نحوه برخورد با استعفانامه
هر کارفرمایی یک روز با استعفانامه کارمند خود مواجه می‌شود. فارغ از اینکه دلیل استعفای کارمند شما چیست؟ به‌عنوان یک کارفرما یا مدیر لایق شما باید برخورد مناسب، منطقی و قانونی را با این نامه خداحافظی داشته باشید. پس با ما همراه باشید تا شما را با نحوه برخورد صحیح با استعفانامه آشنا کنیم.
چرا برخورد صحیح با استعفانامه مهم است؟
ممکن است کارمند شما به‌صورت شفاهی استعفای خود را بیان کند؛ لذا این نکته مهم را همیشه به یاد داشته باشید: «استعفا باید مکتوب و رسمی باشد». از کارمند خود بخواهید همان حرف‌ها را به روی کاغذ بیاورد و استعفای خود را بنویسد تا به آن پاسخ دهید.
پس از آنکه شخص استعفای خود را به‌صورت یک نامه رسمی و اداری نوشت و در سیستم وارد کرد؛ به او اعلام وصول کنید و اطمینان بدهید که این نامه دراسرع‌وقت پیگیری و ترتیب اثر داده خواهد شد.
برخی اوقات فرد از استعفای خود پشیمان می‌شود؛ اتفاق بسیار مرسومی است. اگر کارفرما پاسخی به استعفانامه نداده باشد کارمند می‌تواند رد تقاضای استعفای خود را تلقی کند یا حتی پیش خود قرارداد کاری را فسخ شده فرض کند و به دلیل پرداخت نشدن حقوق و سنوات تقاضای خسارت کند. به همین دلیل برخورد صحیح و به‌موقع کارفرما در این موضوع بسیار مهم است.
از طرف دیگر ممکن است شما مصمم به حفظ این کارمند باشید و شرایط کاری جدیدی برای او داشته باشید. پس با وکیل حقوقی خود مشورت کنید و پیشنهادهای خود را در قالب یک نامه رسمی به کارمند مستعفی ارائه کنید.
چگونه به استعفانامه پاسخ دهیم؟
حتی اگر نمی‌خواهید کارمند را در مجموعه خود نگاه دارید؛ بازهم بسیار اهمیت دارد که با استعفانامه او با یک‌روند اداری و حقوقی برخورد کنید. این استعفا و پاسخ شما در سوابق شخص و شرکت شما ثبت می‌شود و اگر زمانی مشکل یا مورد مشابهی پیش بیاید یا فرد مایل به همکاری مجدد با شما باشد، می‌توانید به این سوابق رجوع کنید.
1-تصدیق اولیه
اگر کارمند نامه کتبی ارائه کرد، وصول آن را به او اطلاع دهید و اگر به‌صورت شفاهی استعفای خود را اعلام کرد؛ حتماً از او بخواهید جهت دریافت اقدامات مقتضی، کتبی استعفا دهد.
2-پاسخ رسمی بدهید
پاسخ شما باید با لحن رسمی، در قالب نامه اداری، با شماره ثبت در بایگانی اداره باشد.
3-قبولی خود را اعلام کنید
در ابتدای متن نامه اعلام کنید که در تاریخ … نامه استعفای آقا یا خانم … را دریافت کرده‌اید. حتماً در همین‌جا ذکر کنید که آخرین روز همکاری این شخص با مجموعه شما طبق قرارداد چه روزی است؟ سپس اعلام کنید که با استعفای ایشان موافقید.
4-دلسوزی نشان دهید
در بند دوم نامه خود همان‌طور که لحن رسمی خود را حفظ کرده‌اید کمی دلسوزی کرده و خطاب به ایشان بیان کنید از اینکه مجموعه شما را ترک می‌کند ناراحت هستید اما به تصمیم وی احترام می‌گذارید.
5-ابراز قدردانی و آرزوی موفقیت
بهتر است به‌صورت خلاصه به خدماتی که فرد ارائه کرده اشاره کنید و برای او آرزوی موفقیت کنید.
6-سوابق را حفظ کنید
نامه خود را حتماً در سیستم بایگانی ثبت کنید و یک نسخه از آن را برای کارمند خود بفرستید تا در صورت بروز مشکلات حقوقی بتوانید از خود و مجموعه زیردستتان حفاظت کنید.
پاسخ به استعفا از طریق ایمیل
ممکن است در سیستم اداری شما ارسال ایمیل مرسوم باشد و کارمند شما از طریق ایمیل استعفای خود را به شما اطلاع دهد. در ابتدا یک ایمیل در پاسخ به ایمیل او بزنید با این مضمون: نامه استعفای شما دریافت و تأیید شد. به‌زودی به آن رسیدگی خواهد شد.
پس از آن می‌توانید یک ایمیل با چهارچوبی که قبلاً توضیح دادیم بنویسید. نکته مهم در انجام امور اداری از طریق ایمیل آن است که به افراد درستی رونوشت شوند. مثلاً در پذیرش استعفانامه شما باید نماینده حقوقی و مدیر منابع انسانی را نیز در Cc ایمیل خود وارد کنید.
نکات قابل‌توجه:
- زمان خروج فرد را از مجموعه دقیقاً مشخص کرده و به او اطلاع دهید.
- سعی کنید فرد کارهای نیمه‌تمام خود را تمام کند یا توضیحات آن‌ها را کامل و به‌دقت یادداشت کند تا نفر بعدی در کامل کردن پروژه‌ها دچار مشکل نشود.
- برای بازگرداندن تجهیزات مثل لپ‌تاپ، فلش، هارد و… تاریخ تعیین کنید و وصول آن‌ها را ثبت کنید.
- حتماً حساب و حقوق فرد را با مجموعه تسویه نمایید و از او امضای تأیید بگیرید تا بعداً شکایتی علیه شما صورت نگیرد.
- بهتر است وضعیت بیمه فرد را به او اطلاع دهید.
ارائه پیشنهاد جهت حفظ کارمند
شاید شما نخواهید با استعفای فرد موافقت کنید و تمایل دارید تا با ارائه پیشنهادهای بهتری وی را به ادامه همکاری با مجموعه ترغیب کنید. پس در پاسخ خود روند زیر را وارد کنید
- به او اطلاع بدهید که نامه او را دریافت کرده‌اید و از اینکه تصمیم دارد تا همکاری خود را با شما پایان دهد بسیار ناراحت هستید.
- در بند دوم ذکر کنید که با استعفای او موافق نیستید و مایلید تا شرایط را بهتر کنید.
- پیشنهادهای خود را ارائه دهید.
- از او بخواهید موافقت یا مخالفت خود را دراسرع‌وقت به‌صورت کتبی به شما اطلاع دهد.
توجه داشته باشید که برای ارائه پیشنهادهای خود حتماً با وکیل مشورت کنید تا به عواقب قانونی گرفتار نشوید.
مخالفت با استعفانامه
بنا به هر دلیلی شما می‌توانید با استعفانامه مخالفت کنید و آن را نپذیرید. در این صورت هم شما باید کتباً و رسمی به فرد اطلاع دهید تا در صورت ترک کار در دوره قرارداد بتوانید از حقوق خود دفاع کنید.
لازم نیست که در نامه خود ذکر کنید چرا با استعفا مخالفید؟ این حق طبیعی شماست. فقط به کارمند خود یادآور شوید تا پایان دوره قراردادش انتظار دارید که کار خود را به‌درستی انجام دهد.
