یک سیستم مدیریت پروژه ساختاری را برای مدیران پروژه فراهم می کند تا بر کاری که مسئولیت آن را بر عهده دارند نظارت داشته باشند . یک سیستم مدیریت پروژه می تواند به مدیر پروژه کمک کند تا با تخصیص زمان و منابع لازم به هر پروژه ، میزان بهره وری و پیشرفت امور را افزایش دهد . اگر به عنوان مدیر پروژه فعالیت دارید، کار با سیستم های مدیریت پروژه می تواند برای پیشرفت شغلی شما مفید باشد. در این مقاله به این می پردازیم که سیستم مدیریت پروژه چیست، اجزای اصلی سیستم مدیریت پروژه چیست و چرا باید از سیستم مدیریت پروژه استفاده کنید.

سیستم مدیریت پروژه چیست؟

سیستم مدیریت پروژه مدلی برای نظارت بر اجرای یک پروژه است. این سیستم می تواند چارچوبی برای مدیریت انتظارات، واگذاری مسئولیت ها و ایجاد رویه ها فراهم کند.

اجزای اصلی یک سیستم مدیریت پروژه چیست؟

سیستم مدیریت پروژه طیف وسیعی از عناصر را پوشش می دهد. این سیستم به شما کمک می کند تا در صورت نیاز به اطلاعات( مانند اجزای اصلی پروژه ، سازماندهی ها و ….) دسترسی داشته باشید:

محدوده:

تنظیم یک محدوده مشخص برای یک پروژه مهم است. این کار انتظارات از پروژه را تعریف می کند و اطمینان می دهد که همه طرف ها این انتظارات را درک می کنند. تشریح واضح محدوده خود در سیستم مدیریت پروژه می تواند به جلوگیری از بروز مشکلات احتمالی کمک کند، در حقیقت در این روش مشتری یا ذینفع نمی تواند عناصر جدیدی را بدون مجوزهای مربوطه اضافه یا کم کند .

معیارهای موفقیت یا ارزیابی:

درک اینکه چگونه ذینفعان درباره موفقیت یک پروژه پس از تکمیل آن قضاوت می کنند، در زمان برنامه ریزی و اجرای آن پروژه مهم است. تعین و تعریف معیارهای اساسی یک پروژه برای موفقیت در پروژه امری مهم تلقی می شود بدین معنی که همه طرف‌هایی که روی پروژه کار می‌کنند یا روی آن سرمایه‌گذاری می‌کنند، درک می‌کنند که مسئولان چگونه عملکرد پروژه را ارزیابی می‌کنند. این روش به برآورده کردن انتظارات و جلوگیری از ایجاد سوء تفاهم در انتهای پروژه کمک می کند.

تحویل نیازها :

در پایان پروژه، اگر ذینفعان انتظار محصولات خاصی را از پروژه داشته باشند، مهم است که آن را در سیستم مدیریت پروژه لحاظ کنید. این بخش ممکن است شامل جزئیاتی در مورد محصولات تحویلی، اطلاعات در حوزه کمیت یا کیفیت محصولات باشد. فهرست اقلام قابل تحویل در سیستم مدیریت پروژه به صورت یک رکورد مکتوب از انتظارات پروژه برای جلوگیری از سوء تفاهم یا اختلاف نظر در هنگام تحویل پروژه ارائه می دهد.

حتماً بخوانید: مزایای فناوری ابری برای حسابداری

ساختار تقسیم کار:

ساختار تقسیم کار جزء حیاتی یک سیستم مدیریت پروژه است. در این بخش وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه و برآوردن تمام اهداف و انتظارات از آن تعریف می شود. همچنین شامل کارکنان یا تیم هایی است که مسئولیت هر بخش از پروژه را بر عهده دارند و کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان نقش ها و انتظارات خود را در طول اجرا پروژه را درک کنند.

برنامه زمانبندی :

تعیین جدول زمانی یک گام مهم برای هر پروژه است. سیستم مدیریت پروژه با ارائه جدول زمانی برای کل پروژه و عناصر جزعی در اجرای آن، به مدیریتِ زمان‌بندی در حین اجرای پروژه کمک می‌کند. سیستم‌های مدیریت پروژه ممکن است شامل ادغام چندین برنامه باشد تا کارکنان بتوانند انتظارات جدول زمانی خود را درک کنند و پیشرفت هر کار را نسبت به تاریخ‌های تحویل مورد انتظار پیگیری کنند.

بودجه:

کنترل بودجه یک پروژه ، وظیفه ای مهم در جهت مدیریت آن پروژه است . یک سیستم مدیریتِ پروژه می تواند به شما کمک کند هم هزینه های کلی را پیگیری کنید و هم به شما کمک می کند بودجه خود را به طور موثر در هر بخش تخصیص دهید. نرم افزار مدیریت پروژه در سیستم شما ممکن است امکان نظارت ساده بر هزینه های بودجه های تخصیص یافته را نیز فراهم کند. همچنین این موضوع به شما کمک می کند تعیین کنید که آیا دپارتمان ها مختلف نیاز به ارزیابی مجدد بودجه خود دارند تا آن را از بخشی که نیاز به بودجه کمتری دارد به کاری که نیاز به بودجه بیشتری دارد منتقل کنید.

کنترل کیفیت:

کنترل کیفیت فرآیند حصول اطمینان از اینکه محصولات تحویلی و تولیدی در یک پروژه مطابق با استانداردهای لازم است یا خیر. یک سیستم مدیریت پروژه می تواند تدابیری را برای زمانی که معیارها نشان می‌دهند سطح کیفیت یک محصول به زیر آستانه تعیین شده کاهش یافته است، در نظر بگیرد . با این کار شما می توانید تغییرات سریعی را برای افزایش سطح کیفیت و دستیابی به اهداف ایجاد کنید.

راه های ارتباطی :

ارتباط در هر پروژه ای مهم است و سیستم مدیریت پروژه شما می تواند از دو طریق این امر را تسهیل کند. اول، ایجاد برنامه هایی برای ارتباطات رسمی در سازمان، مانند هر رویداد و جلسه مهم. دوم ، نرم‌افزاری که به‌عنوان بخشی از سیستم‌های مدیریت پروژه خود استفاده می‌کنید نیز ممکن است با ارائه راهکارهایی مانند اتاق‌های گفتگوی شرکت یا سیستم‌های پیام‌رسان برای بحث در مورد پروژه، به شما در بهبود ارتباطات در پروژه کمک میکند.

ارزیابی ریسک :

درک ریسک‌های یک پروژه یک بخش کلیدی از برنامه‌ریزی مؤثر است تا میزان مواجهه شما خطرات احتمالی را به حداقل برسانید. بخش ارزیابی ریسک سیستم مدیریتِ پروژه هم هزینه بالقوه ریسک هایی را که در پروژه با آن روبرو هستید و هم احتمال مواجهه با آنها را تجزیه و تحلیل می کند تا ریسک کلی آنها را مشخص کند. ریسک هایی که ممکن است در این مولفه بگنجانید می تواند شامل زمان، مبتنی بر کیفیت و امور مالی باشد.

کلام آخر

شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.

شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.

همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ارائه سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.