وظایف کارشناس امور مجامع چیست؟

وظایف کارشناس امور مجامع چیست؟ گروه کارشناسان که توسط مجمع عمومی تشکیل شده است، بخش جدایی ناپذیر از روند منظم است. این سازمان توسط دو هماهنگ کننده مشترک و متشکل از حداکثر 25 کارشناس (پنج نفر از هر گروه منطقه ای)، با در نظر گرفتن تعادل جغرافیایی و جنسیتی و تنوع تخصص، رهبری می شود. وظیفه کلی گروه کارشناسان انجام هرگونه ارزیابی در چارچوب فرآیند منظم بنا به درخواست مجمع عمومی تحت نظارت کارگروه موقت کل است. دفتر کارگروه ویژه به طور دوره‌ای با گروه کارشناسان در طول جلسات کارشناسان در نیویورک (که معمولاً به صورت سالانه برگزار می شود) تعامل دارد. گروه خبرگان برای چرخه اول در سال 1391 و گروه خبرگان برای چرخه دوم در سال 1395 تشکیل شد.

مجمع عمومی و بخش امور شورای اقتصادی و اجتماعی، مدیریت کنفرانس «اعتماد مغزی» دبیرخانه سازمان ملل متحد است که حافظه نهادی در مورد قوانین رویه و بهترین شیوه‌های نهادهای بین‌دولتی مورد حمایت خود را نگه می‌دارد. این بخش به مجمع عمومی، کمیته های عمومی، اول، دوم، سوم و ویژه سیاسی و استعمار زدایی (چهارم) و ارگان ها و فرآیندهای مختلف فرعی مجمع خدمات ارائه می دهد. شورای اقتصادی و اجتماعی، از جمله نهادهای فرعی آن و مجمع سیاسی سطح بالا در مورد توسعه پایدار؛ و همچنین کنفرانس های ویژه سازمان ملل متحد و فرآیندهای آماده سازی آنها.

این بخش از سه شاخه تشکیل شده است: امور مجمع عمومی، امور شورای اقتصادی و اجتماعی و امور خلع سلاح و صلح.

کار ما

اعضای کارکنان بخش، در انجام وظایف دبیر کمیته، اطمینان حاصل می کنند که افسر رئیس از اختیارات و وظایف، حقوق و مسئولیت های دفتر درک روشنی دارد و در اجرای مؤثرترین آنها کمک می کند. از آنجایی که افسران رئیس اغلب به صورت چرخشی در حال چرخش هستند، حافظه سازمانی ارائه شده توسط بخش دارایی ارزشمندی است.

تیمی از کارکنان (دبیرخانه مدیریت کنفرانس) به دبیر کمیته در انجام مسئولیت‌های مشخص برای تمام مراحل کار بدنه بین‌دولتی، از جمله:

• تدوین دستور جلسه و برنامه ریزی و تنظیم برنامه کاری
• تهیه یادداشت های رویه ای برای رئیس و فهرست سخنرانان برای موارد دستور جلسه
• برقراری ارتباط با کشورهای عضو و سایر گروه‌های شرکت‌کننده در جلسه، و همچنین با سایر بخش‌ها و دفاتر دبیرخانه، و آژانس‌ها، صندوق‌ها و برنامه‌های سازمان ملل متحد
• حصول اطمينان از پيروي دقيق از قوانين داخلي سازمان مربوطه و توصيه در مورد رويه و سابقه تثبيت شده
• تشکیل جلسات دفتر بدنه و مشاوره در مورد مواردی که هم بر کل سازمان و هم بر عملکرد روزانه جلسه تأثیر می گذارد.
• انجام برنامه ریزی قبلی و نظارت بر اسناد و الزامات اتاق جلسات
• حصول اطمینان از ارائه و صدور پیش نویس مصوبات و تصمیمات با رعایت ضوابط و مقررات
• حصول اطمينان از اجراي صحيح آرا، از جمله راي‌گيري مخفي هنگام برگزاري انتخابات
• تهیه گزارش(های) نهایی بدنه
•  سازمان تنظیم و گزارش

این سمت ها عمدتاً در وزارت امور اقتصادی و اجتماعی (DESA) و کمیسیون های منطقه ای قرار دارند. DESA رابط حیاتی بین سیاست های جهانی در حوزه های اقتصادی، اجتماعی و زیست محیطی و اقدامات ملی است. کار آن بر اساس دستور کار جهانی، یکپارچه و تحول آفرین 2030 برای توسعه پایدار، همراه با مجموعه ای از 17 هدف توسعه پایدار و 169 هدف مرتبط که توسط مجمع عمومی سازمان ملل در 25 سپتامبر 2015 تصویب شد، هدایت می شود. کمیسیون های منطقه ای پایگاه های منطقه ای این سازمان هستند. سازمان ملل در مناطق مربوطه خود. آنها همچنین بخشی جدایی ناپذیر از چشم انداز سازمانی منطقه ای آنها هستند. متصدیان کار معمولاً به رئیس یک شعبه یا بخش یا به یک افسر ارشد امور اجتماعی گزارش می دهند.

شرح وظایف امور مجامع شرکت‌ها

واحد امور مجامع در شرکت‌ها (شرکت‌های سهامی عام یا خاص) مسئولیت سازماندهی، هماهنگی و برگزاری جلسات قانونی مجامع عمومی (عادی یا فوق‌العاده) و هیئت مدیره را برعهده دارد. در یک نگاه کلی وظایف اصلی این واحد شامل موارد زیر می‌شود:

1. برنامه‌ریزی و هماهنگی برای برگزاری مجامع
   • تعیین تاریخ، زمان و محل برگزاری مجمع
   • هماهنگی با اعضای هیئت مدیره، حسابرس قانونی و بازرسین شرکت
2. تهیه و ارسال دعوتنامه‌ها
   • تنظیم و ارسال دعوتنامه رسمی به سهامداران طبق الزامات قانونی (معمولاً روزنامه رسمی، ایمیل، یا نامه)
3. تهیه و تنظیم مدارک لازم برای مجامع
   • تهیه دستور جلسه، صورت‌های مالی، گزارش هیئت مدیره، گزارش بازرس قانونی و سایر مدارک موردنیاز
4. ثبت و پیگیری امور مربوط به مجامع
   • ثبت صورتجلسات رسمی مجامع در دفاتر قانونی
   • ارسال صورتجلسه‌ها به اداره ثبت شرکت‌ها (در صورت نیاز)
5. مدیریت امور رأی‌گیری و شمارش آرا
   • هماهنگی در فرآیند رأی‌گیری، انتخاب اعضای هیئت مدیره یا بازرسین
6. اطلاع‌رسانی مصوبات مجامع
   • ابلاغ نتایج و تصمیمات مصوب به افراد ذیربط و سازمان‌های نظارتی (مثل بورس، اداره ثبت شرکت‌ها)
7. مستندسازی و بایگانی سوابق مجامع
   • نگهداری و آرشیو تمامی اسناد و مدارک مرتبط با مجامع به صورت منظم و قانونی

وظایف مدیر امور مجامع و سهام

مدیر امور مجامع و سهام در شرکت‌ها (سهامی عام و شرکت‌های بورسی) مسئولیت برنامه‌ریزی، هماهنگی، اجرا و نظارت بر کلیه فعالیت‌های مرتبط با برگزاری مجامع و مدیریت امور سهامداران را بر عهده دارد.
وظایف او عبارتند از:

۱. وظایف در حوزه امور مجامع

• برنامه‌ریزی و هماهنگی برگزاری مجامع عمومی (عادی سالیانه، عادی به طور فوق‌العاده، فوق‌العاده)
• تنظیم و ارسال دعوتنامه‌ها بر اساس الزامات قانونی و اساسنامه شرکت
• تهیه و ارائه دستور جلسه و مدارک موردنیاز مجامع (گزارش هیئت مدیره، صورت‌های مالی، گزارش حسابرس و بازرس قانونی)
• ثبت و تنظیم صورتجلسات رسمی و پیگیری ثبت آن‌ها در اداره ثبت شرکت‌ها
• اطلاع‌رسانی مصوبات مجامع به ذینفعان و نهادهای قانونی (بورس، سازمان ثبت، سازمان مالیاتی)
• مدیریت فرآیند رأی‌گیری، انتخاب اعضای هیئت مدیره و بازرسین
• هماهنگی و نظارت بر رعایت الزامات قانونی (مانند حد نصاب جلسات، شرایط دعوت مجامع)

۲. وظایف در حوزه امور سهام

• مدیریت سوابق سهامداران و نگهداری دفتر ثبت سهام شرکت
• نظارت بر نقل و انتقال سهام طبق قوانین و اساسنامه شرکت
• برقراری ارتباط مؤثر با سهامداران و پاسخگویی به استعلامات و درخواست‌های آن‌ها
• برگزاری جلسات توجیهی و اطلاع‌رسانی به سهامداران درباره تغییرات مهم شرکت
• نظارت بر پرداخت سود سهام و انجام اقدامات لازم برای واریز سود به حساب سهامداران
• تهیه گزارش‌های تحلیلی در خصوص ترکیب سهامداران و ارائه به هیئت مدیره یا مراجع قانونی
• انجام مکاتبات با شرکت سپرده‌گذاری مرکزی اوراق بهادار در خصوص امور سهامداری

۳. سایر وظایف مدیریتی

• تدوین و به‌روزرسانی رویه‌ها و دستورالعمل‌های داخلی مربوط به امور مجامع و سهام
• مدیریت تیم امور مجامع و سهام و نظارت بر عملکرد کارشناسان مربوطه
• ارائه مشاوره به مدیرعامل و هیئت مدیره در خصوص قوانین مربوط به مجامع و سهامداری
• رعایت قوانین حاکمیت شرکتی و الزامات سازمان بورس و اوراق بهادار

مسئولیت ها

آزمون برنامه حرفه ای های جوان در امور اجتماعی/سیاست اجتماعی و توسعه طیف گسترده ای از موضوعات بین بخشی تحت پوشش در دستور کار 2030 برای توسعه پایدار را پوشش می دهد. این شامل موضوعات اجتماعی، اقتصادی و جمعیتی، مسائل مربوط به ریشه کنی فقر، اشتغال، نابرابری، برابری جنسیتی، ادغام اجتماعی و شمول اجتماعی، پیشگیری از جرم و جنایت، سیاست های مواد مخدر، افراد بومی، افراد دارای معلولیت، جوانان، پویایی جمعیت، پیری و مهاجرت، و همچنین سایر حوزه های مرتبط تحت پوشش بازوهای امور اجتماعی سازمان ملل متحد. نامزدهای موفق می توانند به شغلی در هر یک یا ترکیبی از این زمینه ها اختصاص داده شوند.

برخی از مسئولیت های کلیدی در این زمینه ها عبارتند از: تجزیه و تحلیل

• توسعه، پیاده سازی و مدیریت پایگاه داده(های) آماری در مورد روندهای توسعه اجتماعی-اقتصادی کمک می کند.
• در تهیه خروجی های نوشتاری مختلف، به عنوان مثال، پیش نویس مقالات پیشینه، بخش هایی از گزارش ها و مطالعات تحقیقاتی، مطالعات فنی، گزارش های خلاصه و غیره کمک می کند.
• اطلاعات مرجع/منابع را در مورد موضوعات خاص، مسائل مربوط به سیاست، تحولات اخیر و روندهای نوظهور و غیره ایجاد و

نگهداری می کند. پیشنهاد موضوعات دستور کار و کارشناسان، تهیه مواد فنی، رسیدگی و نظارت بر ترتیبات لجستیکی و اداری، و غیره.

• تجزیه و تحلیل پیشرفت و پیشرفت در اجرای برنامه های خاص. به توسعه مکانیسم هایی برای نظارت بر اجرای برنامه کمک می کند.
• حفظ آگاهی از امور اجتماعی گسترده تر و جاری و موضوعات مرتبط، مانند مسائل سیاسی و توسعه پایدار، به گونه ای که تحولات و ملاحظات مربوطه را در فعالیت ها و کارهای مربوط به بخش، کشور یا منطقه ای خاص ادغام کند.

پشتیبانی بین دولتی، ارتباطات و اطلاع رسانی

• از فرآیندهای بین دولتی که با توسعه اجتماعی یا مسائل جمعیتی یا توسعه پایدار سروکار دارند با تهیه ورودی ها برای گزارش ها به نهادهای بین دولتی پشتیبانی می کند. پیگیری و ارائه پشتیبانی فنی از جلسات بین دولتی و تهیه گزارش خلاصه و مطالب مشابه. تهیه ورودی برای بیانیه های اعضای دفتر و کارکنان دبیرخانه برای چنین جلساتی؛ کمک در سازماندهی پانل ها، میزهای گرد و غیره.
• پیش نویس مطالب ارتباطی برای مخاطبان مختلف، از جمله برای نشریات آنلاین، خبرنامه ها و پلت فرم های رسانه های اجتماعی.

همکاری فنی

• تهیه اسناد برای برنامه ها و پروژه های همکاری فنی.
• در تهیه مواد برای تصویب پروژه های همکاری فنی منطقه ای، کشوری یا بخشی کمک می کند.
• اجرای برنامه ها و پروژه های همکاری فنی را نظارت، پشتیبان و ارزیابی می کند.
• در مأموریت های حقیقت یاب و مشورتی به دولت و سایر فعالیت ها در حمایت از برنامه کاری شرکت می کند.
• در صورت نیاز سایر وظایف را انجام می دهد.

وظایف فوق عمومی هستند و ممکن است توسط همه معاونین امور اجتماعی / افسران معاونت امور جمعیت انجام نشوند.

شایستگی ها

حرفه ای بودن:

• به کار و دستاوردها افتخار می کند
• شایستگی حرفه ای و تسلط بر موضوع را نشان می دهد •

در انجام تعهدات، رعایت ضرب الاجل ها و دستیابی به نتایج با وجدان و کارآمد است

• در مواجهه با مشکلات دشوار، پشتکار نشان می دهد. یا چالش‌ها
• در موقعیت‌های استرس‌زا آرام می‌ماند
• مسئولیت ترکیب دیدگاه‌های جنسیتی و تضمین مشارکت برابر زنان و مردان در همه زمینه‌های کاری را بر عهده می‌گیرد
• با همکاران برای دستیابی به اهداف سازمانی همکاری می‌کند
•  با ارزش‌گذاری واقعی ایده‌های دیگران، نظرات خود را درخواست می‌کند. تجربه و تخصص؛ مایل است از دیگران بیاموزد
• دستور کار تیم را قبل از دستور کار شخصی قرار می دهد
• پشتیبانی می کند و مطابق با تصمیم نهایی گروه عمل می کند، حتی زمانی که چنین تصمیماتی ممکن است کاملاً منعکس کننده موقعیت شخصی نباشد
• اعتبار را برای دستاوردهای تیم به اشتراک می گذارد و مسئولیت مشترک کاستی های تیم را می پذیرد

برنامه ریزی و سازماندهی:

• اهداف روشنی را ایجاد می کند که با استراتژی های مورد توافق سازگار هستند
• فعالیت ها و تکالیف اولویت دار را شناسایی می کند
• اولویت ها را در صورت لزوم تنظیم می کند
• زمان و منابع مناسب را برای تکمیل کار اختصاص می دهد
• خطرات را پیش بینی می کند و امکان وقوع حوادث غیرمترقبه را در هنگام برنامه ریزی فراهم

می کند • برنامه ها و اقدامات را در صورت لزوم نظارت و تنظیم می کند

• از زمان به طور موثر استفاده می کند.

کلام آخر

یک برنامه جبران خدمات زمانی موفق است که عادلانه باشد و جوابگوی نیاز تمام کارکنان باشد.شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.