تفاوت مدیریت پرونده در مقابل BPM

تفاوت مدیریت پرونده در مقابل BPM ،BPM چیست؟  BPM یا مدیریت فرآیند کسب و کار، اصطلاحی است که برای توصیف مدیریت کلی فرآیندهای گردش کار در یک شرکت اعم از تجاری، آژانس یا غیرانتفاعی استفاده می شود. به طور کلی، روی فرآیندهای گردش کار فردی و نحوه عملکرد آنها تمرکز دارد. هر فرآیند گردش کار مستقل از سایر فرآیندهای گردش کار است، اما می تواند در رابطه در یک جدول زمانی خوشه بندی شود. به عنوان مثال، در منابع انسانی، یک فرآیند ممکن است حضور کارکنان باشد. برای تکمیل فرآیند برای هر کارمند مجموعه خاصی از اسناد وجود دارد که باید تکمیل شود. در حالی که برخی از اسناد ممکن است دارای مراحل فرعی باشند، پس از تکمیل و تایید همه موارد، پرونده و فرآیند تکمیل می شود.

مدیریت فرآیند کسب و کار به فرآیندهایی مانند این نگاه می کند تا کارایی بیشتری ایجاد کند، مانند خودکارسازی در صورت لزوم، سیستم سازی برای سازگاری، و پرونده سازی مناسب برای بازیابی سریع – که همگی با نرم افزار BPM امکان پذیر هستند .

در BPM سنتی، فرآیندها، در حالی که ممکن است دارای فرآیندهای فرعی باشند، به یکدیگر متصل نیستند. بنابراین، در این مثال HR، هر کارمند در هر زمان معین فرآیند را طی می کند. جدول زمانی به کارمند گره خورده است، بنابراین هر بار که یک کارمند جدید وجود دارد، فرآیند اجرا می شود، گاهی اوقات به موازات کارمند دیگری که همان فرآیند را طی می کند. سپس مدل BPM فرض می‌کند که فرآیندها عمدتاً سازگار هستند.

هر تحقیقی در مورد  بهینه سازی کسب و کار  در نهایت از طریق  مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت موردی انجام می شود. و به ناچار این سؤال پیش می آید: مدیریت پرونده چیست؟ BPM چیست؟ این یکی چه تفاوتی با دیگری دارد؟

آیا BPM و مدیریت پرونده یکسان هستند؟

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار و مدیریت پرونده دو راه حل با یک هدف هستند: بهینه سازی کسب و کار. این نقطه مشترک بین آنهاست. اما این زمینه مشترک همچنین سردرگمی قابل توجهی ایجاد می کند زیرا باعث می شود مردم BMP و مدیریت پرونده را یکسان تصور کنند. حقیقت این است که حتی اگر آنها هدف یکسانی دارند، این دو راه حل در رویکردی که ارائه می دهند متفاوت هستند. پس بیایید هر یک از آنها را جداگانه بررسی کنیم.

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

اگر هر نوع سازمانی را در نظر بگیریم – کسب و کار کوچک، شرکت بزرگ، NGO یا دولت محلی، می‌توانیم فرآیندهای گردش کار در ساختارهای آنها را به عنوان BPM توصیف کنیم. هر فرآیندی مربوط به یک فرد خاص است. به عنوان مثال، در یک دفتر بزرگ، روند کار مدیر دفتر پیگیری لوازم اداری است. مراحل خاصی وجود دارد که فرد باید برای به پایان رساندن این فرآیند به صورت هفتگی انجام دهد. BPM فرآیندهایی مانند این را ساده می کند و راه های جدید و بهینه تری را برای اجرای آنها پیاده سازی می کند. بیشتر از طریق  اتوماسیون داده ها اتفاق می افتد.

اکنون، اگر به عنوان مثال، تمام عملکردهای ممکن را که افراد می توانند در یک دفتر بزرگ داشته باشند، در نظر بگیریم، صدها فرآیند گردش کار برای بررسی خواهیم داشت. آنچه که باید به عنوان متمایزترین توصیف BPM به خاطر بسپارید این است که عمدتاً فرآیندهایی را به دست می آورد که سازگار هستند و پیش بینی آنها آسان است. این امر مدیریت فرآیند کسب و کار را به یک راه حل بهینه سازی عالی برای استفاده عمومی تبدیل می کند.

مدیریت پرونده چیست؟

مدیریت پرونده  بر فرآیندهای پیچیده تری متمرکز است که با هم یک پرونده را می سازند. اگر در BPM ساختار گردش کار واضحی داشته باشیم، در مواردی ساختار آنقدر واضح نیست و پیش بینی نتیجه عملیات آسان نیست. به همین دلیل در بهینه سازی کار با کیس به رویکردی متفاوت نیاز داریم. و اینجاست که نرم افزار مدیریت پرونده به کمک شما می آید.

تفاوت بین BPM و نرم افزار مدیریت پرونده چیست؟

اگر تصور کنیم که نرم افزار BPM یک مسیر بهینه برای تکمیل یک فرآیند کاری ایجاد می کند، نقشه به شکل زیر خواهد بود:

از نقطه A شروع کنید، سپس از نقاط B و C عبور کنید و در نقطه D به پایان برسانید. سریع، واضح و سرراست جایی که می توان هر مرحله از فرآیند را پیش بینی کرد.

اما اگر برای بهینه ترین راه تکمیل پرونده به نقشه نیاز داشته باشیم، نقشه به این صورت خواهد بود:

از نقطه A شروع کنید، اما افراد، فرآیندها و احتمالا موارد دیگری در نقاط B و C درگیر خواهند بود. بسته به تصمیمات اتخاذ شده در این مراحل، ممکن است مسیر اقدام تغییر کند. مسیر ممکن است قبل از اتمام فرآیندها به نقاط D و E منتهی شود. همه چیز به قضاوت انسانی بستگی دارد. چنین فرآیندهای پیچیده معمولاً در سازمان‌های بزرگ و پیچیده مانند بازرسی برنامه‌ریزی، کمیسیون مراقبت اجتماعی، دولت‌های محلی، شرکت‌های بیمه، سازمان‌های نظارتی اتفاق می‌افتد.

با نگاهی به این دو مثال، می توان نتیجه گرفت که مهم ترین تفاوت بین فرآیند کسب و کار و مدیریت پرونده، پیچیدگی است.

مدیریت پرونده در مقابل BPM  در تقابل یک راه واقعا عالی برای درک ویژگی های هر راه حل است. خبر خوب این است که پلتفرم های انعطاف پذیری در این زمینه وجود دارد.

کلام آخر

یک برنامه جبران خدمات زمانی موفق است که عادلانه باشد و جوابگوی نیاز تمام کارکنان باشد.شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.

.شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.

همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.