واحد منابع انسانی یکی از مهمترین بخش‌ها در هر سازمان است. مدیریت کارا و اثربخش این واحد مستلزم به کار بردن ابزارهایی است که مدیران و کارشناسان منابع انسانی را در انجام وظایف و مسئولیت‌های سازمانی خود همراهی کند. امروزه مجموعه نرم افزارهای سازمانی موجود، کمک شایانی به مدیریت اثر بخش واحد ها و بخشهای مختلف سازمان می‌کند. در این میان نرم افزارهای حوزه منابع انسانی ابزارهایی را در اختیار مدیر منابع انسانی برای مدیریت بزرگترین سرمایه سازمان یعنی نیروی انسانی قرار می‌دهد. انتخاب بهترین نرم افزار منابع انسانی مستلزم بررسی، شناخت و ارزیابی سیستم‌های نرم افزاری موجود است. در این مقاله نگاهی جامع به مبحث منابع انسانی در سازمان داریم و به معرفی 7 مورد از بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی می‌پردازیم.
نرم افزار مدیریت منابع انسانی چیست؟
مدیریت منابع انسانی (HRM) یا نرم افزار منابع انسانی (HRS) یا سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک راهکار نرم افزاری و دیجیتالی است که برای مدیریت و بهینه‌سازی فعالیت و وظایف روزانه منابع انسانی در سازمان، چندین فرایند را ترکیب می‌کند. نرم افزار مدیریت منابع انسانی با ایفای نقش‌ها و وظایف زیر به سازماندهی نیروی کار در سازمان می‌پردازد.
وظایف نرم افزار مدیریت منابع انسانی
- شناسایی و استخدام نیروی ماهر
- سازماندهی و انسجام داده‌ها
- ذخیره و نگهداری آنلاین داده‌ها
- توسعه و آموزش کارکنان
- کنترل و مدیریت عملکرد کارکنان
- پیگیری اهداف سازمان
- ثبت اطلاعات ورود و خروج نیروی انسانی
- مدیریت حقوق و دستمزد
- محاسبه راندمان کاری دپارتمان‌ها
- اطلاع‌رسانی اخبار به دپارتمان‌های سازمان
- اطلاعیه‌های جلسات کاری
- نظرسنجی و تعامل با کارکنان
- افزایش بهره‌وری سازمان
با انتخاب و استقرار درست بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی در سازمان می‌توان به وظایف و اهداف بالا دست یافت و سازمانی کار و اثربخش داشت.
انواع نرم افزار منابع انسانی
سیستم‌ها و نرم افزار HRM در اشکال مختلفی وجود دارد که در زیر به 5 نوع نرم افزار مدیریت منابع انسانی اشاره می‌کنیم
-
سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
سیستم اطلاعات منابع انسانی یک نرم‌افزار جامع است که تمام فرآیندهای منابع انسانی مثل مدیریت داده‌های کارکنان، مدیریت مزایا، مدیریت حقوق و دستمزد، مدیریت تردد کارکنان و غیره را یکپارچه و خودکار می‌کند.
-
نرم افزار مدیریت استعداد
سازمان‌ها به کمک نرم افزار مدیریت استعداد، فرآیند جذب استعداد، راه‌اندازی، مدیریت عملکرد و برنامه‌ریزی‌های جانشین را به خوبی انجام می‌دهند.
-
نرم افزار مدیریت عملکرد
مهمترین ابزار در دست سازمان‌ها و بخش منابع انسانی برای ارزیابی عملکرد کارکنان و انجام بررسی‌های عملکرد آنها و ردیابی پیشرفت کارکنان، نرم افزار مدیریت استعداد است
-
سیستم مدیریت یادگیری (LMS)
آموزش و توسعه کارکنان یکی از وظایف مهم در واحد منابع انسانی است که سیستم مدیریت یادگیری از طریق ماژول‌های یادگیری آنلاین، ارزیابی‌ها و اعطای گواهینامه‌ها اموزش و توسعه کارکنان را انجام می‌دهد.
-
سیستم‌های حقوق و دستمزد
همانطور که از نام این سیستم پیداست، نرم افزار حقوق و دستمزد محاسبه و پرداخت حقوق کارکنان، مالیات و مزایا را برعهده دارد.
جایگاه واحد منابع انسانی در سازمان
واحد منابع انسانی با هدف تامین نیروی انسانی متعهد و ماهر در سازمان فعالیت می‌کند. مدیریت منابع انسانی طیف وسیعی از وظایف و مسئولیت‌ها را در زمینه استخدام، انتخاب کارکنان، آموزش و ارزیابی کارکنان، مدیریت پاداش و حقوق، ارتقای فرهنگ سازمانی انجام می‌دهد.
اداره امور کارکنان و اتوماسیون سازی فرآیندهای منابع انسانی به واسطه مجموعه مختلفی از نرم افزار منابع انسانی انجام می‌شود.
برای آشنایی با مجموعه نرم افزار منابع انسانی در ادامه 7 بهترین نرم فزار مدیریت منابع انسانی را معرفی خواهیم کرد.
7 بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی
-
نرم افزار تایملی Timely
تکنیک مدیریت و برنامه‌ریزی دقیق زمان در هر بخش از زندگی ما اثربخش است و باعث نظم در انجام کارها در زمان معین و به موقع خواهد شد. نرم افزار تایملی Timely یکی از بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی است که با ایجاد فضایی نامحدود برای برنامه‌ریزی در کل ماه و تهیه لیست دقیقی از فعالیت‌های خود با زمانبندی حرفه ای به کارکنان و مدیران منابع انسانی در برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل فعالیت‌های خود کمک می‌کند.
قابلیت‌های نرم افزار تایملی Timely :
- ایجاد چک لیستی از برنامه‌ها با زمان دقیق
- امکان نوشتن وظایف روزانه و ماهانه
- مشاهده و یادآوری خلاصه‌ای از شرح وظایف
- قابلیت تنظیم تایمر معکوس برای آگاهی از زمان باقی‌مانده
- امکان تیک زدن وظایفی که به پایان رسیده و اضافه کردن وظایف جدید
-
نرم افزار Score
نرم افزار Score به عنوان یک ابزار قوی برای مدیریت منابع انسانی شناخته شده است. با این نرم افزار قادر به کنترل و برنامه‌ریزی لیست وسیعی از برنامه‌ها و وظایف شغلی در سازمان خواهید بود. همچنین نرم افزار Score به شما کمک می‌کند بطور همزمان وظایف فردی و گروهی پرسنل را برمبنای زمان مشخص شده هر پروژه تعریف کنید.
قابلیت‌های نرم افزار Score:
- ارائه برنامه‌ریزی‌ها و وظایف مدیریتی بر حسب شاخص‌های عملکرد تعریف شده
- شرح وظایف فردی و گروهی پرسنل در هر پروژه
- مدیریت تماس‌های کاری
- ارائه صورت‌حساب‌ها و گزارشات مالی
- تعیین زمان هر پروژه و برنامه‌ریزی همکاری‌های تیمی
-
نرم افزار Zoho Recruit
Zoho Recruit یکی دیگر از کاربردی‌ترین و بهترین نرم افزار منابع انسانی است که امکان ارتباط آنلاین با مشتریان خود در بستر وب را برای شما فراهم می‌کند. در واقع نرم افزار Zoho Recruit با ذخیره اطلاعات مشتریان، ثبت تقاضا و فروش، امکان مدیریت کسب و کار و مدیریت ارتباط با مشتریان را فراهم می‌کند.
قالبت‌های نرم افزار Zoho Recruit :
- امکان یکپارچه شدن با دیگر نرم افزارهای و شبکه‌های اجتماعی و در نتیجه دیده شدن و رشد کسب و کار
- پیگیری اصولی روند فروش و مدیریت مشتریان بالقوه
- در دسترس بودن نسخه موبایلی و امکان نصب بر روی گوشی و درنتیجه استفاده از نرم افزار بدون محدودیت زمانی و مکان
- طراحی و تولید شده مطابق با هر سیستم عامل و اپلیکیشن
- سهولت در ایجاد فاکتور خرید و فروش
-
نرم افزار Rippling
نرم افزار Rippling با ادغام واحد منابع انسانی با IT سازمان، بخشهای مختلف منابع انسانی را بصورت کارا و موثر مدیریت می‌کند.
به کمک نرم افزار Rippling می‌توان تمام پروسه استخدام کارمند تا ترک سازمان را بررسی و تحلیل کرد و اطلاعات دقیق از پرسنل در این نرم افزار ثبت کرد. همچنین نرم افزار Rippling یک ابزار مناسب برای مدیریت نیروهای دورکار و خارج از سازمان است
قابلیت‌های نرم افزار Rippling :
- محاسبه و مدیریت حقوق و دستمزد
- کنترل و مدیریت برنامه‌های IT و رایانه‌ها در سازمان
- امکان مدیریت و شرح وظایف پرسنل دورکار
- ارزیابی و تحلیل داده‌ها
- قابلیت نمایش شرح وظایف برای کارکنان
-
نرم افزار ADP Workforce now
ADP یک نرم افزار همه‌کاره در حوزه منابع انسانی است که فعالیت‌های مختلفی مثل محاسبه حقوق و دستمزد، مزایا، شناسایی و مدیریت استعداد، مدیریت زمان را پوشش می‌دهد.
این نرم افزار به راحتی با دیگر برنامه‌های تجاری سازمان و پلتفرم‌های موجود از طریق APIهای (شاخص‌های عملکرد) تعریف شده یکپارچه می‌شود.
قابلیت‌های نرم افزار ADP :
- پشتیبانی خدمات شبانه‌روزی
- محاسبه و مدیریت حقوق و دستمزد
- ارائه آنالیزها و گزارشات مدیریتی
- قابلیت مشاوره در مدیریت منابع انسانی
- مدیریت زمان و تردد کارکنان
-
نرم افزار منابع انسانی پارسان
نرم افزار منابع انسانی پارسان یک مجموعه یکپارچه با زیرسیستم‌های پرسنلی، کارگزینی و احکام، جذب و استخدام، حقوق و دستمزد، امور رفاهی، ارزیابی عملکرد، مدیریت تردد و آموزش ارائه شده است. نرم افزار سرمایه انسانی پارسان یکی از بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی در بستر وب است که مدیریت فرآیندها و عملیات بخش منابع انسانی در هر سازمان را به خوبی مدیریت می‌کند
قابلیت‌های نرم افزار منابع انسانی پارسان:
- تحت وب
- کنترل دسترسی کاربران بصورت جامع
- دسترسی آنلاین و یکپارچه به اطلاعات در هر زمان و مکان
- حذف پراکندگی اطلاعات و دوباره کاری‌ها
- چند شعبه‌ای بودن و قابلیت استفاده در ساختار هلدینگ
- امکان درخواست دمو نرم افزار مدیریت منابع انسانی رایگان
-
نرم افزار Bamboo
یک نرم افزار قدرتمند و کارآمد در حوزه منابع انسانی سازمان که تحت وب است و اطلاعات پرسنل را بصورت مدون دریافت و طبقه‌بندی می‌کند. نرم افزار Bamboo با مدیریت منابع انسانی کسب و کارهای کوچک و بزرگ، به بهبود کارایی و بهره‌وری منابع انسانی در سازمان می‌انجامد.
قابلیت‌های نرم افزار Bamboo :
- امکان مدیریت عملکرد کارکنان و ثبت بازخورد و برنامه‌ریزی برای بهبود عملکرد کارکنان
- مدیریت ساعات کاری و حضور و غیاب کارکنان
- دسترسی به اطلاعات منابع انسانی و قابلیت گزارش‌دهی مدیریتی
- ارزیابی عملکرد کارکنان برحسب شاخص‌های تعریف شده
- قابلیت ایجاد امضای الکترونیکی و تسهیل فرایندهای اداری
کلیدی‌ترین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت منابع انسانی
- مدیریت اطلاعات کارکنان
مدیریت اطلاعات متنوع کارکنان یکی از مهمترین ویژگی‌های نرم افزار منابع انسانی است. نحوه
مدیریت اطلاعاتی مانند سوابق شغلی، حقوق و دستمزد، سوابق آموزشی، اطلاعات تماس، مدیریت فرایند گزینش و استخدام کارکنان از فاکتورهای مهم در بررسی و انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی است.
- ثبت و مدیریت حضور و غیاب کارکنان (مدیریت تردد)
امکان ثبت تردد و ورود و خروج کارکنان، بررسی وضعیت حضور و غیاب کارکنان، محاسبه ساعات کاری و اضافه کاری، مدیریت غیبت و مرخصی‌ها مثل مرخصی بدون حقوق، مرخصی استعلاجی در این بخش از نرم افزار مدیریت منابع انسانی فراهم می‌شود.
- ارزیابی عملکرد کارکنان
یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی قوی با طراحی و مدیریت (فرم‌های ارزیابی عملکرد، ارزیابی دوره‌ای عملکرد کارکنان و گزارش دهی و ارائه بازخورد به کارکنان) به مدیران منابع انسانی و سازمان در ارزیابی عملکرد پرسنل و توسعه حرفه‌ای سازمان کمک می‌کند.
- آموزش و توسعه کارکنان
بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی به واحد منابع انسانی کمک می‌کند تا فعالیت‌های آموزشی برای کارکنان را مدیریت کنند. این فعالیت‌های آموزشی می تواند شامل موارد زیر باشد:
- ایجاد و مدیریت برنامه‌های آموزشی
- ثبت نام کارکنان در برنامه‌های آموزشی
- پیگیری و ارزیابی برنامه‌های آموزشی در سازمان
- برنامه‌ریزی منابع انسانی
بهینه‌سازی سرمایه انسانی یکی از ویژگی‌های کلیدی نرم افزار مدیریت منابع انسانی است که به سازمان کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی برای نیروی کار، زمانبندی پروژه‌ها و تخصیص منابع به هر دپارتمان را بصورت مساوی انجام دهد و بهینه کند.
- گزارش‌دهی
نرم افزار منابع انسانی با جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات مختلف، گزارش‌های مختلفی ارائه می‌هد و به مدیران در تصمصم‌گیری‌های به موقع و بهتر برای سازمان کمک می‌کند.
گزارش‌هایی که با استقرار بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی در سازمان ارائه می‌شود شامل گزارش حضور و غیاب، گزارش حقوق و دستمزد، گزارش ارزیابی عملکرد و غیره می‌شود.
- امنیت
حفظ حریم خصوصی و امنیت داده‌ها از دیگر ویژگی‌های مهم یک نرم افزار hrm قوی است. امنیت در یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی از نشت اطلاعات کارکنان جلوگیری می‌کند.
- پشتیبانی
پشتیبانی فنی و آموزش به کاربران، به روزرسانی نرم افزار بصورت دوره‌ای منظم از ویژگی دیگر سیستم‌های منابع انسانی است.
چگونه بهترین سیستم مدیریت منابع انسانی را انتخاب کنیم
انتخاب بهترین سیستم مدیریت سرمایه انسانی در میان انواع سیستم‌های موجود در بازار مستلزم بررسی برخی عوامل و فاکتورهای مهم است. در اینجا به طی چند مرحله برای انتخاب بهترین سیستم مدیریت منابع انسانی اشاره خواهیم کرد:
- شناسایی نیازهای سازمان
اولین قدم در انتخاب یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی، شناسایی، بررسی و ارزیابی نیازهای سازمان با در نظر گرفتن اندازه سازمان، صنعت، فرآیند منابع انسانی و اهداف سازمان است.
- بررسی و ارزیابی گزینه‌های HRM موجود
گزینه‌های نرم افزار منابع انسانی موجود در بازار را مقایسه و بررسی کنید و با ارزیابی ویژگی‌ها و قابلیت‌ها، میزان سهولت استفاده، مقیاس پذیری سیستم و هزینه‌ها بهترین نرم افزار سرمایه انسانی را انتخاب کنید.
- توجه به قابلیت یکپارچه‌سازی
قابلیت انطباق و یکپارچه‌سازی سیستم سرمایه انسانی با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان یا نرم افزارهایی که در آینده ممکن است استفاده کنید مثل (نرم افزار حقوق و دستمزد، سیستم حضور و غیاب) را بررسی کنید.
- ارزیابی خدمات استقرار و پشتیبانی
خدمات پیاده‌سازی و پشتیبانی ارائه دهنده نرم افزار مدیریت منابع انسانی را در نظر بگیرید. فاکتورهایی مثل جدول زمانی پیاده‌سازی، آموزش و پشتیبانی، در دسترس بودن و غیره را بررسی کنید.
- درنظر گرفتن امنیت داده‌ها
امنیت داده‌ها برای هر سازمانی مهم و حیاتی است. به هنگام انتخاب بهترین نرم افزار منابع انسانی اطمینان حاصل کنید که ارائه دهنده سیستم نرم افزاری اقدامات امنیتی قوی مثل رمزگذاری داده‌ها، پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها و کنترل‌ها دسترسی را به خوبی انجام داده است.
- بررسی و مقایسه هزینه و بازگشت سرمایه
هزینه‌هایی مثل هزینه پیاده‌سازی سیستم منابع انسانی، هزینه‌های اشتراک، هزینه‌های سفارشی‌سازی و هزینه نگهداری مداوم را بررسی و مقایسه کنید.
- درگیر کردن سهامداران و دریافت بازخورد آنها
سهامداران کلیدی سازمان را به مانند دیگر کارکنان منابع انسانی در فرآیند ارزیابی و انتخاب نرم افزار hrm درگیر کنید و بازخوردهای آنها را دریافت کنید. چرا که سرمایه‌گذاران و سهامداران کاربران نهایی سیستم خواهند بود.
پس از طی دقیق این مراحل و ارزیابی ویژگی‌های سیستم‌های موجود در بازار، می‌توانید بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی را برای سازمان خود انتخاب کنید که با نیازها و اهداف واحد سرمایه انسانی شما همسو باشد.
