دلایل استفاده از سیستم BPMS یا مدیریت فرآیند کسب و کار

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) چیست؟

برای درک اینکه چرا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای هر کسب و کاری مهم است، ابتدا باید بفهمید که چیست. این موضوع آنطور که انتظار می رود آسان نیست، زیرا BPM برای افراد مختلف معنای متفاوتی دارد. هر صاحب کسب و کار دیدگاه و تعریف متفاوتی از BPM دارد که تحت تأثیر نقش او است.

برای برخی، BPM تماماً در مورد فناوری است. این سیستم به معنی توسعه برنامه و وسیله ای برای دستیابی به فرآیندهای اتوماسیونی است. برای دیگران، BPM به معنی بهینه‌سازی است: دنیایی از متدولوژی‌هایی مانند ، CI یا TQMو ……. است . برای بسیاری، BPM راهی برای برقراری ارتباط با نحوه انجام کار و همچنین راهی برای تسهیل تغییرات است. و برای بعضی، BPM روشی است برای به دست آوردن تصویری از نحوه کارکرد واقعی امور است. و این لیست ادامه دارد…

در حالی که هیچ یک از این تعاریف واقعاً اشتباه نیستند، درحقیقت آنها توسط دیدگاه محدود یک نقش یا عملکرد خاص هدایت می شوند. هرکدام از تعاریف بیان شده تنها بخشی از BPM است. اگر این مؤلفه‌ها به صورت مجزا انجام شوند، شرکت‌هایی که از آنها استفاده می‌کنند، خطر ایجاد موانعی در درک چگونگی دستیابی به BPM واقعی دارند و به طیف کاملی از مزایای بالقوه دست نخواهند یافت.

یک مثال متداول از این موضوع، اتوماسیون فرآیندها است که می تواند بخشی از BPM باشد، اما به خودی خود BPM نیست. یک دلیل ساده برای این واقعیت این است که تعداد نامتناهی از فرآیندها وجود دارد که می‌توان آنها را بدون خودکارسازی مدیریت، بهینه‌سازی و نظارت کرد. همچنین این واقعیت وجود دارد که خودکار کردن یک فرآیند ناکارآمد کاملاً امکان پذیر است

بنابراین، تعریف BPM باید شامل جنبه‌هایی باشد که در بالا برشمرده شد، اما باید هدف جامع‌تر و مبتنی بر نتایج تجاری را نیز در بر گیرد. BPM باید به عنوان یک رشته در نظر گرفته شود، یک روش جامع که توسط نتایج تجاری هدایت می شود:

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) – یک رویکرد سیستماتیک جامع برای دستیابی به نتایج کسب و کار بهینه است.

با درک اینکه چه کاری انجام می‌شود، چرا، کجا و چه زمانی انجام می‌شود، چه کسی آن را انجام می‌دهد، روشی که انجام می‌شود و با چه منابعی، همه این‌ها در حالی که مراقب عملکرد هستید، شناسایی آنچه باید نگران بود و چگونه می‌توان این نگرانی‌ها را کاهش داد، طیف وسیعی از روش ها و ابزارها را می توان برای دستیابی به بهترین نتایج با کمترین هزینه و دستیابی به بیشترین سود و درآمد به کار برد.

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کارچه چیزی را ارائه می دهد؟

BPMS سازمان ها را قادر می سازد تا عملکردهای تجاری را با نیازهای مشتری هماهنگ کنند و به مدیران کمک می کند تا نحوه استقرار، نظارت و اندازه گیری منابع شرکت را تعیین کنند. هنگامی که BPMS به درستی اجرا شود، توانایی افزایش کارایی و بهره وری، کاهش هزینه ها و به حداقل رساندن خطاها و ریسک به وجود می آید و در نتیجه میزان بهره وری و کیفیت مجموعه افزایش میابد. پیاده‌سازی شیوه‌های مناسب در BPMS منجربه مدیریت مالی سالم می شود که این امر نشان می‌دهد که چگونه سازمان در تحقق اهدافش موفق است.

کسب‌وکارهایی که از رویکردی کل‌نگر برای BPM استفاده می‌کنند، مزایای ملموسی به دست می‌آورند:

• رشد درآمد
• کاهش هزینه ها
• انطباق پذیری بالا
• مدیریت ریسک
• اجتناب از هزینه های مازاد
• بهبود بهره وری
• افزایش مزیتهای رقابتی

تجربه استفاده از BPMS توسط شرکت هایی مانند جنرال الکتریک نشان داده است که بهره وری دو رقمی در اقداماتی مانند حاشیه سود،افزایش ظرفیت تولید، استفاده از منابع و استفاده از سرمایه قابل روئیت بوده است .

گزارش گارتنر بیان می کند که بر اساس بررسی تجربیات مشتریان خود برمبنای استفاده از BPMS، 80 درصد از شرکت های سازمانی که پروژه های BPMS را انجام می دهند، نرخ بازده داخلی بهتر از 15 درصد را تجربه خواهند کرد.

NIST Manufacturing Extension Partnership مزایای قابل توجه BPMS توسط مشتریان خود را شناسایی کرده است. که شامل:

• افزایش بهره وری تا 50 درصد
• موجودی در جریان کار 80 درصد کاهش یافت
• کیفیت 80 درصد بهبود یافته است
• کاهش 75 درصدی استفاده از فضا
• افزایش 20 درصدی حجم فروش
• افزایش 40 درصدی درآمد

BPMS همچنین راهی برای بهره مندی بیشتر از سرمایه گذاری های موجود، به ویژه سرمایه گذاری های فناوری اطلاعات است. کسب و کارها باید به دنبال راه هایی برای افزایش توانایی خود برای ایجاد ارزش جدید از پولی که برای سیستم ها و فناوری خرج می شود، باشند. امروزه بیشتر بودجه های فناوری اطلاعات صرف «روشن نگه داشتن چراغ ها» می شود. در واقع، 70 درصد یا بیشتر از بودجه های موجود فناوری اطلاعات صرف حفظ و اجرای قابلیت های موجود می شود در حالی که 30 درصد یا کمتر از این بودجه ها صرف ارائه قابلیت های تجاری جدید می شود.

مزایای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار:

1) بهبود میزان چابکی فرآیندها :

شرکت ها باید توانایی واکنش به تغییرات را داشته باشند. این تغییرات ممکن است ناشی از پیشرفت‌های فناوری، یک رقیب تازه کار یا مقررات جدیدی باشد که بر جنبه‌ای از فعالیت تجاری سازمان تأثیر می‌گذارد. منشأ هر چه که باشد، تغییرات نیاز به واکنش سریع دارند تا شرکت در کورس رقابت باقی بماند. راهکارهای اتخاذ شده در BPMS می تواند به شرکت ها سرعت و توانایی برای برآوردن این خواسته ها را بدهد. یک BPMS یکپارچه به شرکت اجازه می دهد تا در اولین لحظه مواجهه با مشکل، فرآیندهای تجاری خود را متوقف کند، فرآیند را اصلاح کند و سپس آن را به سرعت و با حداقل زمان از دست رفته به مسیر خود بازگرداند. طراحی‌های انعطاف‌پذیر BPMS کاربران را قادر می‌سازد تا این تغییرات را در فرآیندهای تجاری ردیابی کرده و آن‌ها را متناسب با نیازهای شرکت اصلاح کنند. همانطور که فرآیندها تکامل می یابند، مستندات دقیق به مدیران این توانایی را می دهد که تأثیر تغییرات را بر روند کلی کسب و کار ببینند و پیش بینی کنند.

2) افزایش کارایی :

همه شرکت ها با این چالش روبرو هستند که فرآیندهای تجاری خود را روان تر و کارآمدتر انجام دهند. فرآیندهای ناکارآمد زمان و پول ارزشمندی را هدر می دهند. اما در اغلب موارد شناسایی آنها دشوار است و تغییر آنها سخت است.شیوه‌های BPMS برای مشخص کردن دقیق این ناکارآمدی‌ها و حذف کندی‌هایی که ایجاد می‌کنند طراحی شده‌اند. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به مدیران و کارگران اجازه می‌دهد تا درک بیشتری از هر مرحله از فرآیند کسب و کار داشته‌باشند. این دانش افزایش یافته می تواند منجر به راه حل های فرآیندی جدیدی شود که از تنگناهای گردش کار و سایر موارد اضافی بی مورد جلوگیری کند. در حالت ایده‌آل، BPMS می‌تواند به تعیین نحوه عملکرد فرآیند در شرایط بهینه کمک کند و به کاربران این امکان را می‌دهد تا با در نظر گرفتن آن هدف، تغییراتی در فرآیند ایجاد کنند. BPMS همچنین می‌تواند کارهای دستی را برای افزایش بهره‌وری و کاهش احتمال خطای انسانی خودکار کند.

3) انطباق پذیری و افزایش امنیت :

قوانین و مقررات مؤثر بر بهره وری کسب و کار می تواند عارضه های غیرضروری را در فرآیندها ایجاد کند و منجر به جریمه های پرهزینه شود. شرکت هایی که از BPMS استفاده می کنند، توانایی بیشتری برای ایجاد محیط کاری منطبق با قوانین جهت افزایش سازگاری ایجاد کنند و در برابر تهدیدات کلاهبرداری یا سرقت ایمن‌باشند. از آنجایی که هر مرحله از فرآیند با یک گردش کار دقیق ترسیم شده است، مدیران و کاربران می توانند اطمینان حاصل‌کنند که تمام اسناد لازم برای مطابقت با استانداردهای انطباق‌پذیری وجود دارد. علاوه بر کمک به افزایش انطباق پذیری، گردش کار کاملاً مستند شده می‌تواند چارچوبی برای امنیت بیشتر فراهم‌کند. ساختار سازمانی ذاتی در شیوه‌های BPMS اهمیت دارایی‌های تجاری، اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی را برجسته می‌کند و از آن‌ها در برابر سرقت یا از دست دادن اطلاعات محافظت‌می‌کند.

4) افزایش فرصت ها برای بهبود مستمر

در سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار ، سازمان ها می‌توانند با ایجاد یک سری پیشرفت‌های کوچک و مداوم به جای تغییرات ناگهانی و از بالا به پایین، موفق‌تر باشند. اطلاعاتی که BPMS با توجه به فرآیندهای تجاری مختلف به شرکت ها می دهد، پالایش و انطباق فرآیند را بهبود می بخشد . BPMS می تواند  این اطمینان را برای صاحبان کسب و کار ایجاد کند که تصمیمات حاکم بر این تغییرات تدریجی توسط شواهد و داده های مورد نیاز برای اطمینان از موفقیت پشتیبانی می شود.

نتیجه گیری :

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به مدیران این امکان را می دهد که به درون شرکت خود نگاه کنند و بفهمند که هر فرآیند تجاری چگونه کار می کند. این درک بیشتر از امور می تواند منجر به صرفه جویی در هزینه ها، افزایش درآمد و بهبود کارایی شرکت شود. با در نظر گرفتنِ همه این مزایا، جای تعجب‌نیست که شرکت‌های بیشتری به نرم‌افزار BPMS روی‌آورند تا به افزایش بهره‌وری و سوددهی بیشتر مجموعه خود کمک کنند .