اطلاعات در عصر امروز به ویژه در دنیای تجارت حرف اول را می‌زند و کسی پیروز و سربلند از بازار رقابت خارج می‌شود که اطلاعات بیشتری داشته باشد. هر کسب و کار و تجارت برای آنکه بتواند در بازار موفق شود و رشد کند، نیاز به جمع‌آوری، حفظ و تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به بازار هدف و صنعت خود دارد. در بین تمامی این اطلاعات مهم برای رشد و موفقیت، اطلاعات مالی بیشترین اهمیت را برای کسب و کارها دارند؛ چرا که مهمترین معیار برای اندازه‌گیری موفقیت یا عدم موفقیت یک شرکت در بازار، نمودار‌های مالی آن است. سیستم اطلاعات مالی (FIS) وظیفه جمع‌آوری داده‌های مالی را بر عهده دارد.
با توجه به اهمیت سیستم اطلاعات مالی در این مقاله تصمیم گرفتیم تا به طور کامل در خصوص اینکه سیستم اطلاعات مالی چیست؟ سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟ وظایف سیستم اطلاعات حسابداری و… صحبت کنیم.
سیستم اطلاعات مالی چیست؟
به زبان ساده می‌توان سیستم اطلاعات مالی را این گونه تعریف کرد: سیستم اطلاعات مالی یک نوع نرم‌افزار است که برای جمع‌آوری، تجزیه، تحلیل و بررسی داده‌های مالی و حسابداری از آن استفاده می‌شود. سیستم اطلاعات مالی برای تمامی کسب و کارها فارغ از اندازه ضروری است، این سیستم به مدیران در تعیین استراتژی‌های شرکت برای رسیدن به اهداف و همچنین نحوه اداره شرکت کمک بسیار زیادی میکند.
یک سیستم اطلاعات مالی (FIS) داده های مالی مورد استفاده برای برنامه ریزی مالی بهینه و پیش بینی تصمیمات و نتایج را جمع آوری و تجزیه و تحلیل می کند. یک FIS همراه با یک سیستم پشتیبانی تصمیم استفاده می شود و به یک شرکت کمک می کند تا به اهداف مالی خود دست یابد زیرا آنها از حداقل منابع نسبت به حاشیه ایمنی از پیش تعیین شده استفاده می کنند. یک FIS را می توان به عنوان یک برنامه ریز مالی برای تجارت الکترونیکی در نظر گرفت که همچنین می تواند مقادیر زیادی از داده های بازار و مالی را به یکباره از پایگاه های داده مالی در سراسر جهان به دست آورد.
هدف از طراحی و تجزیه و تحلیل سیستم مالی
سیستم‌های مالی با هدف ارائه اطلاعات و ارقام دقیق، استخراح داده‌های آماری مستند و پردازش آنها طراحی می‌شوند و به مدیران در اتخاذ تصمیمات مناسب با شرایط اقتصادی کمک میکند.
تجزیه و تحلیل داده های مالی ممکن است از طریق ارزیابی روند، تجزیه و تحلیل نسبت و مدل سازی برنامه ریزی مالی انجام شود و شامل مراحل زیر است:
- شناسایی و تعریف مسئله
- تعیین اهداف و محدودیت‌ها
- تشخیص نیازهای سیستم جدید
- تعیین راه‌حل‌های مختلف برای تامین نیازهای سیستم
- انتخاب بهترین راه‌حل
خروجی های داده ای که توسط FIS تولید می شوند می توانند شامل موارد زیر باشد:
- بودجه عملیاتی و سرمایه ای
- گزارش سرمایه در گردش
- گزارشات حسابداری
- پیش بینی جریان نقدی
تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده موجود در این برنامه‌ها همچنین ممکن است دقیقاً آنچه را که می‌توان از یک تعامل تجاری یا معامله‌ای که هنوز انجام نشده است انتظار داشت، محدود کند.
مدیریت اطلاعات مالی در کسب و کار تجارت الکترونیک برای به دست آوردن حداکثر نتایج عملیاتی در کمترین زمان بسیار مهم است. یک FIS همچنین می تواند حجم عظیمی از داده ها را برای عملیات روزانه کسب و کار ارائه دهد. معامله گران و فروشندگان بازارهای مالی بیشترین تقاضا را برای FIS دارند زیرا آنها در محیط های بسیار سریع کار می کنند و سیستم های محاسباتی بر اساس تقاضای آنها باید با فعالیت های بلادرنگ هماهنگ باشند تا به این حرفه ای ها اجازه دهند در زمان واقعی کار کنند.
بررسی کارگزار، داده‌های سرمایه‌گذاری و تجارت همراه با کلاس‌های دارایی مالی را می‌توان از طریق یک FIS منتقل کرد. این همچنین برای مشاغل کوچکتر که نیاز به کسب اطلاعات مالی در مورد بازارهای محلی دارند، کار می کند. FIS برای افزایش تبادل اطلاعات مالی کمک شایانی میکند.
سیستم اطلاعات مالی مخزن اصلی داده هایی است که برای مدیریت مالی و عملکردهای گزارش استفاده می شود.
وظایف اصلی FIS عبارتند از:
- ثبت کلیه تراکنش های مالی در حساب های دفتر کل
- تهیه گزارش های مالی برای برآوردن الزامات مدیریتی و قانونی
- کنترل هزینه های کلی از طریق کنترل های بودجه ای تعبیه شده در سیستم
انواع سیستم اطلاعات مالی
سیستم‌های مالی بسیار متنوع و انعطاف پذیر هستند و این قابلیت را دارند تا وابسته به نیاز‌ها و اهداف سازمان پیاده شوند. از جمله مهمترین و رایج‌ترین انواع سیستم اطلاعات مالی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سیستم حسابداری عمومی (General Ledger System): این سیستم به جمع‌آوری و ثبت تمام تراکنش‌های مالی در سازمان می‌پردازد و اطلاعات مالی اصلی را در قالب حساب‌های عمومی نگهداری میکند. این حساب‌ها اطلاعاتی از جمله دارایی‌ها، بدهی‌ها، سرمایه‌ها و سود و زیان‌ها را شامل می‌شوند.
- سیستم حسابداری مخزنی (Inventory Accounting System): این سیستم برای مدیریت موجودی کالا‌ها و محصولات در سازمان استفاده می‌شود. اطلاعاتی مثل تعداد و ارزش موجودی‌ها و تغییرات آنها را رصد و گزارش می‌دهد.
- سیستم مالیاتی (Tax Accounting System): این سیستم به محاسبه، گزارش دهی و پرداخت مالیات‌ها و مالیات بر ارزش افزوده مرتبط با تراکنش‌های سازمان کمک میکند.
- سیستم حسابداری مدیریتی (Management Accounting System): این سیستم اطلاعات مالی مدیریتی را برای اتخاذ تصمیم‌های استراتژیک تولید میکند و شامل تجزیه و تحلیل هزینه‌ها، بودجه‌بندی و پیگیری عملکرد مالی سازمان می‌شود.
- سیستم حسابداری حقوق و دستمزد (Payroll Accounting System): این سیستم برای مدیریت و پردازش حقوق، دستمزد و مزایای کارکنان سازمان استفاده می‌شود.
اجزای سیستم اطلاعات مالی FIS
FIS سیستم اطلاعات مالی از سه جزء تشکیل شده است. این بخش بر نحوه کار آنها به صورت جداگانه ونحوه ارتباط آنها با یکدیگر نظارت دارد
سه جزء عبارتند از:
- حسابداری مالی (FI)
FI برای ثبت تمام تراکنش های مالی در حساب های دفتر کل دارایی ها به عنوان مثال: بدهی ها ، درآمدها و هزینه ها. صورت های مالی
- مدیریت وجوه (FM)
مدیریت وجوه برای شناسایی منبع بودجه یا و همچنین کنترل مخارج استفاده می شود هزینه های کلی مدیریت وجوه از ارسال تراکنشی که برای آن وجود دارد جلوگیری می کند
- کنترل (CO)
CO برای ردیابی درآمدها و هزینه‌ها بر اساس الزامات گزارشگری خاص استفاده‌می‌شود. توسط بخش یا فعالیت/پروژه خاص.
هر تراکنش درآمد یا هزینه پردازش شده در FIS شامل کدی است که از هر یک از آنها ارائه می‌شود
این مؤلفه ها و به سؤالات زیر پاسخ خواهند‌داد:
- چه فعالیت درآمد یا هزینه ای رخ داده‌است؟ (FI)
2-منبع تامین مالی چیست و چه مقدار بودجه برای هزینه در دسترس‌است؟ (FM)
- کدام بخش/پروژه این فعالیت را انجام داده‌است؟ (CO)
پیشنهاد می کنیم از صفحه نرم افزار اموال حتما دیدن فرمایید.
سیستم اطلاعات مدیریت مالی ایده آل چه کارهایی انجام می دهد؟
اساساً یک سیستم اطلاعات مدیریت مالی برای جمع آوری داده‌های مالی و سپس تجزیه و تحلیل آن داده‌ها وجوددارد تا به تصمیم‌گیرندگان در کسب و کار اجازه‌دهد تا تصمیمات بهتری‌بگیرند. در حالی که هر سیستم دارای نقاط قوت و ویژگی های منحصر به فرد خواهدبود، عملکردهای خاصی از یک سیستم اطلاعات مالی مشترک در اکثر سیستم‌ها وجود دارد:
- جمع آوری اطلاعات
انتظار می رود FMIS ایده آل اطلاعات را به شیوه ای دقیق، به موقع، کامل، قابل اعتماد و سازگار جمع آوری کند. اطلاعاتی که از سیستم عبور می کند در نهایت باید به نتایجی منجر شود که قابل اعتماد باشد. بدون پاکسازی فرآیند جمع آوری، این امکان پذیر نخواهد بود.
- گزارش ها
انتظار می‌رود که سیستم اطلاعات مدیریت مالی ایده‌آل، گزارش‌دهی مدیریت را در سطوح دقیق ارائه دهد. این گزارش‌ها سپس می‌توانند به مدیریت کسب‌وکار کمک کنند تا تصمیم‌های سطح بالایی برای جهت‌گیری کسب‌وکار بگیرند.
- حمایت از تصمیمات سیاستی
انتظار می رود که سیستم اطلاعات مدیریت مالی ایده آل از تصمیمات سیاستی در سازمان پشتیبانی‌کند. وقتی خط‌مشی‌ها ساخته‌می‌شوند، باید با داده‌های دقیق و قابل اعتماد پشتیبان‌گیری‌شوند، که در نهایت باید از FMIS باشد.
- تهیه و اجرای بودجه
سیستم اطلاعات مدیریت مالی ایده آل باید از تهیه و اجرای بودجه در کسب و کار پشتیبانی کند. تهیه بودجه باید بر اساس گزارش های مالی ناشی از FMIS باشد. در همین حال، داده‌های بلادرنگ از FMIS باید مدیریت را در مورد اجرای بودجه‌ها مطلع کند تا بدانند که آیا آنها در محدوده هستند یا از آنها فراتر می‌روند.
- صورت های مالی
سیستم اطلاعات مدیریت مالی ایده آل باید تهیه صورت های مالی را تسهیل کند. صورتهای مالی هم برای استفاده داخلی و هم برای ذینفعان خارجی تهیه می شود. آنها باید با استفاده از اطلاعات دقیق و قابل اتکا، که می تواند از سیستم اطلاعات مدیریت مالی به دست آید، تهیه شود.
- اطلاعات برای بودجه بندی، تجزیه و تحلیل و گزارش
سیستم اطلاعات مدیریت مالی ایده‌آل باید اطلاعاتی را برای بودجه‌بندی، تجزیه و تحلیل و گزارش ارائه کند. اینها سه عملکرد مهم در سطح بالا در هر کسب و کار هستند و تنها در صورتی می‌توانند به طور مؤثر انجام شوند که داده‌های تولید‌شده دقیق و قابل اعتماد باشند. همانطور که از یک سیستم اطلاعات مدیریت مالی با عملکرد مناسب انتظار می‌رود.
- دنباله حسابرسی
سیستم اطلاعات مدیریت مالی ایده آل باید بتواند یک مسیر حسابرسی برای تسهیل فرآیند حسابرسی فراهم کند. یکی از کاربردهای سیستم اطلاعات مالی ثبت معاملات است. با نگهداری سوابق هر معامله ای که در یک کسب و کار اتفاق می افتد، یک سیستم اطلاعات مدیریت مالی امکان انجام یک حسابرسی را به طور موثر فراهم می کند.
پیشنهاد می کنیم مقاله تفاوت اموال و دارایی ثابت را حتما مطالعه نمایید.
مزایای سیستم اطلاعات مدیریت مالی چیست؟
یک سیستم اطلاعات مدیریت مالی دارای مزایای متعددی است که کار را برای یک تجارت آسان تر می کند. در اینجا برخی از مهمترین مزایای سیستم اطلاعات مدیریت مالی یکپارچه آورده شده است:
- فرآیند تصمیم گیری را سریعتر می کند
اطلاعات ارائه شده توسط سیستم اطلاعات مدیریت مالی دارای چند ویژگی مهم است: به موقع، قابل اعتماد، دقیق و قابل تایید است. این امر تصمیم گیری را بسیار آسان تر و سریع تر می کند زیرا فرآیند تنظیم اطلاعات مورد استفاده برای رسیدن به تصمیمات به سیستم برون سپاری شده است. به دلیل قابلیت های گزارشگری مالی سیستم اطلاعات مدیریت مالی، به مدیریت کسب و کار کمک می کند تا مزایا و معایب اقتصادی استراتژی های تجاری مختلفی را که در حال آزمایش هستند، ارزیابی کند. این امر باعث اطمینان بیشتر در اجرای استراتژی ها و تصمیمات تجاری می شود.
- به برنامه ریزی کمک می کند
پیاده سازی یک سیستم FMIS ظرفیت شما را برای برنامه ریزی و پیش بینی افزایش می دهد. با این قابلیت، روند تخصیص منابع مالی بسیار مؤثرتر و اهداف تعیین‌شده واقعی تر می‌شوند. شما همیشه باید به توانایی های مالی خود اجازه دهید تا دامنه برنامه های شما را مشخص کند و بر اساس آن محدود شود. این ظرفیت برنامه ریزی واقع بینانه به شما امکان می دهد خیلی سریعتر به اهداف خود برسید.
- کسب و کار را کارآمدتر می کند
با یک سیستم اطلاعات مدیریت مالی، کسب و کار شما فرصتی برای کارآمدتر شدن دارد. این سیستم تمام اطلاعات و کنترل مورد نیاز برای جلوگیری از سوء استفاده از منابع مالی کسب و کار را در اختیار شما قرار می دهد و در عین حال به شما توانایی کاهش خطرات احتمالی را می دهد که نمی توانید پیش بینی کنید. به دلیل قابلیت های گزارش دهی، یک سیستم اطلاعات مدیریت مالی همچنین به شما امکان می دهد از عملکرد گذشته برای اطلاع رسانی استراتژی های فعلی و همچنین آینده خود استفاده کنید.
- به شما مزیت رقابتی می دهد
با یک سیستم اطلاعات مدیریت مالی، کسب و کار شما نسبت به سایر کسب و کارهایی که آن را ندارند مزیت رقابتی خواهد داشت. FMIS به سادگی راه دیگری برای استفاده از قدرت عظیم فناوری اطلاعات و ایجاد بهره وری بیشتر برای کسب و کار و رضایت بیشتر مشتری است. کسب‌وکار می‌تواند هر چیزی را که در حال انجام است به لحاظ مالی ببیند و به موقع پاسخ دهد تا همیشه یک قدم جلوتر از رقبای خود باقی بماند.
- امکان ادغام را فراهم می کند
با یک سیستم اطلاعات مدیریت مالی، فرآیند یکپارچه سازی بسیار آسان تر می شود. عملکردها و منابع کسب و کار را می توان در یک سیستم واحد کنترل کرد. این کار پردازش تراکنش‌ها و انتقال اطلاعات مالی را آسان‌تر و سریعتر میکند. فعالیت‌های اضافی حذف می‌شوند و خدمات مشترک برای صرفه‌جویی در هزینه‌های عملیاتی متمرکز می‌شوند. نتیجه نهایی کسب و کار کارآمدتر با سود نهایی قوی تر است.
در واقع، این کل ایده پشت یک سیستم اطلاعات مدیریت مالی یکپارچه است. با ادغام تمام عملکردهای مالی کسب و کار، همه چیز به آرامی پیش می رود و در نتیجه کسب و کار از مزایای عظیمی برخوردار می شود.
ضرورت استفاده از نرم افزارهای مالی
با پیچیدگی روزافزون کسب و کارها و نهادهای نظارتی مثل سازمان امور مالیاتی، استفاده از نرم‌های مالی و حسابداری معتبر در ابعاد مختلف کسب و کار نیاز می‌شود.
در واقع با استفاده از نرم‌افزارهای مالی می‌توان به سرعت بالایی در انحام کارها دست یافت و در وقت و هزینه صرفه جویی کرد. همچنین استفاده از نرم افزارهای مالی و حسابداری در ابعاد زیر تاثیر مستقیم دارد:
- تاثیر نرم افزارهای مالی بر نیروی انسانی
درصورتی که حجم کسب و کار شما بزرگ باشد انجام فرآیندهای حسابداری و مالی نیاز به نیروی انسانی متخصص دارد که که به صرف هزینه و زمان زیادی می‌انجامد.
نرم افزارهای مالی باعث کاهش هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی شده و عملکردی مقرون بصرفه در بخش حسابرسی ارائه می‌دهد.
- تاثیر نرم افزارهای مالی بر دقت محاسبات
توان محاسباتی بالایی که در کامپیوترها ونرم افزارهای مالی وجود دارد باعث شده انجام محاسبات مالی با دقت و سرعت بالایی انجام شده و از بروز خطا جلوگیری شود.
- نرم افزارهای مالی و آسان شدن گزارشات مالی
استفاده از گزارشات مالی برای صاحبان کسب و کارها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا که به کمک این گزارشات می‌توانند استراتژهای مناسب با ادامه روند کاری خود بچینند.
استفاده از امکانات و فیلترهای مختلف نرم افزارهای مالی باعث شده گزارشات مالی در ابعاد مختلف و در کمترین زمان ممکن تهیه شود.
- تاثیر نرم افزارهای مالی در سرعت انجام کارها
جمع شدن کاغذبازی‌ها و محاسبات فیزیکی که احتمال اشتباه در آنها زیاد بود یکی دیگر از ضرورت و تاثیر استفاده از نرم افزارهای مالی است. با استفاده از نرم افزارهای مالی و حسابداری محاسبات مالی با سرعت بسیار بالایی بدون دخالت انسان در کسری از ثانیه انجام می‌شود.
- تاثیر نرم افزارهای مالی در امنیت حسابرسی
نرم افزارهای مالی جایگزین پوشه‌ها و زونکن‌هایی شده است که قبلا اسناد مالی و حسابداری در آنها نگهداری می‌شد و در معرض خطرات بسیاری بودند. امروزه استفاده از نرم افزارهای مالی باعث شده که تمام اطلاعات مالی و حسابرسی کسب و کارها در فایل های مجزا و طبقه بندی شده نگهداری شوند و از امنیت بالایی برخورداز هستند و به راحتی قابل دسترسی هستند.
سیستم اطلاعات حسابداری
سیستم اطلاعات حسابداری یک سیستم کامپیوتری یا نرم‌افزاری است که برای جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، پردازش و ارائه اطلاعات مالی و حسابداری در یک سازمان یا شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا تراکنش‌های مالی خود را ثبت کرده، صورت حساب‌ها و گزارش‌های مالی تولید کنند و اطلاعات مورد نیاز برای مدیران و صاحبان تصمیم‌گیری جهت تصمیم‌گیری درست را فراهم کنند. سیستم اطلاعات حسابداری معمولاً شامل ماژول‌های مختلفی مثل حسابداری عمومی، حسابداری مخزنی، حقوق و دستمزد، مالیات، مدیریت موجودی و مدیریت مشتریان هستند. آنها از تکنولوژی اطلاعات بهره می‌برند تا فرایند حسابداری را بهبود بخشند و اطلاعات دقیق و قابل اعتمادی را ارائه دهند.
پیشنهاد می کنیم مقاله مزایده و مناقصه چیست را حتما مطالعه نمایید.
وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری چیست؟
همانطور که در بالا گفته شد، سیستم اطلاعات حسابداری به تسهیل فرایند حسابداری و ارتقای کنترل مالی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک بسیار زیادی میکند. سیستم اطلاعات حسابداری وظایف بسیار زیاد و متعددی دارد که در ادامه لیستی از مهمترین وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری را برای شما جمع‌آوری کرده‌ایم.
- سیستم اطلاعاتی حسابداری تراکنش‌های مالی را به صورت دقیق و جامع ثبت میکند. این شامل دریافت و پردازش فاکتور‌ها، رسید‌ها، سند‌های مالی و سایر اسناد مرتبط با تراکنش‌های مالی می‌شود. به طور کلی هر فاکتور و سندی که در آن بحث مالی شده باشد، توسط سیستم اطلاعاتی حسابداری ثبت و مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
- ایجاد صورت حساب‌های مالی برای مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر افرادی که با شرکت شما در تجارت هستند، از وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری است.
- رصد و کنترل موجودی کالا‌ها یا سایر دارایی‌ها نیز بر عهده سیستم اطلاعاتی حسابداری است. این سیستم این کار را انجام می‌دهد تا موجودی انبار را به بهترین شکل ممکن مدیریت کند.
- ایجاد و مدیریت حساب‌های مختلف مالیاتی، حقوق و دستمزد و دیگر حساب‌های مرتبط با کارکنان و مالیات بر عهده سیستم اطلاعاتی حسابداری است. این مورد یکی از مهمترین وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری به شمار می‌رود.
- یکی دیگر از وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری تولید گزارش‌های مالی دوره‌ای و سالیانه برای مدیران، سهام‌داران و نهادهای نظارتی است.
- پیگیری و کنترل هزینه‌ها، بودجه‌بندی، و ارزیابی کارایی مالی سازمان نیز بر عهده سیستم اطلاعاتی حسابداری است.
- اطمینان از رعایت قوانین و مقررات مالی و مالیاتی معتبر و ارائه اطلاعات مالی و حسابداری به مدیران و صاحبان تصمیم‌گیری برای کمک در انتخاب‌های استراتژیک نیز از جمله وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری است.
کلام اخر
سیستم‌های مالی با هدف ارائه اطلاعات و ارقام دقیق، استخراح داده‌های آماری مستند و پردازش آنها طراحی می‌شوند و به مدیران در اتخاذ تصمیمات مناسب با شرایط اقتصادی کمک میکند.
