مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک چالش بزرگ برای اکثر سازمانها بهحساب میآیند. بسیاری از صاحبان مشاغل و سازمانها مدیریت فرآیند را مختص سازمانهای بزرگ میدانند و هزینه در این بخش را برای کسب و کارهای کوچک غیرضروری تلقی میکنند. بااینحال، سازمانها برای تحقق اهداف خود در جهت جلب رضایت مشتری به سازماندهی اصولی فرآیندهای خود متکی هستند. مدیریت فرآیند کسب و کار یا BMP یک روش مدیریت قابل تنظیم (Business process management) است که برای سازمان دهی و تسهیل کردن فرآیندهای سازمانی طراحی شده است.
هدف اصلی استفاده از BMP کمک به شرکتها برای تجزیهوتحلیل شرایط فعلی سازمان، بهبود وضعیت موجود و کنترل پیشرفته آن باتوجهبه ابزارها و تکنیکهای مدل سازی است. BMP باعث میشود تحولات مثبت و معناداری در رویکرد و نتایج فرآیندهای یک سازمان ایجاد شود. مدیریت فرآیند کسب و کار باتکیهبر نرمافزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) و نماد مدل سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) اهداف سازمان را محقق میکند.
در این مقاله توضیحات مختصری درباره BPMS و BPMN ارائه میدهیم تا علاوه بر تعریف و مزایا و تفاوت هرکدام، تأثیر آنها در مدیریت فرآیندهای کسب و کار شرکت را بیشتر درک کنید.
BPMN؛ نماد مدل سازی فرآیند کسب و کار
BPMN مخفف Business Process Model and Notation و یک نماد است، به این معنی که با استفاده از یک سیستم گرافیکی متشکل از نمادهای مختلف جریان فرایند کسب و کار را نشان میدهند. این نمادها در سراسر دنیا زبان واحدی هستند و به همین دلیل به آنها استاندارد میگویند. استفاده از این نمادها زبان یکسانی را بین سازمانها داخلی و خارجی برقرار میکند و شما به راحتی متوجه مدیریت فرآیند کسب و کار یک شرکت جدید خواهید شد. BPMN یک زبان مدل سازی بصری است که برای فلوچارتهای گرافیکی و تعریف مسیر مدیریت فرآیند یک کسب و کار استفاده میشود.
مزایای استفاده از BPMN
استفاده از BPMN به سازمانها این امکان را میدهد که فرآیندهای تجاری را به روشی واضح و منسجم ثبت کنند که بهراحتی برای همه قابلدرک است. مدل سازی فرآیند کسب و کار مزایای مهمی برای سازمانها دارد که در زیر به مواردی از آن اشاره کردهایم:
- کسبوکارها امکان تعریف رویکرد خود را از طریق نمودارها دارند.
- ارائه یک نماد استاندارد که بهراحتی برای همه سهام داران و صاحبان کسب و کار قابلدرک است.
- یادگیری آن ساده است، اما قابلیتهای بهتصویرکشیدن پیچیدگیهای یک فرآیند کسب و کار را دارد.
- نمایش گرافیکی و ترسیم فلوچارت تأثیر بیشتری از خواندن یک متن برای فهم فرآیند کسب و کار دارد.
درک مزایای استفاده از BPMN مدیریت فرآیند کسب و کار را برای سازمانها تسهیل میکند.
معایب استفاده از BPMN
استاندارد BPMN بسیار جامع است و در حدود ۵۰۰ صفحه تعریف و تفسیر شده است. این امر یادگیری BPMN را دشوار میکند. علاوه بر این اگر به طور کامل BPMN را یاد نگیرید، ممکن است در تفسیر نمودارها دچار خطا و نتیجه گیری نادرست شوید.
- پیچیدگی مشخصات (۵۰۰ صفحه)
- پیچیدگی نمادها (بیش از ۱۰۰ نماد بصری)
- وجود همکاری و تعامل ضعیف بین ابزارهای BPMN
- پشتیبانی ناقص و غیراستاندارد از مدلهای BPMN
در کنار مزایای عالی استفاده از BPMN باید گوشه چشمی نیز به معایب آن داشته باشید.
BPMS؛ نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار
BPMS مخفف Business Process management System است و به شرکتها کمک میکند تا با حداقل نیاز به دانش برنامهنویسی فرآیندهای سازمان را مکانیزه کنند. با استفاده از BPMS سازمانها بدون نیاز به چندین نرم افزار متعدد، نیازهای خود را بهصورت یکپارچه در نرمافزار مدیریت فرآیند کسب و کار برطرف میکنند. این نرم افزار به سازمانها این امکان را میدهد که مجموعهای از فعالیتها را طراحی، مدل سازی و اجرا کنند و منسجمتر به سمت تحقق اهداف سازمانی خود قدم بردارند.
مزایای استفاده از BPMS
نرم افزار BPMS به سازمانها کمک میکند تا نرمافزارهایی را باتوجهبه نیاز خود و به طور اختصاصی تولید کنند. این ویژگی عامل مهم تأثیرگذاری در نمایش مزایای استفاده از BPMS است. در زیر به موارد مهمی از آن اشاره کردهایم:
- شفاف بودن فرآیندها
- بهره وری بیشتر سازمان
- بهبود کیفیت خدمات
- بهبود ارتباط داخلی
- جلوگیری از اتلاف وقت و دوبارهکاری
- خودکار کردن مسیر انجام فرآیند
- بهینه تر کردن نتایج حاصل
- کاهش هزینههای انجام فرآیند
به طور خلاصه BPMS به سازمانها کمک میکند که هزینهها را کاهش و بهره وری را افزایش دهند. این اتفاق به معنی افزایش رشد و درآمد برای سازمان و همچنین افزایش سرعت و سازماندهی یک شرکت است.
معایب استفاده از BPMS
افزایش بهره وری سازمان و جلوگیری از اتلاف وقت مزایای مهم استفاده از BPMS هستند، اما در این میان نباید از معایب آن غافل بود. به ویژه اینکه در صورت نبود زیر ساختهای لازم در سازمان شما این سیستم مدیریت فرآیند راه به جایی نمیرود و برخلاف مزایای استفاده از آن، باعث اتلاف وقت و سرمایه میشود. اگر در سازمان فردی متخصص برای اجرای فرآیندهای مدیریت سازمان وجود نداشته باشد، استفاده از BPMS با آزمون و خطا همراه است و سرعت فرآیند کند میشود. وجود دانش کافی لازمه استفاده بهینه از BPMS است.
سخن آخر
مدیریت فرآیند کسب و کار با استفاده از ابزارها و استراتژیهای مناسب، نتایجی مانند کاهش هزینهها، افزایش بهره وری، بهبود کیفیت محصولات و خدمات با خود به همراه دارد. سازمانها باید اهمیت این موضوع را درک کنند و استفاده از این سیستمها را هزینههای اضافی برای سازمان در نظر نگیرند. جلب رضایت مشتریان و افزایش بهره وری سازمان از مهمترین هدفهای یک مجموعه است که استفاده از BPM سازمان را به آنها نزدیکتر میکند.
شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی BPMN و BPMS، سامانه یکپارچه انبارداری تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد. شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل این نرم افزار را مطالعه نمایید و در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید. همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.
