برنامه ریزی چیست ؟

تعریف برنامه‌ریزی چیست؟

برنامه‌ریزی عملکرد بنیادی مدیریت است که شامل تصمیم گیری از قبل، چه کاری باید انجام‌شود، چه زمانی انجام‌شود، چگونه انجام شود و چه کسی آن را انجام خواهد‌داد، می شود . در واقع در جواب برنامه‌ریزی چیست؟ باید بگوییم  یک فرآیند فکری است که اهداف یک سازمان را مشخص می کند در حقیقت برنامه ریزی دقیقاً چگونگی دستیابی به یک هدف خاص را مشخص می کند.

برنامه ریزی چیزی نیست جز فکر کردن قبل از انجام یک عمل. این امر به ما کمک می‌کند تا نگاهی به آینده بیندازیم و از پیش تصمیم بگیریم که چگونه با موقعیت‌هایی که در آینده با آن‌ها مواجه می‌شویم، برخورد کنیم. این شامل تفکر منطقی و تصمیم گیری منطقی است.

ویژگی های برنامه ریزی چیست؟

• عملکرد مدیریتی:

برنامه ریزی اولین و مهمترین عملکرد مدیریتی است که پایه و اساس سایر وظایف مدیریت یعنی سازماندهی ، هدایت و کنترل را فراهم می کند.

• هدف گرایی:

این ویژگی بر تعریف اهداف سازمان، شناسایی مسیرهای اقدام جایگزین و تصمیم گیری برنامه اقدام مناسب که برای دستیابی به اهداف باید انجام شود، تمرکز دارد.

• فراگیربودن:

فراگیربودن به این معنا است که در تمام بخش ها وجود دارد و در تمام سطوح سازمان مورد نیاز است. اگرچه دامنه برنامه ریزی در سطوح و بخش های مختلف متفاوت است.

• فرآیندهای مستمر:

برنامه ها برای یک دوره خاص، مثلاً برای یک ماه، سه ماهه، سالیانه و غیره ساخته می شوند. پس از اتمام آن دوره، با در نظر گرفتن الزامات و شرایط حال و آینده سازمان، برنامه های جدیدی ترسیم می شود. بنابراین، این یک روند مستمر است، زیرا طرح ها در چارچوب، اجرا شده و توسط طرح های دیگری پیگیری می شوند.

• فرآیندهای فکری:

این فرآیند یک تمرین ذهنی است که شامل به کارگیری ذهن، فکر کردن، پیش بینی، تصور هوشمندانه و نوآوری و غیره است.

• آینده نگری:

در فرآیند برنامه ریزی، نگاهی گذرا به آینده می اندازیم. این شامل نگاه به آینده، تجزیه و تحلیل و پیش بینی آن است تا یک شرکت بتواند به طور موثر با چالش های آینده روبرو شود.

• تصمیم گیری:

تصمیم گیری در مورد انتخاب روش های جایگزینی که می تواند برای رسیدن به هدف اتخاذ شود، گرفته می شود. روش جایگزین انتخاب شده باید در بین همه روش ها بهترین باشد، با کمترین تعداد پیامدهای منفی و بیشترین تعداد پیامدهای مثبت.

برنامه ریزی به تعیین اهداف و تدوین برنامه برای دستیابی به آنها مربوط می شود. برنامه ریزی به مدیران کمک می کند تا شرایط فعلی را تجزیه و تحلیل کنند تا راه های دستیابی به موقعیت مطلوب در آینده را شناسایی کنند.این امر هم نیاز سازمان است و هم مسئولیت مدیران.

اجزاء کلیدی برنامه‌ریزی چیست؟

• هدف

تعیین وضعیت یا نتیجه مطلوب مورد نظر برای دستیابی به آن

• راهبرد

مشخص کردن مسیر و روش‌های دستیابی به هدف

• زمان‌بندی

مشخص کردن زمان دقیق انجام هر فعالیت

• منابع

تخصیص منابع مورد نیاز مانند نیروی کار، منابع مالی یا فنی به هر اقدام

• ارزیابی

مشخص کردن شاخص‌های ارزیابی برای اصلاح و پیگیری پیشرفت و بهبود برنامه

اهمیت برنامه ریزی

• برنامه ریزی به مدیران کمک می کند تا عملکرد آینده را با تعیین اهداف و انتخاب یک مسیر عملی به نفع سازمان بهبود ببخشند.
• با نگاه کردن به آینده، خطر و عدم اطمینان را به حداقل می رساند.هماهنگی فعالیت ها را تسهیل می کند. بنابراین، همپوشانی بین فعالیت ها را کاهش می دهد و کار غیرمولد را حذف می کند.
• برنامه ریزی از قبل بیان می کند که در آینده چه کاری باید انجام شود، بنابراین جهت عمل را فراهم می کند.
• فرصت ها و تهدیدهای آینده را آشکار و شناسایی می کند.
• استانداردهایی را برای کنترل امور تعیین می کند. عملکرد واقعی را با عملکرد استاندارد مقایسه می‌کند و تلاش‌های لازم برای اصلاح اموررا انجام می دهد.

برنامه ریزی در همه انواع سازمان ها، خانوارها، بخش ها، اقتصادها و غیره وجود دارد. ما نیاز به برنامه ریزی داریم زیرا آینده بسیار نامشخص است و هیچ کس نمی تواند آینده را با دقت 100% پیش بینی کند، زیرا شرایط در هر لحظه درحال تغییر است. از این رو، برنامه ریزی لازمه اساسی هر سازمان برای بقا، رشد و موفقیت است.