بهره وری که در فرهنگ لغت انگلیسی Productivity نامیده میشود یکی از مفاهیم اصلی و پایه‌ای در علم اقتصاد و مدیریت است که در نگاه ابتدایی به بهره وری نیروی انسانی اشاره دارد اما در واقع این مفهوم که با مفاهیم اثربخشی و کارایی ارتباط نزدیکی دارد در سطح کلان سازمان، بهره وری از تمام منابع مالی، انسانی، ماشین‌آلات و دیگر سرمایه‌ها را دربرمی‌گیرد. بهبود بهره وری نیروی انسانی به عنوان اصلی‌ترین و مهمترین سرمایه هر سازمان همواره دغدغه مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها بوده و با شناخت کلی مفهوم بهره وری و عوامل موثر در افزایش بهره وری نیروی کار این اصل مهم دست‌یافتنی است.
در این نوشتار از راهکار نرم افزاری پارسان با ما همراه باشید تا با مفهوم بهره وری و بطور خاص بهره وری نیروی انسانی بیشتر آشنا شوید.
بهروه وری نیروی انسانی چیست؟
در یک تعریف کلی بهره وری به معنای بدست آوردن حداکثر سود با استفاده بهنیه و کارا از توان و مهارت نیروی کار، زمین، ماشین‌آلات و تجهیزات، مکان و زمان است.
بهره وری نیروی انسانی استفاده کارا و اثربخش از توانایی‌ها، استعداد و مهارت نیروی انسانی برای حداکثر رساندن سود با کمترین منابع است. در واقع بهره وری نیروی انسانی معیاری است که توانایی یک کارمند برای خلق ارزش در سازمان در یک بازه زمانی را می‌سنجد.
در ساده‌ترین و واضح‌ترین تعریف بهره وری نیروی انسانی دو مفهوم ستاده و نهاده کلیت موضوع را منعکس می‌کنند.
ستاده: میزان خدمات و تولیدات ارائه شده توسط کارکنان
نهاده: میزان منابع مصرفی مثل زمان، مهارت و تلاش کارکنان
بنابرین بهره وری نیروی انسانی = نسبت “ستاده” به “نهاده” در سازمان
فرمول بهره وری نیروی انسانی
اندازه‌گیری و محاسبه شاخص بهره وری نیروی انسانی در سازمان از آن جهت اهمیت دارد که به مدیران تصویر بزرگتری از رشد و پیشرفت سازمان می‌دهد و به آنها کمک می‌کند تا با سنجش میزان بهره وری کارکنان نسبت به تعدیل یا افزایش نیروی انسانی تصمیم‌گیری کنند. در زیر به چند روش و فرمول محاسبه شاخص بهره‌وری نیروی انسانی اشاره خواهیم کرد.
محاسبه بهره وری نیروی انسانی به روش نرخ بهره وری کارکنان Employee productivity rate (EPR)
نرخ بهره وری کارکنان نشان می‌هد که کارکنان برای انجام وظایف کاری خود چقدر وقت می‌گذارند. نرخ بهره وری نیروی انسانی در سازمان معیاری برای سنجش عملکرد کارکنان است و با فرمول زیر محاسبه میشود
فرمول نرخ بهره وری کارکنان
نرخ بهره وری کارکنان = کل ساعات کار در یک هفته تقسیم بر تعداد کارکنان در دوره زمانی تعیین شده
مثلا کل ساعت کار در یک هفته 350 ساعت است و به 5 نفر نیروی کار نیاز است بنابرین بصورت زیر نرخ بهره وری کارکنان محاسبه میشود
70 = 5 / 350
به ازای هر کارمند 70 ساعت کار وجود دارد
محاسبه بهره وری نیروی انسانی به روش نرخ تکمیل وظایف کارکنان Employee tas completion rate (ETCR)
نرخ تکمیل وظایف کارکنان نشان دهنده درصد کاری است که نیروی انسانی در یک دوره زمانی مشخص بطور کامل انجام داده است و به مدیران کمک می‌کند تا بدانند نیروی انسانی در سازمان تا چه اندازه در رسیدن به اهداف خود موفق بوده‌اند.
فرمول محاسبه نرخ تکمیل وظایف کارکنان به دو فرمول زیر انجام میشود
محاسبه نسبت وظایف انجام شده به کل وظایف
نرخ تکمیل وظایف = تعداد وظایف تکمیل شده / تعداد کل وظایف وحوله * 100
فرضا برای در یک هفته 50 وظیفه برای 10 کارمند تعریف شده که در پایان هفته 45 وظیفه بطور کامل انجام شده است. نرخ تکمیل وظایف بصورت زیر محاسبه میشود
90 = 100 * (50 / 45)
پس نرخ بهروری سازمان شما 90 می‌باشد.
محاسبه نسبت زمان صرف شده برای وظایف تکمیل شده به کل زمان صرف شده
نرخ تکمیل وظایف = تعداد ساعات کار انجام شده / کل ساعت تعیین شده برای کار * 100
فرضا برای 10 نفر کارمند 100 ساعت کاری در یک هفته برای انجام 50 پروژه تعیین شده است و در پایان هفته 45 پروژه در 80 ساعت بطور کامل انجام شده باشد. نرخ تکمیل وظایف بصورت زیر محاسبه میشود
80 = 100 * (100 / 80)
پس نرخ بهروری سازمان شما 80 می‌باشد.
فرمول محاسبه بهره وری نیروی انسانی به روش نرخ فرسودگی کارکنان Employee attrition rate (EAR)
نرخ فرسایش کارکنان که نرخ خروج هم گفته میشود نشان می‌دهدکه در یک دوره زمانی چه تعداد کارمند سازمان را بصورت ارادی و داوطلبانه یا غیر ارادی ترک کرده‌اند.
خروج تعدادی از افراد در سازمان طبیعی است اما اگر نرخ خروج از از حدی بالاتر رود تاثیر منفی بر بهره وری سازمان دارد و باعث تضعیف روحیه تیمی خواهد شد.
برای محاسبه نرخ فرسایش کارکنان از فرمول زیر استفاده میشود:
نرخ فرسایش کارکنان = تعداد کارکنانی که در یک دوره معین سازمان را ترک کرده‌اند / میانگین تعداد کارکنان همان دوره * ۱۰۰
بفرض میانگین کارکنان سازمان شما در یک دوره یکساله ۳۰۰ نفر باشد و در یک بازه زمانی ۳۰ نفر سازمان را ترک کرده‌اند. نرخ فرسایش کارکنان بصورت زیر محاسبه میشود
۰.۱ = ۳۰ / ۳۰۰
۱۰ = ۱۰۰ * ۰.۱
بنابراین نرخ بهره وری سازمان شما ۱۰ می‌باشد
فرمول محاسبه بهره وری نیروی انسانی به روش میزان غیبت کارکنان Employee absenteeism rate (EAR)
در نرخ غیبت کارکنان، درصدی از کارمندان که به دلایل شخصی یا نامعلوم غیبت می‌کنند و اطلاع نمی‌دهند محاسبه میشود. غیبت کارکنان تا یک درصد مشخص که معمولا 1.5 درصد است طبیعی است و اگر نرخ غیبت بالای 4 درصد رود نگران کننده است و نشاندهنده عدم احساس امنیت و راحتی کارمند است برای محاسبه نرخ غیبت کارکنان بصورت زیر عمل می‌کنیم
نرخ غیبت کارکنان = تعداد روزهای غیبت در یک دوره زماین مشخص / تعداد روزهای کاری در همان دوره * 100
بطور مثال کارمندی که در طول 2 سال 10 روز غیبت داشته باشد و تعداد روزهای کاری شخص در دو سال 578 روز بوده نرخ غیبت این کارمند بشکل زیر محاسبه میشود
0.0173 = 10 / 578
1.7 = 100 * 0.0173
بنابرین نرخ غیبت در بازه دوساله 1.7 درصد است
عوامل موثر بر بهره وری نیروی انسانی
بطور کلی سه دسته عوامل بر بهره وری نیروی کار موثر هستند
| عوامل موثر بر بهره وری نیروی انسانی | |
|
عوامل فردی |
مهارت و دانش : هر چه نیروی انسانی در سازمان مهارت و دانش بالاتری داشته باشد کیفیت کاری و کارایی شخص بیشتر خواهد بود |
| تجربه : کارکنان باتجربه تر و سوابق کاری بیشتر نسبت به فرآیندها و رویه‌های سازمان شناخت بیشتر دارند و اثربخشی و بهره وری بالاتری خواهند داشت | |
| انگیزه : کارکنان با انگیزه بالا تمایل بیشتری به تلاش و کارکردن و ارائه عملکرد بهتر دارند | |
| تعهد : کارکنانی که به سازمان و اهداف سازمان متعهد باشد نرخ خروج پایین‌تری دارند و در نرخ بهره وری سازمان موثر خواهند بود | |
| سلامتی : سلامت جسمی و ورانی کارکنان نقش بسزایی در بهره وری آنها خواهد داشت | |
|
عوامل دورن سازمانی |
فرهنگ سازمانی : فرهنگ حاکم بر سازمان مثل احترام، اعتماد و همکاری در یک سازمان به بهبود بهره وری نیروی انسانی کمک خواهد کرد. |
| آموزش : آموزش کارکنان در جهت توسعه مهارت‌ها و دانش نیروی انسانی به نگهداشت و بهره وری کارکنان می‌انجامد. | |
| حقوق و دستمزد : حقوق و دستمزد منصفانه نسبت به عملکرد و کار نیروی کارکنان منجر به ایجاد انگیزه و افزایش بهره وری نیروی انسانی خواهد شد | |
| تکنولوژی : در دسترس وبدن فناوری و تکنواوژی‌های جدید مثل استفاده از نرم افزارهای کاربردی سازمانی منجر به افزایش کارایی، اثربخشی و بهره وری نیروی کار خواهد شد. | |
| سیستم تشویق و تنبیه : سیستم تشویق و تنبه عادلانه در سازمان به‌گونه‌ای که بازخورد مشخصی به عملکرد نیروی انسانی داده شود تاثیر مستقیم بر بهره وری سازمان دارد. | |
| فضای سازمان : تجهیزات، ابزارآلات و نحوه چیدمان و قرار گرفتن افراد در مکان‌های سازمان بر چگونگی انجام وظایف و بهره وری کارکنان تاثیر خواهد داشت. | |
|
عوامل برون سازمانی |
شرایط اقتصادی : شرایط عمومی اقتصاد کشور و نوسانات اقتصادی مثل تورم، بیکاری و پرداخت حقوق و دستمزد تاثیر مستقیم بر افزایش یا کاهش بهره وری نیروی انسانی دارد |
| عوامل اجتماعی : انضباط اجتماعی، آموزش جامعه، سطح سواد و بهداشت ونرخ بیکاری تاثیر مستقیم بر بهره وری سازمان دارد | |
| عوامل فرهنگی : ارزش‌های کلیدی تعریف شده در فرهنگ یک جامعه مثل توفیق طلبی، خلاقیت و نوآوری، استفاده بهینه از زمان بر بهره وری نیروی کار و سازمان تاثیر مثبت دارد | |
مدیریت بهره وری نیروی انسانی چیست
به فرآیندی که به دنبال بهبود و افزایش کارایی و اثربخشی کارکنان جهت رسیدن به اهداف سازمان است مدیریت بهره وری گفته میشود.
فرآیند مدیریت بهره وری شامل فعالیت‌های زیر میشود:
برنامه‌ریزی و اندازه‌گیری
برنامه ریزی در مدیریت بهره وری شامل مراحل و اقدامات زیر است:
- تعیین هدف، اولین قدم در مدیریت بهره وری نیروی انسانی است که در این مرحله اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری که با اهداف کلی سازمان همسو باشند تعیین میشود
- بررسی و شناسایی عواملی مثل عوامل فردی، سازمانی و محیطی که بر بهره وری تاثیر دارد در قدم دوم انجام میشود.
- انتخاب KPL ها یا همان شاخص‌های کلیدی برای اندازه گیری رشد و پیشرفت سازمان
پیاده‌سازی و اجرا
مرحله اجرای فرآیند مدیریت بهره وری شامل اقدامات زیر است:
- ایجاد انگیزه در کارکنان به روش‌هایی مثل سیستم پاداش و تنبیه مناسب، اموزش و توسعه
- بررسی منظم فرایندهای کاری و جلوگیری از دوباره‌کاری‌ها
- بکار بردن سیستم‌های نرم افزاری و فناوری‌های نوین که به افزایش کارایی و بهره وری نیروی انسانی بیانجامد
- ارزیابی عملکرد کارکنان و شناسایی نقاط قوت و ضعف نیروی انسانی و ارائه بازخورد مناسب به آنها
پایش و کنترل
پایش و کنترل که اخرین مرحله از مدیریت بهره وری است، اقدامات زیر را شامل میشود:
- جمع آوری و آنالیز مرتب داده‌های مربوط به شاخص‌های عملکردی
- تجزیه وتحلیل داده‌های جمع آوری شده و شناسایی نقاط قوت و ضعف و انجام امور اصلاحی
- تهیه و ارائه گزارش دوره‌ای به مدیریت از پیشرفت‌های بهره وری نیروی انسانی
مدل‌های بهره وری نیروی انسانی
برای اندازه‌گیری بهره وری نیروی انسانی در سازمان مدل‌های مختلفی تعریف شده اند که در زیر پنج مدل اندازه‌گیری بهره وری را توضیح خواهیم داد
اندازه گیری بهره وری مدل کوپمن
این مدل برمبنای 6 عامل کلیدی بهره وری کارکنان را می‌سنجد
- گزینش صحیح کارکنان با مهارت، دانش و انگیزه بالا
- آموزش و توسعه کارکنان و ارتقای مهارت نیروی انسانی
- استقرار سیستم پاداش و تنبیه مناسب
- محیط کاری امن و راحت
- مشارکت کارکنان
اندازه گیری بهره وری به مدل کوروساوا
مدل کوروساوا بر مبنای سلسله مراتب تصمیم‌گیری بنا نهاده شده و شامل مراحل زیر است
- تعیین هدف روشن و قابل اندازه‌گیری
- شناسایی عوامل موثر بر بهره وری کارکنان سازمان
- انتخاب KPLs های مناسب و قابل اندازه‌گیری
- پایش و جمع‌آوری داده
- تجزیه و تحلیل داده‌ها
- گزارش‌دهی منظم و دوره‌ای
- انجام اقداماتا صلاحی
اندازه گیری بهره وری به مدل ارزیابی سریع
مدل ارزیابی سریع بهره وری یک چهارچوب کاربردی است و شامل مراحل زیر است
- تعیین و مشخص کردن دامنه پروژه و واحدهای مختلف سازمان
- جمع‌آوری داده‌های مربوط به عملکرد
- محاسبه شاخص‌های مختلف بهره وری مثل نرخ بازده دارایی یا بازده سرمایه
- تجزیه و تحلیل نتایج و شناسایی نقاط قوت و ضعف نیروی انسانی
- تهیه گزارشات و ارائه توصیه‌ها برای بهبود بهره وری نیروی کار
اندازه گیری بهره وری به مدل مبتنی بر تئوری محدودیت‌ها
مدل TOC بر محدویت سازمان برای دستیابی به بهره وری تمرکز داد. بر مبنای این مدل حداقل یک محدودیت برای دستیابی سازمان به بهره وری وجود دارد که این مدل به شناسایی و رفع محدودیت بهره وری نیروی انسانی تمرکز دارد.
اندازه گیری بهره وری به مدل مبتنی بر شش سیگما
مدل شش سیگما که بر کاهش خطا در فرآیند بهره وری تمرکز دارد به کمک روشهای آماری و ابزارهای مختلف به شناسایی و رفع علل و مشکلات بر سر راه بهره وری سازمان کمک می‌کند.
پنج نظریه در بهره وری نیروی انسانی
نظریه مدیریت علمی
نظریه مدیریت علمی که در اوایل قرن بیستم توسط فردریک وینسلو تیلور ارائه شده است بر استفاده از روشهای علمی و شرح وظایف شغلی برای دستیابی به بهره وری تاکید دارد.
این نظریه بر گزینش و آموزش کارکنان و استفاده از سیستم پاداش و تنبیه برای ایجاد رفتار مطلوب در کارکنان و افزایش بهره وری نیروی انسانی تاکید دارد.
نظریه روابط انسانی
در اواسط قرن بیستم نظریه روابط انسانی در برابر نظریه مدیریت علمی مطرح شد و بر نقش عواملی مثل رضایت شغلی، انگیزه و تعهد بر بهره وری کارکنان تاکید دارد.
نظریه روابط انسانی ایجاد محیط کاری مثبت، حمایتی و مشارکتی را در بهبود بهره وری موثر می‌داند.
نظریه سیستم‌های انسانی
این نظریه سازمان را یک سیستم و ساختار پیچیده می‌بیند که تمام اجزا بهم پیوسته و مرتبط هستند. نظریه سیستم‌های نسانی معتقد است برای افزایش بهره وری نیروی کار باید تمام عوامل تاثیر گذار مثل فرهنگ سازمانی عوامل محیطی، ساختار و فناوری را درنظر گرفت.
نظریه منابع انسانی
این نظریه کارکنان را ارزشمندترین سرمایه سازمان می‌داند و بر آموزش، توسعه و توانمندی نیرو ی انسانی برای افزایش بهره وری تاکید دارد.
نظریه مبتنی بر انگیزه
عواملی که باعث افزایش انگیزه کارکنان به کار بیشتر و درنتیجه افزایش بهره وری میشود محوریت نظریه مبتنی بر انگیزه را تشکیل می‌دهد. مهمترین عوامل تاثیرگذار بر انگیزه کارکنان به شرح زیر است
-
- درک و تامین نیازها و خواسته‌های کارکنان
- تعریف اهداف مشخص و معنادار برای نیروی کار در سازمان
- بازخورد مناسب نسبت به عملکرد کارکنان
- آموزش و ایجاد موقعیت‌های رشد و توسعه مهارت کارکنان
روشهای افزایش بهره وری نیروی انسانی
- تعیین اهداف روشن و اقع‌بینانه
- پایه‌ریزی برنامه‌های استراتژیک سازمانی
- رهبران اثرگذار در سازمان
- ایجاد سیستم پاداش موثر
- بازنگری و بهبود روشهای انجام کار
- به‌کارگیری نیروی انسانی متخصص و ماهر
- استقرار سیستم ارزشیابی کارکنان
- تفویض اختیار و مشارکت سازمانی
- فراهم کردن امکانات مناسب
- تعهد به وظایف شغلی
