سیستم‌های منابع انسانی مدیریت منابع انسانی را ساده می‌کند، تصمیم‌گیری منابع انسانی را بهبود می‌بخشد، انطباق با قوانین را ممکن می‌سازد و به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا از مدیران و کارمندان بهتر حمایت کنند.
این سیستم ها به عنوان سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) یا سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) شناخته می‌شود، سیستم منابع انسانی یک برنامه کاربردی تجاری است که برای مدیریت چرخه عمر کامل کارکنان از استخدام و راه‌اندازی از طریق مدیریت اصلی منابع انسانی تا مشارکت کارکنان و مدیریت عملکرد طراحی شده است.

چه کسانی از سیستم های منابع انسانی استفاده می کنند؟

سیستم‌های نرم‌افزار منابع انسانی توسط شرکت‌هایی با هر اندازه در هر بخش تجاری، از موسسات خیریه کوچک و کسب‌وکارهای تخصصی گرفته تا شرکت‌های چندملیتی عظیم استفاده می‌شوند.
در گذشته، سیستم‌های منابع انسانی برای استفاده توسط متخصصان منابع انسانی و مدیریت ارشد طراحی می‌شدند و عمدتاً بر جمع‌آوری و سازمان‌دهی داده‌ها متمرکز بودند. امروزه، آنها توسط کل نیروی کار و شاید به تامین کنندگان خارجی نیز تعمیم داده شوند. در نتیجه، سیستم‌های HR مدرن هم پیچیده‌تر و هم راحت‌تر از HRIS مدیریت سنگین‌تر به سبک قدیمی‌تر هستند. برای مثال، آن‌ها معمولاً روی موبایل و تبلت و همچنین لپ‌تاپ و رایانه‌های شخصی کار می‌کنند و دارای ویژگی‌هایی هستند که به‌طور خاص برای جذب کارمندان طراحی شده‌اند.

یک سیستم منابع انسانی چه کاری باید انجام دهد؟

سیستم‌های منابع انسانی باید داده‌های کارکنان شما را متمرکز، ایمن و سازماندهی کنند، فعالیت‌های کلیدی اداری مانند استخدام، مدیریت غیبت را ساده‌سازی کنند و به کارمندان کمک کنند تا بیشتر با یکدیگر همکاری کنند. در اینجا مهمترین ویژگی هایی است که باید به آنها توجه کنید:

– تمام داده های منابع انسانی خود را با هم جمع کنید (و ایمن نگه دارید)

بهترین سیستم‌های مدیریت منابع انسانی دارای یک پایگاه داده جامع منابع انسانی هستند که جمع‌آوری، مدیریت و گزارش در مورد طیف وسیعی از داده‌های سازمان و کارکنان مورد نیاز برای پشتیبانی از بهترین شیوه‌های منابع انسانی را برای منابع انسانی آسان‌تر می‌کند. این بدان معناست که آنها باید بیش از اطلاعات اصلی منابع انسانی، مانند مشخصات کارکنان و جزئیات استخدام، کارهای بیشتری انجام دهند. باید همه چیزهایی را که برای عملکرد خوب سازمان شما لازم است پوشش دهند ، این امر می تواند از داده های منابع انسانی مانند شواهد مربوط به حق کار یا حوادث بهداشتی و ایمنی، تا داده هایی برای کمک به توسعه موثر کارکنان و برنامه ریزی شغلی و DEI باشد.

حتماً بخوانید: سیستم مدیریت انبار

– از تمام عملکردهای منابع انسانی خود پشتیبانی کنید

همه سازمان ها به یک شکل عمل نمی کنند یا الزامات یکسانی ندارند. سیستم های مدولار مدیریت منابع انسانی به سازمان ها این امکان را می دهد که ویژگی های منابع انسانی را انتخاب کنند تا منعکس کننده نیازهای منابع انسانی خاص آنها باشد. ماژول‌های منابع انسانی ممکن است بخشی از مجموعه منابع انسانی یکپارچه باشند و این پلتفرم ها فناوری یکسانی را به اشتراک بگذارند. یا،اینکه می توانند از یک تامین کننده متفاوت باشند اما یک رابط از پیش توسعه یافته داشته باشند. مهم است که بررسی کنید که هر ماژول منابع انسانی را که انتخاب می‌کنید می‌تواند (توسط شما) با فرآیندهای شما تطبیق داده شود و از عملکردهای منابع انسانی که در تجارت شما ضروری هستند پشتیبانی کند یا خیر .

– با کارمندان (و مدیران) خود ارتباط برقرار کرده و درارتباط باشید

سلف سرویس ایمن با قابلیت استفاده آسان، پیش نیاز هر سیستم منابع انسانی مدرن است. این کار منابع انسانی را از مدیریت وقت گیر رها می کند و اطلاعات ارزشمندی را در اختیار مدیران بخش ها قرار می دهد. کارمندان از روی داده های خود دیده می شوند و فعالیت ها و امور مهم نادیده گرفته نمی شوند.

– فعالیت های دستی وقت گیر را خودکار کنید

مسلماً مهمترین ویژگی هر سیستم منابع انسانی گردش کار و اتوماسیون تعبیه شده‌است. این‌ امرجریان فعالیت‌ها را در یک سازمان تنظیم، اعلان‌ها را ارسال و کارهای عقب افتاده را تعقیب می‌کنند. همچنین در وقت همه نیز صرفه‌جویی می‌کنند.

– سازگارتر شوید

همانطور که سازمان ها رشد می کنند و تغییر می کنند، فرآیندهای منابع انسانی نیز باید تغییر کنند. سیستم‌های منابع انسانی باید انعطاف‌پذیر و سازگار باشند. در غیر این صورت به سرعت منسوخ می شوند.

– ادغام با سایر سیستم های تجاری

اکثر سیستم های منابع انسانی مدرن ابزارهایی را ارائه می دهند که اتصال سیستم منابع انسانی خود را با سایر برنامه ها برای شما آسان می کند. به عنوان مثال، یک API (Application Programming Interface)، webhooks و گزینه های single sign-on. اینها امکان ادغام آسان‌تر بین سیستم اطلاعات منابع انسانی شما و سایر برنامه‌های تجاری و پروتکل‌های امنیتی شما را فراهم می‌کنند.

سیستم های منابع انسانی کدام فرآیندهای منابع انسانی را پوشش می دهند؟

همه سیستم های منابع انسانی دارای یک ماژول مدیریت منابع انسانی هستند. این ویژگی به متخصصان منابع انسانی کمک می کند تا ضروری ترین اطلاعات مربوط به کسب و کار (مانند ساختار سازمان، مکان ها، مراکز هزینه و غیره) و افراد خود را سازماندهی و مدیریت کنند. در کنار خودکارسازی و ساده‌سازی فعالیت‌های روزمره منابع انسانی، مانند حفظ سوابق کارکنان و رعایت آنها، اکثر سیستم‌های پرطرفدار منابع انسانی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا این فرآیندهای کلیدی منابع انسانی را بهتر مدیریت کنند:

• استخدام
• ورود کارکنان
• مدیریت تردد
• ردیابی زمان
• آموزش و توسعه
• نظرسنجی از کارکنان
• مدیریت اسناد
• حقوق و دستمزد

چرا از سیستم مدیریت منابع انسانی استفاده کنیم؟

– گزارش دهی دقیق

با یک پایگاه داده HR آنلاین که به روز نگه داشتنِ آن ساده‌است، مدیریت و استفاده از اطلاعات منابع انسانی آسانتر است. گزارش ها در زمان واقعی در دسترس هستند و هشدارها به طور خودکار بر اساس KPI یا سایر معیارها فعال می شوند.

– فرآیندهای کارآمد

فرآیندهای دستی، مانند تأییدیه مرخصی و ……، زمان را تلف می کند. ایمیل‌ها گم می‌شوند، حقوق به‌روز نمی‌شوند و همه ناامید می‌شوند. خودکار کردنِ جریان تأییدیه‌ها و به روز رسانی داده‌ها در زمان واقعی به صورت آنلاین باعث صرفه‌جویی در وقت همه می‌شود.

– انطباق با قانون

بهترین سیستم های منابع انسانی انطباق با قانون را امکان پذیر می‌کند. ویژگی ها از ابزارهای عمومی مانند ردیابی اسناد و امضاهای الکترونیکی تا عملکردهای خاص را شامل می شود. به عنوان مثال، برای ثبت بهداشت و ایمنی یا شکایت و رویدادهای انضباطی. سیستم‌های منابع انسانی همچنین باید حذف یا ناشناس‌سازی داده‌ها را برای GDPR فعال کنند.

– تعهد شغلی

سیستم های مدیریت منابع انسانی مدرن می تواند ابزاری ارزشمند برای مشارکت کارکنان باشد. آنها کارکنان را با شرکت و یکدیگر در ارتباط نگه می دارند.

– امنیت داده‌ها

قانون حفاظت از داده‌ها، شرکت‌ها را ملزم می‌کند که از داده‌های کارکنان در هر کجا که هستند محافظت کنند. ایمن نگه داشتن مشخصات، ایمیل ها و فرم های کاغذی سخت است. سیستم های مدیریت منابع انسانی ، به صورت هدفمند محیط بسیار امن تری را فراهم می کنند.

– کار از راه دور

سیستم‌های مدیریت منابع انسانی آنلاین تضمین می‌کنند که فرآیندهای مهم منابع انسانی در هر کجا که کارکنان هستند، ادامه دارد. آنها همچنین می توانند به سازمان ها در هماهنگی، مدیریت و ایجاد انگیزه در نیروهای دورکارکمک کنند.

چگونه یک سیستم منابع انسانی انتخاب کنیم؟

هنگام انتخاب یک سیستم جدید منابع انسانی باید موارد زیادی را در نظر گرفت، به خصوص بسیاری از مواردی که یک سیستم منابع انسانی را برای شما بهتر می کند

کلام آخر

شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.

شما می توانید از طریق لینکهای زیر، توضیحات جامع و کامل محصولات را مطالعه نماییدو در صورت نیاز اقدام به ارسال درخواست دموی رایگان از این سامانه کنید.

همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ارائه سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.