در بازرگانی بین‌المللی و پروسه صادرات و واردات کالا، انواع مختلفی از اسناد و مدارک بین فروشنده و خریدار رد وبدل می‌شود. وجود اسنادی مثل سیاهه تجاری، پروفرما، برگ سبز گمرکی، بارنامه، اظهارنامه، اسناد بیمه حمل کالا و دیگر مدارک در تجارت و بازرگانی خارجی ضروری است و هرکدام از این اسناد حاوی اطلاعات مفیدی برای تسهیل فرآیند صادارت و واردات کالا می‌باشند.
در این بخش از مقالات آموزشی پارسان، سیاهه تجاری که حاوی اطلاعات مهم مربوط به کالاها هست را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
سیاهه تجاری (Commercial Invoice) چگونه سندی است؟
Certified Invoice یا فاکتور خرید، سندی است که توسط فروشنده کالا به نام خریدار صادر می‌شود. این سند که حاوی اطلاعات مهم مربوط به کالا است گاهی به نام نمایندگی بازرگانی خریدار یا واردکننده صادر شود.
فاکتور تجاری یکی از اسناد مهم در تجارت بین‌المللی است که بعد از انجام معامله صادر می‌شود و توسط بانک‌ها، گمرک و دیگر ذینفعان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اهمیت و ضرورت سیاهه تجاری در بازرگانی بین‌المللی
اینویس یکی از اسناد مهم در صادارت و واردات کالا بین کشورها است. این سند که حاوی اطلاعات مهم مربوط به کالا و قیمت‌ها است در فرآیند ترخیص کالا، حمل ونقل و باربری مورد استفاده قرار می‌گیرد. چنانچه محموله تجاری بیمه باربری باشند، خریدار با ارائه فاکتور خرید می‌تواند ادعای بیمه کند.
همچنین دولت با بررسی فاکتور اینویس و ارزیابی کالاها، عوارض و تعرفه گمرکی را تعیین می‌کند.
چه اطلاعاتی در Certified Invoice ثبت می‌شود؟
فاکتور خرید یا سیاهه خرید حاوی اطلاعات مفیدی مربوط به کالا است که در زیر به آنها اشاره می‌کنیم:
- نام و نشانی خریدار و فروشنده
- شماره سفارش یا قرارداد
- تاریخ صدور سیاهه خرید
- نام کالا
- شرح کالا
- مقدار و واحد اندازه‌گیری کالا
- قیمت هر واحد
- ارزش کل خدمات یا کالا
- نوع حمل و نقل
- شرایط پرداخت
سیاهه تجاری (Commercial Invoice) را می‌توان بصورت دستی یا به کمک نرم‌افزارهای تجاری صارد کرد. نرم‌افزار بازرگانی خارجی پارسان قابیلت آماده کردن و ارائه انواع مدارک و فرم‌های مورد نیاز در معاملات تجاری(پروفرما، سیاهه تجاری، بیمه، اسناد حمل، روش‌های پرداخت ..) را نیز دارد.
انواع اینویس
بسته به نوع معاملات تجاری و حمل ونقل کالا، انواع اینویس مورد استفاده قرار می‌گیرد که در زیر سه نوع اصلی سیاهه تجاری را معرفی می‌کنیم
-
سیاهه گواهی شده (Certified Invoice)
اینویس تایید شده توسط یک مرجع مثل اتاق بازرگانی تایید می‌شود و شامل اطلاعات دقیق و معتبری از کالاها، قیمت و شرایط معامله است. Certified Invoiceمعمولا در معاملات بین‌المللی به‌کار می‌رود.
-
سیاهه تایید شده (Legalized Invoice)
فاکتور خرید تایید شده توسط مراجع ذیصلاح یا مقامات دولتی تایید می‌شود. این نوع Invoice برای معاملاتی که نیاز به تایید قانونی دارند مورد استفاده قرار می‌گیرد و تایید مقامات دولتی برای اطمینان از صحت و قانونی بودن معامله ضروری است.
-
سیاهه کنسولی (Consular Invoice)
اینویس یا سیاهه کنسولی توسط مقمات کنسولی کشور مبدا یا مقصد صادر و مورد تایید قرار می‌گیرد. فاکتور خرید کنسولی برای کالاهایی که به یک کشور خاص صارد می‌شود مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نکات مهم در تنظیم سیاهه تجاری
– طبق ترتیبات قیمت در اعتبار اسنادی و مقررات متحدالشکل اعتبار اسنادی، سیاهه تجاری باید به نام متقاضی اعتبار تنظیم و صارد شود.
– مشخصات کالاها در فاکتور خرید باید دقیقا منطبق با مشخصات کالاهای مندرج در اعتبار اسنادی باشد.
– مبلغ ذکر شده در فاکتور اینویس نباید از اعتبار گشایش یافته به نفع فروشنده بیشتر باشد زیرا که بانک از قبول ان امتناع می‌کند.
– قیمت اعلام شده در سیاهه تجاری باید بر اساس مبلغ توافق شده در قرارداد فروش بین خریدار و فروشنده باشد.
تفاوت سیاهه تجاری با پروفرما
سیاهه تجاری (Commercial Invoice) و پروفرما (Proforma Invoice) دو سند مهم در معاملات بین المللی هستند که هردو حاوی اطلاعات مهم وضروری مربوط به کالا می‌باشند. این دو سند که در معاملات تجاری و فرایند ترخیص کالا مورد استفاده قرار می‌گیرند تفاوت‌های اساسی با هم دارند.
مهمترین تفاوت سیاهه تجاری با پروفرما مربوط به زمان صدور این دو سند است.
سیاهه تجاری سندی است که بعد از معامله صارد می‌شود و پروفرما سندی است که قبل از معامله و برای توافقات اولیه بین خریدار و فروشنده صادر می‌شود.
| ویژگی | سیاهه تجاری | پروفرما |
| ماهیت | رسمی | غیررسمی |
| صادرکننده | معمولا فروشنده | معمولا خریدار |
| زمان صدور | بعد از انجام معامله تجاری | قبل از انجام معامله تجاری |
| اطلاعات کامل و دقیق | بله | ممکن است کامل نباشد |
| ضرورت برای انجام مراحل واردات و صادرات | بله | خیر |
| تعیین قیمت | قیمت نهایی معامله اعلام می‌شود | قیمت پیشنهادی فروشنده اعلام می‌شود |
| شرایط پرداخت | شرایط قطعی و نهایی پرداخت ذکرمی‌شود | شرایط قابل مذاکره برای پرداخت ذکر می‌شود |
| حمل و نقل | اطلاعات دقیق و کامل حمل و نقل ذکر می‌شود | ممکن است اطلاعت کمتری از حمل و نقل ذکر شود |
کلام آخر
سیاهه تجاری یا فاکتور خرید یک سند ضروری و مهم تجاری در معاملات بازرگانی خارجی است که اطلاعات مهم مربوط به کالا را در اختیار خریدار قرار می‌دهد. خریدار بر اساس اینویس مبلغ توافق شده در قرارداد و ذکر شده در فاکتور تجاری را به فروشنده پرداخت می‌کند.
