آموزش نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد

سند حقوق و دستمزد یکی از مهمترین و مفصل‌ترین اسناد در حسابداری است که پایان هر ماه به عنوان آخرین سند حسابداری ثبت می‌شود

مدیران امور مالی و حسابداری وظیفه انجام محاسبات و ثبت سندهای مختلفی را برعهده دارند که در این میان ثبت سند حقوق و دستمزد یکی از پیچیده‌ترین و مهمترین آنها است. برای ثبت حقوق و دستمزد ابتدا باید محاسبات حقوق و دستمزد انجام شود و نتیجه این محاسبات در ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد مورداستفاده قرار می‌گیرد.

از آن جهت که درآمد و حقوق یکی از انگیزه‌های اصلی هر فرد برای ورود به بازار کار است، محاسبه درست و دقیق حقوق و دستمزد و پرداختی‌های به موقع برای کارکنان، کارفرمایان و حسابداران اهمیت ویژه‌ای دارد و در  این مقاله به آموزش نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد، مواردی مهم در سند حقوق و دستمزد می‌پردازیم.

سند حقوق و دستمزد چیست؟

سند حقوق و دستمزد که جزو اسناد هزینه‌ای بحساب می‌آید در واقع یک عملیات مالی است که مبلغ پرداختی به پرسنل در ازای عملکرد و کارکرد ماهانه را محاسبه می‌کند.

هر قلم پرداختی به پرسنل مثل مبلغ حقوق پایه، مبلغ پرداختی به سازمان مالیات که به عنوان مالیات آورده می‌شود و مبلغ بیمه در سند حقوق و دستمزد بصورت جداگانه محاسبه می‌شوند و نهایتا مبالغ مشخص شده بصورت جداگانه یا تجمیعی در سرفصل‌های هزینه حسابداری آورده می‌شود.

بطور خلاصه یک سند حقوق و دستمزد، مجموع محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل است که بصورت ماهیانه در سرفصل‌های حسابداری به عنوان هزینه ثبت می‌شود.

مواردی که در سند حقوق و دستمزد ثبت می‌شوند

• مشخصات کارفرما

در یک سند حقوق و دستمزد باید مشخصات کامل کارفرما از جمله نام شرکت، آدرس، شماره تماس و شماره ثبت آورده شود.

• اطلاعات کارمند

مشخصات و اطلاعات کارمند یکی دیگر از مواردی است که در سند حقوق و دستمزد ثبت می‌شود. این مشخصات شامل نام و نام‌خانوادگی، شماره پرسنلی، شغل و سمت سازمانی، شماره ملی و اطلاعات تماس می‌شود.

• دوره حقوق و دستمزد

سند حقوق و دستمزد در دوره‌های مخحتلفی ثبت می‌شود که باید اطلاعات مربوط به دوره مورد نظر مثل تاریخ شروع و پایان دوره مورد نظر در سند حسابداری حقوق و دستمزد ثبت شود.

• مواردی که مشمول حقوق و دستمزد می‌شوند

مواردی مثل حقوق پایه، اضافه کار، پاداش، مزایا، کسورات بیمه و مالیات باید در سند حقوق و دستمزد ثبت شود.

• فرمول‌ها و محاسبات

در ثبت حقوق و دستمزد باید روش‌ها و فرمول‌هایی که بکار برده شده است آورده شود. بطور مثال نحوه محاسبه حقوق پایه، اضافه کاری و فرمول‌های محاسبه کسورات قانونی در سند حسابداری حقوق و دستمزد ثبت می‌شود

• مبالغ

در یک سند حقوق و دستمزد مبالغی که از قبل محاسبه شده‌اند مثل مبلغ حقوق پایه، مبلغ اضافه کاری، کسورات، مزایا و مالیات باید بصورت دقیق ثبت شوند.

• امضا و تایید

در نهایت سند حقوق و دستمزد توسط مسئولین مربوطه شامل کارفرما، کارمند و گاهی اوقات حسابدار امضا می‌شود.

بصورت کلی سرفصل‌های زیر در سند حقوق و دستمزد ثبت می‌شود:

1. تفصیلی نفر اول
2. تفصیلی نفر دوم
3. معین حقوق پرسنل
4. تفصیلی هزینه حقوق و دستمزد
5. معین هزینه حقوق و دستمزد
6. تفصیلی بیمه
7. معین حساب‌های پرداختنی
8. معین هزینه بیمه
9. تفصیلی مالیات
10. معین هزینه مالیات
11. تفصیلی جریمه
12. معین سایر درآمدها

بر اساس مواردی که گفته شد یک سند حسابداری حقوق و دستمزد به شکل زیر آماده می‌شود

آموزش نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد

ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری در دو سند مجزا انجام می‌شود

√ ثبت سند شناسایی هزینه حقوق و دستمزد

ثبت حقوق و دستمزد پایان هر ماه توسط حسابداران انجام می‌شود و اطلاعات هزینه‌ای زیر در این سند قابل ثبت است

برای ثبت سند شناسایی هزینه و حقوق مراحل زیر طی می‌شود:

• ابتدا اطلاعات کارکرد محاسبه می‌شود. اطلاعات کارکرد شامل تعداد روز، مزد روزانه، پایه سنوات، حق مسکن، بن کارگری، حق اولاد، حق ماموریت و اضافه کاری یم‌شود که تمامی این موارد در بخش بدهکار ثبت می‌شوند.
• در قدم بعدی حقوق پایه طبق فرمول زیر محاسبه می‌شود.

دستمزد روزانه + پایه سنوات روزانه ضرب در تعداد روزهای کارکرد.

• بعد از محاسبه حقوق پایه کسورات شامل مالیات و حق بیمه تامین اجتماعی محاسبه خواهد شد.
• در نهایت طبق جدول بالا هزینه‌ها، پرداختنی‌های بدهکار و بستانکار ثبت می‌شود.

√  ثبت سند پرداخت حقوق و دستمزد

در مرحله دوم ثبت سند حقوق و دستمزد باید سند پرداخت حقوق و دستمزد ثبت شود.

وقتی کل یا بخشی از حقوق کارمند پرداخت شد سند پرداخت حقوق ودستمزد طی مراحل زیر ثبت می‌شود:

• حقوق پرداختنی به کارمند که ارائه شود، حساب حقوق ودستمزد پرداختنی فرد مقابل بدهکار می‌شود.
• در ادامه حساب بانکی که پرداختی با آن صورت گرفته است، بستانکار می‌شود.

نمونه فیش حقوقی

نمونه سند حقوق و دستمزد

فرض کنید حقوق و دستمزد یک کارمند به نام لاله عطایی را می‌خواهید محاسبه و پرداخت کنید و اطلاعات کارکرد این پرسنل در آبان ماه طبق جدول زیر است

نمونه سند حقوق و دستمزد این کارمند به شکل زیر است

نمونه سند پرداختی بعد از پرداخت کل یا بخشی از حقوق به کارمند به شکل زیر است

ویژگی‌های برجسته سیستم حقوق و دستمزد پارسان

• مدیریت دوره‌های پرداخت حقوق
• پیکربندی عوامل حقوقی
• مدیریت قوانین محاسبه عوامل حقوقی
• مدیریت وام‌های پرداختی
• محاسبه انفرادی و گروهی حقوق
• حقوق معوقه
• تهیه دیسکت بیمه و مالیات
• پیشخوان اطلاعات حقوق و دستمزد

نکات مهم برای ثبت سند حقوق و دستمزد

1. برای ثبت سند حقوق و دستمزد مدیران مالی و حسابداری و صاحبان مشاغل باید با بخشنامه‌های قانون کار و تغییرات به روز آن آشنا باشند.
2. سند حقوق و دستمزد و پیوست‎‌هایی مثل لیست الکترونیکی بیمه، لیست حقوق و دستمزد در یک سند مجزا ثبت شود.
3. تاریخ ثبت سند هزینه حقوق و سند پرداخت حقوق الزاما یکسان نیست.
4. ثبت شناسایی حقوق و دستمزد در پایان هر ما باید انجام شود اما سند پرداخت می‌تواند در هر زمانی که پرداخت به پرسنل انجام شد ثبت شود.
5. مساعده در حساب در “سایر حساب‌های دریافتنی – مساعده کارکنان” ثبت می‌شود.
6. 30% حق بیمه در حساب “سایر حساب‌های پرداختنی – اداره تامین اجتماعی” در بخش بستانکار ثبت می‌شود
7. محاسبه و ثبت سند مالیات حقوق و دستمزد باید طبق معافیت‌های مالیاتی سند حقوق و دستمزد همان سال انجام شود.

کلام آخر

ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد یکی از مهمترین وظایف واحد مالی و حسابداری شرکت‌ها است و از اهمیت بالایی برخوردار است. برخی از شرکت‌ها از نرم افزارهای حقوق و دستمزد جهت ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد استفاده می‌کنند که نیاز به کنترل‌های دوره‌ای نرم افزار و تسلط بر نحوه ثبت سند حقوق و دستمزد ضروری است.

استفاده از نرم افزارهای حقوق و دستمزد ، اطمینان از کارایی و صحت سند حقوق و دستمزد را درپی دارد که هر سازمان با توجه به اندازه، پیچیدگی فرآیندها و عوامل مالی نرم افزار حسابداری مناسب را انتخاب و خریداری می‌کند.