در هر سازمانی، قراردادها یکی از حساس‌ترین و پرریسک‌ترین بخش‌های کاری محسوب می‌شوند. از تنظیم مفاد اولیه تا محاسبهٔ صورت‌وضعیت نهایی، خطاهای انسانی یا تأخیر در تأییدها می‌تواند به زیان مالی یا حتی اختلاف حقوقی منجر شود. در این مسیر، نرم افزار مدیریت قراردادها (CLM) نقش حیاتی در خودکارسازی، کنترل، و افزایش شفافیت فرآیندهای قراردادی ایفا می‌کند.
استانداردسازی و تیپ‌بندی قراردادها؛ چرا برای CLM مهم است؟
یکی از نخستین گام‌ها در هر سیستم امور قراردادها، تعریف و تیپ‌بندی قراردادهاست. در بسیاری از سازمان‌ها، متن قراردادها به‌صورت پراکنده و بدون قالب مشخص نگهداری می‌شود؛ این موضوع کنترل بندها، تغییرات و سوابق را دشوار می‌کند.
اما در یک نرم افزار مدیریت قراردادها استانداردسازی انجام می‌شود تا تمام قراردادها در چارچوب‌های یکسان تنظیم شوند. این امر باعث می‌شود:
- کنترل بندها و تعهدات ساده‌تر شود.
- خطاهای ناشی از متن‌های غیر استاندارد حذف شوند.
- و از نظر حقوقی، اسناد قابل استناد و قابل ردیابی باشند.
در نتیجه، تیم‌های حقوقی و مالی می‌توانند بدون اتلاف وقت، به‌سرعت بندهای کلیدی را بررسی و تأیید کنند.
الگوهای تیپ (Template) برای انواع قرارداد؛ چه مزایایی دارد؟
وجود الگوهای از پیش‌تعریف‌شده در سیستم امور قراردادها به کاربر این امکان را می‌دهد تا برای هر نوع قرارداد (پیمانکاری، خدماتی، فروش، اجاره و…) قالب مشخصی داشته باشد. این الگوها شامل ساختار، بندهای اجباری، فرمول‌های مالی و شرایط حقوقی هستند.
با این روش:
- فرآیند تنظیم قراردادها سریع‌تر می‌شود.
- خطاها و اختلافات احتمالی کاهش می‌یابد.
- و هماهنگی میان واحدهای مختلف سازمان (مالی، بازرگانی، حقوقی) افزایش می‌یابد.
اعتبارسنجی بندهای پرریسک؛ چطور ریسک اختلاف را کم کنیم؟
در بسیاری از پروژه‌ها، بندهای مربوط به ضمانت، جریمه، یا تغییر مقادیر از نقاط پرریسک هستند. نرم افزار مدیریت قراردادها این بندها را به‌صورت خودکار شناسایی کرده و هشدار لازم را به کاربران می‌دهد.
با این قابلیت، مدیران می‌توانند قبل از نهایی‌شدن قرارداد، موارد پرریسک را اصلاح کنند و از بروز اختلافات و دعاوی بعدی پیشگیری نمایند.
گردش امضا و امضای الکترونیک: چطور زمان تأیید را نصف کنیم؟
در سازمان‌های بزرگ، تأیید یک قرارداد ممکن است روزها طول بکشد؛ زیرا هر مرحله باید توسط چند واحد بررسی شود. اما با استفاده از اتوماسیون قرارداد و قابلیت گردش امضا در نرم افزار CLM، مسیرهای تأیید کاملاً دیجیتال می‌شوند.
در این سیستم، هر فرد بر اساس نقش خود در فرآیند تعریف شده و پس از تأیید یک مرحله، قرارداد به‌صورت خودکار به مرحلهٔ بعدی ارجاع داده می‌شود. این کار زمان تأیید را تا ۵۰٪ کاهش می‌دهد.
امضای دیجیتال با گواهی معتبر؛ اعتبار حقوقی چگونه تضمین می‌شود؟
در گذشته، یکی از دغدغه‌های اصلی در امضای الکترونیک، اعتبار قانونی آن بود. اما اکنون با استفاده از امضا الکترونیک مبتنی بر گواهی‌های معتبر (CA)، هویت امضاکننده، زمان امضا و یکپارچگی سند به‌صورت رمزنگاری‌شده ثبت می‌شود.
بنابراین، هر قرارداد امضاشده در سیستم CLM از نظر حقوقی و قضایی قابل استناد است و امنیت داده‌ها نیز تضمین می‌شود.
طراحی هوشمند مسیرهای تأیید چندسطحی: چگونه گردش‌کار سریع و بدون گلوگاه ایجاد کنیم؟
در یک سیستم امور قراردادها پیشرفته، مدیران می‌توانند مسیرهای تأیید چندمرحله‌ای را طراحی کنند. به‌عنوان مثال، قراردادهای بالای مبلغ خاص باید توسط مدیر مالی و مدیرعامل تأیید شوند، در حالی‌که قراردادهای کوچک‌تر فقط با تأیید واحد حقوقی بسته می‌شوند.
این طراحی هوشمند باعث می‌شود هیچ مرحله‌ای بی‌دلیل در صف تأیید نماند و فرایندها بدون گلوگاه و با سرعت بالا انجام شوند.
اعلان‌ها و ددلاین‌ها: چگونه از تأخیر و کندی در فرآیند جلوگیری کنیم؟
یکی از ویژگی‌های مهم اتوماسیون قرارداد، ارسال هشدار سررسید قرارداد و اعلان‌های خودکار است. اگر مهلت تمدید، پرداخت یا صورت‌وضعیت نزدیک باشد، سیستم به کاربران اطلاع می‌دهد تا اقدامات لازم انجام شود.
به این ترتیب، از تأخیر، جریمه یا فراموشی تعهدات جلوگیری می‌شود و هماهنگی بین تیم‌ها افزایش می‌یابد.
محاسبهٔ خودکار صورت‌وضعیت: واقعاً چقدر زمان می‌برد؟
یکی از پیچیده‌ترین مراحل هر پروژه، محاسبهٔ دقیق صورت‌وضعیت‌هاست. این کار معمولاً نیاز به محاسبهٔ آیتم‌ها، ضرایب، کسورات و تعدیل دارد. در سیستم سنتی، این فرآیند ممکن است روزها طول بکشد و خطاهای محاسباتی زیادی ایجاد کند.
اما یکی از مزایای نرم افزار مدیریت قراردادها، قابلیت محاسبهٔ خودکار صورت‌وضعیت است که تمامی محاسبات به‌صورت سیستمی و بر اساس فرمول‌های از پیش تعریف‌شده انجام می‌شود. در نتیجه:
- خطای انسانی حذف می‌شود.
- تأییدها سریع‌تر انجام می‌شود.
- و روند پرداخت‌ها دقیق‌تر می‌گردد.
آیتم‌نویسی، ضرایب، کسورات و تعدیل؛ چطور استاندارد کنیم؟
هر پروژه بسته به نوع قرارداد، آیتم‌ها و ضرایب خاصی دارد. CLM با تعریف الگوهای آیتم‌نویسی، فرمول‌های تعدیل و کسورات قانونی، این محاسبات را استاندارد و قابل ردیابی می‌کند.
به‌این‌ترتیب، واحد مالی می‌تواند با یک کلیک، گزارش‌های تحلیلی و تطبیقی را دریافت کند.
گزارش مغایرت و تأیید مرحله‌ای
در صورت وجود مغایرت بین صورت‌وضعیت پیمانکار و داده‌های ثبت‌شده، سیستم CLM هشدار لازم را صادر می‌کند و فرآیند تأیید مرحله‌ای را فعال می‌نماید.
این ویژگی موجب می‌شود هیچ صورت‌وضعیتی بدون بررسی دقیق به مرحلهٔ پرداخت نرسد.
چطور یکپارچگی این ماژول باعث بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها در فرآیندهای قراردادی و مالی می‌شود؟
زمانی که ماژول مدیریت قراردادها با سایر بخش‌های ERP (مانند مالی، تدارکات و منابع انسانی) یکپارچه شود، اطلاعات قراردادها به‌صورت بلادرنگ در کل سیستم قابل مشاهده است.
این یکپارچگی مزایای متعددی دارد:
- جلوگیری از دوباره‌کاری و ورود دادهٔ تکراری
- ارتباط مستقیم میان قرارداد، پرداخت و تعهدات مالی
- شفافیت در گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری
- و در نهایت، کاهش هزینه‌های اداری و افزایش کارایی سازمان
دموی رایگان نرم افزار مدیریت قراردادها پارسان رو همین الان ببین!
در کمتر از ۲ دقیقه ثبت‌نام کن و یک جلسه مشاوره + دمو اختصاصی نرم افزار مدیریت قرارداد بگیر.
جمع‌بندی:
نرم افزار مدیریت قراردادها دیگر فقط یک ابزار اداری نیست؛ بلکه قلب تپندهٔ شفافیت، سرعت و امنیت در سازمان است. با استفاده از ماژول CLM، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای قراردادی را از گردش امضا تا محاسبهٔ خودکار صورت‌وضعیت به‌صورت دیجیتال، استاندارد و امن مدیریت کنند.
سؤالات متداول (FAQ)
گردش امضا و امضای الکترونیک چطور پیاده می‌شود؟
در نرم افزار CLM، امضاها در قالب گردش‌کار دیجیتال تعریف می‌شوند. هر کاربر بر اساس نقش سازمانی خود وارد فرآیند می‌شود و با استفاده از امضای دیجیتال دارای گواهی معتبر، تأیید خود را ثبت می‌کند.
امنیت و دسترسی‌ها چگونه تضمین می‌شود؟
در سیستم امور قراردادها، سطوح دسترسی دقیق برای کاربران تعریف می‌شود. داده‌ها به‌صورت رمزنگاری‌شده ذخیره و تمامی رویدادها ثبت (Log) می‌شوند تا امکان ردیابی کامل وجود داشته باشد.
نرم افزار مدیریت قرارداد پارسان چگونه به کاهش ریسک‌ها و افزایش شفافیت کمک می‌کند؟
نرم افزار مدیریت قرارداد پارسان با خودکارسازی فرآیندهای امضا، محاسبات، گزارش‌ها و هشدارها، احتمال خطا و تأخیر را به حداقل می‌رساند. همچنین با گزارش‌های تحلیلی، دید جامعی از وضعیت تعهدات و پرداخت‌ها ارائه می‌دهد تا تصمیم‌گیری مدیران دقیق‌تر و سریع‌تر باشد.
آیا تمام سازمان‌ها به ماژول مدیریت قرارداد در ERP (CLM) نیاز دارند؟
تقریباً بله. هر سازمانی که با پیمانکاران، تأمین‌کنندگان یا قراردادهای خدماتی کار می‌کند، به ابزاری برای مدیریت مؤثر و شفاف نیاز دارد. CLM بخشی حیاتی از ERP است که از مرحلهٔ تنظیم تا بستن قرارداد، همه چیز را تحت کنترل و نظارت قرار می‌دهد.
