کدینگ حسابداری بازرگانی چیست؟

سیستم حسابداری و مالی در هر کسب و کار بزرگ و کوچک از مهم‌ترین بخش‌ها می‌باشد که با اطلاعات مالی شرکت سروکار دارد. کدینگ حسابداری بازرگانی بخش مهمی از هر سیستم حسابداری در شرکت است که اطلاعات مالی را طبقه‌بندی و دسته‌بندی می‌کند تا بصورت کارآمدتر و دقیق‌تر قابل استفاده باشند.
اصول و روش کدینگ حسابداری در انواع شرکت‌های بازرگانی، پیمانکاری و تولیدی قابل استفاده است که به تناسب اطلاعات مالی هر شرکت اصول کدینگ حسابداری ممکن است تفاوت‌هایی داشته باشد. در اینجا ما ضمن ارائه تعریفی دقیق از کدینگ حسابداری، به طور مفصل واختصاصی به کدینگ حسابداری بازرگانی می‌پردازیم.

کدینگ حسابداری چیست؟

همانطور که در بالا گفته شد کدینگ حسابداری اطلاعات و داده‌های مالی را طبقه‌بندی و دسته‌بندی می‌کند. سیستم کدینگ حسابداری یک ساختار سلسه مراتبی دارد و سطوح مختلف حساب‌ها را در برمی‌گیرد. همچنین این سیستم به حسابداران کمک می‌کند تا اطلاعات مالی شرکت را دقیق‌تر و کارآمدتر ثبت، پیگیری و گزارش کنند.

کدینگ حسابداری بازرگانی

سیستم کدینگ حسابداری بازرگانی یک ابزار قوی در حسابداری شرکت‌ بازرگانی است که با اختصاص کدهای منحصربفرد به هر تراکنش مالی، باعث نظم در فرایند کدینگ شرکت بازرگانی می‌شود و امکان تهیه گزارش‌های مالی دقیق و قابل اتکا به مدیران را می‌دهد.

اصول کدینگ حسابداری بازرگانی

کدینگ حسابداری بازرگانی فقط به یک حساب خاص اختصاص داده می‌شود و حتی الامکان باید بصورت سلسله مراتبی، منطقی و معنادار باشد. بنابراین کدینگ حسابداری بر طبق اصولی نوشته می‌شوند تا به راحتی قابل درک باشند و به اندازه کافی منعطف باشند تا بتوان تغییرات آتی در ساختار سازمان یا عملیات تجاری و بازرگانی در آنها اعمال شود. در زیر به اصول کدینگ حسابداری بازرگانی اشاره خواهیم کرد.

• ساختار سلسله مراتبی

کدینگ حسابداری باید بصورت یک ساختار سلسله مراتبی سازماندهی شوند که از سطوح کلی تا جزییات را شامل شوند. همچنین ساختار سلسله مراتبی در کدینگ شرکت بازرگانی باید بگونه‌ای باشد که درک و استفاده از این کدها را حت‌تر کند و به انسجام و ثبات در اطلاعات مالی بیانجامد.

• کدهای کوتاه و واضح

از کدهای طولانی و پیچیده خودداری کنید و کدها باید کوتاه‌، واضح و قابل فهم باشند که به راحتی به یاد سپرده شوند و تفسیر آنها راحت باشد.

• کدهای استاندارد

در کدینگ بازرگانی حتی‌الامکان از کدهای استاندارد و قابل فهم آن صنعت استفاده کنید تا تبادل اطلاعات مالی بین شرکت‌های بازرگانی و مقایسه عملکرد مالی آنها راحت‌تر باشد.

• منطبق با نیازهای خاص سازمان

یکی از اصول نوشتن کدینگ حسابداری بازرگانی، استفاده از کدهای منطبق با نیازهای خاص سازمان است. در سیستم کدینگ، نوع و حجم فعالیت، ساختار سازمانی و دیگر عوامل موثر بر کسب و کار باید در نظر گرفته شود.

• قابلیت بروزرسانی و نگهداری

سیستم کدینگ حسابداری باید قابلیت بروزرسانی منظم داشته باشد تا با تغییرات ساختار سازمانی و فعالیت‌های تجاری و قانونی سازمان مطابقت داشته باشند.

• استفاده از ابزارهای مناسب

در کد گذاری سیستم کدینگ بهتر است از ابزارهایی مثل نرم افزارهای حسابداری برای خودکارسازی و افزایش دقت و کارایی فرایند کدگذاری استفاده شود.

• آموزش و پشتیبانی

پس از تعریف واستقرار کدینگ حسابداری باید به کارکنان مربوطه مخصوصا حسابداران و کارشناسان مالی درمورد نحوه استفاده از سیستم کدینگ حسابداری آموزش داده شود

انواع کدینگ حسابداری بازرگانی

در کدینگ حسابداری انواع کدها برای دسته‌بندی اطلاعات مالی استفاده می‌شوند که هر کد سطوح مختلفی از جزییات واطلاعات مالی را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

مهم‌ترین و رایج‌ترین انواع کدینگ حسابداری:

• کدهای گروه اول

کدهای گروه اول در کدینگ حسابداری بازرگانی دسته‌بندی کلی معاملات را مشخص می‌کند. مثلا کد گروه “دارایی‌ها” می‌تواند شامل حساب‌های فرعی و جزیی‌تر ” موجودی کالا”، “حساب‌های دریافتنی” و ” وجوه نقد” باشد

• کدهای کل

کدهای کل داده‌های مالی معاملات را در گروه خاص و با جزییات بیشتری طبقه‌بندی می‌کند. بطور مثال کد کل “موجودی کالا” می‌تواند حساب‌های فرعی ” موجودی کالای A”، ” موجودی کالای B ” و ” موجودی کالای C” را شامل شود

• کدهای معین

این نوع کدها در کدینگ بازرگانی، جزییات بیشتری از معاملات را ارائه می‌دهد. مثلا کد معین ” موجودی کالای A” ممکن است برای موجودی یک کالای خاص با شماره کالای خاص استفاده شود.

• کدهای تفصیلی

استفاده از کدهای تفصیلی در کدینگ حسابداری اختیاری است و این نوع کدها جزییات بیشتر یاز معامله را ارائه می‌دهد. مثلا کد تفصیلی ” موجودی کالای A – شعبه تهران ” میزان موجودی کالای A در یک شعبه خاص را نشان می‌دهد.

انتخاب نوع کد مناسب هر معامله، به الزامات خاص سیستم حسابداری بستگی دارد.

علاوه بر کدهای بالا ممکن است در سیستم کدینگ حسابداری بازرگانی از نمونه کدهای زیر هم استفاده شود:

• کدهای مرکز هزینه

هزینه‌ها را بر اساس بخش و دپارتمان دسته‌بندی می‌کنند.

• کدهای پروژه

هزینه‌ها و درآمدا را بر حسب پروژه خاص دسته‌بندی می‌کنند.

• کدهای حسابداری اشخاص

این کدها معاملات مربوط به اشخاص خاص مثل مشتریان، تامین‌کنندگان و یا کارکنان دسته‌بندی می‌کنند.

چرا کدینگ حسابداری بازرگانی مهم است؟

کدینگ حسابداری با خودکارسازی فرآیندهای سیستم مالی و حسابداری باعث حذف خطاهای انسانی و افزایش دقت و کارایی می‌شود. با پیاده‌سازی کدینگ حسابداری بازرگانی در سازمان، دسته‌بندی و گزارش‌دهی تراکنش‌های مالی به تفکیک پروژه و قرارداد و یا دوره زمانی امکان پذیر است.
علاوه بر این کدینگ بازرگانی تنها ابزاری در دست واحد مالی برای سازمان‌دهی اطلاعات مالی سازمان نیست بلکه با ثبت دقیق اطلاعات و رویدادهای منعقد بین تامین کننده و خریدار از بروز سوء‌تفاهم‌ها جلوگیری می‌کند و به درک بهتر وضعیت مالی شرکت و شناسایی نقاط قوت و ضعف سیستم حسابداری و مالی سازمان کمک می‌کند.

نمونه کدینگ حسابداری بازرگانی PDF

مزایای کدینگ حسابداری بازرگانی

• دقت

استفاده از کدهای منحصربفرد در کدینگ حسابداری ، امکان ثبت اشتباه اطلاعات و یا ثبت اطلاعات تکراری را کاهش می‌دهد.
همچنین کدینگ حسابداری بازرگانی به ارائه گزارش‌های دقیق و قابل اعتماد منجر خواهد شد که به مدیران در گرفتن تصمصات آگاهانه کمک خواهد کرد.

• کارایی

با استفاده از کدینگ شرکت‌ بارگانی، حسابداران می‌توانند نوع و ماهیت هر معامله را به سرعت شاسایی کنند و در سیستم حسابداری ثبت کنند. همچنین کدینگ حسابداری باعث تسریع در ثبت معاملات و تهیه گزارشات مالی شده که منجر به صرفه‌جویی در زمان و منابع خواهد شد.

• سازگاری

یکی از اصول کدینگ استفاده از کدهای استاندارد است که باعث خواهد شد تمام اطلاعات مالی در طول زمان بشکل ثابتی ثبت و گزارش شوند و مقایسه عملکرد مالی دوره‌های مختلف را آسان‌تر خواهد کرد.

• ایجاد زبان مشترک

کدینگ حسابداری در بین بخش‌های مختلف حسابداری، انبارداری، فروش و مدیریت زبان مشترکی ایجاد می‌کند و تبادل اطلاعات بین بخش‌ها را راحت‌تر خواهد کرد.

• امکان تجزیه و تحلیل

حسابداران به کمک کدینگ، امکان تجزیه و تحلیل موثر داده‌های مالی را خواهند داشت. همچنین به کمک کدینگ حسابداری بازرگانی که بر اساس تعریف کدهای خاص انجام می‌شود، شناسایی فرصت‌های جدید، افزایش کارایی، سودآوری و کاهش هزینه‌ها امکانپذیر است.

• گزارش‌دهی

تهیه گزارشات مالی دقیق مثل صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت جریان وجوه نقد به کمک کدینگ حسابداری امکان‌پذیر است.
درک و تفسیر اطلاعات مالی برای ذینفعان مختلف مانند مدیران، سرمایه‌گذاران، و مراجع قانونی به کمک کدینگ حسابداری آسان‌تر خواهد شد.

• بهبود نظارت و کنترل‌های داخلی

کدینگ با نظارت و کنترل دقیق تراکنش‌های مالی از بروز تخلفات و سوءتفاهمات مالی جلوگیری خواهد کرد

روش‌های انجام کدینگ حسابداری بازرگانی

کدینگ متوالی

در روش کدینگ متوالی به هر حساب یک کد عددی متوالی اختصاص داده می‌شود.

کدینگ خطی

در کدینگ خطی، از حروف الفبا برای گروه‌های اصلی حساب استفاده می‌شود و حساب‌های فرعی با اعداد نشان داده می‌شوند.

کدینگ سلسله مراتبی

روش کدینگ سلسه مراتبی بر اساس ساختار دختی انجام می‌شود که در آن هر سطحی از سلسله مراتب یک گروه از حساب‌های مرتبط را نشان می‌دهد.

کدینگ توده‌ای

در کدینگ توده‌ای، گروه‌های اعداد برای دسته‌بندی حساب‌های مربوط به یک دوره مالی خاص استفاده می‌شوند.

مراحل اجرای کدینگ حسابداری بازرگانی

پیاده‌سازی دقیق کدینگ حسابداری بازرگانی مستلزم رعایت قوانین و مقررات مربوط به حسابداری است. در زیر بخشی از مراحل اجرای کدینگ بازرگانی آموزش داده خواهد شد.

• انتخاب روش کدینگ

اجرای کدینگ حسابداری به روش‌های مختلفی وجود دارد که در بالا توضیح داده شد. اولین قدم در اجرای مراحل کدینگ حسابداری بازرگانی، انتخاب روش کدینگ مناسب است.

• تعریف حساب‌ها

در قدم دوم، تمام حساب‌های مورد استفاده در سیستم حسابداری شرکت تعریف خواهد شد. هر حساب در کدینگ حسابداری دارای نام، شرح مختصر و کد مربوطه است.

• ایجاد ساختار کد

در کدینگ حسابداری بازرگانی باید ساختار کد را به گونه‌ای که روابط بین حساب‌ها را به وضوح نشان دهد ایجاد کرد.

• تخصیص کد به هر حساب

در قدم چهارم از اجرای کدینگ حسابداری، کد تعریف شده به هر حساب اختصاص داده می‌شود. کدهای تعریف شده باید منحصربفرد باشند و هیچ دو حساب نباید یک کد یکسان و مشابه داشته باشند.

• مستندسازی سیستم کدینگ

از سیستم کدینگ بازرگانی، باید مستندات کاملی شامل لیست حساب‌ها، کدها، شرح مختصر هر حساب و ساختار کد تهیه شود.

• ثبت و تهیه گزارشات مالی

به کمک کدهای تعریف شده در کدینگ حسابداری، رویدادهای مالی شرکت در سیستم حسابداری ثبت شود و برای تهیه گزارشات دقیق مالی از آنها استفاده شود.

نحوه انتخاب روش مناسب برای کدینگ حسابداری بازرگانی

انتخاب روش مناسب برای کدینگ شرکت بازرگانی به عوامل مختلف مثل حجم و پیچیدگی عملیات، تخصص کارکنان حسابداری، بودجه شرکت بستگی دارد. مثلا شرکت‌های بزرگ که دارای عملیات تجاری پیچیده‌تری هستند به سیستم کدینگ حسابداری پیچیده‌تری نیاز دارند نسبت به شرکت‌های کوچک با عملیات ساده.

نوع روش کدینگ حسابداری انتخاب شده باید با سیستم‌های نرم افزاری موجود در سازمان سازگاری داشته باشد.

کدینگ حسابداری بازرگانی با نرم افزار حسابداری پارسان

قبل‌تر در این نوشتار گفتیم که یکی از اصول کدینگ حسابداری استفاده از ابزرارهایی مثل نرم افزار حسابداری یا نرم افزار بازرگانی برای انجام کدینگ و خودکارسازی فرآیند کدینگ در شرکت‌ها است.

اولین مرحله از راه اندازی سیستم های مالی تعریف ساختار ( درختواره حساب ) در سیستم مالی می باشد. تعریف کدینگ حساب در نرم افزار حسابداری پارسان با توجه به تحلیل انجام گرفته از نیاز و نوع بیزنس مشتری توسط تیم استقرار انجام میشود.

در صورتی که کاربر دسترسی به فرم کدینگ حسابها داشته باشد  تعریف کدینگ در نرم افزار حسابداری پارسان از مسیر زیر انجام میشود

حسابداری> اطلاعات پایه> کدینگ حسابها (سطوح کدینگ حسابدار ی شامل: گروه حساب حساب کل حساب معین حساب تفصیلی که به شکل درختواره با هم ارتباط دارند.) امکان تعریف حساب تفصیلی تا هفت سطح پیش بینی شده است

قابلیت کانورت با اکسل و تعریف به صورت یکجا برای کدینگ وجود دارد.

نرم افزار حسابداری پارسان با قابلیت‌های زیر فرایند کدینگ حسابداری را به راحتی انجام خواهد داد

قابلیت‌های کدینگ نرم افزار حسابداری پارسان:

•  طراحی طول کدینگ حساب‌ها براساس الگوی دلخواه
• عدم محدودیت درطراحی سطوح حساب‌ها
• ابزار کانورت کدینگ حساب‌ها و اسناد مالی (تکی و گروهی)
• اعمال دسترسی استفاده از کدینگ به ازای کاربران مختلف
• قابلیت اجرا در سطح هلدینگ (چند شرکتی)
• مشاهده تغییرات کدینگ و اسناد (وقایع و لاگ)
• بهره‌مندی از گزارشات ماتریسی حساب‌ها و دفاتر قانونی