10 گام تا ثبت تغییرات شرکت

ثبت تغییرات شرکت در واقع ثبت تصمیمات اتخاذ شده در مجامع است. همانطور که ثبت شرکت الزامی است ثبت تغییرات شرکت هم لازم و ضروری است.
شرکت‌ها در طول عمر خود ممکن است تصمیم به تغییراتی در اساسنامه، تغییر اعضای هیئت مدیره، سرمایه شرکت و غیره کنند. بررسی و تایید این تغییرات در اداره ثبت شرکت‌ها یک الزام قانونی برای ادامه فعالیت سازمان است.
در ادامه این مقاله به بررسی جامع تغییراتی که باید در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شوند و مراحل ثبت تغییرات می‌پردازیم.

موارد تغییرات در شرکت‌ها: 

• تغییر در اساسنامه
• انحلال شرکت
• افزایش سرمایه شرکت
• کاهش سرمایه
• تغییرات در ترکیب سهامداران یا شرکا
• آدرس یا نشانی شرکت
• نام شرکت
• تغییرات موضوع فعالیت شرکت
• هیئت مدیره شرکت
• مدیرعامل
• بازرس یا بازرسان شرکت

هر تغییر با کدام مجمع و صورتجلسه باید ثبت شود؟ 

صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت از طریق سه نوع مجمع تعیین می‌شود. هرکدام از این مجامع بخشی از این تغییرات را ثبت می‌کند که در زیر توضیح مختصری می‌دهیم.

• مجمع عمومی عادی

مجمع عمومی عادی یا سالیانه بطور معمول سالی یکبار با حضور همه سهامداران و مدیران تشکیل می شود. در این مجمع درباره امور داخلی شرکت تبادل‌‎نظر و تصمیم‌گیری می‌شود.

مواردی از تصمیمات مجمع عمومی عادی که باید به ثبت اداره شرکت‌ها برسد:

• سیاست‌ها، خط‌مشی‌ها و اهداف راهبردی شرکت برای سال جدید
• تعیین سمت‌ها و تغییر در اعضاء هیئت مدیره
• تغییر بازرس عادی و بازرس علی‌البدل
• بررسی سود وزیان سال مالی گذشته شرکت و تصمیمات مالی برای سال جدید
• تقسیم سود بین سهامداران
• انتخاب روزنامه کثیرالانتشار برای سال جدید

• مجمع عمومی فوق‌العاده

این مجمع با حضور حداقل نصفی از سهامداران و مالکین شرکت به وقت اضطرار تشکیل می‌شود. مجمع فوق‌العاده درباره مسائل حیاتی همچون افزایش و کاهش سرمایه، انحلال شرکت و غیره تصمیم‌گیری می‌کند.

تصمیماتی از مجمع عمومی فوق‌العاده که باید به ثبت اداره شرکت‌ها برسد:

• اضافه کردن شریک جدید به شرکت
• تغییرات در اساسنامه
• تصمیم در رابطه با تغییرات نام، آدرس، موضوع شرکت
• تصمیم‌گیری درمورد انحلال شرکت
• چگونگی افزایش یا کاهش سرمایه شرکت
• تعیین بازرس یا بازرسین جدید
• تغییر مدیرعامل و تمدید مدت خدمت
• تعیین سهام ممتازه
• صدور اوراق قرضه

• مجمع هیئت مدیره شرکت

مجمع هیات مدیره با رای‌گیری بین خود افراد، رئیس، نایب‌رئیس و مدیرعامل را انتخاب می‌کند. تغییرات شرکت در مجمع هیات مدیره بسته به موضوع و دلیل تغییر، ترکیبی از دو مجمع قبل است.

10 گام لازم در فرآیند ثبت تغییرات شرکت

1. تعیین نوع تغییرات
2. مطالعه اساسنامه
3. تنظیم صورتجلسه تغییرات
4. امضای صورتجلسه
5. ارسال صورتجلسه تغییرات به اداره ثبت شرکت‌ها
6. پرداخت هزینه ثبت تغییرات
7. بررسی صورتجلسه تغییرات توسط اداره ثبت شرکت‌ها
8. صدور آگهی تغییرات
9. دریافت آگهی تغییرات
10. مراجعه به نهادهای ذیربط

تاثیرات و اهمیت ثبت تغییرات شرکت 

• کسب اطمینان از جانب مشتریان و شرکای تجاری
• سهولت در انجام امور مالی و مالکیت
• پیروی از قانون و مقررات
• شفافیت و حفظ اعتبار
• جلوگیری از سوء‌استفاده

مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت 

مدارک لازم جهت ارسال به اداره ثبت شرکت‌ها به نوع تغییری که تصمیم‌گیری شده است بستگی دارد. بطور‌کلی مدارک شامل موارد زیر می شود:

• صورتجلسه تغییرات
• اساسنامه شرکت
• روزنامه رسمی حاوی آگهی تاسیس شرکت
• شناسنامه و کارت ملی اعضای حاضر در جلسه
• گواهی امضاء اعضای حاضر در جلسه
• مدارک مربوط به هر نوع تغییر انجام شده( تغییر فعالیت، تغییر آدرس و نام شرکت، سرمایه شرکت، انحلال …)

مدت زمان ثبت تغییرات شرکت

مدت زمان ثبت تغییرات به نوع تغییر و حجم مدارک ارسالی به اداره ثبت شرکت‌ها بستگی دارد. بطور معمول ثبت تغییرات شرکت بین 10 تا 15 روز کاری زمان می‌برد.

هزینه ثبت تغییرات

هزینه ثبت تغییرات شرکت بسته به نوع تغییر و سرمایه شرکت متفاوت است و شامل دو نوع هزینه می‌شود:

• هزینه حق‌الثبت تغییرات شرکت
  این هزینه بسته به نوع شرکت (سهامی خاص، مسئولیت محدود، تعاونی، تضامنی، نسبی ) متفاوت است.
• هزینه آگهی در روزنامه رسمی
  هزینه آگهی تغییرات بسته به مقدار سرمایه اولیه شرکت متفاوت است.

جمع‌بندی
به همان نسبت که ثبت تشکیل یک شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها الزام قانونی دارد، ثبت تغییرات شرکت که در جلسات مجمع تصمیم‌گیری می‌شود ضروری و لازم است. ابعاد مختلف تغییرات شرکت که در مجامع عمومی عادی و فوق‌العاده تعیین می‌شود نیازمند تنظیم در یک صورتجلسه منسجم تحت حاکمیت شرکتی است و سپس ارائه به اداره ثبت شرکت‌ها است.