نکات لازم در مدیریت قراردادهای پروژه
مدیریت قراردادهای پروژه، شکلی از مدیریت است که غالباً نادیده انگاشته می‌شود. گاهی اوقات سازمان‌ها نیاز دارند که به‌صورت پروژه‌ای با سایر کسب‌وکارها کار کنند و به همین منظور، قراردادهایی بین طرفین بسته می‌شود. اما علی‌رغم اینکه مدیریت قراردادهای پروژه‌ای یک موضوع تجاری بسیار مهم است، چندان به آن پرداخته نمی‌شود. اگر شما هم با این حوزه از مدیریت آشنایی چندانی ندارید، حتماً تا انتهای مطلب حاضر همراه ما باشید تا با نکات لازم درباره مدیریت قراردادهای پروژه بیشتر آشنا شوید.
مدیریت قرارداد پروژه چیست و چرا اهمیت دارد؟
منظور از مدیریت قرارداد، مدیریت فرایند ایجاد، اجرا و تجزیه‌وتحلیل یک قرارداد برای به حداکثر رساندن بهره عملیاتی و مالی و درعین‌حال، کاهش ریسک مالی است. باتوجه‌به اینکه سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌ها و بهبود عملکرد خود با فشار روزافزونی مواجه هستند، مدیریت قرارداد پروژه بسیار حائز اهمیت است. از طرف دیگر، ازآنجایی‌که مدیریت قرارداد اقدام بسیار وقت‌گیری است، اغلب سازمان‌ها به لزوم وجود سیستم خودکاری که به‌طور مؤثری وظیفه مدیریت قراردادها را انجام دهد، پی برده‌اند. خوشبختانه در سال‌های اخیر، سیستم‌های اتوماسیون خیلی خوبی توسعه پیدا کرده‌اند که مدیران می‌توانند برای بهره‌وری مدیریت پروژه از آن استفاده کنند.
10 نکته بسیار مهم در مدیریت قراردادهای پروژه
باتوجه‌به اهمیت مدیریت قراردادهای پروژه، فکر می‌کنید چگونه می‌توان قراردادهای پروژه‌های را به‌درستی مدیریت کرد؟ اگرچه هیچ نظر قطعی در این باره وجود ندارد، اما در ادامه نکاتی ارائه شده است که به شما کمک می‌کنند که حتی بزرگ‌ترین قراردادهای پروژه را هم با کارآمدی بالایی مدیریت کنید:
1. مدیریت قرارداد را جز اولویت‌های خود قرار دهید
نباید به مدیریت قرارداد به چشم یک فعالیت اضافی لحظهٔ آخری نگاه کنید؛ بلکه از همان ابتدا باید راهبرد درستی را برای آن تدوین کنید و برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید. همچنین، باید اطمینان حاصل کنید که منابع لازم برای پیشبرد قرارداد فراهم شده و برای اتفاقات غیره منتظره هم تدابیری اندیشیده شده است.
2. روند مطمئنی برای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری اسناد ایجاد کنید
دقیقاً از همان ابتدای کار، باید روند مشخصی را برای ذخیره‌سازی اسناد تعیین کرده باشید و بلافاصله پس از امضای قرارداد، مخزنی مخصوص نگهداری اسناد ایجاد کنید. هر آن چیزی که به قرارداد و پیشبرد پروژه مربوط می‌شود، باید در این مخزن نگهداری شود.
3. الزامات لازم درباره کیفیت اطلاعات مورد نیازتان را تعیین کنید
در مدت‌زمان قرارداد، باید الزاماتی درباره صحت، شفافیت و جزئیات اطلاعاتی که برای مدیریت مؤثر قرارداد احتیاج دارید، تعیین کنید.
4. نسبت به طراحی فاکتور، دقت و سخت‌گیری لازم را به خرج دهید
فاکتورها را باید به‌گونه‌ای طراحی کنید که به‌روشنی بتوان اطلاعات لازم را از آن استنباط کرد. در غیر این صورت، ممکن است ساعت‌ها از وقت گران‌بها و باارزش طرف مقابلتان در یک قرارداد بزرگ را هدر دهید و خودتان هم متحمل ضرر هنگفتی شوید.
5. اطمینان حاصل کنید که مفاد مدیریتی مناسبی برای قرارداد شما تعیین شده است
باید این فرایندها، ابزار و مفاد در کل مدت‌زمان قرارداد به‌روشنی تعیین شده باشند. همچنین، سطح مدیریت قرارداد باید باتوجه‌به دامنه و پیچیدگی پروژه تعیین شود.
6. دستورالعملی برای درک مفاد قراردادهای پیچیده تعیین کنید
در صورت امکان از یک تیم حقوقی بخواهید که یک دستورالعمل برای قرارداد نهایی‌تان تدوین کنند و در آن توضیحات لازم برای درک مفاد قرارداد را درج کنند. باتوجه‌به مقیاس و ماهیت پروژه، ممکن است قرارداد فوق‌العاده پیچیده باشد و وجود چنین دستورالعملی، باعث می‌شود اطمینان از اینکه همه افراد نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان را به‌درستی درک کرده‌اند، حاصل شود.
7. یک جدول زمانی برای تصمیم‌های اتخاذشده درباره پروژه ایجاد کنید
در ابتدای شروع قرارداد، اطلاعات مربوط به پروژه، شرکت‌کنندگان، مسئولیت‌ها و… را جمع‌آوری کنید و آن‌ها را در جایی ذخیره کنید. اگر در طول اجرای پروژه، بعضی از این اطلاعات تغییر کردند، حتماً بلافاصله آن‌ها را به‌روزرسانی کنید. همچنین، برای انجام کارهایی که به‌طور منظم باید انجام شوند – مثلاً جلسات مدیریت پروژه/ قرارداد پروژه، ارائه گزارش‌های پیشبرد پروژه یا KPI، اطلاعاتی که باید قبل و بعد از جلسه منتشر شوند و غیره- تقویمی طراحی کنید.
8. مشکلات را سریعاً شناسایی و برطرف کنید
منظورمان این نیست که خیلی مته به خشخاش بگذارید و نسبت به KPIها و آمار و ارقام وسواس بیش از حد نشان دهید. اما باید هوشیار باشید و بلافاصله پس از مشاهده نخستین علائم بحران یا بروز مشکل، برای حل آن تلاش کنید و به امید رفع آن در آینده نمانید.
9. روابط کاری باید به درستی مدیریت شوند
شاید این مسئله خنده‌دار به نظر برسد اما بعضی قراردادها صرفاً به علیت تضادهای شخصیتی دچار مشکل می‌شوند؛ بنابراین، طرفین باید با احترام و اعتماد با یکدیگر برخورد کنند و اگر مشکلاتی بین افراد پیش آمد، باید بلافاصله برطرف شود.
10. یک تیم مدیریتی خوب تشکیل دهید
تیم مدیریت قرارداد شما باید متشکل از افرادی باشد که از مهارت و تخصص لازم در این زمینه برخوردار هستند و منابع و بودجه لازم جهت مقابله با بحران‌های غیر منتظره را در اختیار داشته باشد.
سخن پایانی
در شرایطی که سازمان شما مجبور است با سایر کسب‌وکارها جهت پیشبرد اهدافی همکاری کند و با آن‌ها قرارداد پروژه می‌بندد، وجود یک مدیر قرارداد پروژه، از اوجب واجبات است. درحالی‌که اغلب از مدیریت قرارداد صرف نظر می‌شود، اما این مسئله به‌اندازه‌ای حائز اهمیت است که اگر شرکت شما مکرراً قراردادهای پروژه‌ای با سایر سازمان‌ها امضا می‌کند، به‌کارگیری یک مدیر قرار ضروری است. در مقاله حاضر درباره نکات لازم در مدیریت قراردادهای پروژه صحبت کردیم و به شما گفتیم که چگونه می‌توانید قراردادهای خود را به نحو احسن مدیریت کنید. شما به نکات ارائه‌شده چه مواردی را اضافه می‌کنید؟