مزایای حسابداری ابری

حسابداری ابری چیست؟

اگر شرکت شما هنوز از نرم افزار دسکتاپ یا صفحات گسترده برای حسابداری استفاده می کند، ممکن است زمان آن رسیده باشد که به سیستم حسابداری مبتنی بر ابر ارتقا دهید. نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری مزایای زیادی نسبت به راه‌حل‌های داخلی ارائه می‌کند، از جمله به کاربران اجازه می‌دهد از هر کجا و در هر زمان کار کنند، اتوماسیون فرآیندهای دستی زمان‌بر، دقت و انطباق را بهبود می‌بخشد و توانایی تسریع فرآیندهای بسته مالی را با تلاش کمتر.

بسته به نرم افزار، شرکت ها می توانند مزایای بیشتری مانند هزینه های نرم افزاری قابل پیش بینی بیشتر، هزینه کمتر برای سخت افزار، سربار IT کمتر، بازیابی بهتر بلایا، نظارت پیچیده بر تهدید و امنیت، سطوح بالاتر در دسترس بودن، عملکرد و مقیاس پذیری بیشتر را به دست آورند.

15 مزیت حسابداری ابری که باید بدانید

با یک سیستم ابری، کار میزبانی و به روز رسانی نرم افزار حسابداری شما توسط ارائه دهنده انجام می شود. شما کتاب‌های خود را به‌صورت آنلاین منتقل می‌کنید و سپس از طریق مرورگر به نرم‌افزار از طریق اینترنت دسترسی پیدا می‌کنید و هزینه خدمات را به صورت اشتراک پرداخت می‌کنید. نیازی به خرید یا نصب هیچ نرم افزاری بر روی رایانه های موجود در دفتر شما نیست و نرم افزار ابری هزینه کمتری برای پیاده سازی و استقرار در مکان های مختلف دارد.

هر سیستم مبتنی بر ابر طیفی از مزیت ها را به همراه دارد، مانند اطمینان از اینکه کاربران مجاز می توانند به اطلاعات مالی به روز و دقیق از خانه یا هنگام سفر دسترسی داشته باشند. برخی از سیستم ها همچنین قابلیت های پیشرفته تری مانند اتوماسیون پیچیده فرآیندهای حسابداری را ارائه می دهند.

مدیریت کمتر:

با نرم افزار حسابداری ابری، صاحبان کسب و کار نیاز به مبارزه با نصب نرم افزار زمان بر، پشتیبان گیری و سایر کارهای اداری را از بین می برند، زیرا شما به نرم افزار از طریق اینترنت دسترسی دارید. برای اجرای نرم افزار حسابداری خود نیازی به خرید یا مدیریت سرورها یا سایر زیرساخت های فناوری اطلاعات ندارید. شما مجبور نیستید به طور منظم از داده های مالی مهم پشتیبان تهیه‌کنید. زیرا ارائه دهنده حسابداری شما به طور خودکار این کار را برای شما انجام می دهد. زمان کمتری که برای مدیریت صرف می شود، کارکنان را آزاد می کند تا زمان بیشتری را صرف فعالیت های سازنده ای کنند که باعث رشد کسب و کار شما می شود.

نرم افزار همیشه به روز است:

از آنجایی که نرم افزار در فضای ابری است، شما همیشه به روزترین نسخه را دارید. ارائه‌دهنده ابر به‌طور خودکار نرم‌افزار حسابداری را به‌روزرسانی می‌کند تا تغییراتی در نرخ مالیات و قوانین حسابداری لحاظ کند و ویژگی‌های جدیدی اضافه کند. برای به روز ماندن نیازی نیست نگران ارتقاء نرم افزار خود باشید. هر زمان که وارد شوید، بلافاصله به آخرین نسخه دسترسی خواهید داشت.

اتوماسیون:

پلتفرم‌های حسابداری مبتنی بر ابر بسیاری از وظایف حسابداری و بانکی را خودکار می‌کنند و کار دستی را کاهش می‌دهند. به عنوان مثال، این نرم افزار می تواند به طور خودکار تراکنش های بانکی و کارت اعتباری را وارد کند، صورتحساب های مکرر تولید کند، گزارش ها را برنامه ریزی کند، اشتراک ها را پرداخت کند و تراکنش ها را به دفتر کل صحیح ارسال کند. ممکن است به‌طور خودکار تخفیف‌ها و مالیات‌ها را محاسبه کند و استثنائات را در مواردی که فاکتورها با سفارش‌های خرید مطابقت ندارند، علامت‌گذاری کند. برخی از برنامه های نرم افزار حسابداری ابری به ویژه برای فروش بین المللی مفید هستند و به طور خودکار محاسبات مالیاتی را برای بسیاری از کشورهای مختلف انجام می دهند.

سهولت انطباق:

پلتفرم‌های حسابداری ابری با تهیه صورت‌های مالی دقیق ، برآوردهای مالیاتی سه ماهه و اظهارنامه‌های مالیاتی سالانه به شرکت‌های خصوصی و دولتی در رعایت مالیات کمک می‌کنند. این به صاحبان مشاغل کمک می کند تا از گزارش کمتر از بدهی مالیاتی خودداری کنند، که می تواند باعث ممیزی یا جریمه یا گزارش بیش از حد و پرداخت بیش از حد شود. با خودکار کردن محاسبات مالیاتی داخلی و بین‌المللی، پلتفرم‌های ابری همچنین به اطمینان از انطباق با تمام رژیم‌های مالیاتی قابل اجرا کمک می‌کنند. برخی از راه حل های پیشرو حسابداری ابری حتی تشخیص درآمد را برای انطباق با استانداردهای پذیرفته شده حسابداری خودکار می کنند.

بدون کاغذ/دوستانه با محیط زیست:

حسابداری سنتی اغلب مستلزم کاغذبازی است – تعداد زیادی از آن. در دنیای دیجیتالی امروزی، ذخیره فیزیکی پرونده های کاغذی بایگانی شده یا توزیع دستی گزارش های کاغذی بین سرمایه گذاران، وام دهندگان و سایر طرف ها ناکارآمد و غیر ضروری است. از فروشندگان بخواهید فاکتورها را به صورت الکترونیکی ارسال کنند تا بتوانند مستقیماً به سیستم حسابداری ابری وارد شوند. می توانید با اسکن صورتحساب ها و رسیدهای کاغذی برای پردازش، دفتر را شلوغ کنید. ایمیل کردن فاکتورهای خود به مشتریان، هزینه های چاپ و پست را حذف می کند و سرعت پرداخت را پیگیری می کند.

کاهش کاغذ همچنین اثرات زیست محیطی شما را کاهش می دهد:

یک اداره متوسط سالانه 350 پوند کاغذ باطله به ازای هر کارمند تولید می کند. و سالانه 375 میلیون کارتریج چاپگر سوزانده یا به محل های دفن زباله فرستاده می شود.  کاهش مصرف انرژی با کاهش استفاده از سرورها و سخت افزار تأثیر بیشتری دارد.

امنیت داده:

ممکن است در مورد ذخیره اطلاعات حساس در فضای ابری نگرانی داشته باشید. اما خدمات حسابداری ابری در واقع امنیت بیشتر کسب و کارها را از چندین جهت افزایش می دهد. ابتدا، ارائه‌دهندگان ابر چندین سطح امنیتی از جمله رمزگذاری پیشرفته و کنترل دسترسی را اعمال می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که فقط کاربران مجاز می‌توانند به داده‌های شما دسترسی داشته باشند. آنها همچنین به طور خودکار از داده‌های شما نسخه پشتیبان تهیه می‌کنند تا شما در معرض خطر از دست‌دادن سوابق مالی حیاتی نباشید. اگر یک کارمند لپ‌تاپ خود را گم کند یا دفتری در اثر آتش‌سوزی یا سیل آسیب ببیند، داده‌های شما همچنان امن هستند زیرا به صورت آنلاین ذخیره می‌شوند. سپس تیم فناوری اطلاعات شما می‌تواند روی ایمن‌سازی نقاط پایانی تمرکز کند و اطمینان حاصل کند که کارکنان از حقوق دسترسی مناسب برای نقش‌های خود برخوردار هستند.

مقیاس پذیری:

یکی از جذاب ترین ویژگی های ابر، مقیاس پذیری است. مدیریت امور مالی با صفحات گسترده به سرعت با گسترش کسب و کار غیرقابل مدیریت می‌شود و سیستم‌های حسابداری مبتنی بر دسکتاپ معمولاً عملکرد محدودی را ارائه می‌دهند که میتواند تجارت رو به رشد را مختل‌کند. به عنوان مثال، اگر شما یک استارت آپ با برنامه های توسعه هستید، نمی خواهید در سیستمی که یک سال دیگر رشد خواهید کرد، گیر کنید. نرم افزار جامع حسابداری مبتنی بر ابر می تواند برای مطابقت با نیازهای کسب و کار شما مقیاس و انعطاف پذیر باشد. می توانید با توابع اولیه حسابداری شروع کنید و با رشد کسب و کار خود، ویژگی ها و کاربران را اضافه کنید.

دقت:

نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر با حذف بسیاری از مراحل دستی مستعد خطا که هنگام استفاده از صفحات گسترده مورد نیاز است، دقت را بهبود می بخشد. علاوه بر دسته‌بندی خودکار تراکنش‌ها و محاسبه مالیات، نرم‌افزار ابری می‌تواند فاکتورهای دریافتی را با پرداخت‌ها و محموله‌ها مطابقت دهد و حتی فرآیندهای تطبیق را خودکار کند، تراکنش‌های داخلی را با سوابق بانکی تطبیق دهد و خطاها را علامت‌گذاری کند.

تنها منبع حقیقت:

سیستم‌های حسابداری ابری تمام اطلاعات مالی را در یک پایگاه داده ذخیره می‌کنند. بنابراین همه افراد در سازمان دقیقاً از اطلاعات یکسانی کار می‌کنند. زمانی که تیم‌ها سعی می‌کنند بفهمند کدام نسخه از صفحه‌گسترده درست است، دیگر وقت تلف نمی‌شود. یک مجموعه داده واحد، مرکزی و معتبر، ثبات را در تمام فرآیندهای حسابداری و گزارش های مالی تضمین می کند.

سفارشی سازی:

هر کسب و کاری متفاوت است، به همین دلیل منطقی است که نرم افزار حسابداری ابری را انتخاب کنید که بتواند مطابق با نیازهای فردی سازمان شما سفارشی شود. برخی از راه حل های حسابداری ابری به شما این امکان را می دهند که فرآیندها و جریان های کاری را به گونه ای تنظیم کنید که با نحوه عملکرد شرکت شما مطابقت داشته باشد. می‌توانید داشبوردهای شخصی‌سازی‌شده‌ای بسازید که به هر کاربر یک نمای کلی از مهم‌ترین معیارها و سایر اطلاعات را ارائه دهد. همچنین می توانید نام تجاری شرکت و اصطلاحات خاص شرکت را اضافه کنید.

دسترسی/در دسترس بودن:

برخلاف نرم افزار حسابداری دسکتاپ قدیمی، سیستم های مبتنی بر ابر شما را از محدودیت های دفترتان آزاد می کنند. با نرم‌افزار حسابداری آنلاین، کاربران مجاز می‌توانند از هر مکانی، 24 ساعته، از طریق مرورگر وب یا برنامه تلفن همراه وارد شوند. آن‌ها می‌توانند پرداخت‌ها را تأیید کنند یا صورت‌حساب‌ها را بدون نیاز به صبر کردن تا بازگشت به دفتر ارسال کنند. اعضای تیم حسابداری همیشه به جدیدترین اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل زمان واقعی متصل هستند. از آنجا که همه داده ها در یک سیستم مبتنی بر ابر ذخیره می‌شوند، به اشتراک گذاری اسناد الکترونیکی بین کارکنانی که در خانه یا در جاده کار می‌کنند آسان تر است. همچنین برای دسترسی به نرم افزار ابری واقعی، نیازی به خرید نرم افزار اضافی – مانند Citrix یا VPN – ندارید.

گزارش‌دهی و تجسم داده‌ها در زمان واقعی:

وقتی کسب‌وکار حسابداری را با استفاده از صفحات گسترده یا فرآیندهای مبتنی بر کاغذ مدیریت می‌کند، دستیابی به دیدگاهی سریع، دقیق و به‌روز از عملکرد کسب‌وکار دشوار است. در نتیجه، رهبران ممکن است مسائل را به اندازه کافی زود تشخیص ندهند تا از تبدیل آنها به مشکلات بزرگتر جلوگیری کنند. سیستم‌های حسابداری ابری می‌توانند این مشکل را با ارائه دسترسی بلادرنگ به داده‌های مالی متمرکز حل کنند. کاربران به جای منتظر ماندن برای گزارش‌های تاریخی که هفته‌ها یا ماه‌ها قدیمی هستند، همیشه دیدی به‌روز از وضعیت مالی فعلی شرکت دارند. داشبوردها و سایر ابزارهای تحلیل داخلی داده های پیچیده را به نمودارهای قابل فهم و شاخص های کلیدی عملکرد ترجمه می کنند. تجسم داده‌ها تیم را قادر می‌سازد تا بینش‌های جدیدی به دست آورد و به سرعت روندهایی را که بر تجارت تأثیر می‌گذارد شناسایی کند، و هزینه آن با نرم‌افزار ابری بسیار کمتر است.

امکانات یکپارچه سازی:

برخی از ارائه دهندگان راه حل های حسابداری ابری مجموعه گسترده ای از برنامه های کاربردی تجاری یکپارچه را ارائه می دهند که پایگاه داده مرکزی یکسانی را به اشتراک می گذارند. همانطور که شرکت شما رشد می کند، می توانید ماژول هایی اضافه کنید که تقریباً همه جنبه های کسب و کار را مدیریت می کنند ، از حقوق و دستمزد گرفته تا مدیریت موجودی، بازاریابی و تجارت الکترونیک. از آنجایی که همه این سیستم ها از یک پایگاه داده کار می کنند، شما یک نمای دقیق و در زمان واقعی از داده های مالی در کل کسب و کار خواهید داشت. راه‌حل‌های ابری پیشرو همچنین دارای اکوسیستم‌هایی هستند که شامل صدها تامین‌کننده است که محصولات تکمیلی را برای اضافه کردن عملکردهای حسابداری تخصصی یا ارائه اتوماسیون اضافی ارائه می‌کنند. همچنین می توانید به پلتفرم های صورتحساب و پرداخت آنلاین متصل شوید.

همکاری:

از آنجا که تمام داده های مالی به صورت آنلاین در یک پایگاه داده ذخیره می‌شود، اعضای تیم می‌توانند راحت تر با یکدیگر همکاری کنند. نیازی به مدیریت چندین نسخه از یک فایل یا کپی کردن داده ها در درایوهای انگشت شست برای اشتراک گذاری آن با دیگران نیست. کارمندان تا زمانی که به اینترنت دسترسی داشته باشند می توانند از هر جایی با هم کار کنند. این می تواند روند بسته مالی را تسریع کند و سایر وظایف مانند پیش بینی را ساده کند.

کارایی:

فرآیندهای حسابداری خودکار، دسترسی بی‌درنگ به اطلاعات دقیق و کاهش مدیریت به طور کلی به عملکرد حسابداری کارآمدتر کمک می‌کند، که به افزایش کارایی کل تجارت کمک می‌کند. کارکنان شما زمان بسیار کمتری را برای وارد کردن و بررسی دستی داده‌ها تلف می‌کنند، و افزایش دقت و کنترل‌های داخلی به این معنی است که تلاش کمتری برای ردیابی مسائل، مانند فاکتورهای نامطلوب، صرف می‌کنند. داده‌های دقیق‌تر و اتوماسیون به این معنی است که کارکنان مجبور نیستند برای ادغام داده‌ها از سیستم‌های متفاوت برای رعایت ضرب‌الاجل‌ها تلاش کنند. و از آنجایی که داده‌های مالی دقیق و به‌روز در سراسر سازمان در دسترس است، همه افراد در سراسر شرکت می‌توانند از آن برای تصمیم‌گیری برای بهبود عملکرد تجاری استفاده کنند.

کلام آخر

شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.

شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.

همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]