیری، از جمله تهیه گزارش های مدیریتی و صورت های مالی است.
عملکرد سوم این‌است که مطمئن شود کنترل‌هایی برای ثبت و پردازش دقیق داده‌ها وجود دارد.
بخش هایی از سیستم اطلاعات حسابداری
یک سیستم اطلاعات حسابداری معمولاً دارای شش بخش اساسی است:
افرادی که از این سیستم استفاده می‌کنند. از جمله حسابداران، مدیران و تحلیلگران تجاری
رویه و دستورالعمل روش‌هایی هستند که داده‌ها جمع‌آوری، ذخیره، بازیابی و پردازش‌می‌شوند
داده ها شامل تمام اطلاعاتی که به یک سیستم اطلاعات جسابداری می‌رود
نرم افزار شامل برنامه‌های کامپیوتری است که برای پردازش داده ها استفاده‌می‌شود
زیرساخت فناوری اطلاعات شامل تمام سخت افزارهای مورد استفاده برای راه‌اندازی سیستم اطلاعات حسابداری‌است
کنترل های داخلی اقدامات امنیتی هستند که برای محافظت از داده‌ها استفاده‌می‌شوند.
مزایای سیستم اطلاعات حسابداری:
از آنجایی که یک سیستم اطلاعات حسابداری یک جریان یکپارچه از داده های مهم و مرتبط را در سراسر سازمان فراهم می کند، مزایای متعددی دارد که به یک کسب و کار کمک می کند تا عملیات خود را بهتر مدیریت کند. بیایید نگاهی به این مزایا بیندازیم:
– ارتباط بین بخشی بهتر:
یک سیستم اطلاعات حسابداری جامع راه را برای جریان مناسب اطلاعات در بخش‌های مختلف درون سازمان هموار می‌کند. فرض کنید بخش فروش به تازگی بودجه فروش را بارگذاری کرده است. این اطلاعات برای بخش موجودی برای برنامه ریزی بهتر موجودی و مدیریت موجودی حیاتی است. اکنون هنگامی که موجودی بر اساس ورودی ها و تجزیه و تحلیل بخش فروش خریداری می شود، هر زمان که موجودی جدیدی برای تهیه فاکتور خریداری شود، این اطلاعات با بخش حساب های پرداختنی به اشتراک گذاشته می شود. به طور خلاصه، یک سیستم اطلاعات حسابداری دید کامل تراکنش های شرکت را در عملکردهای مختلف برای برنامه ریزی و پیش بینی کسب و کار بهتر تضمین می کند.
– کنترل های دسترسی به داده ها:
یک اطلاعات حسابداری به کاربران این امکان را می‌دهد که پیکربندی‌های امنیتی مختلفی را بر اساس الزامات تعریف‌کنند. بدیهی است که همه بخش ها به اطلاعات در مورد هر آنچه در سازمان می‌گذرد نیاز ندارند، درست است؟ خوب، این کاری است که سیستمِ اطلاعات حسابداری انجام‌می‌دهد.در حقیقت تضمین می‌کند که تنها اطلاعات مربوطه به یک کاربر خاص با ارائه دسترسی کنترل‌شده به داده ها منتشر میشود. با سطوح مختلف مجوزهای امنیتی که نیاز به تأییدیه برای دسترسی به اطلاعات‌دارند این سیستم اطلاعات را بر اساس مجوزهای داده‌شده توسط مرجع اصلی محدود می‌کند.
انواع سیستم اطلاعات حسابداری:
یک سیستم اطلاعات حسابداری به سه دسته تقسیم میشود:
سیستم های دستی، قدیمی و سیستم های مدرن/یکپارچه.
– سیستم‌های دستی : عمدتاً توسط سازمان‌های کوچک‌تر استفاده می‌شوند که در آن کل سیستم دستی است، بدون یکپارچگی تکنولوژیکی. به دلیل اندازه کسب و کار، سیستم اطلاعات جسابداری نیازی‌نیست خیلی پیچیده‌باشد و همه سوابق را می توان به صورت دستی نگهداری‌کرد. با این حال، یک سیستم دستی به اسناد منبع، دفتر کل، برای حسابداری دقیق تر نیاز دارد.
– سیستم های قدیمی: قبل از ظهور فناوری پیشرفته رایج بوده اند. در حالی که دانستن اطلاعات تاریخی شرکت شما و سهولت استفاده از آن مزایایی دارد. اما قطعاً فاقد انعطاف پذیری و قابلیت اطمینانی است که فناوری مدرن می تواند ارائه دهد.
– سیستم‌های مدرن/یکپارچه: فناوری‌های مبتنی بر ویندوز هستند که بسیار کاربرپسندتر از سیستم‌های حسابداری قدیمی در نظر گرفته‌می‌شوند. آنها معمولاً هزینه کمتری نسبت به سیستم های قدیمی دارند. می توانند به سرعت پیاده سازی شوند و اشکالات کمتری دارند.
چگونه از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده می شود؟
سیستمِ اطلاعات حسابداری ساختار گسترده ای از یک سازمان است. این سیستم با جمع‌آوری، ذخیره و پردازش داده‌های مالی و حسابداری که توسط تصمیم‌گیرندگان استفاده میشود، سر و کار دارد. این سیستم یک سیستم متمرکز را تشکیل می‌دهد که در آن اطلاعات مالی توسط پرسنل مجاز ذخیره میشود. سپس این اطلاعات برای سهامداران مختلف در سازمان منتشر می شود. داده‌های مهم مانند درآمد، خرید، کارمند، مشتری، مالیات و غیره درسیستم اطلاعات حسابداری ذخیره می‌شوند.
یک سیستم اطلاعات‌حسابداری دارای یک ساختار پایگاه داده برای ذخیره اطلاعات است. این ساختار پایگاه داده معمولاً با یک زبان برنامه‌ریزی‌می‌شود که امکان دستکاری جدول و داده ها را فراهم‌می‌کند. از آنجایی که سیستمِ اطلاعات حسابداری دارای فیلدهای متعددی است که به ورودی های لازم (چه جدید و چه قدیمی) نیاز دارند، بسیار مهم است که امنیت بسیار قوی برای جلوگیری از هرگونه حمله ویروس مخرب باشد.
کلام آخر
شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.
شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.
همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه‌ی ارائه‌ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.