مدیریت عملیات با بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت و ارزش‌آفرینی برای مشتریان یکی از حوزه‌های اصلی در مدیریت سازمان است. این حوزه که از اهیمت ویژه‌ای برخوردار است مستقیما بر سودآوری، بهره‌وری و رضایت مشتریان تاثیر دارد و شرکت‌ها را برای پاسخگویی به نیاز مشتریان در دنیای رقابتی امروز آماده می‌کند.
تعریف مدیرت عملیات
مدیریت عملیات حوزه‌ای در مدیریت است که با طراحی و مدیریت محصولات، خدمات و فرآیندهای زنجیره تامین در ارتباط است. بصورت کلی مدیریت عملیات با توسعه و استفاده از منابع و مواد اولیه، محصولات و خدمات مورد نیاز مشتریان یک کسب و کار را تامین می‌کند.
مدیریت عملیات در سه سطح راهبردی، تاکتیکی و عملیاتی عمل می‌کند که هر سطح مجموع عملکردهایی را دربردارد.
- سطح راهبردی یا استراتژیک، تحلیل سامانه‌ها، تعین موقیعیت و اندازه سازمان، ساختار خدمات، شبکه‌های ارتباطی و طراحی زنجیره تامین را شامل می‌شود.
- سطح تاکتیکی شامل تعیین ساختار و آنالیز بهره‌وری سازمان، مدیریت پروژه‌ها، انتخاب و جایگزینی تجهیزات می‌شود.
- در سطح عملیاتی برنامه‌ریزی و کنترل تولید، مدیریت موجودی، کنترل کیفیت، حمل ونقل مواد و تعمیر و نگهداری تجهیزات انجام می‌شود.
کاربرد مدیرت عملیات در سازمان
بکار بردن مدیریت عملیات در سازمان موجب مراجعه کمتر زیردستان به مدیران جهت تعیین تکلیف و همچننی مراجعه کمتر مدیرا به کارکنان جهت نظارت خواهد شد. این برنامه کوتاه مدت و تفصلی در سازمان باعث می‌شود تا مدیران عملیاتی بیشتر وقتشان را با زیر دستان بگذرانند و بخشی از تایم خود را در اتباط با همکاران و در نهایت با مافوق و خارج از سازمان در ارتباط باشند.
از کاربردهای مهم مدیریت عملیات در سازمان به ده مورد زیر می‌توان اشاره کرد:
- برنامه‌ریزی منابع
مدیرت عملیات به سازمان کمک می‌کند تا از منابع (نیرونی انسانی، مواد اولیه و تجهیزات) به خوبی استفاده کند و از هدررفت آنها جلوگیری شود.
- بهبود بهره‌وری
تکنیک‌های مدیریت عملیات در سازمان به بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش بهره‌ری کارکنان و سازمان می‌انجامد.
- کنترل کیفیت
استانداردهای مدیریت عملیات تضمین می‌کند که خدمات سازمان با استانداردهای کیفی مطابقت دارد.
- مدیریت زنجیره تامین
بهینه‌سازی زنجیره تامین، جریان مواد و اطلاعات از دیگر کاربردهای مدیریت عمیلیات در سازمان است
- کاهش هزینه‌ها
مدیریت عملیات با حذف هدررفت‌ها و بهبود فرایندها، هزینه‌های تولید و خدمات را کاهش می‌دهد.
- نوآوری در فرایندها
خودکارسازی فرآیندهای تولید با استفاده از فناوری‌ها و روش‌ها جدید به بهبود کارایی فرایندها و محصولات منجر می‌شود.
- واکنش سریع به تغییرات بازار
مدیریت عملیات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با سرعت خود را با تغییرات بازار تطبیق دهد
- توسعه خدمات مشتری
یکی از کاربردهای اصلی مدیریت عملیات، ارائه پشتیبانی قوی و خدمات پس از فروش که تجربه مشتری را بهبود می‌بخشد
- مسئولیت اجتماعی
مدیریت عملیات به سازمان کمک می‌کند تا فرایندهای دوستدار محیط زیست را توسعه دهد
- پشتیبانی از تصمیم‌گیری
ارائه داده‌ها و تحلیل‌های دقیق توسط مدیریت عملیات، مدیران را در اتخاذ تصمیمات استراتژیک یاری می‌کند.
مسئولیت‌های مدیریت عملیات در سازمان
- برنامه‌ریزی تولید
تعیین نوع محصول، حجم تولید، زمانبندی و منابع مورد نیاز
- مدیریت زنجیره تامین
کنترل و نظارت بر جریان مواد، اطلاعات و کالاها در زنجیره تامین
- طراحی فرآیند
ایجاد فرآیندهای کارآمد و اثربخش برای تولید وارائه خدمات
- مدیریت کیفیت
تضمین کیفیت خدمات و محصولات مطابق با استانداردها و انتظارات مشتری
- مدیریت موجودی
کنترل مواد اولیه، کالاهای نیم ساخته و محصولات نهایی و ایجاد تعادل بین هزینه‌ها و نیازها
- تحلیل و بهبود فرآیندها
شناسایی و حذف ناکارآمدی‌ها و بهینه‌سازی فرآیندها
مهارت‌های لازم برای مدیر عملیات
مدیر عملیات کلیدی‌ترین نقش را در هدایت فرایندهای مدیریت عملیات سازمان دارد. موفقیت در نقش مدیر عملیات مستلزم داشتن مهارت‌های مخلفی است که در ادامه مهم‌ترین مهارت‌های لازم برای کدیر عملیات را شرح می‌دهیم
بطور کلی مهارت‌های مدیر عملیات در چهار دسته کلی زیر خلاصه می‌شود:
مهارت‌های فنی
- توانایی طراحی و برنامه‌ریزی فرآیندهای عملیاتی برا یافزایش بهره‌وری
- دانش مدیریت زنجیره تامین و موجودی کالا
- شناخت و آشنایی با نرم افزارهای erp و سیستم‌های مدیریت پروژه
- توانایی تحلیل هزینه‌ها و مدیریت منابع مالی
مهارت مدیریتی
- برنامه ریزی و تعیین اهداف استراتژیک و بلندمدت سازمان
- ارزیابی سریع و انتخاب بهترین راه‌حل‌ها برای مشکلات
- توانایی مدیریت منابع، زمان و افراد برای دستیابی به اهداف پروژه
- مدیرت بحران و هدایت تیم در شرایط پیش‌بینی نشده
مهارت ارتباطی
- توانایی ایجاد ارتباط موثر وانتقال اطلاعات به کارکنان و مدیران ارشد و مشتریان
- داشتن مهارت‌های بین فردی و حفظ روابط مثبت با تیم‌ها و ذینفعان
- رهبری و هدایت تیم‌ها به سمت اهداف سازمانی
تحلیلی
- قدرت جمع‌آوری و تحلیل دادها برای شناسایی مشکلات و فرصت‌ها
- توانایی شناسایی و حل مسئله و ارائه راهکارهای خلاقانه
- تفکر سیستمی و درک تعاملات بین بخش‌های مختلف سازمان
مهارت‌های سازمان‌دهی و زمانبندی
- مدیریت همزمان چند وظیفه و تمرکز بر اولویت‌ها
- مدیریت زمان برای دستیابی به حداکثر بازدهی
- اطمینان از هماهنگی بین تیم‌ها و هم راستایی تلاش‌ها در تمام بخش‌های سازمان
تغییرپذیری و نوآوری
- داشتن تفکر خلاق در جستجوی راهکارهای جدید برای بهبود فرآیندها و محصولات
- انعطاف‌پذیری و توانایی سازگاری با شرایط و محیط جدید
- مدیریت تغییر و هدایت تیم‌ها در پذیرش و پیاده‌سازی تغییرات
ارتباط با مشتری
- درک نیازها و انتظارات مشتریان
- تضمین کیفیت خدمات و پاسخگویی به مشکلات مشتریان
10 اصل مدیریت عملیات راندال شفر
یکی از متخصصان حوزه مدیرت و زنجیره تامین راندال سفر است که 10 اصل مهم در مدیریت عملیات به اون نسبت داده شده است. این اصول چهارچوبی را برای بهبود کارایی و اثربخشی در سازمان ایجاد می‌کند.
- تمرکز بر فرآیندها
- کاهش اتلاف
- توجه به مشتری
- استفاده از داده‌ها
- استانداردسازی فرآیندها
- بهبود مستمر
- مدیرت تغییر
- هماهنگی در زنجیره تامین
- مدیریت ظرفیت
- توجه به کیفیت
مفاهیم و ابزارهای کلیدی در مدیریت عملیات سازمان
- تحلیل ظرفیت (بررسی توانایی سیستم برای تولید مقدار معینی از کالا و خدمات)
- نرم افزارهای ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی برای هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان به کار می‌رود)
- مدیریت پروژه (کنترل و مدیریت پروژه‌های مرتبط با عملیات)
- Six Sigma (افزایش کیفیت کنترل فرآیندها و کاهش تغییرپذیری)
نتیجه‌گیری:
در مجموع مدیریت عملیات در سازمان حوزه‌ای چندوجهی است که مستلزم ترکیب مهارت‌های فنی و انسانی.
