به طور حتم برای انجام بهتر و دقیق‌تر کارها به ساده‌سازی و پیش رفتن طبق الگوریتم‌های خاص نیاز داریم. طبیعتاً با استفاده از الگوریتم‌های مشخص و درعین حال ساده، دقت و نظم در انجام کارها نیز به‌مراتب بیشتر می‌شود. کدینگ حسابداری نیز یکی از بهترین روش‌ها برای رعایت نظم در امور حسابداری به‌حساب می‌آید. در این مطلب قصد داریم درباره سؤال (کدینگ حسابداری چیست؟) اطلاعاتی را مطرح کرده و مراحل آن را نیز شرح دهیم. با ما همراه باشید.
کدینگ حسابداری چیست؟
همان طور که در بخش قبل نیز اشاره کردیم، کدینگ می‌تواند در رعایت هرچه بیشتر نظم در امور حسابداری ما را یاری کند. در انجام این کار حسابداران برای هر یک از امور کار خود یک عدد را به‌عنوان کد مشخص کرده تا در انجام کارها از آن کد مشخص استفاده کنند. به عنوان مثال دارایی های جاری با کد ۱ شناخته شده و حسابدار، هر امر مربوط به دارایی‌های جاری را با این کد مشخص خواهد کرد. انجام فرایندهای کدینگ، حسابداری را از پیچیدگی های بیش از حد خارج کرده و سهولت این کار را بیشتر می‌کند تا احتمال وقوع خطای انسانی به حداقل ممکن برسد.
ویژگی‌های کدینگ حسابداری موثر
- از کدهای ساده و قابل فهم باید در کدینگ حسابداری استفاده کرد.
- در یک کدینگ باید تمامی حساب‌ها در یک سیستم یکپارچه قابل شناسایی باشند.
- کدینگ حسابداری باید طوری طراحی شود که در صورت نیاز، قابلیت اضافه کردن حساب‌های دیگر را داشته باشد.
- کدینگ باید با دیگر نیازهای سازمان مثل گزارش‌دهی و مدیریت مالی سازگار باشد.
انواع کدینگ حسابداری
تاکنون با مفهوم کلی کدینگ و اهمیت آن آشنا شده‌ایم. ناگفته نماند که کدینگ انواع مختلفی دارد که در شرایط مختلف توسط حسابداران مورداستفاده قرار می‌گیرند. انواع کدینگ حسابداری که در اکثر مواقع از آن‌ها استفاده می‌شود عبارت‌اند از:
کدینگ حفظی (بر اساس حرف اول): یکی از کدینگ‌های مطرح، کدینگ حفظی نام دارد. این کدینگ بر اساس اولین حرف حساب موردنظر انجام می‌شود. به‌عنوان‌مثال حساب دارایی‌های جاری با عبارت د.ج کدگذاری می‌شود.
کدینگ سریالی: در این نوع از کدینگ از اعداد پشت‌سرهم برای کدگذاری حساب‌ها استفاده شده و هر عدد بیانگر یک حساب خاص است.
کدینگ سلسله مراتبی: در کدینگ به روش سلسله‌مراتبی، سرشاخه‌های مشخصی وجود داشته و هر کدام از آن‌ها نیز زیرشاخه‌هایی دارند. در این نوع از کدینگ، کد زیرشاخه‌ها با سرشاخه‌ها خصوصیات یکسانی دارند.
مراحل کدینگ حسابداری
برای انجام هرچه بهتر کدینگ حسابداری باید مراحل آن را به‌درستی و به ترتیب انجام دهیم. به‌طورکلی کدینگ به چند مرحله مجزا از هم تقسیم‌بندی می‌شود که به ترتیب عبارت‌اند از
مرحله اول : تقسیم بندی گروه ها
اولین مرحله کدینگ مربوط کدگذاری گروه‌های کلی است. در این مرحله حسابداران با تقسیم مسائل مالی شرکت به گروه‌هایی مشخص، فرایند کدینگ را شروع می‌کنند. به‌عنوان‌مثال مسائل مالی به‌صورت زیر تقسیم‌بندی شده‌اند:
- دارایی‌های جاری
- دارایی‌های غیرجاری
- بدهی‌های بلندمدت
- بدهی‌های جاری
- حقوق و دستمزدها
- درآمدها
- هزینه‌ها
- بهای تمام شده فروش کالا یا ارائه انواع خدمات
در نهایت پس از انجام این تقسیم‌بندی، حسابدار هر یک از این گروه‌ها را با یک عدد مشخص کدگذاری می‌کند. این کار می‌تواند به‌صورت بسیار ساده انجام پذیرد؛ به‌عنوان‌مثال دارایی‌های جاری عدد ۱ و دارایی‌های غیرجاری با عدد ۲ مشخص می‌شوند و سایر گروه‌ها نیز با اعداد ساده دیگری کدگذاری می‌شوند.
مرحله دوم : تفکیک گروه ها به امور کلی (مرحله دوم):
مرحله دوم کدینگ =حسابداری به تفکیک گروه‌ها مربوط می‌شود. همان‌طور که می‌دانید هر یک از گروه‌های بخش قبل، شامل زیر شاخه‌های کلی دیگری می‌شوند که در این مرحله باید این زیرشاخه‌ها را کدگذاری کنیم. به‌عنوان‌مثال موجودی نقد، یکی از زیرشاخه‌های گروه دارایی‌های جاری به‌حساب آمده و ما در کدینگ، آن را با عدد ۱۰۱ کدگذاری می‌کنیم. عدد ۱ در این کد به معنای کدی است که برای گروه دارایی‌های جاری در نظر گرفته بودیم و عدد ۰١ مشخص می‌کند که موجودی نقد، اولین زیرشاخه کلی گروه اول است. این روش برای کدینگ همه گروه‌های و تجزیه آن‌ها بکار گرفته می‌شود.
مرحله سوم: تفکیک حساب های کل به امور ریزتر:
مرحله سوم کدینگ در تفکیک حساب‌ها یا همان زیرشاخه‌های کلی، به امور کوچک‌تر خلاصه می‌شود. برای رسیدن به این مرحله باید تمامی زیرشاخه‌ها یا حساب های کلی را به‌درستی مشخص کرده و کدگذاری آن‌ها را انجام داده باشیم. سپس می‌بایست این حساب‌های کلی را به امور کوچک‌تر تفکیک کنیم تا با این کار به سمت نهایی‌شدن کدینگ گام برداریم. شاید بتوان گفت که این مرحله از اهمیت بالاتری نسبت به سایر مراحل برخوردار است؛ چرا که اگر تفکیک حساب‌های کلی به‌درستی انجام نگیرد، کدگذاری آن‌ها بسیار دشوارتر خواهد شد.
مرحله چهارم : کدگذاری سرفصل های معین:
آخرین مرحله کدینگ نیز به کدگذاری سرفصل‌های معین هر یک از گروه‌ها مربوط می‌شود. به‌عنوان‌مثال موجودی نقد که یکی از حساب‌های کل گروه دارایی‌های جاری است، دارای دو سطح اول و دوم است. در این مرحله هر کدام از این سطوح را تفکیک کرده و به آن‌ها نیز کد خاصی را اختصاص می‌دهند. با انجام این کار حسابداران مسئله کدینگ را به اتمام رسانده و به یکپارچه شدن امور مالی شرکت‌ها کمک می‌کنند.
پیشنهاد می کنیم مقاله بهترین نرم افزار حسابداری را حتما مطالعه نمایید.
کدینگ دارایی ثابت چیست؟
مجموعه کدهایی که برای شناسایی، طبقه‌بندی و پیگیری دارایی‌های ثابت در سازمان استفاده می‌شوند را کدینگ دارایی ثابت می‌گویند.
کدینگ دارایی ثابت برای دارایی‌های در سازمان که در بلندمدت استفاده می‌شوند به‌کار می‌رود. دارایی‌هایی مثل ماشین‌آلات، تجهیزات و وسایل نقلیه.
ساختار کدینگ دارایی ثابت
کدینگ دارایی ثابت بسته به نیازهای سازمان ونوع دارایی‌ها می‌تواند ساختار متفاوتی داشته باشند. اما بطور معمول ساختار کدینگ دارایی ثابت به‌شکل سلسله مراتبی یا تکه‌ای است.
ساختار کدینگ دارایی ثابت شامل بخش‌های زیر می‌شود:
گروه اصلی دارایی (Major Asset Class)
این گروه شامل موارد زیر است
- 100 : ساختمان‌ها
- 200 : ماشن‌آلات و تجهیزات
- 300 : وسایل نقلیه
- 400 : تجهیزات اداری
- 500 : زمین‌ها
گروه فرعی دارایی (Sub Asset Class)
این مجموعه زیرگروه‌‌هایی را که جزییات بیشتری شامل می‌شوند نشان می‌دهد
- 210 : ماشین‌آلات صنعتی
- 220 : ماشین‌آلات تولیدی
- 310 : خودروهای سواری
- 320 : کامیون و اتوبوس‌ها
شماره شناسایی (Asset Number)
هر دارایی در هر گروه یک شماره شناسایی یکتا دارد که به شناسایی دقیقث آن دارایی کمک می‌کند.
- 310-001 : اولین خودرو سواری سازمان
- 310-002 : دومین خودرو سواری سازمان
کد مکان (Location Code)
کد مکان نشان می‌دهد که دارایی در کدام شعبه یا مکان فیزیکی قرار دارد
- 01 : برای شعبه مرکزی
- 02 : برای شعبه شمالی
نمونه کدینگ حسابداری دارایی ثابت
بطور مثال فرض کنید که یک کامیون در سازمان در شعبه شمالی قرار دارد. کدینگ دارایی ثابت این کامیون به شکل زیر است:
- کد گروه اصلی : 300 (وسیله نقلیه)
- کد گروه فرعی : 320 (کامیون‌ها)
- شماره دارایی : 005 (پنجمین کامیون)
- کد مکان : 02 (شعبه شمالی)
بصورت کلی کد کامل این دارایی به این شکل است : 320-005-02
اهمیت استفاده از نرم افزارهای حسابداری در کدینگ حسابداری
مطمئناً کدینگ حسابداری مقوله ساده‌ای نبوده و نمی‌توان آن را بدون استفاده از ابزار درست و کاربردی به سرانجام رساند. استفاده از نرم افزارهای حسابداری، احتمال بروز خطا در امور مالی را نزدیک به صفر می‌رساند. همچنین سرعت انجام کدینگ با استفاده از این نرم‌افزارها بسیار بیشتر از سرعت انجام آن‌ها توسط انسان‌ها است. در نتیجه امروزه حسابداران از این نرم‌افزارها برای کدینگ حرفه‌ای امور مالی شرکت‌ها استفاده می‌کنند و از مزیت‌های آنان بهره می‌برند.
در این بین استفاده از نرم افزار مناسب نیز به‌شدت اهمیت دارد؛ چرا که اگر نرم‌افزارها در انجام امور مالی دچار خطاهای پی‌درپی بوده و دقت لازم و کافی را نداشته باشند، می‌توانند به سیستم مالی و تجاری سازمان‌ها آسیب‌های زیادی وارد کنند؛ بنابراین حسابداران باید از نرم‌افزارهای معتبر، بادقت محاسباتی بالا و امکانات و ابزارهای کاربردی برای کدینگ استفاده کنند.
پیشنهاد می کنیم مقاله اصول حسابداری را حتما مطالعه نمایید.
در این مطلب سعی کردیم شما را با مقوله کدینگ حسابداری بیشتر آشنا کرده و اطلاعات ساده و کاربردی را در اختیارتان بگذاریم. امیدواریم اطلاعات مطرح شده در پاسخ به سؤالات شما موفق بوده باشند.
