مدیریت منابع سازمانی (ERP) چیست؟ و چه کاربردهایی دارد؟
در عصر ما دیگر راهکار های سنتی مدیریت جوابگوی نیازهای رقابتی دنیای تجارت نیستند. شرایط بازار تجارت هرلحظه در حال تحول و دگرگونی است و همین علت موجب می‌شود ارزیابی و تصمیم‌گیری دقیق و به موقع براساس اطلاعات به روز و کاربردی نقشی حیاتی داشته باشد.
همین ضرورت علت پیدایش سیستم‌هایی شد که وظیفه‌ی مدیریت یکپارچه منابع سازمان را بر عهده داشته باشند.
اما سیستمهای مدیریت منابع سازمان(erp) چه هستند و کاربردشان چیست؟
ERP چیست؟
ERP کوتاه شده‌ی (Enterprise Resource Planning) و به معنی مدیریت منابع سازمانی است.
منظور از منابع سازمان می‌تواند نیروی انسانی، سرمایه مالی، مواد خام ، زمان و تمام دارایی های یک مجموعه باشد.
وظیفه‌ی اصلی سیستمهای ERP، رسیدن به گردش کاری خودکار، بهینه و یکپارچه در تمام فرآیندهای یک سازمان است، که در نهایت به ارزیابی دقیق و تصمیم گیری سریع منجر می‌شود.
مدیریت منابع سازمان توسط سیستمهای نرم افزاری جامعی صورت می‌گیرد که دامنه‌ی کاربرد بسیار گسترده‌ای دارند؛
از مدیریت امور مالی و حسابداری تا امور حقوقی، مدیریت فروش و ارتباط با مشتریان، تردد کارکنان، اتوماسیون‌های اداری، مدیریت سیستمهای تولید و توزیع ، انبارداری و…
از جمله خدماتی هستند که که نرم افزار های ERP ارائه می‌دهند.
کاربردهای متنوع سیستمهای ERP
- اتوماسیون اداری
- مدیریت فروش و ارتباط با مشتریان
- میدیریت امور مالی و حسابداری
- مدیریت تولید
- مدیریت پخش و توزیع
- مدیریت فروش و بازاریابی
- مدیریت ریسک
مزایای سیستمهای ERP چیست؟
کنترل فعالیت‌ها به صورت لحظه ای، خودکارسازی فرآیندهای تکرارشونده، جمع آوری اطلاعات یکپارچه و منسجم با قابلیت دسترسی مشترک به سازمان‌ها برای مدیریت موثر تر کمک می‌کند.
برخی از مزایای ERP
- امنیت بالا
- یکپارچی و انسجام اطلاعات
- کاهش هزینه های تولید
- افزایش سودآوری
- مدیریت زمان
- بهبود قدرت تصمیم گیری
- مدیریت ریسک
آیا سیستمهای ERP تنها برای کسب و کارهای بزرگ مناسب است؟
خیر، این‌طور نیست!
این تصور برگرفته از این پیش‌فرض غلط است که ؛ «هزینه‌ی پیاده‌سازی و نگه‌داری این‌سیستم‌ها بالاست» و دلیل اصلی آن نیاز استفاده از زیرساخت‌های سخت‌افزاری گران قیمت است.
اما امروزه با پیشرفت فناوری اطلاعات و ظهور فناوری رایانش ابری شرکت های کوچک و بزرگ بسیاری به استفاده از این نرم‌افزارها متمایل شده اند.
اما ERP ابری چیست؟ و چه مزیتی دارد؟
نرم افزارهای مدیریت منابع سازمان (ERP) به دو صورت مورد استفاده قرار می‌گیرند:
۱.با خرید مجوز از شرکت ارائه دهنده(lisence)
۲.استفاده از نرم‌افزار به صورت ابری (cloud)
مزیت ERP ابری چیست؟
مزیت اصلی آن کاهش چشمگیر هزینه‌ی پیاده سازی‌‌ست. زیرا دیگر احتیاجی به خرید زیرساخت های سخت‌افزاری ندارید.
در این‌صورت شما از سرور‌های شرکت ارائه دهنده خدمات برای بایگانی اطلاعات استفاده می‌کنید و در مقابل به صورت دوره‌ای حق اشتراک پرداخت می‌کنید.
اگرچه محدودیت‌هایی هم دارد، برای مثال تنها بر بستر اینترنت امکان دسترسی به اطلاعات را دارید و امکان دسترسی محلی(local) برای شما فراهم نیست. در این حالت قطع اینترنت مساوی با قطع دسترسی به نرم‌افزار است.
اما با خرید مجوز (Lisence) از شرکت مادر ، این امکان را دارید که بدون نیاز به شبکه اینترنت و با استفاده از شبکه‌ی داخلی اطلاعات (local server) امکان استفاده از نرم‌افزار را داشته باشید. علاوه بر این میتوانید در هر نقطه‌ی جغرافیایی با اتصال به اینترنت به سیستم مدیریت ERP متصل شوید. در ضمن هیچ هزینه‌ای هم از بابت حق اشتراک پرداخت نمی‌کنید، اگرچه هزینه‌ی بالای زیرساخت‌های نرم‌افزاری می‌تواند چالش برانگیز باشد.
سیستمهای جامع مدیریت منابع سازمان (ERP)امکان دسترسی مشترک به یک پایگاه اطلاعاتی متمرکز و منسجم را فراهم می‌کنند تا با افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات به کاربران کمک کند برای انجام فعالیت‌های مختلف به زمان کمتری نیاز داشته باشند. همچنین برای مدیران نقش یک مشاور قابل اعتماد و همیشه در دسترس را بازی می‌کنند.
نظارت همه‌جانبه فرآیندها، دسترسی سریع به اطلاعات و ارائه گزارش ها و نمودارهای کاربردی به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم گیری موثر تری داشته باشند.
همچنین یکی از مزیت‌های بزرگ نرم افزارهای ERP ایجاد یک سیستم واحد برای کلیه فعالیت‌های سازمانی ست تا دیگر برای انجام فرآیندهای مختلف سازمانی ( CRM ، HR و..) به چندین نرم‌افزار احتیاج نداشته باشید.
بزرگترین چالش سازمان‌ها برای استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت جامع سازمان نگرانی مدیران از بابت هزینه‌ی گزاف و پیاده‌سازی دشوار این سیستم‌هاست.
اما تلاش ما در پارسان ارائه یک سیستم مدیریتی کاربردی با محیطی ایمن و قابلیت پیاده‌سازی آسان و هزینه‌ی به‌صرفه پاسخ‌گوی دغدغه اصلی مدیران شرکت‌های پیشرو باشیم.
