تهیه مورد تجاری برای پیاده سازی ERP
سیستم برنامه ریزی منابع ERP یک نرم افزار قوی برای متمرکز نمودن فعالیت های کسب و کار سازمان شماست ، ERP میتواند زمان فرایندهای شما را کاهش دهد ، میزان همکاری را افزایش و داده ها را در کل سازمان متمرکز کند.
واضح است که سیستم های ERP دارای طیف گسترده ای از مزایا هستند ، اما چگونه میتوانیم مدیران را متقاعد کنیم ، به چه استدلالهایی نیاز دارید؟
در اینجا ، ما به شما کمک می کنیم تا یک Business Case خوب را رای اجرای ERP ایجاد کنید که مطمئن شوید رئیس شما را متقاعد میکند که در نرم افزار جدید ERP سرمایه گذاری کند.
۱ . شناسایی مشکلات با سیستم جاری
پیش از آنکه در مورد دلایل پیادهسازی سیستم جدید صحبت کنید؛ باید ثابت کنید کسب و کار شما در حال حاضر با چه مشکلاتی در نحوه عملکرد مواجه است.از این گذشته ، مدیران نمی خواهند هزینه تغییر سیستم را بپردازند ، مگر اینکه ببینند سیستم قدیمی باعث ایجاد مشکلات می شود. توصیه میکنیم Business Case را با توضیح در خصوص مسایل و مشکلاتی که تا بحال داشتید و تجربه کردهاید آغاز نمایید. بطور مثال ممکن Business Case است مشکلاتی در خصوص دادهها داشته باشید که منجر به تاخیر در ارسال محموله ها میگردد. در این صورت ، توضیح دهید که چگونه نرم افزار چندین کارکرد را در یک سیستم ادغام می کند ، یعنی خرید ، تولید ، توزیع و فروش و همه دسترسی به داده های یکسان و واقعی دارند.
۲ . مشخص نمودن اهداف سازمانی
هنگامی که نقاط بهبود سیستم فعلی خود را می فهمید ، وقت آن است که از مدیران بخواهید تغییرات کلی را که دوست دارند در کسب و کار ببینند ، بیان کنند. شما می توانید از این بینش برای برجسته نمودن فواید ERP استفاده کنید.
آیا مدیران خواهان افزایش وسعت دید و اطلاعات در سازمان هستند؟ پس میتوانید در خصوص قابلیتهای گزارش سازها و BI موجود در ERP های مدرن صحبت نمایید.آیا مدیران میخواهند تجربه مشتریات را منحول نمایند؟ میتوانید درباره فعالیتها و قابلیت های CRM صحبت نمایید؟
۳ . تعیین مزایای خاص تجاری
اکنون که به مدیران برخی از مزایای سطح بالا را نشان داده اید ، وقت آن رسیده است تا با مشخص نمودن مزایای ویژه تجارت ERP ، جزئیات بیشتری را ارائه دهید. این به مدیران می گوید که شما تحقیق خود را انجام داده اید و می توانید به زبان آنها صحبت کنید.
هنگامی که ما به مشتریان برای توسعه موارد تجاری کمک می کنیم ، از آنها میخواهیم تا از کارمندان در مورد مشکلات کاری خود سؤال کنند.
اغلب این مشکلات به لحاظ هزینه ایی برای کسب و کار قابل محاسبه است. به عنوان مثال ، بسیاری از مشتریها کارمندانی دارند که فرآیندها را دستی انجام می دهند که می توانند از طریق اتوماسیون ساده شوند و موجب صرفه جویی در هزینه شرکت می شوند.
۴ . ریسکها را شناسایی کنید و خود را برای سوالات سخت آماده کنید
مانند همه پروژه های سرمایه گذاری ، پروژه های ERP و تحول دیجیتال هم دارای ریسکها و خطرات زیادی هستند.بطور حتم مدیران اجرایی مدیران اجرایی این خطرات را تشخیص خواهند داد و در کنارمزایای احتمالی ، در خصوص مخاطرات و ریسک ها از شما سوال خواهند کرد.
بهترین کاری که می توانید در اینجا انجام دهید این است که ریسکها و خطرات را به رسمیت بشناسید و نشان دهید که چگونه میخواهید از طریق بهروشها ، مانند تمرکز روی مدیریت تغییر سازمانی ، ریسک را کاهش دهید. آیا برنامه ریزی و اقدامات در خصوص مدیریت تغییر در گذشته شکست خورده است؟ در خصوص درس آموخته های این شکستها بحث کنید و برنامه خودتان را در خصوص نحوه برخورد با آن توضیح بدهید.
۵ . تخمین هزینه و زمان پروژه
مدیران همان انداره که نگران ریسک پروژه هستند ، نگران هزینه های آن هم هستند. پروژه های ERP میتواند میلیاردها تومان و سال ها زمان صرف نمایند.
هیچ دلیلی برای پنهان نمودن این برآوردها از مدیران وجود ندارد، آنها در نهایت این موضوع را خواهند فهمید. بهتر است معیارها و نمونه های واقعی بر اساس دامنه پروژه، اندازه سازمان و صنعت خود ارائه نمایید. این روش به شما کمک مینماید که بهتر توضیح دهید که مزایای ERP چقدر از هزینه آن بیشتر است ، به عبارت دیگر ROI آن چقدر است؟
به همین ترتیب ، بازه های زمانی واقعی به مدیران کمک می کند تا درک کنند چه زمانی می توانند واقعاً انتظار داشته باشند که هزینه ها را جبران کنند و انتظار مزایا را داشته باشند. مطابق گزارش GO بطور متوسط هفت ماه پس از ، ۲۰۲۰ما در سال ERP – روند بازگشت سرمایه آغاز میشود.
۶ . در نظر گرفتن آلترناتیو و جایگزین برایERP
این نکته مهم است که به نسخه های جایگزین استقرار ERP مانند BPR در مستند طرح تجاری خود اشاره نمایید. در حقیقت در پاره ای از موارد متوجه میشویم که مشکلات کارکنان بیشتر مرتبط با فرآیند است تا فناوری. حتی ممکن است این موضوع ارتباطی به سازمان شما نداشته باشد، ولی برای مدیران اهمیت دارد که ببینند شما گزینه های ارزانتر را هم بررسی نموده اید.
اگر به این نتیجه رسیدهاید که مشکلات سازمان شما بیشتر در حوزه فرآیندی است تا فناوری ؛ در کوتاه مدت بهتر است به بهبود فرآیندها بپردازید تا حرکت به سمت استقرار یک ERP
۷ . در طرح های تجاری خود از KPIs ها استفاده کنید
شاخصهای کلیدی عملکرد، مجموعهای از اندازه گیری هاست که برای ردیابی عملکرد یک شرکت در یک بازه زمانی مشخص استفاده میشود. برای هر یک از مزایای مهم مورد اشاره در طرح تجاری خود یک KPI تعریف نمایید.
KPI ها ابزاری قابل اندازه گیری برای محاسبه عملکرد به شما میدهند و نشانگر عملکرد سیستم ها و فرآیند های جدید شما هستند . اگر KPI برآورده نشده اند ، باید برنامه پروژه ERP خود را مجددا ارزیابی کنید تا تعیین کنید که آیا از روش های ERP پیروی میکنید یا خیر
سید علی محمدطاهری : مدیر و مشاور پروژه های استقرار و پیش استقرار ERP
آدرس اینترنتی : linkedin