هدف فرآیند بازرگانی بهبود بهروری و بهبود عملکرد سازمان‌ها و درنتیجه افزایش سودآوری است. نرم افزار حسابداری بازرگانی یک ابزار در دست سازمان‌ها و شرکت‌ها است تا فرآیندهای پیچیده بازرگانی را مدیریت کنند. این نرم افزارهای کاربردی با ارائه امکانات متعدد نظیر مدیریت موجودی، فروش و بازاریابی، مالیات و حسابداری، مدیریت مشتریان، تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی، کسب و کارها را در مدیریت کارآمدتر یاری می‌کنند.
در مقاله پیش رو نگاهی به مهمترین امکانات نرم افزار بازرگانی می‌اندازیم و لیستی از بهترین نرم افزارهای کاربردی بازرگانی را معرفی می‌کنیم.
هدف استفاده از نرم افزار مدیریت بازرگانی
با گسترش کسب و کارها و پیچیدگی‌های فرآیند بازرگانی در سازمان‌ها، محاسبات صفحه گسترده و مبتنی بر اکسل دیگر پاسخگوی نیازهای مدیریت مالی و حسابداری بنگاه‌های اقتصادی نیست. نرم افزار مدیریت بازرگانی قابلیت‌ها و ویژگی‌های متعددی دارد که برای کسب و کارها مفید هستند و مطابق با اصول بازرگانی طراحی و تولید شده اند.
شرکت‌های امروزی با هدف مدیریت بازرگانی خرید داخلی، ثبت سفارشات خارجی، حسابداری واردات و صادرات، گزارش گیری ترازنامه و غیره، تصمیم به خرید و استقرار نرم افزار حسابداری بازرگانی و استفاده از امکانات نرم افزار مدیریت بازرگانی در سازمان خود می‌کنند.
9 مورد از مهمترین امکانات نرم افزار بازرگانی
-
مدیریت ارتباط با مشتری
این بخش از سامانه بازرگانی امکان ذخیره و مدیریت اطلاعات مربوط به مشتریان خود را به شما می‌دهد و باعث ارتباط موثر با مشتریان شده و در نتیجه فرصت‌های جدید فروش را می‌توانید شناسایی کنید.
-
مدیریت سفارشات و ثبت انواع فاکتور
یکی از امکانات نرم افزار مدیریت بازرگانی دریافت، پردازش و پیگیری سفارشات مشتریان است. این بخش امکان ثبت انواع سفارشات خارجی ، صدور پیش‌فاکتور، فاکتور و دیگر عملیات فروش را بصورت سیستماتیک در فرایند حسابداری بازرگانی به شما می‌دهد.
-
مدیریت انبار
عملیات انبارگردانی، انتقال کالاها بین انبارها، ردیابی موجودی انبار در بخش مدیریت انبار نرم افزار بازرگانی انجام می‌شود. بخش مدیریت انبار امکان تامین به موقع سفارشات و جلوگیری از کمبود یا مازاد در انبار را فراهم می‌کند
-
مدیریت مالی
مدیریت مالی در سیستم بازرگانی امکان مدیریت حسابداری و امور مالی را به سازمان‌ها می‌دهد. ارائه گزارشات مالی، محاسبه حقوق و دستمزد، حساب‌های payable و receivable از جمله امکانات بخش مالی نرم افزار حسابداری بازرگانی است.
-
قابلیت ثبت انواع قراردادهای خرید و فروش
نرم افزار مدیریت بازرگانی باید امکان ثبت و مدیریت انواع قراردادهای خرید و فروش، پیگیری قراردادها و کنترل‌های مالی و حقوقی را برای طرفین قرارداد ایجاد کند.
-
مدیریت زنجیره تامین
مدیریت تامین‌کنندگان، حمل و نقل، انبارداری و دیگر فعالیت‌های زنجیره تامین در این بخش از امکانات نرم افزار بازرگانی امکان‌پذیر است.
-
صدور اسناد حسابداری و اصلاح مجدد
صدور و اصلاح مجدد اسناد حسابداری برای مدیریت مالی کسب و کارها یکی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار حسابداری بازرگانی است.
-
امکان گزارش‌دهی و گزارشگیری جامع از تمام ماژول‌های بازرگانی
امکان تولید و ارائه انواع گزارشات جامع از تمام ماژول‌های نرم افزار، مدیران را در اتخاذ تصمیمات بهتر کمک می‌کند.
-
قابلیت سفارشی سازی و پشتیبانی
یک سیستم بازرگانی باید امکان سفارشی سازی مطابق با نیازهای شما را بدهد و با یک پشتیبانی قوی در صورت ایجاد مشکل به شما کمک کند.
معرفی 6 نرم افزار مدیریت بازرگانی برای سازمان‌های کارا
- SAP Business One
نرم افزار مدیریت بازرگانی SAP برای کسب و کارهای کوچک و متوسط مناسب است و یک ابزار جامع برای مدیریت تمام بخش‌های سازمان از جمله حسابداری، فروش، تولید، مالی و زنجیره تامین است. این نرم افزارهای کاربردی در بازرگانی، شرکت‌ها را در بهبود کارایی، اثربخشی و افزایش سودآوری کمک می‌کند.
- NetSuite
نرم افزار NetSuite یک سیستم مبتنی بر فضای ابری یا ذخیره سازی تحت وب برای مدیریت منابع سازمانی (ERP) است که برای کسب و کارهای بزرگ و متوسط مناسب است. این نرم افزار تمام فرآیندهای داخل سازمان را با هم ادغام و مدیریت می‌کند و باعث افزایش چابکی و تصمیم‌گیری های سریع در سازمان و در نتیجه کاهش هزینه‌ها می‌شود.
- QuickBooks
برای حسابداری کسب و کارهای کوچک، مدیریت حساب‌های دخل و خرج و پیگیری گزارشات مالی داخلی، نرم افزار QuickBooks یک راهکاری حسابداری و مالی مناسب است.
- Microsoft Dynamics 365
نرم افزار بازرگانی Microsoft Dynamics 365 یک مجموعه مبتنی بر فضای ذخیره سازی تحت وب برای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) و هوش تجاری ارائه می‌دهد. این نرم افزار باعث بهبود تعامل با مشتریان، افزایش بهره‌وری و اتخاذ تصمیمات درست در سازمان‌های کوچک، متوسط و بزرگ می‌شود.
- Odoo
Odoo یک نرم افزار منبع باز برای مدیریت بخش‌های مختلف سازمان‌های کوچک و متوسط است. این سامانه با مدیریت موجودی، حسابداری و فروش باعث بهبود در عملکرد سازمان می‌شود.
- Zoho CRM
نرم افزار zoho امکانات مدیریت ارتباط با مشتریان و تیم‌های فروش را در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهد و تعاملات بین مشتری و سازمان را بهبود می‌بخشد.
نرم افزار مدیریت بازرگانی بیشتر برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
طیف وسیعی از کسب و کارهای خرد و کلان به امکانات نرم افزار بازرگانی نیاز دارند. قابلیت‌های نرم افزارهای مدیریت بازرگانی به بهبود عملکرد و کارایی سازمان‌های زیر کمک می‌کند.
- مراکز خرده‌فروشی
مراکز خرده‌فروشی انواع کالا و محصولات را به مشتریان خود عرضه می‌کنند و این مراکز برای مدیریت موجودی خود و تامین به موقع نیاز مشتری و جلوگیری از کمبود یا مازاد در انبار به امکانات نرم افزار بازرگانی نیاز دارند.
- تولیدکندگان و توزیع کنندگان
مدیریت فرآیند تولید و توزیع در کسب و کارهایی که محصول و خدمتی را تولید و یا آن‌ها را توزیع می‌کنند به نرم افزار مدیریت بازرگانی نیاز دارد.
- فروشگاه‌های آنلاین
فروشگاه‌های تجارت الکترونیکی که بصورت آنلاین فعالیت می‌کنند نیاز به نرم افزارهای کاربردی در بازرگانی دارند تا سفارشات و موجودی‌های خود را مدیریت کنند.
- فعالیت‌های خدماتی
تمام فعالیت‌ها و کسب و کارهای خدماتی مثل رستوران‌ها، آرایشگری و غیره به کمک نرم افزارهای مدیریت بازرگانی نیازهای مالی، مشتریان و رزرو خود را مدیریت می‌کنند.
- کسب و کارهای چندملیتی و بزرگ
سازمان‌های بزرگ و چندملیتی پیچیدگی بیشتری دارند که برای مدیریت فرآیندهای تجاری و یکپارچه‌سازی اطلاعات سازمان خود به استفاده از امکانات سیستم بازرگانی نیاز دارند.
- سازمان‌های غیرانتفاعی
سازمان‌های غیرانتفاعی و خیریه با نرم افزار بازرگانی منابع خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت می‌کنند تا بتوانند خدمات بهتری به جامعه ارائه دهند.
- شرکت‌های خدماتی مهندسی و مشاوره
شرکت‌های فنی و مهندسی، معماری، حقوقی،مشاوره‌ای، فرآیند مدیریت پروژه‌ها و مشتریان خود را با استقرار یک سامانه بازرگانی کاربردی انجام می‌دهند.
- شرکت‌های تولیدی
مدیریت موجودی، کنترل کیفیت محصولات تولیدی، بهینه‌سازی هزینه‌ها در شرکت‌هایی که محصول تولید می‌کند به کمک نرم افزار مدیریت بازرگانی انجام‌پذیر است.
نکاتی که برای انتخاب نرم افزار مدیریت بازرگانی باید در نظر بگیریم؟
- نیازهای سازمان کاملا مشخص شود
- تعیین بودجه
- به سطح دانش فنی کاربران خود توجه کنید
- مقایسه انواع نرم افزارهای بازرگانی موجود
- تست نسخه‌های آزمایشی رایگان
- پشتیبانی و خدمات پس از فروش قوی داشته باشند.
انتخاب و استقرار یک سیستم بازرگانی مناسب، سازمان را در مدیریت بازرگانی خارجی، مدیریت بازرگانی داخلی، مدیریت بازرگانی فروش، حسابداری بازرگانی سفارشات خارجی، کدینگ حسابداری بازرگانی مدیریت زنجیره تامین و دستیابی به دیگر اهدافش کمک می‌کند.
قابلیت‌های نرم افزار بازرگانی خارجی پارسان
- دسته بندی و ایجاد پروفایل طرف حساب های داخلی و خارجی
- گروه بندی و تعریف کالا با سطوح نامحدود
- مدیریت ثبت انواع سفارشات خارجی
- مدیریت سهمیه تخصیص ارز
- پوشش انواع قرارداد های بین المللی DDP, CIF, CFR, FOB
- پشتیبانی از انواع فرآیندهای واردات و صادرات
- قابلیت چند ارزی
- مدیریت انواع فرآیندهای حمل
- مدیریت بازرسی، بیمه، ترخیص و تخلیه
- پایش وضعیت سفارشات
- مدیریت آرشیو اسناد بازرگانی
- داشبورد مدیریت بازرگانی خارجی
قابلیت‌های نرم افزار بازرگانی داخلی پارسان
- مدیریت کدینگ کالا با دسته بندی و سطوح نامحدود
- دسته‌بندی و مدیریت طرف حساب‌ها
- تنظیم و مدیریت فرآیند خرید/ برگشت از خرید با توجه به نیاز مشتری
- تنظیم و مدیریت فرآیند فروش/ برگشت از فروش با توجه به نیاز مشتری
- کارتابل گردش معاملات بازرگانی و انبارداری
- تعریف انواع تخفیف ها، کالای جایزه، مالیات بر ارزش افزوده و سایر هزینه های بازرگانی
- کنترل و مدیریت شعب
- تعریف مدیریت بازاریاب ها و عوامل خرید و فروش
- داشبورد معاملات
- گزارشات تحلیلی معاملات بازرگانی
