سیستم اطلاعات مدیریت MIS با بکارگیری فناوری اطلاعات و داده‌ها در سازمان، از تصمیم‌گیری‌ها، هماهنگی، تجزیه و تحلیل و پیگیری عملکرد سازمان پشتیبانی می‌کند. این ابزار کلیدی در مدیریت سازمان اطلاعات دقیقی را برای مدیران فراهم می‌کند تا تصمیم‌های موثری در محیط‌های پویا و پیچیده سازمان بگیرند.
سیستم اطلاعات مدیریت چیست؟
MIS مخفف “Management Information System” به معنای سیستم اطلاعات مدیریت، یک سیستم برنامه‌ریزی شده برای جمعآوری، ذخیره‌سازی و انتشار اطلاعات جهت انجام وظایف مدیریت در سازمان است.
سامانه اطلاعات مدیریت یک سیستم کامپیوتری است که اطلاعات مدیریتی را جمعآوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل کرده و در تصمیم‌گیری‌های سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اجزاء اصلی سیستم اطلاعات مدیریت MIS
این سیستم از سه عنصر اصلی (سیستم)، (اطلاعات)، (مدیریت) تشکیل شده است که تعریف کاملی از MIS ارائه می دهد.
- سیستم
دادههای درون سازمان به کمک سیستم به اطلاعات تبدیل می‌شود و در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. یک سیستم شامل ورودی، پردازش، خروجی، بازخورد یا کنترل است.
- اطلاعات
عنصر اطلاعات در سیتسم MIS به معنای پردازش داده است که به کنترل و برنامه‌ریزی عملیات کمک می کند. وقتی می‌گوییم داده‌ها پردازش شده‌اند یعنی این داده‌ها ثبت، خلاصه، مقایسه شده‌اند و در قالب گزارش MIS در اختیار مدیریت قرار گرفته‌اند.
- مدیریت
در یک سازمان سطوح مختلف مدیریت شامل ( مدیریت ارشد، مدیریت، مدیریت میانه و مدیریت سطوح پایین‌تر) تعریف شده است. بخش مدیریت برنامه‌ریزی، کنترل و عملیات را پوشش می‌دهد.
اهمیت و نقش سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان
MIS یک ابزار کارآمد و کلیدی در سازمان است که برای پشتیبانی از فرآیندها، عملیات، هوش و فناوری اطلاعات استفاده می‌شود. سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان با سازماندهی و مدیریت داده‌ها به اتخاذ تصمیمات استراتژیک مدیریتی کمک می‌کند.
نقش‌های اصلی سیستم اطلاعاتی مدیریت
- پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌ها با جمعآوری و پردازش داده‌ها و تبدیل آنها به اطلاعات معنادار
- بهبود کارایی عملیاتی از طریق خودکارسازی فرآیندهای تکراری، کاهش خطا و افزایش سرعت عملیات در سازمان و نظارت بر عملکرد کارکنان و فرآیندها.
- ارتقاء همانگی بین بخش‌ها با ایجاد تسهیل جریان اطلاعات بین بخش‌های سازمان و اطمینان از دسترسی تمام واحدها به اطلاعات.
- کنترل و نظارت بر بخش‌های مختلف سازمان با ردیابی عملکرد آنها و شناسایی مشکلات و ارائه راه‌حل‌های مناسب.
- افزایش رضایت مشتری با ارائه خدمات سریع‌تر و دقیق‌تر مشتریان
- پشتیبانی از برنامه‌ریزی استراتژیک به کمک تحلیلی داده‌ها و شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای بازار و ارائه اطلاعات مدون و ارزیابی استراتژی‌های بازاریابی
- مدیریت منابع سازمانی با نظارت بر مصرف منابع مالی، انسانی و فیزیکی و بهینه‌سازی تخصیص منابع جهت دستیابی به اهداف سازمان
مثال برای سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت
- مدیریت زنجیره تامین
سیستم MIS در مدیریت انبار، پیگیری موجودی و هماهنگی با تامین‌کنندگان بکارگرفته می‌شود.
- مدیریت منابع انسانی
سیستم اطلاعاتی م دیریت در ثبت اطلاعات پرسنل، پیگیری حقوق و دستمزد و ارزیابی عملکرد کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- بازاریابی و فروش
MIS با تحلیل دادههای مشتری و فرصت‌های بازار برای افزایش فروش و ارتقائ برند استفاده می‌شود.
اهداف سیستم اطلاعات مدیریت
با توجه به ماهیت سیستم اطلاعات مدیریت که دادههای سازمان را جمعآوری و پردازش می‌کند می‌توان گفت اصلی‌ترین هدف سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، فراهم کردن اطلاعات مدیریتی دقیق و به‌موقع در سازمان جهت اتخاذ تصمیمات مدیریتی است. بطور کلی سیستم MIS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را بهبود بخشند و با عملکرد بهتر قدرت رقابت‌پذیری خود را افزاریش دهند.
اهداف کلی سیستم اطلاعات مدیریت
- شناسایی و جمعآوری داده‌ها
- پردازش داده‌ها
- ذخیره‌سازی
- بازیابی
- ارائه گزارشات و اطلاعات مدیریتی
- ارتباطات سازمانی
ویژگی‌های سیستم اطلاعات مدیریت
- جریان پیوسته
سیستم MIS بصورت مداوم به‌روز می‌شود و اطلاعات جدید به سیستم اضافه می‌شود. در نتیجه سیستم اطلاعات مدیریت امکان دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز برای تصمیم‌گیری‌های فعلی و آینده سازمان را در اختیار قرار می‌دهد.
- بهبود تصمیم‌گیری
MIS با تحلیل و ارائه گزارش‌های دقیق از داده‌ها و اطلاعات بروز در سازمان به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشند. این قابلیت سیستم اطلاعاتی مدیریت، به مدیران در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و تاکتیکی کمک خواهد کرد.
- منعطف
سیستم جدید مدیرت یعنی MIS برخلاف سیستم‌های سنتی مدیریت قابلیت انعطلاف بالایی دارد و با تغییرات سازمانی سازگار است. انعطاف در MIS منجر به تغییر و اصلاح ساختار داده‌ها، گزارشات و داشبوردها می‌شود تا به پاسخگوی نیازهای متفاوت سازمان باشد.
انواع سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS)
بسته به نیازها و اهداف سازمان، سیستم‌های اطلاعات مدیریت در قالب‌های مختلفی اجرا می‌شوند و بر جنبه خاصی از فرآیندهای سازمان تمرکز دارد. در اینجا 8 نوع رایج سیستم اطلاعات در سازمان را معرفی خواهیم کرد.
- سیستم گزارش‌دهی مدیریت
جمعآوری و تجزیه و تحلیل دادههای مرتبط با سازمان در سیستم گزارش‌دهی مدیریت انجام می‌شود. این سیستم با گزارشات و داشبوردهایی که ایجاد می‌کند به مدیران در اتخاذ تصمیمات تاکتیکی و استراتژیک کمک می‌کند.
- سیستم پشتیبانی و تصمیم‌گیری
این سیستم اطلاعات را از منابع داخلی و خارجی سازمان جمعآوری می‌کند و با تجزیه و تحلیل این داده‌ها به مدیران در اتحاذ تصمیمات استراتژیک کمک می‌کند.
- سیستم اطلاعات اجرایی
در سطح مدیران عالی و اجرایی سازمان شاهد سیستم‌های اطلاعات اجرایی هستیم که با تاکید بر عملکرد سازمان، اطلاعات مهم و کلیدی را در سطح استراتژیک جمعآوری می‌کند.
- سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون فعالیت و فرآیندهایی مثل مدیریت سند، پست الکترونیکی، برنامه‌ریزی و زمانبندی آنها از سیتم اتوماسویون اداری استفاده خواهد شد.
- سیستم کنترل موجودی یا انبارداری
این سیستم برای مدیریت و کنترل موجودی سازمان استفاده می‌شود و به سازمان در حفظ سطح مطلوبی از موجودی و پردازش صحیح سفارشات کمک خواهد کرد.
- سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی
ERP یا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای برنامه‌ریزی و مدیریت منابع موجود در سازمان بکار می‌رود. منابعی مانند بودجه، نیروی کار، تجهیزات و دیگر منابع سازمان.
- سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی
مدیریت اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، پیگیری حقوق و دستمزد و دیگر فعالیت‌های مرتبط با نیروی انسانی در سازمان در حیطه سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی قرار می‌گیرد.
- سیستم فروش و بازاریابی
مدیریت فعالیت‌های فروش و بازاریابی سازمان در سیستم فروش و بازاریابی انجام می‌شود. این سیستم شامل ابزارها و گزارشاتی است که در تحلیل فعالیت‌های فروش، تحلیل بازار و رصد رقبا و مشتریان به مدیران کمک می‌کند.
مراحل پیاده‌سازی سیستم اطلاعات مدیریت
پیاده‌سازی درست سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان یک فرآیند پیچیده و گسترده است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، طراحی، توسعه و راهاندازی دارد. در زیر مراحل کلی پیارده‌سازی MIS را توضیح خواهیم داد.
- تعیین نیازمندی‌ها
در ابتدا باید نیازها و اهداف سازمان ر ا شناسایی کنید و بدانید که به چه نوع اطلاعاتی نیاز دارید. چگونه این اطلاعات جمعآوری و تحلیل شوند و چه گزارشات و داشبوردهایی مورد نیاز مدیران سازمان است.
- انتخاب نرم‌افزار
پس از شناسایی نیازهای سازمان باید نرم افزارهیا موجود را مورد بررسی قرار داد که با توجه به اهداف و نیاز سازمان بهترین نرم افزار MIS را انتخاب کرد. بررسی و مقایسه ویژگی‌های نرم افزارهای اطلاعات مدیریت، هزینه و پشتیبانی، از عوامل تعیین کننده در انتخاب نرم افزار است.
- توسعه و سفارشی‌سازی
در مرحله استقرار ممکن است نرم افزار را برای سازمان خود سفارشی‌سازی کنید که شامل تنظیمات، پیکربندی‌های خاص، ایجاد قابلیت‌ها و ماژول‌های جدید و اتصال با دیگر سیستم‌های موجود در سازمان می‌شود.
- آموزش
مرحله چهارم از پیاده‌سازی سیستم اطلاعات مدیریت، آگاهی بخشی و اموزش کارکنان است. پس از استقرار نرم افزار اطلاعات مدیریت نیاز است آموزش لازم و نحوه استفاد ه از سیستم MIS به کاربران داده شود.
- آزمون و ارزیابی
تست و ارزیابی ماژول‌ها، بررسی شرایط و عملکرد سیستم و صحت قابلیت‌های نرم افزار، قبل از راه اندازی نهایی سیستم MIS انجام می‌شود.
- راهاندازی سیستم
در این مرحله سیستم اطلاعات مدیریت بصورت رسمی راهاندازی می‌شود وداده‌ه از سیستم قبلی به سییتم جدید انتقال داده می‌شود. این فرآیند شامل انتقال داده‌ها، تنظیمات، آماده‌سازی سرویس‌ها و زیرساخت‌های لازم است.
- پشتیبانی و نگهداری
پس از استقرار و راهاندازی سیستم اطلاعات مدیریت لازم است مرتبا به روز رسانی و نگهداری شود که شامل رفع اشکالات، اجرای بروزرسانی‌ها، پشتیبان‌گیری از داده‌ها و مانیتورینگ عملکرد سیستم می‌باشد.
مزایا و محدودیت‌های سیستم اطلاعاتی در سازمان
راه اندازی هر سیستم در سازمان مشمول یک سری مزایا و محدودیت‌های می‌شود که سیستم اطلاعات مدیریت هم از این قائده مستثنی نیست.
مزایای MIS
- بهبود دقت داده‌ها
- کمک به تصمیم‌گیری‌های بهینه و سریع‌تر
- افزایش بهره‌وری عملیاتی
- هماهنگی و ارتباط بهتر
- مدیریت بهینه منابع
- افزایش اتعطاف در سازمان
- کاهش هزینه‌ها
- افزایش رضایت مشتری
- امنیت اطلاعات
- ایجاد مزت رقابتی
محدودیت‌های سیستم MIS
گسترش و سیطره تکنولوژی در سازمان و نقش ارتباطات الکترونیک، گاها سازمان را با کمبود نیروی انسانی مناسب روبرو می‌کند و در بعضی مواقع شاهد جریان اطلاعاتی در سازمان هستیم که توسط سیستم اطلاعات مدیریت قابل خلاصه‌سازی و گزارش نیستند.
معرفی انواع اصلی نرم افزارهای MIS (سیستم اطلاعات مدیریت)
نرم افزارهای MIS در سازمان بصورت یکپارچه و جامع عمل می‌کنند. این نرم افزارها برای پشتیبانی و اجرای فرآیندهای مدیریتی و عملیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نرم افزارهیا MIS اطلاعات را از منابع مختلف داخلی و خارجی سازمان دریافت و جمعآوری کرده و با تجزیه و تحلیل این داده‌ها و ارائه گزارشات مدیریتی، به مدیران در اتخاذ تصمیمات استراتژیک سازمان کمک می‌کنند.
در گذشته نرم افزار MIS در بستر رایانه‌های بزرگ راه اندازی می‌شد و اکنون با تکامل سیستم‌های محاسباتی، نرم افزارهای MIS بر روی سرورهای کلاینت اجرا می‌شوند.
مقایسه عملکرد چهار نرم افزار اصلی سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) در سازمان
| سیستم اطلاعاتی | ورودی | پردازش | خروجی |
|
نرم افزار اطلاعات اجرایی (EIS) |
|
|
|
|
نرم افزار پشتیبانی تصمیم (DSS) |
|
|
|
|
سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) |
|
|
|
|
نرم افزار پردازش تراکنش (TPS) |
|
|
|
رابطه MIS و ERP در سازمان
ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) یک سیستم یکپارچه است که به سازمان کمک می‌کند تا با استفاده از دادههای موجود منابع در دسترس سازمان را مدیریت کند. با این تعریف یم‌توان گفت که سیستم ERP بخشی از سیستم MIS است. این دو سیستم با هم تفاوت‌هایی دارند که اصلی ترین تفاوت سیستم MIS با سیتم ERP به نحوه اجرای عملیات این دو سیستم برمی‌گردد. در جدول زیر تفاوت‌های بین سیستم ERP و سیستم MIS را نشان داده‌ایم
| ویژگی‌ها | سیستم MIS | سیستم ERP |
| اجرای عملیات | اطلاعات هر بخش را بطور جداگانه جمعآوری و در اختیار همان بخش قرار می‌دهد | اطلاعات درون سازمان بصورت یک بانک اطلاعاتی در اختیار تمام بخش‌ها قرار می‌گیرد |
| روش‌ها | از روش‌های موجود در سازمان استفاده می‌کند | به دنبال ایجاد روش‌های جدید و نوین است |
| گستره | به مسائل داخلی سازمان می‌پردازید | هردو مسائل داخلی و بیرونی سازمان را پوشش می‌دهد |
جمع‌بندی
در مجموع سیستم اطلاعات مدیریت یک ابزار ضروری و کارآمد برای بهبود عملکرد سازمان است. این سیستم با جمعآوری و تحلیل داده‌ها و تبدیل آنها به اطلاعات قابل استفاده و کاربردی به سازمان در اتخاذ تصمیمات بهتر، بهره‌وری بالاتر، رضایت مشتریان و در نهایت ایجاد مزیت رقابتی کمک می‌کند.
